Schon in unserem ersten Beitrag zur Betriebskostenabrechnungen haben wir verschiedene Stolpersteine aufgezeigt, die bei der Berechnung lauern. Es gibt aber noch einige weitere Schwierigkeiten, die es bei der Betriebskostenabrechnung zu vermeiden gilt. Die folgenden Informationen geben weitere Tipps, wie sich Fehler bei der Auflistung der Betriebskosten für die Mieterinnen und Mieter vermeiden lassen.
Teils ist es eine Krux: Im Laufe des Jahres sammelt man als ordentlicher Privatvermieter alle Belege zu den Kosten, die der Unterhalt einer Immobilie so mit sich bringt. Und dann sitzt man zum Jahresende da und überlegt, welche Kosten umlagefähig sind.
Doch nicht allein das Wissen um die umlagefähigen Kosten ist ausreichend, damit die Abrechnung wirklich korrekt und gesetzeskonform die Mieterschaft erreicht. Es braucht Erfahrung und viel Disziplin, um die ersten acht möglichen Fehler bei der Betriebskostenabrechnung zu vermeiden.
Nun folgen weitere acht mögliche Fehler und hilfreiche Tipps, um der Mieterschaft spätestens 12 Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums gemäß § 556 Absatz 3 BGB eine wasserdichte Kostenabrechnung präsentieren zu können.
1. Einmalkosten aufnehmen
Als Betriebskosten werden solche Kosten verstanden, die für den Betrieb einer Immobilie immer wieder anfallen. Das bedeutet, dass Einmalkosten nicht an die Mieterinnen und Mieter weitergegeben werden dürfen. Wenn zum Beispiel ein Ungezieferbefall in einer Immobilie vorliegt, müssen die Kosten für die Bekämpfung von den Vermieterinnen und Vermietern getragen werden.
Das gleiche gilt für Reparatur- und Verwaltungskosten. Die Versicherungen, die Vermieterinnen und Vermieter für den Fall eines Mietausfalls oder sonstiger rechtlicher Streitigkeiten abschließen, müssen ebenfalls nicht von den Mieterinnen und Mietern getragen werden. Dasselbe gilt für Portokosten und Bankgebühren, die sich aus dem Betrieb der Immobilie ergeben.
2. Vollwartungsverträge vollständig abrechnen
Grundsätzlich haben Vermieterinnen und Vermieter das Recht, die Kosten, die sich aus dem Betrieb eines Fahrstuhls in einer Immobilie ergeben, auf die Mieterinnen und Mieter umzulegen. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass nur die laufenden Kosten umlagefähig sind. Hierzu gehören beispielsweise der Strom, die Bedienung und die Überwachung. Auch Notruf- und Reinigungskosten dürfen in der Betriebskostenabrechnung auftauchen.
Schwierigkeiten ergeben sich aber, wenn für den jeweiligen Fahrstuhl ein Vollwartungsvertrag vorliegt. Hierin ist meist vereinbart, das für eventuelle Reparaturaufgaben ein Preis zu zahlen ist. Dieser darf nicht an die Mieterinnen und Mieter weitergegeben werden. Ebenso ist zu beachten, dass nur solche Mieterinnen und Mieter an den Kosten für einen Fahrstuhl beteiligt werden können, die diesen auch potentiell nutzen können. Wer also in einem Gebäudeteil wohnt, in dem der Fahrstuhl gar nicht zur Verfügung steht, darf an den Kosten auch nicht beteiligt werden.
3.Nicht auf Wirtschaftlichkeit achten
Vermieterinnen und Vermieter sind dazu verpflichtet auf die Wirtschaftlichkeit der Abrechnung zu achten. Das bedeutet, dass sie nicht einfach irgendwelche Anbieter wählen und die von ihnen geforderten Preise zahlen und an die Mieterinnen und Mieter weitergeben dürfen. Stattdessen sind sie dazu verpflichtet, Angebote verschiedener Dienstleister einzuholen und einen Preisvergleich durchzuführen.
Zudem ist es nicht möglich, unnötige Kosten an die Mieterinnen und Mieter weiterzugeben. Wenn eine nicht notwendige Versicherung abgeschlossen wird, haben hierfür nicht die Mietparteien zu zahlen. Auch unnötige Anschaffungen und unangemessen hohe Vergütungen für einen Hauswart oder Reinigungskräfte sind nicht zulässig. Welche Höhe die einzelnen Betriebskosten haben dürfen, lässt sich anhand des Betriebskostenspiegels sehr gut einschätzen.
