Eine Hausverwaltersuche muss einerseits schnell gehen, damit keine wichtigen Aufgaben liegenbleiben und der Eigentümergemeinschaft Schäden entstehen. Auf der anderen Seite ist es entscheidend, sich genügend Zeit zu nehmen, um eine kluge Auswahl zu treffen und mit dem gewählten Verwalter rundum zufrieden zu sein. Es ist daher ratsam, mit der Suche rechtzeitig zu beginnen, wenn sich abzeichnet, dass man eine neue Hausverwaltung benötigt.
Wenn ein bisheriger Verwalter aus Altersgründen ausscheidet, nicht mehr tragbar ist oder zu hohe Preise verlangt, ist es wichtig, dass sich eine Eigentümergemeinschaft frühzeitig auf Hausverwaltersuche begibt. Hierbei sind vielfältige Kriterien zu berücksichtigen, um einen Verwalter zu finden, der zu der jeweiligen WEG perfekt passt. Diese Artikel stellt die Kriterien vor, die bei der Hausverwaltersuche eine Rolle spielen.
Anleitung zur Hausverwaltersuche – Die Vorbereitungen treffen
Bevor mit der eigentlichen Hausverwaltersuche begonnen werden kann, sind einige Vorbereitungen zu treffen. Zunächst sollte sich die Eigentümergemeinschaft klarmachen, warum sie einen neuen Verwalter benötigt und was sie von diesem erwartet. Sind die Eigentümer beispielsweise mit der Erreichbarkeit des bisherigen Verwalters unzufrieden oder hat dieser eine unprofessionelle Arbeitsweise an den Tag gelegt? Dann sollte bei der Suche nach einem neuen Dienstleister darauf geachtet werden, dass diese Schwierigkeiten bei ihm nicht auftreten. Dasselbe gilt, wenn Unstimmigkeiten bei der Abrechnung aufgetreten sind oder die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums nicht zufriedenstellend war.
Ebenso kann es sein, dass eine Eigentümergemeinschaft mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis ihres derzeitigen Verwalters unzufrieden ist. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn er bestimmte Leistungen nicht abdeckt oder eine Preiserhöhung angekündigt hat. Dann ist es wichtig, möglichst viele Anbieter in den Blick zu nehmen, um bei der Hausverwaltersuche günstigste Angebot zu finden.
Doch nicht nur die Verwalterseite spielt bei der Hausverwaltersuche eine Rolle, sondern auch die Situation der WEG selbst. Daher ist es wichtig, dass sich die Eigentümer mit der Marktlage beschäftigen und prüfen, wie interessant ihre Immobilie für eine neue Hausverwaltung ist. Gerade kleinere Eigentümergemeinschaften haben häufig Schwierigkeiten, eine passende Hausverwaltung von sich zu überzeugen, da der Aufwand für den Verwalter ebenso hoch ist, wie bei einer großen Immobilie, ohne dass die Preise entsprechend sind.
Nachdem solche Vorüberlegungen angestellt wurden, geht es an die eigentliche Umsetzung der Hausverwaltersuche. Hier ist zunächst zu klären, wer hierfür verantwortlich ist. Das kann beispielsweise der Beirat sein oder einzelne Eigentümer übernehmen diese Aufgabe. Es ist empfehlenswert, die Suche möglichst strukturiert zu gestalten und eine konkret verantwortliche Person zu benennen, um Chaos und Wettstreit zu vermeiden.
Des Weiteren ist es wichtig, konkrete Kriterien festzulegen, was die Gemeinschaft von dem neuen Verwalter erwartet. Das können beispielsweise bestimmte Qualifikationen, ein breites Leistungsspektrum, Erfahrung, ein bestimmtes Budget oder regionale Verbundenheit sein. Je konkreter dieser Kriterienkatalog ist, desto effizienter gelingt die Hausverwaltersuche.
Hinweis: Es ist sinnvoll, diesen Kriterienkatalog intern zu verwenden und nicht alle geforderten Aspekte in die Ausschreibung aufzunehmen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass potenzielle Kandidaten das Interesse verlieren und sich gar nicht erst bewerben.
