In der Regel entstehen Fehler bei der alljährlichen Betriebskostenabrechnung nicht durch Vorsatz, sondern aus Versehen. Das können menschliche Zahlenfehler sein, aber auch durch Unwissenheit gestützte Irrtümer, die am Ende Streit mit den Mietern provozieren. In zwei Teilen benennen wir die größten Fehler bei der Betriebskostenabrechnung und helfen Vermietern, diese zu vermeiden.
Fehler bei der Betriebskostenabrechnung entstehen schnell. Mal sind sie formal, mal inhaltlich und mal kalkulatorischer Natur, wie bereits im ersten Teil beschrieben. Und ab und an meinen Vermieter tricksen zu müssen. Vor dem Hintergrund, dass mehr als die Hälfte aller Betriebskostenabrechnungen in Deutschland falsche Inhalte aufweisen, sind Mieter heutzutage sehr sensibilisiert.
Umso essenzieller ist es daher eine korrekte Betriebs- oder Nebenkostenabrechnung zu erstellen und die Inhalte der Betriebskostenverordnung einzuhalten, sowie die Grundlagen des § 556 BGB des Bürgerlichen Gesetzbuches zu respektieren. Denn Widersprüche gegen die alljährliche Abrechnung kosten, wie auch das Recht auf Einsicht der Kostenbelege, viel Zeit und Geld. Es geht also weiter mit den größten Fehlern, die Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung vermeiden sollten.
7. Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
In der Regel nutzen Vermieter externe Dienstleistungen, wie zum Beispiel Hausreinigungskräfte, Hausmeister oder Gärtner. Die Kosten dafür können, sofern laufend und in der BetrKV enthalten, auf die Mieter umgelegt werden.
Vermieter können aber auch selbst Hand anlegen und die Aufgaben selbst ausführen. Dafür dürfen sie einen üblichen Lohn in der Nebenkostenabrechnung eintragen. Doch Vorsicht: Dieser Lohn muss den üblichen Kosten eines externen Dienstleisters entsprechen. Denn gerade bei dieser Alternative der Aufgabenverteilung schauen Mieter besonders gut hin. Im Zweifel muss der Vermieter den Kostenaufwand erklären, nicht der Mieter den erhöhten Kostensatz beweisen.
8. Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
Bei einem Leerstand einer Mietwohnung, wenn auch nur für einen Monat, wird seitens der Vermieter gern getrickst. Doch Achtung: Bei der Abrechnung muss die gesamte Wohnfläche der vermieteten Immobilie als Grundlage herhalten und auch für leerstehende Wohneinheiten müssen Betriebskosten entrichtet werden beziehungsweise fallen diese an.
Die Betriebskosten für Leerstand oder auch selbst genutzte Eigentumswohnungen im Objekt muss der Vermieter beziehungsweise Eigentümer zahlen.
9. Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
Oft entstehen Fehler bei der Abrechnung von Gewerbeeinheiten. Diese verbrauchen in der Regel weitaus mehr Betriebskosten als Wohnraum. Ob höherer Wasser- oder Stromverbrauch, höhere Entsorgungskosten oder eine höhere Grundsteuer aufgrund der Größe der Gewerbeeinheit.
Hier zeiht der Gesetzgeber eine klare Grenze: Müssen alle Mieter innerhalb der Immobilie über 15 Prozent mehr zahlen als ohne Gewerbeeinheit, muss der Vermieter die Abrechnung der Betriebskosten zwischen Wohnraum und Gewerbe trennen.
10. Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
Einige Vermieter verlangen teils sehr hohe Vorauszahlungen von Betriebskosten. Wenn sich dann, nach Abrechnung, ein großes Guthaben herausstellt, senden manche Vermieter die Betriebskostenabrechnung einfach nicht ab in der Hoffnung, die Mieter merken es nicht.
Doch Vorsicht. Ist eine Vorauszahlung von Betriebskosten mietvertraglich vereinbart, kann die Betriebskostenabrechnung seitens der Mieter eingeklagt werden. Ist eine alljährliche Abrechnung inklusive Vorauszahlung vereinbart, muss diese auch erstellt und den Mietern zugesendet werden.
11. Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
Da sitzt man nun, im eigenen Büro und sortiert Belege und jongliert mit Zahlen und Daten. Klar, es können Fehler entstehen, die sicher nicht beabsichtigt sind. Trickst man aber mit den Daten und Belegen, sollte man als Vermieter wissen, dass Mieter das Recht auf Einsicht in die Belege haben.
Zu diesen einsehbaren Belegen gehören Rechnungen, Verträge und Lieferscheine sowie alle die Betriebskostenabrechnung betreffenden Daten und Fakten. Will der Mieter sein Recht auf Einsicht der Belege wahrnehmen, muss er dies schriftlich tun und Vermieter sind angehalten, einem üblichen Termin zuzustimmen. Dann kann der Mieter alle Belege einsehen und auf Richtigkeit hin überprüfen.
12. Fehler bei der Betriebskostenabrechnung
Ist im Mietvertrag eine pauschale Entrichtung der Betriebskosten vereinbart, dürfen Vermieter nicht einfach aufs gerade Wohl hinaus eine Betriebskostenabrechnung erstellen oder höhere Pauschalbeträge fordern. Was einmal vereinbart wurde, bleibt.
Jedoch können Vermieter nach Erlaubnis aller Mieter die Abrechnung nach Betriebskostenverordnung einführen. Dazu müssen sich aber alle Mieter der Immobilie erklären.
