Für Wohnungseigentümer ist es wichtig zu wissen, was der WEG-Verwalter tut und ob seine Arbeit im Sinne der Gemeinschaft erfolgt. Dies finden sie am leichtesten heraus, indem sie Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen. Hierauf haben sie ein dezidiertes Recht. Allerdings ist eine gewisse Ankündigungszeit notwendig und der Verwalter hat die Möglichkeit, darauf zu bestehen, dass die Einsichtnahme in seinen Geschäftsräumen erfolgt.
Es gibt einige Rechte und Pflichten der Eigentümer einer WEG, die es nötig machen, Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen. Sie haben daher ein Recht auf Einsicht, selbst wenn sie bereits aus der Eigentümergemeinschaft ausgeschieden sind. Dieser Beitrag informiert Sie darüber, was alles zu den Verwaltungsunterlagen gehört, wer alles Einsicht nehmen darf, wie mit eventuellen Kosten für die Einsichtnahme zu verfahren ist und wie die Einsichtnahme im Einzelnen zu erfolgen hat.
Möglichkeiten und Grenzen der Einsichtnahme
Wer eine Wohnung in einer WEG besitzt, hat das Recht, Einsicht in die jeweiligen Verwaltungsunterlagen zu nehmen. Dieses Recht ist in § 18 Abs. 4 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) verbrieft. Der Anspruch auf Einsichtnahme richtete sich laut Hausverwalterscout früher gegen den Verwalter der WEG, da er die Gemeinschaft vertritt. Seit Inkrafttreten der WEG-Reform richtet sich der Anspruch allerdings gegen die Eigentümergemeinschaft und der Anspruch wird lediglich durch den Verwalter erfüllt. Existiert kein Verwalter, besteht das Einsichtsrecht zwischen den Eigentümern.
In § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG ist sogar festgehalten, dass die Eigentümer Einsicht in die Beschlusssammlung nehmen dürfen, ihr Anspruch betrifft aber auch Abrechnungsunterlagen, die Jahreseinzelabrechnung anderer Eigentümer, die Jahresabrechnung insgesamt und alle anderen Verwaltungsunterlagen. Dieses Recht besteht unabhängig von einem bestimmten rechtlichen Interesse und selbst dann, wenn etwaige Ansprüche bereits verjährt sind.
Das Recht zur Einsichtnahme bezieht sich sowohl auf die momentanen als auch auf ehemalige Eigentümer, die bereits aus der WEG ausgeschieden sind. Auch für sie bestehen die Ansprüche gegenüber dem Verwalter. Hat dieser die Unterlagen nicht vorliegen, weil sich diese zum Beispiel bei einem Steuerberater befinden, hat er seine Beschaffungspflicht zu erfüllen. Das gilt ebenso, wenn sich Unterlagen bei einem ehemaligen Verwalter befinden. Dieser wiederum hat eine Herausgabepflicht.
Grundsätzlich besteht das Recht auf Einsichtnahme für die Originalunterlagen. In einigen Fällen sind diese aber nicht mehr verfügbar. In diesem Fall haben die Eigentümer lediglich Anspruch darauf, Einsicht in die digitalen Daten des Verwalters zu nehmen. Grundsätzlich dürfen sie hiervon Kopien verlangen. Diese muss ihnen der Verwalter nach der Kostenerstattung durch die Eigentümer aushändigen. Sollte der Verwalter keinen Fotokopierer besitzen, kann er den Eigentümern hingegen einräumen, Fotos von den jeweiligen Unterlagen zu machen.
Bevor Eigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen dürfen, müssen sie der Hausverwaltung gegenüber die Dokumente, die sie einsehen möchten, genau benennen. Die Hausverwaltung hat einen Anspruch auf eine gewisse Vorlaufzeit vor der Einsichtnahme. Zudem muss die Einsicht inklusive Fotokopien oder Fotografien so erfolgen, dass die Betriebsabläufe der Hausverwaltung nicht gestört werden.
