Ein neues Jahr ist immer ein geeigneter Zeitpunkt für neue Vorsätze. Welche Ziele Hausverwaltungen 2025 nicht aus dem Auge verlieren sollten, erfahren Sie hier.
Ein neues Jahr birgt neue Möglichkeiten – für Immobilienbesitzer und Vermieter, für Hausverwaltungen und WEG-Verwalter. Damit aus den Möglichkeiten keine Probleme werden, sollten Hausverwaltungen im Jahr 2025 den Wandel der Zeit annehmen und einen weiteren Schritt in Richtung „Moderne Hausverwaltung“ gehen. Verschiedene Faktoren bestimmen die Realität der Hausverwaltungen. Die Digitalisierung, der häufig bestehende Personalmangel und die damit verbundene Überlastung sind wohl die wichtigsten Themen der kommenden Jahre.
Gleichzeitig kann die Weiterentwicklung und die Digitalisierung nicht nur eine Herausforderung oder sogar ein Problem, sondern vielmehr Teil der Lösung und einer erfolgreichen Strategie sein. Denn die meisten Aspekte sind in einem sensiblen Geflecht einer Hausverwaltung miteinander verbunden. Schlechte und strategisch unkluge Entscheidungen können einen Teufelskreis oder ein Abwärtsspirale auslösen. Die Gestaltung der Gebühren spielt daher ebenso eine Rolle für die Belastung der Mitarbeiter, wie auch die Außendarstellung und erfolgreiches Marketing. Welche Ziele Aspekte und Ziele bei einer Hausverwaltung im Jahr 2025 unbedingt auf der Liste stehen sollten und welche Lösungsansätze sich finden lassen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Personalmanagement 2025: Das Team Erhalten und Weiterentwickeln
Auch im neuen Jahr kommt dem allgemeinen Personalmangel eine große Bedeutung zu. Dieser ist in der Branche der Hausverwaltung schon vor vielen Jahren angekommen und markiert eines der größten Probleme und damit auch eine der wichtigsten Herausforderungen. Dass Eigentümergemeinschaften bei der Suche nach einer neuen Verwaltung immer häufiger Absagen erhalten, weil die jeweilige Hausverwaltung keine Kapazität mehr hat, ist insofern nichts neues und wird auch im Jahr 2025 zur Normalität gehören. Grund ist in aller Regel das Personal und der Mangel an geeigneten Fachkräften dürfte wohl auch noch zunehmen.
Dies führt nicht erst auf der Seite der Eigentümer zu dem Problem, dass es immer schwerer ist eine geeignete Verwaltung zu finden. Sondern zu aller erst trifft diese Problematik die Verwaltungen selbst. Diese würden gern wachsen, können aber immer häufiger keine neuen Objekte aufnehmen. Der Mangel ist mancherorts so dringend, dass die Kündigung eines einzelnen Mitarbeiters schon ausreicht, um eine Hausverwaltung massiv zurückzuwerfen. Die Folge ist oft eine chronische Überbelastung des Personals, was im schlimmsten Fall weitere Kündigen nach sich zieht.
Für Hausverwaltungen gilt auch im neuen Jahr umso mehr: Das Ziel muss die Erhaltung des Personals sein. Dafür sollte das Team motiviert, geschätzt und – wenn dies die Situation erlaubt – erweitert werden. Eine gute und gesunde Personalstrategie besteht bestenfalls aus vielen Teilaspekten, die den Erhalt und die Weiterentwicklung des Teams besonders stärken, aber auch die Arbeit und die Belastung steuern und optimieren.
- Weiterbildungsmöglichkeiten
In fachlicher Hinsicht kann die Leistung und Qualität der Arbeit durch Weiterbildungen wie Schulungen oder zusätzlichen Qualifikationen aufrecht erhalten werden. Doch Weiterbildungsmöglichkeiten erhalten oder steigern nicht nur die Leistung: Sie sind für viele Mitarbeiter auch außerordentlich attraktiv, die sich weiterbilden wollen und nach beruflicher Weiterentwicklung streben. Interne oder auch externe Weiterbildungsmöglichkeiten trage daher auch dazu bei, Mitarbeiter im Team halten zu können.
