Als Schnittstelle zwischen den Eigentümern und dem Verwalter erfüllt der Verwaltungsbeirat viele unterschiedliche Aufgaben. Grundsätzlich ist es möglich, ihm hierfür eine Vergütung zukommen zu lassen. Ob das der Fall ist und wie hoch die Vergütung Verwaltungsbeirat ausfällt, hängt vor allem davon ab, welche Beziehung er zu der Eigentümergemeinschaft hat. Ehrenamtliche Tätigkeiten werden beispielsweise anders behandelt als Tätigkeiten mit einem Beiratsvertrag.
Um den Verwaltungsbeirat für seine zahlreichen Tätigkeiten zu entlohnen, kann eine Vergütung Verwaltungsbeirat vergeben werden. Hierfür ist zu klären, ob es sich um eine ehrenamtliche Tätigkeit oder eine Arbeit mit einem Beiratsvertrag handelt. Dieser Beitrag erklärt, wie eine entsprechende Vergütung aussieht und worauf hierbei im Einzelnen zu achten ist. Das ist sowohl für die Eigentümer als auch für den Verwalter und die Mitglieder des Verwaltungsbeirats relevant.
Aufgaben und Aufwandsentschädigungen
Der Verwaltungsbeirat erfüllt im Rahmen seiner Tätigkeit ganz unterschiedliche Aufgaben. Er vertritt die Eigentümergemeinschaft dem Verwalter gegenüber, lädt zu Versammlungen und muss die Niederschrift der Versammlung inklusive der gefassten Beschlüsse unterzeichnen. Des Weiteren ist er für die Unterstützung bei Überwachungstätigkeiten zuständig und muss regelmäßig den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung prüfen und Stellung dazu beziehen.
Neben diesen im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) festgeschriebenen Aufgaben können noch individuelle Aufgaben per Beschluss vereinbart werden. So kann ein Verwaltungsbeirat beispielsweise mit Erhaltungsmaßnahmen beauftragt werden oder es werden Verfügungen zum Gemeinschaftsvermögen getroffen. Abhängig davon, welche rechtliche Beziehung zwischen dem Verwaltungsbeirat und der Eigentümergemeinschaft besteht, erhält er für diese Tätigkeiten eine Aufwandsentschädigung.
Wenn der Verwaltungsbeirat ehrenamtlich tätig ist
In vielen Fällen ist es so, dass für die Arbeit eines Verwaltungsbeirats kein Beiratsvertrag abgeschlossen wird, sondern die Mitglieder ehrenamtlich tätig werden. In einem solchen Fall existiert nach §§ 662 und 670 BGB ein Anspruch auf Aufwandsersatz. Die Mitglieder des Verwaltungsbeirats haben diesen Anspruch gegenüber der Eigentümergemeinschaft.
Dem Verwaltungsbeirat müssen sämtliche Kosten erstattet werden, die als unverzichtbar für seine Arbeit betrachtet werden können. Die jeweiligen Aufwendungen müssen hierbei angemessen sein und in Verbindung mit einer konkreten Aufgabe im Rahmen seiner Tätigkeit stehen. Zudem ist zu klären, ob der Verwaltungsbeirat lediglich die im WEG festgelegten Aufgaben erfüllt oder ob ihm zusätzliche Aufgaben übertragen wurden.
Üblicherweise ist es so, dass Porto, Kopien und Fahrten durch den Aufwandsersatz beglichen werden. Ebenso ist es möglich, Seminarbesuche und den Kauf von Fachliteratur zu übernehmen. Wichtig ist, dass die entsprechenden Schulungen und Weiterbildungen in konkreter Verbindung zu den Tätigkeiten des Beirats stehen. Die Begleichung des Aufwendungsersatzes erfolgt durch den Verwalter über das Vermögen der Eigentümergemeinschaft, die dafür die entsprechenden Quittungen und Nachweise erhält.
Hinweis: Wenn sich ein Verwalter unsicher ist, ob er den Aufwendungsersatz auszahlen soll, ist es empfehlenswert, eine Weisung der Eigentümergemeinschaft einzuholen.
