Vermieter und Verwalter müssen sich mit einer Vielzahl von Themen auskennen, wenn sie eine Nebenkostenabrechnung erstellen wollen. Hierzu gehören unter anderem die verschiedenen Kostenarten und Mieterrechte, aber auch Regeln für Sonderfälle und die typischen Fehler. Nur so können sie eine rundum korrekte und vollständige Nebenkostenabrechnung erstellen und zusätzliche Kosten sowie Ärger mit den Mietern vermeiden.
Der erste Teil dieses Ratgebers hat drei der sieben Regeln für die Nebenkostenabrechnung bereits vorgestellt. Hierbei ging es um die Voraussetzung, die für die Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung gegeben sein müssen. Außerdem wurden die inhaltlichen und formalen Vorgaben präsentiert und die bestehenden Fristen erläutert.
Dieser zweite Teil geht nun der Frage nach, welche Kostenarten es in einer Nebenkostenabrechnung gibt und welche Sonderfälle auftreten können. Zusätzlich kommen die geltenden Mieterrechte und die typischen Fehler bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung zur Sprache.
Die Kostenarten in einer Nebenkostenabrechnung kennen
Ursprünglich ging der Gesetzgeber in Bezug auf das Mietrecht davon aus, dass Nebenkosten in der Bruttomiete enthalten sein würden. Das ist heutzutage nicht mehr üblich. Stattdessen werden die Nebenkosten nahezu immer separat abgerechnet. Aufgrund der immer noch bestehenden Gesetzeslage ist es aber erforderlich, dass eine Nebenkostenabrechnung erstellt wird. Ansonsten gelten die Nebenkosten mit der Bruttomiete als bezahlt. Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung muss unbedingt darauf geachtet werden, ausschließlich umlagefähige Nebenkosten an die Mieter weiterzugeben.
Umlagefähige Nebenkosten
Die Betriebskostenverordnung gibt klar vor, welche Nebenkosten an die Mieter weitergegeben werden können. Hierzu gehören unter anderem die Grundsteuer und die Kosten der Wasserversorgung sowie der Entwässerung. Auch Kosten für eine zentrale Heizungsanlage beziehungsweise Betriebskosten einer Warmwasserversorgungsanlage müssen die Mieter tragen. Dasselbe gilt für Kosten, die bei der Reinigung und Wartung von Gas-Einzelfeuerstätten, Etagenheizungen oder Warmwassergeräten anfallen.
Befinden sich in einem Mietobjekt Personen- und Lastenaufzüge, können deren Kosten umgelegt werden. Ebenso zählen zu den umlagefähigen Kosten die Kosten für Müllbeseitigung und Straßenreinigung sowie für die Gebäudereinigung und die Gartenpflege. Die Beleuchtungskosten und die Schornsteinreinigung können Vermieter ebenso auf die Mieter umlegen wie Kosten für bestimmte Versicherungen oder Hausmeisterkosten. Nicht zuletzt sind die Kosten einer gemeinschaftlichen Antennenanlage sowie des gemeinschaftlichen Waschraums umlagefähig.
Hinweis: Vermieter müssen den individuellen Verbrauch einzelner Mieter separat aufschlüsseln. Das soll nicht zuletzt ein Bewusstsein für den Energieverbrauch schaffen. Außerdem dürfen die Betriebskosten einer zentralen Heizungsanlage und Warmwasserversorgungsanlage zu 50%-70 % an die Mieter weitergegeben werden.
Des Weiteren sind in § 2 Betriebskostenverordnung sogenannte „sonstige Betriebskosten“ aufgeführt. Hierzu gehören unter anderem Kosten für eine Trinkwasseranalyse, die Wartung von Rauchmeldern oder die Reinigung von Dachrinnen. Solche sonstigen Betriebskosten dürfen aber nur dann an den Mieter weitergegeben werden, wenn dies ausdrücklich im Mietvertrag so geregelt ist.
