So erstellen Vermieter eine korrekte Betriebskostenabrechnung – Teil II

Über die Betriebskostenabrechnung können Vermieter den Großteil der laufenden Kosten für den Betrieb ihrer Immobilie zurückfordern. Doch sie muss inhaltlich und formal korrekt sein. Wie verteilt man als Vermieter die Betriebskosten auf die Mieterschaft und welche Kosten sind nie umlagefähig? Wir geben Antworten und ein Muster für eine korrekte Betriebskostenabrechnung. 

Im ersten Teil klärten wir auf, was Betriebskosten im juristischen Kontext sind und welche Kosten auf die Mieterschaft umlegbar sind. In diesem Teil geht es um die Frage, welche Kosten nicht umlegbar sind und welche Erfordernisse hinsichtlich Inhaltes und Form die Betriebskostenabrechnung befolgen sollte. Auch ein Muster für Kleinst- und Privatvermieter halten wir bereit. 

Warum sind viele Betriebskostenabrechnungen falsch?

Die meisten Fehler bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung entstehen durch die nicht umlagefähigen und sonstigen Nebenkosten sowie eine korrekte Verteilung (Verteilerschlüssel) der Kosten auf mehrere Mietparteien. 

Aber auch die Fristversäumung bei Zustellung durch den Vermieter, wie im ersten Teil beschrieben, sorgt oft für Ärger, wie auch eine für die Mieter nicht nachvollziehbare Aufstellung der Kosten. 

Werden die Daten und Summen nicht korrekt addiert oder sind schlichtweg falsch, können diese inhaltlichen Fehler dazu führen, dass die Mieter  

• Einsicht in die Unterlagen verlangen dürfen und 
• im Zweifel innerhalb von 12 Monaten Widerspruch einlegen können. 

Dieses Muster einer Betriebskostenabrechnung ist zwar einfach gehalten, gibt aber eine vereinfachte Form wieder, die die wichtigsten Sachverhalte und die inhaltliche Grundordnung wiedergibt. 

Welche Betriebskosten sind nicht umlagefähig?

Der Gesetzgeber spricht von laufenden Kosten, wenn es um Betriebskosten geht. Demzufolge sind einmalige Kosten nicht umlagefähig. Dazu gehören: 

• Grunderwerbsteuer 
• Reparatur- und Instandhaltungskosten 

• Anschlussentgelte für Kabel und Internet 
• Rechtsschutz- und Mietnomadenversicherung 
• Verwaltungskosten (eigene und externe) 
• Bankspesen und Kontoführungsgebühren 
• Sonstige Kosten, sofern nicht im Mietvertrag benannt 

Gerade, weil sich viele Mieter juristisch zur Korrektheit der Betriebskostenabrechnung informieren, sollte diese inhaltlich stichhaltig sein und die eingetragenen Daten auch den tatsächlichen entsprechen. 

Wichtig: Kosten, die bei Reparaturen und Instandsetzungsmaßnahmen entstehen, sind nicht umlagefähig und haben in der Betriebskostenabrechnung nichts zu suchen. Sonstige und mögliche Nebenkosten, wie Prüfung von Rauchmeldern, müssen mietvertraglich als umlagefähige Betriebskosten benannt werden. 

Sofern der Hausmeister neben seiner allgemeinen Tätigkeit zusätzlich noch Reparaturen vornimmt, müssen diese Kosten gesondert geführt und aus der Betriebskostenabrechnung gestrichen werden. Bei Privatvermietern und nur am Rande erwähnt, lohnen sich Hausmeister auf 450-Euro-Basis. 

Bei der Gartenpflege dürfen nur die Kosten der laufenden Pflege (Rasenmähen, Sträucher und Bäume schneiden, Wässern etc.) umgelegt werden. Eine Um- oder Neugestaltung des Mietergartens, wie auch Anschaffungen von Gartengeräten und Blumen und Sträuchern gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung, da sie im engeren Sinne als einmalige Kosten gelten. 

Wie sollte man die Betriebskosten auf die Mieter umlegen?

Nicht jede Wohnung ist gleich groß und nicht in jeder Wohnung wohnt dieselbe Personenanzahl. Daher braucht es einen Verteilerschlüssel, nachdem die Kosten anteilig auf die Mieter umgelegt werden können. 

Dieser Verteilerschlüssel, oder der Maßstab, nach dem die Betriebskosten abgerechnet werden, sollten im Mietvertrag erfasst werden. Ist dies nicht der Fall, müssen Vermieter nur nach dem Anteil der Wohnfläche abrechnen. 

Bei Heizkosten, die verbrauchsabhängig sind, sieht der Gesetzgeber Einschränkungen gemäß Heizkostenverordnung vor. Demnach müssen die anfallenden und gesamten Heizkosten zu 50 bis 70 % nach Verbrauch abgerechnet werden. Der Restbetrag nach Wohnfläche oder Anzahl der Personen in der Mietwohnung. 