Sobald all diese Vorbereitungen getroffen sind, wird eine konkrete Ausschreibung erstellt. Hierin wird konkret gesagt, welche Anforderungen und Erwartungen die Eigentümergemeinschaft an die neue Verwaltung hat. Das Ziel einer solchen Ausschreibung ist es, das Interesse bei potenziellen Kandidaten zu wecken und sie dazu zu bringen, ein Angebot abzugeben. Die konkreten Kriterien, die die Eigentümergemeinschaft erwartet, sollten hierbei stichpunktartig dargestellt werden.
Mehrere Angebote einholen und prüfen
Um über die Ausschreibung möglichst viele Angebote zu bekommen, ist es entscheidend, sie auf möglichst vielen Kanälen zu verbreiten. Hierzu gehören die Suchmaschinen ebenso wie Branchenbücher, Suchportale und eventuell der Social Media Bereich. Es ist eine gute Idee, eine konkrete Deadline zu nennen, bis zu der Angebote eingegangen sein müssen. Auf diese Weise bekommt die Hausverwaltersuche eine konkrete Struktur und es besteht keine Gefahr, dass im Auswahlprozess später noch potenziell interessante Angebote hinzukommen.
Wenn eine ausreichend große Anzahl an Angeboten, mindestestens drei sind empfehlenswertr, vorliegt, sollten diese ausgewertet und geprüft werden. Hierzu gehört zunächst einmal, zu klären, ob die jeweiligen Dienstleister die Anforderungen erfüllen, die in der Ausschreibung stehen und die die Eigentümergemeinschaft von ihnen erwartet. Diejenigen Hausverwaltungen, bei denen das der Fall ist, sollten dann hinsichtlich ihrer Leistungen und Preise verglichen werden. So ergibt sich nach und nach eine engere Auswahl und die Eigentümer können bestimmen, welche Dienstleister sie am meisten überzeugen.
Achtung: gemäß „Gesetz über das Wohnungseigentum und das Dauerwohnrecht“, kurz WEG, müssen bei der Beschlussfassung der Wohnungseigentümergemeinschaft mindestens drei Angebote für eine Verwaltung vorliegen. Einfach die erstbeste Verwaltung alleinig in den Topf werfen oder nur auf onlinebasierte Verwaltungslösungen setzen, kann im Nachhinein zur Anfechtung des Beschlusses führen. Beim WEG-Verwalterwechsel ist eine vielfältige juristische Gemengelage zu beachten.
Einen passenden Dienstleister auswählen
Um eine sinnvolle Entscheidung zu treffen und die Hausverwaltersuche zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen, sind Interviews mit den Bewerbern ratsam. Es bietet sich an, ein persönliches Treffen zu vereinbaren, um sich einen Eindruck von dem jeweiligen Verwalter zu verschaffen. Das kann beispielsweise während einer Objektbegehung geschehen oder es gibt konkrete Kennenlerngespräche mit dem Verwaltungsbeirat.
Eine weitere sinnvolle Strategie besteht darin, sich mit anderen Eigentümergemeinschaften zu unterhalten, die von dem jeweiligen Verwalter betreut werden. Diese geben ein möglichst realistisches Bild von dessen Arbeit und helfen dabei, einzuschätzen, ob dieser für die eigene WEG tatsächlich geeignet ist.
Nachdem alle Vor- und Nachteile abgewogen wurden, fällt die Wahl auf eine oder mehrere konkrete Hausverwaltungen. Dann geht es darum, die Vertragsbedingungen auszuhandeln. Die Eigentümergemeinschaft sollte sich zunächst selbst überlegen, was alles in den Vertrag hinein soll, bevor diese Punkte mit den potenziellen neuen Verwaltern besprochen werden. Üblicherweise ist es so, dass ein bis drei Kandidaten zur nächsten Eigentümerversammlung eingeladen werden. Dort stellen sich die jeweiligen Hausverwaltungen noch einmal ausführlich vor und es kommt zu einer Entscheidungsfindung.
Hinweis: Die potenziellen Verwalter sollten rechtzeitig zur Eigentümerversammlung eingeladen werden. Nur wenn mindestens einer von ihnen zusagt, ist es sinnvoll, den Beschluss über die Verwalterauswahl in die Tagesordnung aufzunehmen.