- Attraktives Arbeitsumfeld
Ein attraktives Arbeitsumfeld zeichnen ganz verschiedene Aspekte aus, die im Grunde nicht abschließend sind. Bei steigendem Personaldruck infolge des demografischen Wandels und des akuten Fachkräftemangels sind eben solche Personalkräfte besonders gefragt. Um Mietarbeiter zu halten oder das Team auf einem derart angespannten Personalmarkt sogar noch zu erweitern, ist ein attraktives Arbeitsumfeld und attraktive Arbeitsbedingungen quasi unausweichlich. Ein Investment in die Zufriedenheit und Motivation lohnt sich mehr denn je. Ein attraktives Arbeitsumfeld und attraktive Arbeitsbedingungen gehen weit über das Gehalt hinaus. Die Möglichkeit zur Arbeit im Home-Office und flexible Arbeitszeiten steigern die Attraktivität des Arbeitsplatzes immens und wird für immer mehr Leute wichtiger. Auch Rückzugsmöglichkeiten, Grünanlagen oder die Möglichkeit für Aktivitäten in der näheren Umgebung schaffen ein positives Betriebsklima.
- Bindung der Mitarbeiter
Besonders in Zeiten von oft chronischer Überlastung – ebenfalls befeuert durch den Personalmangel – muss die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen ein zentrales Ziel sein. Ein entspanntes Arbeitsumfeld, ein freundlicher und wertschätzender Umgang miteinander und ein starker Fokus auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter sorgt für personelle Stabilität und verhindert.
- Team-Events oder Team-Tage
In besonderem Maße kann die Mitarbeiterbindung aber auch die Anwerbung neuer Mitarbeiter durch ein freundliches und positives Betriebsklima gefördert und verbessert werden. Dazu können zum Beispiel Team-Events gehören, aber auch Weihnachtsfeiern oder Team-Tage stärken das Verhältnis der Mitarbeiter untereinander und zum Unternehmen.
- Personalmarketing
Wenn es um die Erweiterung des Personals in Zeiten einer angespannten Personallage geht, ist eine Hausverwaltung genauso wie auch andere Unternehmen auf gezieltes und ausdifferenziertes Personalmarketing angewiesen. Gemeint sind gezielte Strategien, um potenzielle Fachkräfte zu erreichen. Dabei können klassischerweise auch Recruiting-Agenturen helfen. Von zunehmender Bedeutung – gerade wenn die Zielgruppe junge Menschen sind – ist das Marketing über soziale Medien.
- Belastungssteuerung
Schließlich kommt auch der Belastungssteuerung eine wichtige Rolle zu. Der Personalmangel führt oftmals zu einer Mehrbelastung der Mitarbeiter. Besonders prekär wird es, wenn sich das Personal verkleinert und der Wegfall eines Mitarbeiters aufgefangen werden muss. Fingerspitzengefühl, Empathie und Wertschätzung können dabei helfen, die Mitarbeiter dabei zu unterstützen. Doch eine erfolgreiche Belastungssteuerung kann im konkreten Fall auch bedeuten, eine Entscheidung zu treffen. So sollte sich eine Hausverwaltung gegebenenfalls von „schwierigen“ Kunden trennen, wenn diese eine unverhältnismäßige Belastung für die Mitarbeiter darstellen. Die Effizienz der Arbeit kann und muss manchmal also auch durch die Optimierung des Kundenstammes oder anderer externer Faktoren bewahrt und gesteigert werden.
Angemessenes Gehalt bleibt auch 2025 der wichtigste harte Faktor
Eine faire Bezahlung ist und bleibt der wohl wichtigste Faktor im Wettbewerb um Fachkräfte. Damit ist die Bezahlung der Mitarbeiter für die Hausverwaltung von zentraler Bedeutung – nicht zuletzt auch um dem Personalmangel vorzubeugen.
