Und jährlich grüßt die Nebenkostenabrechnung. Als Vermieter haben Sie diese zu erstellen. Dagegen kann der Mieter Widerspruch einlegen. Was Sie darüber wissen müssen, erfahren Sie hier.
Für den Mieter bedeutet die jährliche Abrechnung vor allem Hoffnung, auf ein Guthaben und gegebenenfalls Angst vor einer Verpflichtung zu Nachzahlung. Für den Vermieter bedeutet es vor allem Arbeit. Die jährliche Abrechnung der Betriebskosten erfordert eine sorgfältige Rechnung und verlangt die Beachtung vieler rechtlicher und praktischer Aspekte. Wer die Betriebskostenvorauszahlungen während des Abrechnungszeitraums weder zu hoch noch zu niedrig ansetzt, trifft möglicherweise den Nagel auf den Kopf. Dann ist weder ein Guthaben an den Mieter auszuzahlen, noch muss man Nachforderungen an diesen stellen.
Wer als Vermieter von alle dem nichts wissen will, gibt die Arbeit an einen externen Verwalter ab – das erspart Stress, kostet aber auch Geld. Egal ob Sie die Abrechnung selbst vornehmen oder dies durch einen Verwalter erledigt wird – der Mieter kann einen Widerspruch einlegen. Die Abrechnung muss dann möglicherweise korrigiert werden. In diesem Zusammenhang sind aber einige Fristen zu beachten und viele Tipps angebracht, wie eine rechtliche Auseinandersetzung verhindert werden kann. Wann und wie der Mieter also Widerspruch einlegen darf, welche Pflichten Sie als Vermieter haben, wie Sie auf einen Widerspruch reagieren und alles sonst, was Sie zu diesem Thema wissen müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Erfolgreicher Widerspruch ist an Voraussetzungen geknüpft
Als Vermieter sind Sie in der Pflicht, eine Nebenkostenabrechnung rechtzeitig zu erstellen. Gemäß § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB ist dem Mieter die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Ist diese Frist überschritten, können Sie vom Mieter, selbst wenn die Abrechnung dies inhaltlich hergibt, keine Nachzahlungen mehr verlangen. Andersherum können Sie eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung innerhalb der Frist noch korrigieren. Fällt Ihnen also selbst auf, dass sich bei der schon gestellten Nebenkostenabrechnung ein inhaltlicher oder formeller eingeschlichen hat, oder wurden Sie von Ihrem Mieter darauf hingewiesen, können Sie dies innerhalb der 12-monatigen Frist problemlos korrigieren. Ergeben sich aus der korrigierten Abrechnung höhere Nachforderungen gegenüber dem Mieter, können Sie diese selbstverständlich auch verlangen. Nach Ablauf der Frist ist dies auch im Falle einer Korrektur hingegen nicht möglich. Dann ist eine Korrektur nämlich nur noch zu Gunsten des Mieters möglich. Bei diesen Fristen für Mieter und Vermieter handelt es sich um sogenannte Ausschlussfristen.
Damit die Nebenkostenabrechnung von Vornherein korrekt ist, braucht es sämtliche Dokumente des gesamten Abrechnungszeitraums, die Sie pflichtbewusst aufbewahren sollten. Doch selbst wenn Sie all dies tun, kann der Mieter Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen. Dieses Recht, Einwendungen gegen die Abrechnung zu erheben steht dem Mieter zu. Dennoch ist der erfolgreiche Widerspruch selbstverständlich an Voraussetzungen gebunden, die es für den Mieter einzuhalten gilt.
Zunächst hat der Mieter überhaupt nur in einer gesetzlich bestimmten Frist das Recht, Widerspruch einzulegen. Gemäß § 556 Absatz 3 Satz 5 BGB beträgt diese Frist 12 Monate nach Zugang der Abrechnung. Anschließend kann der Mieter gegen die Nebenkostenabrechnung gemäß § 556 Absatz 3 Satz 6 BGB nur noch erfolgreich vorgehen, wenn er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Dasselbe gilt für den Vermieter auch hinsichtlich der Nebenkostenabrechnung selbst, denn auch dieser kann die Abrechnung nach der gesetzlichen Frist nur dann noch stellen, wenn er wiederum die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.