Tipp: Es ist ratsam, sich einen festen Termin für die Überprüfung der aktuellen Verträge und Preise zu setzen. Am besten erfolgt das einmal jährlich vor der Verlängerung eines bestehenden Vertrags. So ist sichergestellt, dass die Dienstleistungen und Preise nach wie vor angemessen und auf dem aktuellen Stand sind.
4. Eigenleistungen falsch abrechnen
Grundsätzlich dürfen anstehende Arbeiten auch von den Vermieterinnen und Vermietern selbst übernommen werden. Wer zum Beispiel bei der Gartenarbeit oder bei der Reinigung des Treppenhauses selbst tätig wird, kann sich diese Tätigkeiten von den Mieterinnen und Mietern bezahlen lassen. Hierbei ist zu beachten, dass nur solche Preise verlangt werden dürfen, die auch von professionellen Dienstleistern und Firmen in Rechnung gestellt werden würden.
5. Leerstehende Wohnungen nicht berücksichtigen
Die angefallenen Betriebskosten werden auf alle Mietparteien und Wohnungen einer Immobilie umgelegt. Das bedeutet, dass leerstehende Wohnungen mit in die Berechnung aufgenommen werden müssen. Da hierin keine Mieterinnen und Mieter wohnen, müssen die anteiligen Kosten für diese Wohnung von den Vermieterinnen und Vermietern getragen werden. Es ist nicht zulässig, bei der Betriebskostenabrechnung ausschließlich Wohnung zu berücksichtigen, in denen tatsächlich Mieterinnen und Mieter wohnen.
6. Gewerberäume und Privathaushalte vermischen
Nach wie vor kommt es gelegentlich vor, dass sich in einem Haus mit Privatwohnungen auch Gewerberäume befinden. Diese verursachen in der Regel höhere Betriebskosten als Privatwohnungen. Das liegt daran, dass für ein Gewerbe meist höhere Heizkosten anfallen und das auch mehr Müll entsorgt werden muss. Ebenso verlangt der Staat für Gewerberäume eine höhere Grundsteuer.
Grundsätzlich ist es möglich, Gewerberäume und Privatwohnungen nebeneinander in die Betriebskostenabrechnung aufzunehmen. Das gilt allerdings nur, solange die privaten Mieterinnen und Mieter durch die Gewerberäume nicht mehr als 15% höhere Betriebskosten zahlen müssen. Ist das der Fall, sind Vermieterinnen und Vermieter dazu verpflichtet, die Gewerberäume und die Privatwohnungen separat voneinander abzurechnen.
7. Gar keine Betriebskostenabrechnung machen
Wenn von den Mieterinnen und Mietern Vorauszahlungen für die Betriebskosten verlangt werden, dann sind Vermieterinnen und Vermieter dazu verpflichtet, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Es ist nicht zulässig, dieser Aufgabe einfach nicht nachzukommen.
Das gilt insbesondere dann, wenn sich für die Mieterinnen und Mieter ein Guthaben ergeben hat, das zurückgezahlt werden müsste. Es kam schon häufig genug vor, dass eine Betriebskostenabrechnung gerichtlich eingeklagt wurde.
Deswegen empfiehlt es sich, diesen Stress und Mehraufwand zu meiden und von vornherein eine vollständige und korrekte Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Es sei denn, die Mietwohnung wird von vornherein mit einer Pauschale an Betriebskosten vermietet. Aufgrund der Einspeisung von selbst produziertem Strom werden Nebenkosten immer mehr zu einem All-Inclusive-Modell.
Achtung: Bei der Betriebskostenabrechnung müssen die Kosten nach einem so genannten „Verteilerschlüssel“ umgelegt werden. Ob nach individuellem Verbrauch, der Wohnungsgröße oder der Menge an Wohneinheiten. Hier hat man als Vermieter teils die Qual der Wahl. Welcher Verteilerschlüssel passt zu mir, zur Immobilie und wie kalkuliere ich diesen Gesetzeskonform? Die passenden Antworten finden Vermieter hier.