Eine Beschlussfassung ist nötig
Um sich für einen Hausverwalter zu entscheiden, ist zwingend eine Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung erforderlich. Hier stellen sich die einzelnen Bewerber üblicherweise persönlich vor und geben den Eigentümern einen Eindruck von sich und ihrer Arbeit. Während dies passiert, sollten die anderen Bewerber und die bisherige Hausverwaltung draußen warten. In diesem Zusammenhang ist es möglich, den Kandidaten Fragen zu stellen. Nachdem sich alle Bewerber vorgestellt haben, kommt es zur eigentlichen Beschlussfassung. Hierbei reicht die einfache Mehrheit der Stimmen aus, um den neuen Verwalter zu bestellen.
Vertragsabschluss und Übergabe der Unterlagen
Nach der Eigentümerversammlung zeigt sich, wie gut im Vorfeld gearbeitet wurde. Wenn der Verwaltervertrag bereits in der Eigentümergemeinschaft besprochen und vom neuen Verwalter für gut befunden wurde, kann der Vertragsabschluss schnell erfolgen. Es bietet sich an, im Rahmen der Eigentümerversammlung eine konkrete Person zu bestimmen, die sich um die Unterzeichnung des Verwaltervertrags kümmert. Sobald dies geschehen ist, war die Hausverwaltersuche erfolgreich.
Damit der neue Verwalter seiner Arbeit möglichst schnell nachgehen kann, ist es erforderlich, dass er vom alten Verwalter sämtliche Verwaltungsunterlagen erhält. Deswegen bietet es sich an, einen konkreten Übergabetermin zu vereinbaren, bei der alle Dokumente ausgehändigt werden. So hat der bisherige Verwalter genügend Zeit, alle Unterlagen zusammenzustellen, und der neue Verwalter muss nicht lange auf die Informationen warten.
Sobald er alle Daten hat, gibt er diese in seine Software ein. Das dauert üblicherweise seine Zeit, durch den Einsatz von Schnittstellen lässt sich die Arbeit aber häufig vereinfachen. Nachdem dies geschehen ist, erstellt der neue Verwalter meist ein Schreiben an die Eigentümergemeinschaft, in dem er sich und die Hausverwaltung ausführlich vorstellt und seine Kontaktdaten bekannt gibt. Außerdem ist es üblich, dass das neue Hausgeldkonto in diesem Zusammenhang bekanntgegeben wird.
Die Einarbeitungszeit
Nach diesem Schritt ist der neue Hausverwalter offiziell im Amt und kann mit seiner Arbeit beginnen. Meist erhält eine neue Verwaltung eine Einarbeitungszeit von mindestens sechs Monaten. Erfahrungsgemäß ist es nämlich so, dass die Übernahme einer neuen Verwaltung ungefähr doppelt so viel Arbeit macht wie die Verwaltung einer bestehenden WEG. Immerhin muss der neue Verwalter nicht nur die bestehenden Unterlagen übernehmen und prüfen, sondern auch die Verwaltungssoftware einrichten beziehungsweise anpassen. Eine weitere Aufgabe besteht darin, sich mit der Liegenschaft vertraut zu machen und sich einen umfassenden Eindruck vom Zustand der Immobilie zu verschaffen. Außerdem bemühen sich viele Verwalter darum, die einzelnen Eigentümer und deren Anliegen kennenzulernen, um ganz in deren Sinne agieren und für sie da sein zu können. All das kostet Zeit.
Fazit: Bei der Hausverwaltersuche sorgfältig vorgehen
Eine Hausverwaltersuche ist mit vielfältigen Aufgaben verbunden, die teilweise eine Menge Zeit kosten. Es ist entscheidend, rechtzeitig mit der Suche zu beginnen und sich nicht unter Druck setzen zu lassen. Nur so besteht die Möglichkeit, einen Dienstleister zu finden, mit dem die Eigentümergemeinschaft wirklich zufrieden ist, der ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet und der diese anspruchsvolle Aufgabe langfristig übernimmt. Klare Strukturen und Verantwortlichkeiten helfen dabei, die Hausverwaltersuche effizient zu gestalten und zu verhindern dass sie sich unnötig lange hinzieht.
Artikelbild von Freepiks