Die jeweiligen Verteilerschlüssel bei der Betriebskostenabrechnung

Abrechnung nach Wohnfläche: Gesetzlich vorgegeben, wenn nichts anderes im Mietvertrag enthalten. Die umlagefähigen Kosten werden anteilig zur Wohnfläche der Wohnung und der jeweiligen Gesamtwohnfläche kalkuliert. 

Abrechnung nach Personenanzahl: Die Mieter zahlen entsprechend der Anzahl der darin wohnenden Personen. Vermieter müssen bei diesem Verteilerschlüssel die Anzahl der Personen erfassen. 

Abrechnung nach Wohneinheit: Die Nebenkosten sind für alle Mietparteien gleich. Diesen Verteilerschlüssel nur für verbrauchsunabhängige Kosten verwenden. 

Abrechnung nach individuellem Verbrauch: Hierbei wird der tatsächliche Verbrauch innerhalb der Wohneinheit mithilfe von Wasser-, Strom- und Heizmessgeräten oder -Uhren erfasst und geht zu 50 bis 70 Prozent in die Gesamtkostenkalkulation ein. Der Rest muss nach Abrechnung der Wohnfläche oder Personenanzahl erfolgen. 

In der Regel nutzen Vermieter die Betriebskostenabrechnung nach individuellem Verbrauch. Spezielle Fachfirmen übernehmen dabei die Installation und Ableseaufgabe des tatsächlichen Verbrauchs und teilen diese Werte dem Vermieter mit. 

Wie erstellt man eine korrekte Betriebskostenabrechnung?

Der Gesetzgeber sieht keine notwendige Form für die Betriebskostenabrechnung vor. Nur zwei Dinge sollten grundsätzlich beachtet werden, um formale Richtigkeit zu erlangen: 

• Die Betriebskostenabrechnung muss vollständig sein. 
• Die Mieter müssen die Abrechnung nachvollziehen können. Verklausulierte Exceltabellen und ominös erstellte Faktoren haben vor den meisten Gerichten im Zweifel keinen Bestand. 

Die Mindestanforderungen an eine Betriebskostenabrechnung, wie im oben eingefügten Link sind: 

• Aufstellung aller Kostenarten und deren Einzelkosten und die Gesamtkosten 
• Benennung des jeweiligen Verteilerschlüssels bei der entsprechenden Kostenart 
• Anteil der Betriebskosten des jeweiligen Mieters 
• Angabe der bereits geleisteten Vorauszahlungen 

• Angabe des zu zahlenden Betrags oder Guthabens 
• Formale Grunddaten wie Name des Mieters, Wohnungsnummer, Anschrift, Abrechnungszeitraum, Gesamtwohnfläche, Wohnungsfläche, ggf. Personenanzahl gesamt und je Mieteinheit, sowie Datum und Unterschrift. 

Achtung: Entdeckt der Vermieter im Nachhinein Fehler in der Abrechnung, darf er diese in korrigierter Fassung neu zustellen, jedoch ist Fristbeginn stets das Datum der ersten Abrechnung. 

Noch zwei Hinweise für Vermieter und ein guter Rat in puncto Betriebskostenabrechnung

Erstens bleibt der Abrechnungszeitraum auch nach einem Mieterwechsel erhalten. Dazu sollten unbedingt die Zählerstände zu den verbrauchsabhängigen Kosten beim Übergabeprotokoll bei Auszug notiert werden. 

Zweitens kann die hinterlegte Kaution in der Höhe möglicher Nachzahlungen vom Vermieter zurückbehalten werden, die der Vergangenheit entsprach. Zieht der Mieter als Beispiel im Oktober aus und hatte in den letzten Jahren stets eine Nachzahlung von durchschnittlich 340 Euro, kann dieser Betrag bis zur schlussendlichen Betriebskostenabrechnung als Teil der Mietkaution einbehalten werden. Aber Achtung: Die Kaution muss spätestens nach sechs Monaten ausgekehrt werden. Diesen Zeitraum betrachtet der Gesetzgeber zur Prüfung als angemessen. 

Und ein guter, letzter Rat zum Schluss: Die Kosten für die Verwaltung einer Immobilie muss der Vermieter stets selbst tragen. Sie sind nicht umlagefähig. Deshalb scheuen viele Kleinst- und Privatvermieter die Beauftragung einer versierten Hausverwaltung. Aber die Kosten, die durch eine Hausverwaltung entstehen, sind im Verhältnis zu den Mieteinnahmen moderat. Denn gerade bei der Betriebskostenabrechnung werden in der Regel viele Fehler gemacht und irgendwann geht ein findiger Mieter in den Widerspruch. Und sowas spricht sich schnell rum.