Im engen Zusammenhang mit der Bezahlung der eigenen Mitarbeiter steht selbstverständlich der eigene Umsatz. Eine Hausverwaltung sollte es sich daher nicht leisten, Objekte zu Spottpreisen zu verwalten. Auch die Höhe der Verwaltungsgebühren muss angemessen sein und bestimmt den Markt von 2025 und die Konkurrenz zwischen Verwaltern. Allerdings ist eine Unterbietung angemessener Verwaltungsgebühren nicht nur unklug und es hat zur Folge, dass Mitarbeiter – vor allem bei kleineren Verwaltern – höchstwahrscheinlich nicht angemessen bezahlt werden können. Zu niedrige Verwaltungsgebühren zwecks Steigerung der Nachfrage sind zum anderen auch schlicht nicht notwendig. In aller Regel leiden Hausverwaltungen heutzutage nicht an einem Mangel an potenziellen Objekten. Die Branche hat sich weiterentwickelt und erfordert angemessene Gebühren, um Fachkräfte angemessen zu bezahlen, was nicht zuletzt auch zu Stabilität der Verwaltung wesentlich beiträgt.
Aus diesem Grund sind Hausverwaltergebühren in den letzten Jahren gestiegen. Dies geht ebenso mit gestiegenen Erwartungen und Bedürfnissen der Eigentümergemeinschaften einher. Zudem haben sich die Werte von Immobilien im Durchschnitt vervielfacht. In der Folge erwarten Eigentümer auch verlässliche und professionelle Verwaltung, die – fairerweise – ihren Preis hat.
Attraktive Arbeitsbedingungen können 2025 den Unterschied machen
Neben der Bezahlung werden die sogenannten „weichen Faktoren“ immer wichtiger. Allein die Bezahlung macht eine Anstellung in den wenigsten Fällen attraktiv, wenn die Bedingungen ansonsten schlecht sind. Ein modernes und angenehmes Arbeitsumfeld ist daher heutzutage ein wichtiger Faktor, der auf der Anwerbung von Auszubildenden oder von bereits bereits ausgebildeten den entscheidenden Unterschied machen kann. Auch die bereits angestellten Mitarbeiter können durch attraktive Arbeitsbedingungen langfristig gehalten werden.
Dies beginnt bereits bei der Größe und der Ausstattung des Büros. Einzel- oder Zweierbüros sind weitaus attraktiver als Büros mit mehreren Mitarbeitern. Der Vorteil liegt nicht nur darin, dass die Mitarbeiter sich besser konzentrieren können – mehr Menschen machen mehr Geräusche. Sondern ein Einzel- oder Zweierbüro vermittelt dem Mitarbeiter auch Wertschätzung und lässt ihm in der Regel mehr Raum für individuelle Bedürfnisse und Wünsche. Damit verbunden sind auch Rückzugsmöglichkeiten. Diese können durch eigene Räume, etwa für ungestörte Telefonate, gewährleistet werden. Bei Einzel- oder Zweierbüros empfindet der Mitarbeiter aber bestenfalls sein eigenes Büro schon als Rückzugsmöglichkeit.
Ebenfalls von Bedeutung sind in diesem Zusammenhang ergonomische Arbeitsmittel. Dies beginnt beim Schreibtischstuhl und endet bei Curve-Monitoren. Auch höhenverstellbare Schreibtische können das Arbeiten im Stehen ermöglichen und so zum Comfort beitragen.
Große Besprechungsräume sollten sich optimalerweise im gleichen Gebäude befinden und bestenfalls auch Eigentümerversammlungen ermöglichen. Dies spart den eigenen Mitarbeitern Zeit und den Weg. Zudem ist das notwendige Equipment gleich vor Ort.
Schließlich ist auch die digitale Infrastruktur von immenser und immer weiter zunehmender Bedeutung – nicht nur für die Hausverwaltung selbst, sondern auch für ihre Mitarbeiter. Eine IT Ausstattung, die das Arbeiten im Home-Office ermöglicht ist heute praktisch unverzichtbar die fehlende Möglichkeit dazu potenziell abschreckend.