Die Zahlungsfrist bleibt übrigens von der Einlegungsfrist für den Widerspruch unberührt. Ergeben sich aus der Abrechnung Nachforderungen gegen den Mieter, so besteht für diesen eine 30-tägige Frist zur Begleichung dieser Forderungen. Selbst wenn der Mieter Widerspruch einlegt, ist er zunächst zur Zahlung verpflichtet. Allerdings kann und sollte er diese dann immer unter Vorbehalt tätigen.
Doch die zwölfmonatige Frist zur Erhebung von Einwendungen des Mieters gegen die Abrechnung ist nicht die einzige formelle Voraussetzung. Der Mieter ist zudem verpflichtet, den Widerspruch auch konkret zu begründen. Die Nebenkostenabrechnung generell in Frage zu stellen, reicht daher nicht aus. Auf der anderen Seite ist der Mieter in der Regel auch kein Experte. Zu hohe Anforderungen an die notwendige Begründung sind daher auch nicht zu stellen. Die Begründung, dass die Nebenkosten deutlich gestiegen seien, die allgemeine Preisentwicklung dies aber nicht rechtfertige, erachten Gerichte zum Beispiel schon als ausreichend.
Widerspruchsfrist hat Ausnahmen
Sie wissen nun, dass die Widerspruchsfrist für den Mieter nach 12 Monaten erlischt. Der Mieter kann dann nicht mehr wirksam gegen die Nebenkostenabrechnung vorgehen, selbst wenn sie Fehler enthält. Von diesem Grundsatz gibt es allerdings auch Ausnahmen, in denen die Frist mehr als 12 Monate dauert. Dies ist etwa der Fall, wenn dem Mieter die Einsicht in die Belege verweigert wird. Dies ist nur logisch, denn um einen Widerspruch wirksam einzulegen, muss der Mieter die Möglichkeit haben, diesen auch adäquat zu begründen. Dazu bleibt es nicht aus, dass der Mieter Einsicht in die Belege nehmen möchte, da er nur durch diese nachvollziehen kann, ob richtig abgerechnet wurde. Die Ausschlussfrist von 12 Monaten außerdem gilt auch dann nicht, wenn Sie dem Mieter Falschauskünfte geben. Andernfalls könnte der Mieter von der Geltendmachung von Einwendungen abgehalten werden. Darüber hinaus gibt es auch besondere Ausnahmen, die die Frist verlängern, wenn schwerwiegende Umstände innerhalb der Widerspruchsfrist bestehen, die es dem Mieter nicht möglich machen, einen Widerspruch adäquat begründet und damit wirksam einzulegen. Angenommen kann dies zum Beispiel bei einer schwerwiegenden Erkrankung innerhalb der Frist.
So reagieren Sie richtig auf den Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung
Sind Sie Vermieter und haben einen Widerspruch eines Mieters gegen die Betriebskostenabrechnung erhalten, stellt sich schnell die Frage der richtigen Reaktion darauf. Sie sind nun in der Position, den Sachverhalt zu klären. Selbstverständlich sollten Sie zunächst prüfen, ob der Widerspruch tatsächlich innerhalb der Widerspruchsfrist und mit der entsprechenden Begründung eingelegt wurde. Ist dies der Fall, sollten Sie selbst, Ihr Verwalter oder ein Rechtsanwalt prüfen, ob der Widerspruch berechtigt ist oder nicht.
Nicht zu reagieren, ist hingegen nicht empfehlenswert. Der Mieter wird Sie dann voraussichtlich mit Hilfe eines Mieterschutzbundes oder eines Rechtsanwaltes in Anspruch nehmen. Unterliegen Sie vor Gericht, müssen Sie dann zusätzlich auch noch die Kosten dafür tragen.
