Die Warmmiete setzt sich aus der Kaltmiete und den Nebenkosten zusammen. Letztere können entweder in Form von Vorauszahlungen oder mittels einer Nebenkostenpauschale beglichen werden. Eine Pauschallösung ist für Vermieter von Vorteil, weil sie dann keine Nebenkostenabrechnung erstellen müssen. Allerdings ist es bei der Nutzung einer Nebenkostenpauschale wichtig, sich mit deren Berechnung, geltenden Ausnahmen und Möglichkeiten zur Anpassung auszukennen.
Beim Aufsetzen eines Mietvertrags haben Vermieter die Wahl, ob sie eine Vorauszahlung der Nebenkosten verlangen oder mit einer Nebenkostenpauschale arbeiten. Die Pauschale ist angenehm flexibel und erspart eine Nebenkostenabrechnung, dafür lassen sich die entstehenden Kosten nicht centgenau berechnen und an die Mieter weitergeben.
Zudem müssen sich Vermieter in Bezug auf eine Pauschale mit deren Berechnung, Ausnahmen, Anpassungen und weiteren Aspekten auskennen. Es sollte klar sein, was man unter einer Kalt- und einer Warmmiete versteht. Dieser Artikel erläutert, für wen eine Nebenkostenpauschale sinnvoll ist und worauf man bei deren Nutzung achten sollte.
Was ist die Nebenkostenpauschale?
Die Nebenkostenpauschale ist eine von zwei Möglichkeiten, über die Mieter ihre Nebenkosten bezahlen können. Die entsprechenden Regelungen sind in § 556 Absatz 2 Satz 1 BGB zu finden. Statt monatlich Vorauszahlungen für die Nebenkosten zu leisten, können sich die Mieter mit dem Vermieter auf eine monatliche Pauschale einigen. Hiermit sind alle Ansprüche abgegolten, sodass höhere Forderungen am Jahresende nicht von den Mietern nachgefordert werden können. Ebenso wenig muss ein Überschuss an die Mieter zurückgezahlt werden.
Um eine Pauschale der Nebenkosten nutzen zu können, muss dieses Vorgehen zwischen Mietern und Vermietern im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart werden. Ungünstige Formulierungen können nur korrigiert und Änderungen nur dann hinzugefügt werden, wenn die Mieter dem ausdrücklich zustimmen. Ohne diese Zustimmung müssen die Nebenkosten von den Vermietern getragen werden.
Berechnung der Nebenkostenpauschale
Die Kalkulation darf nicht willkürlich gewählt werden, sondern muss auf einer konkreten Berechnung fußen. Zum einen ist es wichtig, im Mietvertrag konkret zu sagen, welche Nebenkosten durch die Pauschale abgegolten sind, da Nachforderungen nicht möglich sind. Für die Berechnung ist es sinnvoll, sich an den Verbrauchswerten der vorangegangenen Jahre zu orientieren. Ein Zuschlag ist zu empfehlen, da gerade die Kosten für Energie aktuell ansteigen dürften.
Hinweis: Der Gesetzgeber hat in § 5 Absatz 2 WiStG festgelegt, dass die Nebenkostenpauschale nicht mehr als 20% über den Vergleichswerten liegen darf.
Vermieter sind nicht dazu verpflichtet, den Mietern zu erklären, wie sie die Höhe der Pauschale berechnet haben. Allerdings sind sie bei Änderungen der Pauschale dazu verpflichtet, eine Zustimmung der Mieter einzuholen. Ausnahmen von dieser Regel sind in § 556a Absatz 2 BGB festgehalten.
Ausnahmen bei der Pauschale der Nebenkosten
Die Kosten für Warmwasser und Heizen müssen zu mindestens 50% und zu höchstens 70% verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Das stellt eine Ausnahme von der Pauschale der Nebenkosten dar. Das setzt jedoch voraus, dass eine zentrale Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage in dem jeweiligen Mietobjekt vorhanden ist und eine verbrauchsabhängige Abrechnung mittels Zählern erfolgen kann.
Ausgenommen sind hiervon Zweifamilienhäuser, in denen die Vermieter selbst wohnen, und Einfamilienhäuser mit Einliegerwohnung, die von den Vermietern genutzt wird. Auch wenn der Einbau von Verbrauchsmessgeräten laut §§ 2 und 11 HKVO unwirtschaftlich ist, muss diese Regel nicht eingehalten werden. Zudem gelten Ausnahmen für Studentenwohnheime, Pflegeheime und Immobilien, bei denen die Verbraucher keinen Einfluss auf die Wärmenutzung haben. Hier ist es weiterhin möglich, eine Nebenkostenpauschale zu nutzen.
Anpassungen an der Nebenkostenpauschale vornehmen
Eine Möglichkeit zur Erhöhung der Nebenkostenpauschale muss ausdrücklich im Mietvertrag ermöglicht werden. Ansonsten muss die Nebenkostenpauschale während des gesamten Mietverhältnisses gleich bleiben. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass eine Anpassung erst dann erfolgen darf, wenn es zu einer tatsächlichen Kostenerhöhung gekommen ist. Die Mieter müssen schriftlich über die Anpassung der Pauschale informiert werden. Rückwirkende Erhöhungen müssen innerhalb von drei Monaten nach Bekanntwerden der höheren Kosten den Mietern schriftlich mitgeteilt werden. Nachzahlungen müssen nur innerhalb eines Kalenderjahres erfolgen.
Senkungen der Nebenkostenpauschale sind ebenfalls möglich. Diese können sowohl Mieter als auch Vermieter in die Wege leiten. Mieter müssen in diesem Fall triftige Gründe nennen, warum eine solche Senkung angemessen ist. Wenn die Betriebskosten der Vermieter sinken, müssen sie die Mieter hierüber informieren und eine Anpassung der Nebenkostenpauschale vornehmen.
Ist die Nebenkostenpauschale sinnvoll?
Eine Nebenkostenpauschale eignet sich für alle Vermieter, die nicht einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen wollen. Allerdings ist zu beachten, dass für Warmwasser und das Heizen häufig trotzdem eine Abrechnung zu erstellen ist. Außerdem ist eine Nebenkostenpauschale bei kurzzeitigen Vermietungen sinnvoll.
Zu berücksichtigen ist, dass sich eine Nebenkostenpauschale schwer kalkulieren lässt. Somit kann es sein, dass man bestimmte Kosten nicht an die Mieter weitergeben kann. Bei langfristigen Mietverhältnissen ist daher eine Nebenkostenvorauszahlung die sinnvollere Variante. Nicht zuletzt sind Nebenkostenpauschalen meist nicht im Sinne des Umweltschutzes. Da die Kosten durch die Pauschale abgegolten sind, steigt der Verbrauch von Mietern häufig an.
Viele Vermieter entscheiden sich im Sinne einer passgenauen Abrechnung lieber für monatliche Vorauszahlungen. Diese müssen mit Verweis auf die Betriebskostenverordnung erfolgen. Sie sind dann verpflichtet, eine jährliche Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Diese darf einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten nicht überschreiten und muss den Mietern spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden. Welche Nebenkosten es gibt und welche davon auf die Mieter umgelegt werden dürfen, steht in § 556 BGB.
