Eine passende Hausverwaltung suchen ist eine Herausforderung. Eine WEG ist auf eine zuverlässige Verwaltung angewiesen, die verschiedene Aufgaben schnell, sachgerecht und im Sinne der Eigentümer erledigt. Eine Mietverwaltung muss nachhaltig und verantwortungsvoll mit der Mieterschaft umgehen. Und Kompetenz ist gefragt und Einsatz. Vor allem Hausverwaltersuchportale sind hierbei zu empfehlen, während onlinebasierte Hausverwaltungssysteme mit Vorsicht zu genießen sind.
Mietverwaltung und WEG stehen in einem engen Zusammenhang. Nur wenn die Verwaltung reibungslos und professionell gelingt, profitieren alle Eigentümer hiervon. Es gibt viele Strategien und Wege, um sich auf die Suche nach einer geeigneten Hausverwaltung zu machen. Diese sind mit jeweils eigenen Stärken und Schwächen verbunden. Wie die Suche nach einer passenden Mietverwaltung am besten gelingt und worauf bei den einzelnen Strategien zu achten ist, veranschaulicht dieser Artikel.
Hausverwaltung suchen – Die Bedeutung einer guten Verwaltung
Der Zusammenhang zwischen Mietverwaltung und WEG kann gar nicht deutlich genug betont werden. Je zuverlässiger eine Hausverwaltung arbeitet, desto stärker profitiert die Eigentümergemeinschaft als Ganzes. Hierbei ist es vollkommen legitim, dass eine Verwaltung auch wirtschaftliche Interessen verfolgt. Entscheidend ist lediglich, dass sie die Prinzipien ordnungsgemäßer Verwaltung einhält, hohe Standards an die Qualität der eigenen Verwaltungstätigkeit anlegt und den Schwerpunkt auf die Verwaltung und nicht auf sonstige Tätigkeiten legt.
Wie in jeder anderen Branche auch gibt es im Bereich der Hausverwaltungen zuverlässige, mittelmäßige und unseriöse Anbieter. Da sich die verschiedenen Dienstleister potenziellen Kunden gegenüber von ihrer besten Seite zeigen, ist es für diese nicht immer leicht, zu erkennen, wie professionell und seriös diese arbeiten. Deswegen ist es wichtig, die Suche nach einer passenden Mietverwaltung für die WEG nicht auf die leichte Schulter zu nehmen, sondern genügend Zeit und Mühe in diese Aufgabe zu investieren.
Achtung: In Deutschland gibt es weder einen echten Sachkundenachweis für Hausverwalter noch stehen Kontrollmechanismen zur Verfügung, um die Arbeit eine Hausverwaltung bewerten und bei mangelhafter Qualität abstrafen zu können.
Wer auf der Suche nach einer Mietverwaltung für die WEG ist, sollte sich bewusst machen, dass sich grundsätzlich jeder mit einer eigenen Hausverwaltung selbstständig machen darf. Das bietet einerseits eine hohe Flexibilität, birgt allerdings auch das Risiko, an unzuverlässige Dienstleister zu geraten. Deswegen ist es wichtig, gezielt nach einer Hausverwaltung zu suchen, die hohe Kompetenzen und idealerweise langjährige Erfahrung besitzt.
Achtung: Das Wohnungseigentumsgesetz ist komplex. Auch wenn ein Verwalter kündigt oder Verträge auslaufen meinen einige Eigentümer, sie könnten die komplexe Aufgabe der Immobilienverwaltung übernehmen. Doch Vorsicht. Das Wohnungseigentumsgesetz bildet nur die Grundlage. Betriebswirtschaftliche und Steuerliche Grundkenntnisse sind ebenso essenziell, wie kaufmannische Fähigkeiten. Am Ende geht es um Werte, die gesichert und im besten Falle eine Wertsteigerung erfahren sollten.
Diese Rechte und Pflichten besitzt ein WEG-Verwalter
Mietverwaltung und Weg stehen in einem engen Verhältnis zueinander. Das zeigt sich unter anderem daran, dass ein WEG-Verwalter zahlreiche Rechte und Pflichten besitzt. Diese kann er allerdings nur im Rahmen der gesetzlichen Grenzen ausüben, da er sich beispielsweise an die Maßstäbe ordnungsgemäßer Verwaltung halten muss. Hierbei stellt sich allerdings die Schwierigkeit, dass nur in Ansätzen definiert ist, was ordnungsgemäße Verwaltung überhaupt bedeutet. Entsprechend nutzen unseriöse Hausverwaltungen verschiedene Möglichkeiten, um sich Vorteile zu verschaffen oder sich sogar zu bereichern. Deswegen sollten sich die Eigentümer unbedingt mit den Rechten und Pflichten eines WEG-Verwalters auskennen.