Personalstrategie sollte Personalgewinnung und Weiterbildungsmöglichkeiten umfassen
Ihre Strategie sollte sowohl aus der Personalgewinnung als auch aus der Weiterbildung auch 2025 der schon bestehenden Belegschaft bestehen. Dies gewährleistet den Aufbau und Erhalt eines zukunftsfähigen Teams.
Die Ausbildung junger Menschen garantiert zudem den Generationenwechsel und geht nicht selten mit frischem Wind und neuen Ideen einher. Dies betrifft häufig digitale Kompetenzen, die in jüngeren Generationen in aller Regel überdurchschnittlich vorhanden sind.
Die Aus- und Weiterbildung der eigenen Mitarbeiter ist in Zeiten des Fachkräftemangels eine geeignete Vorgehensweise, um die Leistung und Effizienz zu erhalten und weiterzuentwickeln. Auf diese Weise lässt sich der fachliche bedarf absichern und die Hausverwaltung wird mit neuen Fähigkeiten bereichert.
Während die Personalgewinnung die Ausbildung des Nachwuchses und die Anwerbung geeigneter Fachkräfte umfasst, gewährleistet die kontinuierliche Weiterbildung und Qualifizierung der eigenen Mitarbeiter auch, dass die Hausverwaltung dem sich schnell weiterentwickelnden Markt gewachsen ist. Dabei sind eine Reihe moderner Kompetenzen gefragt, die auch Ihre Hausverwaltung nicht vernachlässigen sollte:
- Fachliche Weiterbildungen:
An erster Stelle steht die fachliche Weiterbildung der Mitarbeiter. Dies betrifft insbesondere das Wohnungseigentümergesetz (WEG). Eine Qualifizierung nach § 19 Abs. 2 Satz Nr. 6 WEG ist heute bereits Standard und sollte von allen Mitarbeitern erworben werden. Fundierte Kenntnisse der sich häufig ändernden Gesetzeslage und vor allem der entsprechenden Rechtsprechung sind zudem für eine Hausverwaltung ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg.
- Digitalisierungsstrategien:
Um die digitalen Kompetenzen der bestehenden Belegschaft zu verbessern und zu aktualisieren, sind Seminare und Workshops geeignet. Im Rahmen dieser können digitale Tools erklärt und eingeübt werden, was wiederum die internen Prozesse erleichter und die Nutzung moderne Softwarelösungen ermöglicht.
- Social-Media-Marketing:
In Zeiten von Social Media sollten entsprechende Kompetenzen durch Schulungen für die Nutzung der sozialen Medien auf der Liste stehen. Auf diese Weise kann die Verwaltung auf verschiedenen Plattformen beworben werden.
- Künstliche Intelligenz (KI):
Die wohl größte moderne Veränderung markiert die Etablierung von KI in Arbeitsprozessen. Dies schließt praktisch sämtliche Bereiche potenziell mit ein KI-Tools können nicht nur die internen Organisationsstrukturen und die Kommunikation optimieren, sondern auch das Marketing bis hin zur Verwaltung eines Objekts und damit die Effizienz auf allen Ebenen verbessern.
Personalmarketing sollte strategisch durchdacht sein
Neben der Weiterbildung und Qualifizierung der eigenen Mitarbeiter erfordert die Personalgewinnung gerade 2025nach außen hin eine durchdachte Strategie. Der Fachkräftemangel ist eines der zentralen Themen bei Hausverwaltungen in Deutschland. Die Personalstrategie einer modernen und zukunftsorientierten Hausverwaltung besteht dabei aus mehreren Komponenten und setzt insofern auf mehrere Kanäle, um Personal zu gewinnen. Dabei stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung:
- Recruiting-Agentur
Selbstverständlich haben sich auch Experten das Marketing und die Personal- und Kundenakquise zur professionellen Aufgabe gemacht. Lässt es das Budget zu und insbesondere in schwierigen oder sehr wichtigen Lagen kann die Beauftragung einer Recruiting-Agentur sinnvoll sein.
