Die Kontaktdaten der Eigentümer einer Wohnungseigentümergemeinschaft sind in der sogenannten Eigentümerliste einer WEG zu finden. Diese ist üblicherweise im Besitz des Verwalters. An diesen wenden sich die Eigentümer, wenn sie bestimmte Informationen benötigen. Hierbei ist der Verwalter allerdings nur zur Herausgabe bestimmter Daten berechtigt und verpflichtet.
Immer wieder kommt es vor, dass Eigentümer untereinander in Kontakt treten wollen. Hier ist es dann nötig, die entsprechenden Kontaktdaten zu bekommen. Diese sind in der Eigentümerliste einer WEG zu finden, die sich in der Regel beim Verwalter befindet. Dieser ist dazu verpflichtet, bestimmte Informationen herauszugeben, gerade bei E-Mail-Adressen greift allerdings häufig der Datenschutz. Dieser Beitrag erläutert die aktuelle Rechtslage und erklärt, welche Regeln es für die Eigentümerliste einer WEG gibt.
Eigentümerliste muss von Verwalter erstellt werden
Der Verwalter einer WEG ist dazu verpflichtet, eine Eigentümerliste zu erstellen. Hierin werden die Namen und Anschriften der einzelnen Eigentümer festgehalten, die im Grundbuch eingetragen sind. Es genügt nicht, diese Liste einmal zu erstellen, sondern sie muss kontinuierlich aktualisiert und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Die Pflicht hierzu ergibt sich aus den geschuldeten Aufgaben, wie sie im Verwaltervertrag festgehalten sind, und aus den obliegenden Pflichten, die das Wohnungseigentumsgesetz vorgibt. Ohne eine entsprechende Datenliste kann der Verwalter diesen unterschiedlichen Aufgaben und Pflichten nicht gerecht werden.
Die Eigentümerliste umfasst alle Eigentümer, die im Grundbuch stehen. Gehört eine Wohnung mehreren Eigentümern, so müssen beide in der Liste genannt werden. Hierzu gehören der Vor- und Nachname, die Adresse und die Information, welche gesetzlichen oder organschaftlichen Vertreter des Eigentümers existieren.
Einsatzgebiete für eine Eigentümerliste
Die Eigentümerliste einer WEG wird sowohl vom Verwalter als auch von den anderen Eigentümern benötigt. Der WEG-Verwalter nutzt sie beispielsweise, um Bankkonten für die Gemeinschaft zu eröffnen oder die Einladungen zur ordentlichen Eigentümerversammlung zu verschicken. Des Weiteren werden verschiedene Informationen benötigt, um die Jahresabrechnung erstellen und den Vermögensbericht verschicken zu können. Nicht zuletzt werden die Daten bei säumigen Eigentümern für ein Hausgeldinkasso eingesetzt.
Bis zum Inkrafttreten der WEG-Reform am 1.12.2020 benötigten Eigentümer Daten aus der Eigentümerliste, um Beschlüsse anfechten und Anfechtungsklagen einreichen zu können. Sie waren verpflichtet, dem Gericht alle Anschriften zukommen zu lassen, die für die Ladung benötigt wurden. Seit die WEG-Reform in Kraft ist, wird die Eigentümerliste für Anfechtungsklagen nicht mehr benötigt. Laut § 44 Abs. 2 WEG muss die Klage nämlich an die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gerichtet werden. Anders sieht es bei Vereinbarungsklagen aus, da diese an die Eigentümer selbst gerichtet sind.
Hinweis: Durch die WEG-Reform gelten heutzutage in Bezug auf die Eigentümerliste einer WEG andere Regelungen als bisher. Dennoch wird die Liste weiterhin für alle Beschlussanfechtungsverfahren benötigt, die bereits vor dem 01.12.2020 eingereicht wurden.
Es gibt aber noch verschiedene weitere Aufgaben, für die Eigentümer eine solche Liste benötigen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn sie eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen wollen. Das liegt daran, dass laut § 24 Abs. 2 WEG mindestens 25% der Eigentümer für dieses Anliegen gewonnen werden müssen, um die Versammlung einberufen zu können. Des Weiteren muss die Eigentümerliste vorliegen, wenn ein Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 Satz 1 WEG initiiert oder ein Rundschreiben an alle Eigentümer versendet werden soll.
Des Weiteren kann es dazu kommen, dass der Verwalter der WEG seinen Pflichten nicht nachkommt und keine Eigentümerversammlung einberuft. Existiert in einer solchen Situation kein Beirat oder kommt dieser seinen Pflichten ebenfalls nicht nach, haben Eigentümer ein Problem. In diesem Fall kann ein Eigentümer zur Versammlungseinberufung ermächtigt werden. Um die Versammlung einberufen zu können, muss er die Eigentümerliste zur Verfügung haben.
Diese Informationen können Eigentümer beim Verwalter einfordern
In der Praxis stellt sich immer wieder die Frage, ob und in welchem Umfang Verwalter dazu verpflichtet sind, Informationen zu den einzelnen Eigentümern herauszugeben. Hierbei sind nicht nur die Vorgaben des Wohnungseigentumsrechts zu berücksichtigen, sondern auch der Datenschutz. Grundsätzlich ist es so, dass der Verwalter die Eigentümerliste vollständig und korrekt führen und bei Bedarf den Eigentümern herausgeben muss. Das ergibt sich aus den §§ 259,260, 666 und 675 BGB sowie aus dem Verwaltervertrag.
Welche Inhalte der Verwalter herausgibt, hängt maßgeblich davon ab, welchen Zweck die Eigentümer verfolgen, die die jeweilige Anfrage stellen. Die in diesem Artikel genannten Aufgaben lassen sich mit den Vor- und Nachnamen sowie den Anschriften der Eigentümer problemlos erledigen. Entsprechend ist es nicht erforderlich, dass die E-Mail-Adressen herausgegeben werden. Deswegen muss der Verwalter im Namen des Datenschutzes diese für sich behalten.
Fazit: eine Eigentümerliste sorgfältig erstellen und führen
Es gibt verschiedene Aufgaben, bei denen Eigentümer die Namen und Adressen andere Eigentümer benötigen. Außerdem ist es für den Verwalter für die Erfüllung seiner verschiedenen Pflichten und Aufgaben oft erforderlich dass er die Kontaktdaten der einzelnen Eigentümer hat. Er muss deswegen eine vollständige, korrekte und aktuelle Eigentümerliste einer WEG führen und die entsprechenden Daten bei Bedarf herausgeben. E-Mail-Adressen sind hiervon üblicherweise ausgenommen, da sie zur Erfüllung von Aufgaben wie der Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung nicht benötigt werden.