Eine der wichtigsten Aufgaben eines WEG-Verwalters besteht darin, sich um die Finanzen der Eigentümergemeinschaft zu kümmern. Außerdem muss er die Beschlüsse, die im Rahmen einer Eigentümerversammlung getroffen wurden, umsetzen. Hierbei darf sich ein Verwalter nicht an den eigenen Überzeugungen und Vorstellungen orientieren, sondern muss die Beschlüsse so umsetzen, wie sie gemeint und von der Eigentümergemeinschaft beschlossen sind. Außerdem muss sich ein Verwalter um die Erstellung des Wirtschaftsplans und der Vermögensbericht kümmern und die Jahresabrechnung der WEG erstellen.
In der Praxis ist es immer wieder nötig, Handwerker zu beauftragen und die Services von Dienstleistern in Anspruch zu nehmen. Das ist beispielsweise dann nötig, wenn sich die WEG in einem Rechtsstreit befindet und auf einen Rechtsanwalt angewiesen ist. Der Verwalter muss sich um die Beauftragung der jeweiligen Fachleute kümmern. Ebenfalls zu den Kernaufgaben einer Hausverwaltung gehört es, Eigentümerversammlungen einzuberufen, Protokolle zu erstellen und die Beschlusssammlung zu führen. Nicht zuletzt muss ein Verwalter einzelnen Miteigentümern auf Nachfrage eine Belegprüfung ermöglichen, was nur durch Einsicht in die jeweiligen Unterlagen geht.
Um als seriöser Hausverwalter tätig werden zu können, muss eine Person viel Fachwissen und hohe Kompetenzen mitbringen. Außerdem ist eine charakterliche Eignung unerlässlich. Das liegt vor allem daran, dass die Mietverwaltung einer WEG mit teils hohen Vermögenswerten hantiert, die teilweise im sechs- oder sogar siebenstelligen Bereich liegen. Deswegen sollte man sich bei der Auswahl eines Verwalters nicht von einem Anzug oder einem sympathischen auftreten blenden lassen, sondern dessen Qualifikationen und Kompetenzen einem professionellen Härtetest unterziehen.
Die Suche nach einer Mietverwaltung
Gütesiegel und Mitgliedschaften in Berufsverbänden sind nur eingeschränkt dazu geeignet, sich einen Eindruck von einer Hausverwaltung zu verschaffen. Das liegt daran, dass nicht nur die besten Verwalter und Dienstleister entsprechende Siegel erhalten und dass man auch durch die reine Zahlung von Mitgliedsbeiträgen eine entsprechende Mitgliedschaft bekommen kann. Es gibt allerdings verschiedene Kriterien an denen man sich bei der Suche nach einer Mietverwaltung für die Weg orientieren kann.
Besonders hilfreich ist in diesem Zusammenhang der Ruf einer Hausverwaltung. Wenn andere Eigentümer mit deren Arbeit zufrieden sind, spricht viel dafür, dass man sich auf den jeweiligen Verwalter verlassen kann. Andersherum sollte man die Finger von einer Hausverwaltung lassen, über die man viel Kritik und Negatives von anderen Eigentümern erfährt. Neben dem persönlichen Kontakt zu anderen Eigentümern kann man sich in diesem Zusammenhang mit Rezensionen und Bewertungen der einzelnen Verwalter beschäftigen.
Achtung: Es ist wichtig, die Seriosität und Qualität von Rezensionen und Bewertungen im Internet richtig einschätzen zu können. Leider schreiben sich einige Verwalter selbst zahlreiche positive Bewertungen, um ein besseres Bild von sich im Internet zu verbreiten. Solche Bewertungen sind dann nicht aussagekräftig. Online-Rezensionen sollten daher nur eines von vielen Kriterien bei der Auswahl einer Hausverwaltung sein.
Häufig kann man mit wenig Aufwand erfahren, welcher Verwalter für welche Immobilien verantwortlich ist. Dann sollte man sich einen Eindruck vom Bauzustand des jeweiligen Gebäudes verschaffen und prüfen, wie es um die Gartenpflege bestellt ist. So erkennt man, wie ein Verwalter arbeitet. Außerdem ist es ratsam, eine Online-Recherche durchzuführen. Um die wirklich besten Hausverwalter zu finden und nicht nur diejenigen, die das Thema Suchmaschinenoptimierung (SEO) perfekt beherrschen, sollte man sich auch die Ergebnisse auf den Seiten 2 und 3 anschauen.