- Empfehlungsprogramme
Ein nicht zu unterschätzender Weg können Empfehlungsprogramme sein. Dabei werden schon bewehrte Mitarbeiter motiviert, qualifizierte Fachkräfte zu empfehlen.
- Anzeigen
Die Schaltung von Anzeigen und Werbung kann die Sichtbarkeit erhöhen. Dies kann sowohl im klassischen Sinne, als auch in der U-Bahn oder heutzutage vor allem Online erfolgen. Die Art und der Kanal der Werbung sollte sich vor allem nach dem Potenzial und der Zielgruppe richten. Heute erscheint eine Online-Präsenz zunehmend unausweichlich.
- Social Media
In modernen Zeiten kann jedes Unternehmen – so auch eine zukunftsorientierte Hausverwaltung – auf enorme Weise von einer Online-Präsenz profitieren. Die Präsentation der Verwaltung auf verschiedenen Plattformen kann den Ruf als attraktiven Arbeitgeber und als professioneller Dienstleister etablieren und so einen großen Einfluss auf die Personalgewinnung und Kundenakquise haben. Linkedin ist dabei ebenso zu empfehlen wie auch Facebook, Instagram, Youtube oder sogar TikTok. Auch hier hängt der Kanal stets von der Zielgruppe und anderen Faktoren ab.
Jedes Unternehmen muss seinen eigenen Weg beim Marketing und beim Recruiting finden und gehen. Die Möglichkeiten an Kanälen und Strategien ist daher nie abschließend. Dennoch wird eine einfache Stellenausschreibung heutzutage wohl kaum mehr ausreichend sein.
Professionelle Außendarstellung ist wichtiger denn je
Mit einem strategisch durchdachten und modernen Personalmarketing geht eine professionelle Außendarstellung einher. Die erfolgreiche Außendarstellung ist ein entscheidender Faktor – sowohl bei der Akquise von geeignetem Personal, als auch von Eigentümergemeinschaften.
Eine professionelle und moderne Außendarstellung kreiert ein zuverlässiges und professionelles Image, das jedem Unternehmen gut zu Gesicht steht und es von Konkurrenten abheben kann. Denn gerade aktuell kommen viele Immobilienbesitzer in ein Alter, in dem sie sich nicht mehr um die komplexen Herausforderungen kümmern können oder wollen. Und dann begeben sie sich auf die Suche nach einer regionalen und fachkompetenten Hausverwaltung.
- Digitaler Bewerbungsprozess:
Ein digitaler Bewerbungsprozess gehört zu einer modernen Strategie zur Personalgewinnung genauso wie zu einer modernen und professionellen Außendarstellung. Dies kann über ein eigenes oder externes Bewerbungsportal oder etwa durch die Möglichkeit der Bewerbung als PDF per E-Mail realisiert werden. In diesem Zusammenhang verstärkt ein professionelles Layout den Eindruck eines modernen Unternehmens.
- Eigene Website:
Zu einer guten Außendarstellung im Jahr 2025 gehört ohne jede Frage eine eigene Website. Diese sollte ansprechend und benutzerfreundlich sein. Sie sollte mindestens die Hausverwaltung vorstelle und die Leistungen, aktuelle Stellenangebote und Kontaktmöglichkeiten übersichtlich darstellen. Gegebenenfalls kann das Team vorgestellt werden, um Vertrauen und Authentizität zu vermitteln. Unternehmen, die heutzutage über keine Website verfügen, laufen Gefahr eine nicht professionelle, beinahe schon Misstrauen erweckende Außendarstellung zu riskieren. Gleichzeitig gibt die erforderliche Internetseite sofort einen ersten Eindruck ab. Der Internetauftritt ist daher von großer Bedeutung.
- Social-Media Auftritt
Die Onlinepräsenz endet aber – wie auch bei einer modernen Personalstrategie – keineswegs mit einer eigenen Website. Mehr denn je ist der Social-Media-Auftritt von immenser Bedeutung. Ein professioneller Auftritt auf Plattformen wie Linkedin, Facebook, Youtube oder Instagram leistet einen wichtigen Beitrag, um als modernes, professionelles und zukunftsfähiges Unternehmen wahrgenommen zu werden.