Nicht umlagefähige Nebenkosten
Kommt es zu einer übermäßigen Abnutzung oder zu Defekten in einer Mietwohnung, müssen diese in der Regel vom Vermieter getragen werden. Wenn beispielsweise die Teppichböden zerschlissen sind oder die Heizungsanlage defekt ist, können solche Kosten nicht an die Mieter weitergegeben werden. Ebenso zählen die Verwaltungskosten eines Mietobjekts zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten. Somit muss der Vermieter für die Kosten des Verwaltungspersonals und Eigenleistungen bei der Wohnungsverwaltung selbst tragen. Auch Steuerberatungskosten oder Prämien für Rechtsschutz- und Mietausfallversicherung sind nicht umlagefähig.
Sonderfälle bei einer Nebenkostenabrechnung
Es gibt verschiedene Sonderfälle, die bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung auftreten können. Bei einem Mieterwechsel innerhalb einer Abrechnungsperiode muss die Nebenkostenabrechnung beispielsweise zeitanteilig erstellt werden. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Fristen für die Erstellung und Zustellung der Nebenkostenabrechnung eingehalten werden.
Ebenso kann es passieren, dass bestimmte Mieter deutlich höhere Betriebskosten als andere Mietparteien verursachen. In diesem Fall ist es empfehlenswert, eine gesonderte Aufteilung der Betriebskosten in der Nebenkostenabrechnung vorzunehmen. Zudem gelten besondere Regelungen bei Leerstand. Die Kosten, die auf eine leerstehende Mieteinheit entfallen, dürfen nicht an die anderen Mietparteien umgelegt werden. Das hat der BGH am 31.05.2006 im Aktenzeichen VII ZR 159/05 geurteilt.
Mieterrechte berücksichtigen
Mieter haben eine Vielzahl von Rechten, die die Vermieter kennen und einhalten müssen. Unter anderem haben sie das Recht auf Einsicht von Belegen. Sie können somit prüfen, ob die für den Abrechnungszeitraum entstandenen Kosten zutreffend sind. Außerdem haben Mieter ein Recht darauf, dass ein Guthaben der Betriebskostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen ausgezahlt wird. Sollten diese Regelungen nicht eingehalten werden, haben Mieter grundsätzlich das Recht, den Vermieter zu verklagen.
Des Weiteren dürfen Mieter die Nebenkostenvorauszahlungen für die neue Abrechnungsfrist zurückbehalten, bis eine Abrechnung seitens des Vermieters erfolgt ist. Sollte eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung vorliegen, haben Mieter das Recht, die Nebenzahlungen zurückzubehalten und vom Vermieter außergerichtlich zu verlangen, dass dieser eine korrekte Nebenkostenabrechnung erstellt.
Um Probleme bei der Nebenkostenabrechnung und Ärger mit dem Mieter zu verhindern, sollte die Nebenkostenabrechnung stets sorgfältig erstellt werden. Zudem sind eine transparente Kommunikation und eine Berücksichtigung sämtliche Mieterinteressen von Bedeutung. Sollte es zu Fragen und Unklarheiten kommen, ist es sinnvoll, sich rechtzeitig fachliche Hilfe zu besorgen.
Gängige Fehler bei einer Nebenkostenabrechnung vermeiden
Es gibt eine Vielzahl von Fehlern, die in der Praxis immer wieder auftauchen und zu Problemen bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung führen. Diese sollten Vermieter kennen und vermeiden. Das größte Problem besteht dann, wenn keine Nebenkostenvereinbarung vorliegt. Dann dürfen keine Nebenkosten von den Mietern verlangt werden. Auch führt eine zu späte Zustellung der Nebenkostenabrechnung häufig zu Problemen.
Leerstand darf nicht in die Nebenkostenrechnung einbezogen werden, weswegen Vermieter dies unbedingt vermeiden sollten. Auch nicht umlagefähige Kosten sollten in der Nebenkostenabrechnung keinesfalls auftauchen. Zu erheblichen Verlusten kommt es, wenn umlagefähige Kostenpunkte nicht in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden. Formell ist es wichtig, dass die Nebenkostenabrechnung alle Pflichtangaben enthält und die maximale Abrechnungsperiode berücksichtigt. Nicht zuletzt ist es zwingend erforderlich, eine Trennung von Gewerbebetrieben und Privatwohnungen in der Nebenkostenabrechnung vorzunehmen.