Bei einer Online-Suche nach einer Hausverwaltung ist es unverzichtbar, möglichst viele Quellen hinzuziehen und sich das Impressum der jeweiligen Dienstleister genau anschauen. Werden Referenzobjekte genannt, sollte man sich mit diesen auseinandersetzen und prüfen, in welchem Zustand diese sich befinden. Es ist wichtig, dass die Hausverwaltung und deren Leistungen im Mittelpunkt eines Webauftritt stehen und dieser nicht zu werbelastig ist. Außerdem lohnt es sich, sich mit verschiedenen Erfahrungsberichten anderer Nutzer auseinanderzusetzen und die Kompetenzen der einzelnen WEG-Verwalter genau auf den Prüfstand zu stellen. Nicht zuletzt sollte man prüfen, ob einen der jeweilige Verwalter menschlich anspricht und ob sich die Preise der Hausverwaltung im eigenen Budgetrahmen befinden.
Wie stark die Kosten bei der Suche nach einer WEG-Hausverwaltung ins Gewicht fallen sollten, ist schwer zu sagen. Es ist nicht immer zwingend erforderlich, eine teure Verwaltung auszuwählen, da es auch sehr gute günstige Dienstleister gibt. Andersherum spricht die Tatsache, dass eine Hausverwaltung marktübliche Preise verlangt, dafür, dass sie ihren Wert kennt und bei ihrer Arbeit ein hohes Engagement an den Tag legt. Man sollte daher keinesfalls an der falschen Ecke sparen, aber genau prüfen, ob der jeweilige Verwalter sein Geld wert ist.
Diese Auswahlkriterien sind besonders wichtig
Damit Mietverwaltung und WEG gut zusammenpassen, sollten bei der Auswahl verschiedene Quellen herangezogen und Kriterien berücksichtigt werden. Hierzu gehört unter anderem die Frage, welche Objekte eine Hausverwaltung bereits betreut und wie es um diese bestellt ist. Außerdem kann man sich mit Handwerkern unterhalten, da diese häufig wissen, wie eine bestimmte Hausverwaltung tickt. Einerseits ist es wichtig, Informationen von der Verwaltung selbst einzuholen, aber auch externe Bewertungen und Informationen haben einen hohen Wert.
Hinweis: Es ist eine gute Idee, sich einen Mustervertrag der jeweiligen Hausverwaltung genau anzusehen. Hieran erkennt man unter anderem, welche Leistungen der jeweilige Dienstleister bietet und ob das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt.
Eine wichtige Frage bei der Suche nach einer Hausverwaltung lautet, mit welchen Konten diese arbeitet. Das können beispielsweise WEG-Konten und Treuhandkonten sein. Hierbei sollte man sich eher gegen Dienstleister mit Treuhandkonten entscheiden, da diese schon seit langem nicht mehr die Prinzipien der ordnungsgemäßen Verwaltung erfüllen. Außerdem ist es wichtig, kritische Fragen zu stellen und die Qualifikationen der einzelnen Hausverwalter genau zu prüfen. Seriöse Anbieter reagieren auf solche Fragen kompetent und professionell, unseriöse Dienstleister weichen solchen Fragen meist aus oder werden sogar aggressiv.
Ebenfalls entscheidend ist die Frage, wo die Schwerpunkte der einzelnen Hausverwaltung liegen. Wenn diese beispielsweise Versicherungen anbietet und der Hausverwalter offizielle Schreiben als „Versicherungsmakler“ unterschreibt, spricht viel dafür, dass die Verwaltungsarbeit nicht im Zentrum der Aufmerksamkeit steht. Nicht zuletzt ist es empfehlenswert, auf das eigene Bauchgefühl zu hören. Einerseits muss man mit dem jeweiligen Verwalter menschlich zurechtkommen, auf der anderen Seite bekommt man schnell ein gutes Gefühl dafür, ob ein Anbieter wirklich zu einem selbst und der eigenen WEG passt.
Darum lohnen sich Hausverwaltersuchportale
Wer sich auf die Suche nach einer Hausverwaltung begibt, sollte unbedingt professionelle Hausverwaltersuchportale nutzen. Diese stellen eine sinnvolle Alternative zu anderen Strategien bei der Suche dar und bringen zahlreiche Vorteile mit sich. Vor allem gelingt die Suche nach professionellen und kompetenten verwalten hier besonders schnell. Eigentümer müssen nur wenige Angaben machen und bekommen direkt eine Vielzahl potentieller und geeigneter Dienstleister geboten.
Eine weitere Stärke solcher Hausverwaltersuchportale ist, dass sie eine regional eingegrenzte Suche ermöglichen. Es bringt nichts, kompetente Hausverwaltungen angeboten zu bekommen, die sich am anderen Ende des Landes befinden. Indem man regionale Schwerpunkte setzt, findet man Dienstleister, die sich in der eigenen Region auskennen und am besten zu einem passen. Nicht zuletzt ist es von Vorteil, dass die Suche mit solchen Portalen kostenneutral und unverbindlich erfolgt. Die Hausverwaltersuchportale eignen sich somit hervorragend dazu, sich eine erste gute Übersicht über Hausverwaltungen in der Nähe zu verschaffen und eine Vorauswahl zu treffen.