Es gibt allerdings auch Grenzen für die Einsichtnahme. Diese werden durch das Verbot des Rechtsmissbrauchs sowie das Schikaneverbot gesetzt, die in §242 BGB beziehungsweise § 226 BGB festgehalten sind. Eine wiederholte Einsicht in immer dieselben Unterlagen, nur um einem Verwalter, einer Hausverwaltung oder der WEG zu schaden, ist daher unzulässig.
Achtung: Trotz dieser Regelungen besteht keine Beschränkung auf eine einmalige Einsichtnahme in Unterlagen. Falls dies aus bestimmten Gründen notwendig sein sollte, haben Eigentümer das Recht, mehrfach Verwaltungsunterlagen anzufordern und Dokumente einzusehen, die sie schon einmal eingesehen haben.
Digitalisierung in der WEG-Verwaltung: Chancen und Herausforderungen
Was zählt alles zu den Verwaltungsunterlagen?
- Baugenehmigungen
- Energieausweise
- Teilungserklärungen
- Hausordnungen
- Instandhaltungs- und Instandsetzungspläne
- Betriebs- und Bedienungsanleitungen
- Schließpläne
Ein weiterer wichtiger Bereich sind Unterlagen zu Zahlungen, Abrechnungen und Vermögen. In der Praxis werden diese besonders häufig eingesehen, um Zahlungen zu kontrollieren und eventuelle Fragen bei Zahlungsverpflichtungen zu klären:
- Vermögensberichte
- Rechnungen und Mahnungen
- Bankauszüge und Buchungsbelege
- Verzeichnisse über Wertgegenstände der WEG
- Betriebskostenabrechnungen
Zu den wichtigen Unterlagen einer WEG, in die Eigentümer Einsicht nehmen dürfen, gehören zudem Verträge, die die Eigentümergemeinschaft mit Dritten wie Dienstleistern geschlossen hat. Hierzu zählen zum Beispiel:
- Mietverträge
- Wartungsverträge
- Versicherungsverträge
- Arbeitsverträge
- Lieferverträge
- Versorgungsverträge
- Dienstleistungsverträge
Zu den sonstigen Unterlagen, in die Eigentümer Einsicht nehmen dürfen, gehören beispielsweise:
- Verwalterkorrespondenz
- E-Mail-Verkehr
- Beschlusssammlungen
- Verwaltervollmachten
- erledigte oder anhängige Gerichtsverfahren
- Eigentümerlisten
Für wen gilt das Recht auf Einsichtnahme?
Aktuelle und frühere Eigentümer haben das Recht, Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen. Zur Einsichtnahme darf ein weiterer Eigentümer oder ein Rechtsanwalt mitgenommen werden. Zudem sind Eigentümer nicht verpflichtet, selbst Einsicht in die Unterlagen zu nehmen. Sie haben ebenso die Möglichkeit, einen Dritten für die Einsichtnahme zu bevollmächtigen. Hierfür ist allerdings ein nachvollziehbares und berechtigtes Interesse erforderlich. Das ist zum Beispiel dann gegeben, wenn dem Eigentümer zu einem bestimmten Thema die Expertise fehlt oder ein Mieter des Eigentümers Einsicht in die Unterlagen nehmen möchte.
Hinweis: Personen, die von Amtswegen für einen Eigentümer Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen dürfen, sind Insolvenzverwalter, Zwangsverwalter und Insolvenzvollstrecker.
Des Weiteren hat der Vorverwalter das Recht, Einsicht in die Unterlagen zu nehmen. Das ist zum Beispiel dann nötig, wenn er zur Erstellung einer Jahresabrechnung verpflichtet ist und die hierfür notwendigen Informationen aus den Dokumenten entnehmen muss. Ebenso darf er sich Unterlagen anschauen, die bei seinem Ausscheiden noch nicht vorlagen und später an den neuen Verwalter gegangen sind.