Diese beispielhaften Aspekte professioneller und moderner Außendarstellung gehend Hand in Hand mit einer modernen Personal- und Marketingstrategie, da diese sich gegenseitig bedingen und beeinflussen.
Wirtschaftlichkeit der Hausverwaltung von großer Bedeutung
Selbstverständlich lohnt sich ein Unternehmen – und so auch eine Hausverwaltung nur, wenn sie wirtschaftlich ist. Die Wirtschaftlichkeit einer Hausverwaltung kann wiederum unter unwirtschaftlichen Objekten oder zerstrittenen und damit schwierigen oder möglicherweise auch nicht verlässlichen Eigentümergemeinschaften leiden. Eine wirtschaftlich kluge handelnde Hausverwaltung, die sich an die Marktgegebenheiten anpasst, ist früher oder später dazu gezwungen ihren Bestand an verwalteten Objekten zu optimieren. Dies dient nicht zuletzt auch dem Schutz der Mitarbeiter, die durch solche Fälle überlastet und gegebenenfalls auch überfordert werden können. Einer dadurch potenziell entstehenden Abwärtsspirale sollte schnellstmöglich entgegengewirkt werden.
Geeignet ist die sogenannte Portfolie-Analyse, bei der es sich letztlich um eine Kosten-Nutzen-Analyse der verwalteten Objekte handelt. Ziel ist es, unrentable oder unverhältnismäßig arbeitsintensive Objekte zu identifizieren. Eine Trennung muss aber nicht der einzige Ausweg sein. Es ist für Verwalter heutzutage keineswegs nicht unüblich, Änderungskündigungen auszusprechen, bei denen die Verwaltungsgebühren angehoben werden. Selbst eine Verdopplung kann gerechtfertigt sein, wenn das Objekt beziehungsweise die Verwaltung des Objekts dies erfordert. Andernfalls kann und sollte der Verwalter das Objekt abgeben.
Durch eine Änderung der Bedingungen bei arbeitsintensiven Verwaltungen kann eine Effizienzsteigerung erzielt werden. Eigentümergemeinschaften müssen den neuen Bedingungen zwar nicht zustimmen. Ein Wechsel des Verwalters birgt allerdings auch das Risiko, entweder keine neue oder eine „schlechtere“ Verwaltung zu finden. Auch die Eigentümergemeinschaft kann und sollte sich über die gängigen Gebühren informieren.
Ein durchdachtes und damit gesundes Portfolio ist ein unabdingbarer Schlüssel zum Erfolg – dies gilt nicht nur für große Wirtschaftsunternehmen, sondern auch für jeden Hausverwaltung. Die Gestaltung der Gebühren wie auch die Optimierung der verwalteten Objekte ist in diesem Zusammenhang wichtig.
Digitalisierung ist keine Option, sondern ein Muss
Digitalisierung ist auch bei einem Verwalter im Jahr 2025 längst keine Option mehr. Im Gegenteil: Digitalisierte Verwaltungen haben einen Wettbewerbsvorteil, gerade weil dies noch nicht bei allen der Fall ist. Die Digitalisierung gewährleistet ein großes Plus in Sachen Effizienz und kann nicht zuletzt auch die Mitarbeiter erheblich unterstützen und vor Überbelastung schützen. Daher ist die im Zusammenhang mit den Themen Personalmangel und damit verbundenem Personalmangel die Digitalisierung von Arbeitsprozessen ein wichtiges Mittel.
Der aktuelle Stand sieht in vielen Hausverwaltungen allerdings in der Realität oft noch ganz anders aus: Bei vielen Verwaltern kommt die Digitalisierung schleppend voran. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass die Strukturen und Abläufe gewohnt und lange nicht geändert worden sind. Zudem muss in die Digitalisierung investiert werden, sie geschieht nicht von selbst. Fehlte die Notwendigkeit früher, ist sie heute umso größer.