Die richtige Reaktion auf den Widerspruch ist daher professionell und überlegt. Kontaktieren Sie den Mieter am besten, um den Sachverhalt zu klären. Eine rechtliche Auseinandersetzung ist lange nicht der einzige Ausweg. Oftmals können Unstimmigkeiten im Einvernehmen geklärt werden, bevor es zum Streit kommt. Eine gute Beziehung zu den eigenen Mietern ist daher die beste Prävention gegen unnötige Streitigkeiten. Der Widerspruch gegen die Abrechnung ist zudem das Recht des Mieters und in den wenigsten Fällen Ausdruck persönlicher Abneigung. Treten Sie auf den Mieter nach Einlegung eines Widerspruchs freundlich und professionell zu, wird Ihnen der Mieter in aller Regel Wertschätzung entgegenbringen und möglicherweise kann die Sache unbürokratisch geklärt werden.
Ergibt die Prüfung, dass der Mieter mit seinem Widerspruch Recht hat, können Sie Nebenkostenabrechnung von sich aus korrigieren. Eine Korrektur zu Ungunsten des Mieters – etwa eine höhere Nachzahlungsforderung – ist hingegen nur innerhalb des zwöfmonatigen Abrechnungszeitraums rechtens.
Gewähren Sie Einsicht in die Belege
Ein erster Streitpunkt kann die Einsichtnahme in die Dokumente sein. Nicht selten möchte der Vermieter diese nicht gewähren und reagiert damit auf den Widerspruch des Mieters – professionell ist das allerdings nicht. Verweigern Sie dem Mieter die Einsicht, ist er nicht dazu verpflichtet, die geforderte Nachzahlung zu bezahlen Stellen Sie dem Mieter deshalb die entsprechenden Dokumente und Belege zu Verfügung. Dies ist nicht zuletzt auch Teil Ihrer Rechenschaftspflicht, die Sie als Vermieter gemäß § 259 BGB haben. Der Mieter soll in die Lage versetzt werden, selbst zu prüfen, ob ein Fehler vorliegt.
Die Einsichtnahme in die Dokumente kann grundsätzlich auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Sie kann persönlich in Ihrem Büro oder bei der entsprechenden Verwaltung erfolgen. Dann sollten Sie oder der Verwalter einen Termin mit dem Mieter vereinbaren. Der Mieter kann dann Fotos oder Kopien machen. Alternativ dazu können Sie dem Mieter Kopien der angeforderten Belege und Dokumente zukommen lassen. Dafür können Sie auch eine entsprechende Gebühr verlangen. Versenden Sie allerdings auf keinen Fall die Originale. Diese sollten definitiv zusammengehalten und nicht aus der Hand gegeben werden. Seit diesem Jahr ist gemäß § 556 Absatz 4 BGB auch die elektronische Übermittlung möglich.
Vielleicht fragen Sie sich nun, in welchem Umfang der Mieter Einsicht nehmen darf. Die Antwort darauf ist: In alle Dokumente und Belege, die die Betriebskostenabrechnung betreffen und beeinflussen. Selbstverständlich hat der Mieter keinen Anspruch darauf, Einsicht in sensible Daten zu erhalten, die mit der Abrechnung nichts zu tun haben. Auf der anderen Seite umfasst die Rechenschaftspflicht durchaus, dass der Mieter Einsicht in Dokumente nehmen darf, die andere Wohneinheiten desselben Gebäudes betreffen, um einen Vergleich ziehen zu können.
Diese Fehler passieren häufig in der Nebenkostenabrechnung
Besonders wenn Sie mehrere Mietwohnungen haben, kann die Menge an Belegen und Dokumenten schnell ein Maß erreichen, dass den Überblick schwer macht. Ein Verwalter kann Ihnen diese Arbeit abnehmen. Ob Sie selbst abrechnen oder diese Aufgabe von einem Verwalter übernommen wird – es gibt eine Reihe von Fehlern die schnell passieren können. Das ist lange kein Weltuntergang. Schließlich können und müssen Sie die Abrechnung im Nachhinein dann korrigieren. Die typischsten Fehler zu kennen, hilft aber natürlich dabei, diese erst gar nicht zu machen.