Der Ort für die Einsichtnahme
In § 269 Abs. 1 und 2 BGB ist vorgeschrieben, dass die Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen in der Wohnanlage selbst stattzufinden hat. Als Ausführungsorgan der Eigentümergemeinschaft hat der Verwalter jedoch das Recht, darauf zu bestehen, dass die Einsichtnahme in seinen Geschäftsräumen stattfindet. Die Verweisung an einen anderen Ort, wie beispielsweise bei einem anderen Beiratsmitglied, muss ein Eigentümer nicht akzeptieren. Andersherum haben die Eigentümer nicht die Möglichkeit auf Einsichtnahme an einem „neutralen“ Ort außerhalb der Geschäftsräume zu bestehen.
Eine Ausnahme liegt nur dann vor, wenn die Eigentümer um ihre körperliche Unversehrtheit fürchten müssen, wenn sie die Geschäftsräume des Verwalters betreten. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn ein tätlicher Angriff seitens des Verwalters wahrscheinlich ist. Außerdem müssen die Eigentümer nicht zu den Geschäftsräumen des Verwalters reisen, wenn sich diese weiter als 700 km von der Wohneigentumsanlage befinden. Allerdings kann der Verwalter die Unterlagen bei einer Eigentümerversammlung vor Ort bereitstellen. Eine zusätzliche Bereitstellung außerhalb seiner Geschäftsräume können die Eigentümer dann nicht verlangen. Auch hier besteht allerdings eine Ausnahme, wenn die Eigentümer nachweislich krankheitsbedingt nicht an der Versammlung teilnehmen konnten.
Der Verwalter ist übrigens nicht zur Bereitstellung von Kopien verpflichtet, urteilte der BGH unter dem Aktenzeichen Az.: V ZR 66/10 am 11.02.2011. Allerdings ergibt sich eine solche Pflicht gelegentlich auf Treu und Glauben bei Eigentümern, die notwendige Unterlagen sonst nicht rechtzeitig vor einer Eigentümerversammlung zur Verfügung hätten oder zu alt beziehungsweise krank sind, um in die Räumlichkeiten des Verwalters zu kommen.
Achtung: Eine Pflicht zur Bereitstellung von Verwaltungsunterlagen zur Eigentümerversammlung besteht nicht, da der Aufwand und das Verlustrisiko für den Verwalter zu groß wären. Außerdem ist fraglich, ob die Eigentümer die Unterlagen bei der Versammlung ungestört einsehen könnten.
Regeln für die Durchführung
Eigentümer müssen einem Verwalter rechtzeitig ankündigen, dass sie Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen wollen, und hierbei dessen Bürozeiten berücksichtigen. Eine Beschränkung der Einsichtnahme auf die Bürozeiten ist allerdings nicht möglich urteilte das AG Siegen unter dem Aktenzeichen Az.: 17 C 8/22 a, 27.01.2023. Allerdings kann ein Verwalter die Einsichtnahme unterbrechen, wenn eine bestimmte Zeit vorgegeben und überschritten wurde. Die Eigentümer haben dann die Möglichkeit, einen Fortsetzungstermin mit dem Verwalter zu vereinbaren. Der Verwalter ist hierbei nicht verpflichtet, bei der Einsichtnahme persönlich anwesend zu sein, und Eigentümer sind nicht berechtigt, eine unbeaufsichtigte Einsichtnahme zu fordern.
Sollte ein Verwalter der Bitte nach Einsichtnahme eines Eigentümers nicht entsprechen, kann dieser nach einer Vorankündigung während der Bürozeiten des Verwalters in dessen Geschäftsräumen erscheinen und um Einsicht bitten. Die Unterlagen müssen ihm dann in geordneter Form bereitgestellt werden. Welches Ordnungssystem verwendet wird, entscheidet der Verwalter selbst. Hat der Eigentümer konkrete Unterlagen exakt benannt, die er einsehen möchte, muss er sich diese nicht selbst heraussuchen, sondern sie müssen ihm direkt bereitgestellt werden.