Vorsicht bei onlinebasierten Hausverwaltungssystemen
Es gibt verschiedene onlinebasierte Hausverwaltungssysteme, die sich speziell an kleine und mittlere WEG richten. Bei deren Nutzung ist jedoch Vorsicht geboten. Das liegt unter anderem daran, dass solche Systeme nicht eigenständig arbeiten, sondern auf die Handlungen und den Input der Eigentümer angewiesen sind. Diese müssen somit Grundkompetenzen im WEG-Recht besitzen, um die Systeme überhaupt sinnvoll nutzen zu können. Da nicht alle Eigentümer entsprechende Vorkenntnisse mitbringen, eignen sich die onlinebasierten Hausverwaltungssysteme nur für einen eingeschränkten Kreis an Nutzern.
Des Weiteren ist bei der Suche nach einer Mietverwaltung für die WEG zu beachten, dass immer mindestens drei Angebote eingeholt werden müssen, um bei der Hausverwaltersuche rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Es ist daher erforderlich, sich nicht nur auf einen Service zu beschränken, sondern aus einem großen Pool an unterschiedlichen Anbietern und Hausverwaltungen zu wählen.
Ebenfalls zu berücksichtigen ist, dass regionale Kompetenzen bei der Verwaltung einer WEG unglaublich viel wert sind. Je besser sich eine Hausverwaltung in der Region auskennt, desto besser kann sie auf Besonderheiten reagieren und der jeweiligen WEG helfen. Das zeigt sich beispielsweise dann, wenn kompetente Handwerker benötigt werden. Eine regional tätige Hausverwaltung hat ein gutes Netzwerk und kann auf vielfältige kompetente Handwerker vor Ort zurückgreifen. Aber auch in vielen anderen Fragen ist ein persönliches Miteinander entscheidend, um das Immobilieneigentum nicht nur professionell zu erhalten, sondern es nachhaltig zu entwickeln. Digitale Systeme helfen in diesen Fragen nur äußerst rudimentär weiter.
Strategien, wenn man keine geeignete Hausverwaltung findet
In einigen Fällen erweist sich die Suche nach einer geeigneten Hausverwaltung als schwierig und nimmt eine Menge Zeit in Anspruch. In einer solchen Situation kann es sinnvoll sein, mit einem Notverwalter zu arbeiten. Dieser springt für den bisherigen Verwalter so lange ein, bis eine geeignete Alternative gefunden und ein neuer Hausverwalter mittels Beschlussfassung eingesetzt wurde. Auf diese Weise erkaufen sich Eigentümergemeinschaften etwas Zeit, die sie in die ausgiebige Suche nach einem passenden Anbieter investieren können. So geraten sie nicht unter Druck und laufen nicht Gefahr, irgendeinen Hausverwalter zu nehmen, der gar nicht zu ihnen passt. Sollte sich auch nach längerer Zeit keine geeignete Hausverwaltung finden lassen, besteht die Möglichkeit, auf eine Selbstverwaltung durch einen Miteigentümer zu setzen.
Mit der Suche nach einer Hausverwaltung rechtzeitig beginnen
Für eine Hausverwaltung sollten mindestens zwei bis drei Monate eingeplant werden, bei schwierigen Eigentümergemeinschaften mit einem mäßigen Ruf kann es aber auch schon einmal bis zu sechs Monate dauern, bis ein geeigneter Verwalter gefunden ist. Deswegen sollte die Eigentümergemeinschaft den Start der Suche keinesfalls zu lange hinauszögern. Das ist auch angesichts der Tatsache wichtig, dass immer mindestens drei Angebote eingeholt werden müssen. Sobald sich also abzeichnet, dass ein Verwalter in Rente geht, kündigt oder abberufen werden muss, sollte schnellstmöglich mit der Suche nach einem Nachfolger begonnen werden.
Fazit
Es gibt viele Möglichkeiten, Mietverwaltung und WEG zusammenzubringen. Besonders erfolgversprechend ist es, möglichst viele Kanäle für die Suche zu nutzen und sich ein Bild von ganz unterschiedlichen Hausverwaltungen zu machen. Insbesondere professionelle Hausverwaltersuchportale sind eine Hilfe. Diese sind besonders leicht zu handhaben und bieten eine große Auswahl an regionalen und kompetenten Hausverwaltern. Es ist wichtig, die einzelnen Angebote genau zu vergleichen und zahlreiche Kriterien bei der Auswahl heranzuziehen. Immerhin muss der Verwalter nicht nur kompetent sein, sondern auch menschlich und vom Leistungsspektrum her zur eigenen Hausverwaltung passen. Je mehr Zeit für die Suche und den Vergleich zur Verfügung steht, desto besser.