Für die Verwalter, die die entscheidenden Schritte noch vornehmen müssen, gibt es eine Reihe von möglichen Ansätzen, die Digitalisierung zu starten oder weiter auszubauen.
Zum einen kann ein Ticketsystem für Mitarbeiter und Handwerker als neuer Standard eingeführt werden. Auf diese Weise kann leicht eingesehen werden, welche konkreten Aufgaben anliegen. Das System verbessert also die Transparenz für alle Mitarbeiter und kann auch die Vertretung aufführen.
Des weiteren ist die digitale Postverarbeitung ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Post als PDF zuzustellen und den Kontakt zu digitalisieren, spart nicht nur Papier, sonder sorgt ebenfalls für eine bessere Übersicht. Vor allem aber erleichtert es auch den Eigentümer eines verwalteten Objekts die Kommunikation. Immer mehr Eigentümergemeinschaft legen auf digitalen Kontakt wert und wollen nicht länger schriftlichen Briefverkehr verwenden.
Auch eine transparente Aufgabenverteilung kann die internen Prozesse stark verbessern und die Effizienz erhöhen. Umgesetzt werden kann dies durch digitale Tools, die sicherstellen, dass alle Kollegen jederzeit wissen, woran andere Mitarbeiter arbeiten oder im Krankheitsfall gearbeitet haben. Dies spart ebenfalls Zeit und ermöglicht die Aufgaben zielgerichteter erledigen zu können.
Verwendung moderner Softwarelösungen in 2025 zunehmend
Im Zusammenhang mit der Digitalisierung sind auch Softwares von Bedeutung. Auf dem Markt existieren viele verschiedene Softwarelösungen für Hausverwaltungen. Während einige schon seit vielen Jahren oder sogar Jahrzehnten in der Branche etabliert sind, drängen – eben auch im Rahmen der voranschreitenden Digitalisierung – neue Softwarelösungen auf den Markt. Das Aufkommen von KI verstärkt diesen Trend zusätzlich und eröffnet ein enormes Potenzial für zukünftige Softwares. Auch hier greift nicht selten die Macht der Gewohnheit, die dazu verleitet, die Arbeitsprozesse und alten Softwares weiterhin zu verwenden. Tatsächlich können moderne Softwares aber einen wesentlichen Einfluss auf die Optimierung der Arbeitsprozesse und die Effizienz der Verwaltung haben. Hausverwalter sollten daher mutig sein und sich von Softwares trennen, die den modernen Anforderungen, aber auch den modernen Möglichkeiten nicht gerecht werden.
Für moderne Hausverwaltungen sind eine digitale Verwaltung und eine effiziente Kommunikation mit den Eigentümern nicht mehr verzichtbar. Um eine geeignete, moderne Software zu finden und schließlich auszuwählen, bieten sich eine Reihe von Kriterien an, über die diese verfügen sollte:
- Digitale Einladungen und digitale Protokolle
Die Software sollte unbedingt den digitalen Versand von Einladungen zur Eigentümerversammlung und von Protokollen gewährleisten.
- Automatisches Verbuchen
Auch das automatische Verbuchen über Kontoauszüge des verwalteten Objekts sollte durch eine moderne Software möglich sein.
- Cloud-Zugriff auch für Eigentümer
Ein wesentliches und von Eigentümer sehr geschätztes Tool ist die Bereitstellung sämtlicher Unterlagen in einer Cloud. Eine Cloud ist also ein digitaler Speicherplatz, auf den dann sämtliche Personen mit entsprechender Authentifizierung Zugriff haben. Eigentümer müssen dann nicht mehr sämtliche Dokumente abheften und können jederzeit wieder Einsicht nehmen.
- Digitale Rechnungsprüfung
Zudem sollten moderne Softwarelösungen auch eine digitale Rechnungsprüfung möglich machen. Auf diese Weise können etwa Beiräte Rechnungen orts- und zeitunabhängig einsehen und digital prüfen.