Ein häufiger Fehler liegt in der Einbeziehung von Verwaltungskosten. Denn unabhängig davon, ob Sie Ihr vermietetes Haus oder Ihre vermietete Wohnung nun selbst verwalten oder Sie einen externen Verwalter damit beauftragen – die dafür anfallenden Kosten dafür tragen Sie allein.
Ebenfalls häufig wird die Einbeziehung geleisteter Vorauszahlungen vergessen. Darin muss keineswegs böse Absicht liegen. Die Verwaltung einer Immobilie umfasst viele Pflichten und eine korrekte Buchführung. Vom Mieter getätigte Vorauszahlungen auf die Betriebskostenabrechnung sind selbstverständlich zu verrechnen.
In gewissen Fällen kann das Gebot der Wirtschaftlichkeit verletzt sein. Wenn Sie Arbeiten an der Immobilie zu einem Teil selbst übernehmen und die Kosten dafür auf den Mieter umlegen wollen, dürfen Sie nur die orts- und branchenüblichen Kosten ansetzen. Setzen Sie diese Kosten zu hoch an, verstößt dies gegen das Gebot der Wirtschaftlichkeit. Dies bedeutet auf der anderen Seite aber nicht, dass Sie den kostengünstigsten Dienstleister zu Grunde legen müssen. Schließlich müssen Sie sich auch nicht an den kostengünstigsten Dienstleister halten, wenn Sie die Arbeiten tatsächlich durch einen Dritten ausführen lassen.
Auch die Umlage einmaliger Kosten ist ein häufiger Fehler in Betriebskostenabrechnungen. Zugegeben – die Umlage von Kosten auf den Mieter ist eine durchaus komplizierte Materie. Merken sollten Sie sich aber den Grundsatz, dass nur wiederkehrende Kosten in die Nebenkostenabrechnung einfließen und auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Treten Kosten hingegen nur ein Mal auf, ist eine Umlage auf den Mieter in den meisten Fällen ausgeschlossen.
Ebenfalls von einer Umlage auf den Mieter ausgeschlossen sind die Kosten, die durch den Leerstand einer Immobilie entstehen. Stand Ihre Wohnung vor der aktuellen Mietzeit mit dem Mieter leer, so müssen Sie allein die Kosten für diesen Leerstand tragen.
Auch die doppelte Umlage ist nicht rechtens und hat in der Abrechnung nichts zu suchen. Wenn Sie zum Beispiel einen Hausmeister beschäftigen, der auch die Pflege der Grünlagen oder Reparaturaufgaben übernimmt, müssen diese Kosten herausgerechnet werden, Die Gartenpflege darf dann auch nicht erneut als Kostenpunkt in der Abrechnung aufgeführt werden.
Schließlich kann sich auch ein falscher Umlageschlüssel in die Abrechnung einschleichen. Welche Umlageschlüssel verwendet werden müssen, regelt der Mietvertrag. Fehlt es im Vertrag an der Regelung über einen speziellen Schlüssel, so ist unbedingt nach Wohnfläche abzurechnen. Eine eigenmächtige Änderung des Umlageschlüssels ist nicht zulässig. In diesem Zusammenhang ist anzumerken, dass es bei einem Wohnraummietvertrag, wenn in diesem hinsichtlich der umlagefähigen Kosten auf § 2 der Betriebskostenverordnung verwiesen wird. In diesem sind nämlich alle umlagefähigen Kosten aufgelistet.
Achten Sie zuletzt auch darauf, dass Sie die Positionen bei der nächsten Abrechnung entsprechend anpassen. Wenn sich ein Fehler bei der Abrechnung eingeschlichen hat – zum Beispiel die fehlerhafte Umlage von Kosten – so sollten Sie sicherstellen, dass dies in der nächsten Abrechnung nicht passiert. Ihr Mieter wird andernfalls erneut Widerspruch einlegen und deutlich weniger wohl gesonnen sein, als beim ersten Mal.
So können Fehler korrigiert werden
Sind Sie tatsächlich dazu gezwungen, die Betriebskostenabrechnung zu korrigieren, ist zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern zu differenzieren.