Mögliche Kosten bei einer Einsichtnahme
Für die Bereitstellung der Verwaltungsunterlagen darf ein Verwalter keine Kosten erheben. Eine Ausnahme besteht nur, wenn mit der Eigentümergemeinschaft für einen solchen Fall ein Sonderhonorar im Verwaltervertrag vereinbart wurde. Für eventuell anzufertigende Kopien kann er hingegen eine Kostenerhebung vornehmen. Hierbei können sich Verwalter an den Vorgaben des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes orientieren, das 0,50 € für die ersten 50 Kopien und 0,15 € für jede weitere Kopie vorsieht. Ebenso ist es möglich, mit einer Pauschale von 0,30 € pro Kopie zu arbeiten. Es ist grundsätzlich möglich, dass Eigentümergemeinschaft und Verwalter vereinbaren, dass ein Versand von Unterlagen erst nach Vorkasse erfolgt.
WEG-Reform: So gelingt die Abberufung und Kündigung des Verwalters richtig
Wenn Verwalter die Einsichtnahme verweigern
Liegt kein Verstoß gegen das Verbot des Rechtsmissbrauchs oder das Schikaneverbot vor, sind Verwalter verpflichtet, eine Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen seitens eines Eigentümers zu gewähren. Tun sie dies nicht, liegt eine Pflichtverletzung vor. Eigentümer haben dann die Möglichkeit, ihr Recht auf dem Klageweg gegen die Eigentümergemeinschaft durchzusetzen. Die entsprechenden Regelungen sind in §18 Abs. 4 WEG zu finden. Die Klage ist bei dem Gericht einzureichen, in dessen Bezirk sich die jeweilige Immobilie befindet.
Es ist wichtig, dass die Eigentümer die Unterlagen, die sie einsehen möchten, möglichst exakt bezeichnen. Nur dann ist es einem Gerichtsvollzieher später möglich, eine eventuelle Zwangsvollstreckung durchzuführen. Kommt es zu einer Verurteilung der Eigentümergemeinschaft, kann diese den Verwalter für die entstandenen Gerichtskosten in Regress nehmen. Zudem ist es jederzeit möglich, einen Verwalter grundlos abzuberufen, wenn dieser Eigentümern ungerechtfertigterweise eine Einsichtnahme verweigert. Die verweigerte Einsichtnahme ist ein wichtiger Grund, der eine fristlose Kündigung rechtfertigt. Der Verwaltervertrag läuft somit nicht noch ein halbes Jahr nach der Abberufung weiter.
WEG: Das müssen Eigentümer über die Gemeinschaftsordnung wissen
Unterscheidung zwischen Einsichtsrecht und Auskunftsrecht
Das Einsichtsrecht ist ein individuelles Recht, das jedem Eigentümer individuell zusteht. Das Auskunftsrecht ist hingegen ein Recht der Eigentümergemeinschaft als Ganzes gegenüber dem Verwalter. Dieses Recht wird ihr in Form von Eigentümerversammlungen gewährt. Nur wenn das nicht passiert, können einzelne Eigentümer eine Auskunft verlangen. In beiden Fällen richten sich die Ansprüche der Eigentümer gegen die Eigentümergemeinschaft als Ganzes.
Gewährt ein Verwalter einem Eigentümer dessen Einsichtsrecht, so hat dieser kein Auskunftsrecht mehr. Allerdings besteht ein Auskunftsanspruch seitens eines Eigentümers, wenn sich ein Auskunftsersuchen ausschließlich um Themen dreht, die ihn individuell betreffen. Findet ein Eigentümer bei einer Einsichtnahme beispielsweise Unterlagen, die in der Jahresabrechnung zu den Gemeinschaftsausgaben gehören, hat die Eigentümergemeinschaft als Ganzes ein Auskunftsrecht, das im Rahmen der Eigentümerversammlung geltend gemacht werden kann.