Ein falsch angegebener Abrechnungszeitraum, falsche Daten oder das Fehlen von Mindestangaben – all das sind formelle Fehler, an denen eine Nebenkostenabrechnung leiden kann. Formelle Fehler bei der Abrechnung haben die Wirkung, dass der Mieter so vorgehen darf, als ob keine Abrechnung erfolgt sei. Er ist in diesem Fall auch nicht verpflichtet, Nachforderungen zu leisten. Nur wenn dem Mieter innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist eine formell korrekte Nebenkostenabrechnung vorliegt, ist er dazu verpflichtet, mögliche Nachforderungen zu begleichen. Außerdem hat er das Recht, Vorauszahlungen bis zur Vorlage einer korrekten Abrechnung einzubehalten. Im steht also ein sogenanntes Zurückbehaltungsrecht im Sinne des § 273 Absatz 1 BGB zu. Nach Ablauf zwölfmonatigen Abrechnungsfrist entfällt die Pflicht zur Zahlung von Nachforderungen in jedem Fall. Selbst wenn Sie dem Mieter eine nun korrekte Abrechnung vorliegen, so muss er keine Nachzahlungen mehr leisten, wenn die Abrechnungsfrist abgelaufen ist.
Handelt es sich um einen inhaltlichen Fehler, sollten Sie sämtliche Kostenpositionen in der Betriebskostenabrechnung noch einmal überprüfen und entsprechend korrigieren. Prüfen Sie außerdem die Rechnungsbeträge und gleichen Sie die entsprechenden Verteilerschlüssel mit den Regelungen des Mietvertrags ab. Eine Korrektur innerhalb der 12-monatigen Zustellungspflicht ist ohne weiteres möglich. Auch höhere Nachforderungen dürfen dann verlangt werden. Ist die Frist hingegen abgelaufen, dürfen inhaltliche Korrekturen hingegen nur zu Gunsten des Mieters erfolgen.
Guthaben kann ausgezahlt oder verrechnet werden
Ergibt sich aus der Abrechnung oder einer späteren Korrektur, dass der Mieter zu viel Betriebskostenvorauszahlungen während des Abrechnungszeitraums geleistet hat, entsteht ein Guthaben zu Gunsten des Mieters. In diesem Fall gibt es grundsätzlich zwei Vorgehensweisen, wie der Mieter an diese zu viel gezahlte Differenz kommt. Zum einen kann das Guthaben einfach an den Mieter ausgezahlt werden. Zum anderen besteht aber auch die Möglichkeit, das Guthaben mit der nächsten Betriebskostenabrechnung zu verrechnen. Das Guthaben wird dann als Vorauszahlung gewertet und ist in der nächsten Abrechnung entsprechend zu berücksichtigen. In jedem Fall sollten Sie mit dem Mieter absprechen, welchen Weg er bevorzugt.
Sonderfall Gewerbeimmobilien
Einen Sonderfall stellen Gewerbeimmobilien dar. Anders als bei Wohnraummietverhältnissen ist ein einfacher Verweis auf die Betriebsverordnung im Mietvertrag über Gewerbeimmobilien nicht ausreichend. In diesen Mietverträgen muss jeweils speziell auf die umlagefähigen Kosten verwiesen werden. Der Vermieter muss also die unterschiedlichen Positionen im Vertrag genau und für den Mieter nachvollziehbar ausweisen.
Hinsichtlich der Abrechnungsfrist bestehen bei der Vermietung von Gewerbeimmobilien keine Besonderheiten. Allerdings hat der Vermieter das Recht, die Abrechnung innerhalb von 3 Jahren anzupassen und Nachforderungen geltend zu machen. Ein Anspruch auf Nachzahlungen verjährt dann nach 3 Jahren. Dies ist bekanntermaßen bei Wohnraummietverträgen grundlegend anders: Ist der Abrechnungszeitraum von 12 Monaten verstrichen, können keine neuen Nachzahlungen mehr verlangt und die Abrechnung auch nicht mehr zu Ungunsten de Mieters korrigiert werden.