Grundsätzlich ist es im Namen der Praktikabilität möglich, eine Pauschale als Aufwandsentschädigung zu vereinbaren. Hierfür ist es sinnvoll, einen entsprechenden Beschluss der Wohnungseigentümer einzuholen. Die in § 670 BGB festgehaltenen Aufwendungsersätze können hierdurch aber nicht reduziert werden. Andersherum ist es möglich, eine Pauschale per Beschluss auszuschließen und somit auf den Aufwendungsersatz zurückzugreifen. Die Aufwandsentschädigung kann sowohl an die einzelnen Beiratsmitglieder als auch an den Beirat in seiner Gesamtheit ausgezahlt werden.
Wenn ein Beiratsvertrag vorliegt
Immer wieder einigen sich Eigentümergemeinschaft und Verwaltungsbeirat auf eine feste Vergütung. Das ist meistens dann der Fall, wenn der Verwaltungsbeirat zusätzliche Geschäftsversorgungen übernimmt und beispielsweise in Rechtsfragen gegenüber Dritten als Vertretung der Eigentümergemeinschaft auftritt. Außerdem kann eine solche Regelung getroffen werden, wenn die Aufgaben, die der Verwaltungsbeirat übernimmt, extrem zeitaufwendig sind. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn die Eigentümergemeinschaft außergewöhnlich groß ist oder im Rahmen von Sanierungsmaßnahmen vielfältige Tätigkeiten zu erledigen sind.
Um hier für Rechtssicherheit zu sorgen, wird meist ein Beiratsvertrag mit den einzelnen Mitgliedern des Verwaltungsbeirats abgeschlossen. Hierin sind dann auch sämtliche Vergütungsansprüche, wie sie den Verwaltungsbeiratsmitgliedern nach §§ 611 und 675 BGB zustehen, festgehalten. In dem Vertrag werden die jeweiligen Rechte und Pflichten der einzelnen Mitglieder genau bestimmt und eine klare Vergütungsregelung vereinbart. Über die Vergütung und die Dauer der Tätigkeit muss ein Beschluss erfolgen. In den meisten Fällen erfolgt eine solche Vergütung, grundsätzlich, kann aber auch auf die Begleichung von Aufwendungen durch die Mitglieder des Verwaltungsbeirats verzichtet werden.
Vergütung Verwaltungsbeirat in verschiedenen Situationen
Der Gesetzgeber hat nicht eindeutig festgelegt, wie hoch die Vergütung in einem Beiratsvertrag sein darf. Das einzige ausschlaggebende Kriterium, um den Ansprüchen ordnungsgemäßer Verwaltung gerecht zu werden, ist, dass die Pauschale oder Vergütungsregelung angemessen ist. Bei einem Ehrenamt ist dies bei einer Vergütung von 100 € pro Beiratsmitglied und Jahr der Fall. Wegen der unentgeltlichen Tätigkeit darf hier nur ein Betrag gezahlt werden, mit dem bestimmte Aufwendungen ersetzt werden können. Die Zeit, die für die Tätigkeiten investiert werden muss, wird hingegen nicht vergütet. Soll hingegen auch die Zeit honoriert werden, muss auf eine Vergütungsregelung mittels Beiratsvertrag zurückgegriffen werden.
Die entsprechenden Regelungen sind durch eine Anfechtungsklage in der Praxis etabliert worden. Ein Eigentümer hatte dagegen geklagt, dass den ehrenamtlichen Mitgliedern im Verwaltungsbeirat jeweils 500 € jährlich als Aufwendungsersatz zugesprochen werden sollten. Dieser Betrag wurde als deutlich zu hoch eingeschätzt, sodass er der ordnungsgemäßen Verwaltung widerspräche. Selbst eine komplizierte Ausgangssituation, wie sie beispielsweise eine schwierige Eigentümergemeinschaft darstellt, rechtfertigt keine so hohen Beträge.
Wie hoch die Vergütung in einem Beiratsvertrag ist, hängt davon ab, welche Aufgaben die einzelnen Mitglieder zu erledigen haben und wie zeitaufwendig diese sind. Der Zeitaufwand hängt hierbei vor allem davon ab, wie groß die Eigentümergemeinschaft ist und ob der Verwaltungsbeirat auch im Rechtsverkehr und bei Sanierungsmaßnahmen tätig wird. Ebenso kann ein Verwaltungsbeiratsmitglied höher vergütet werden, wenn er ein besonderes Fachwissen mitbringt, von dem die Gemeinschaft profitiert.
Hinweis: Beispielsweise hat das LG Hannover geurteilt, dass eine Vergütung von 3.579,40 € pro Jahr für jedes der Beiratsmitglieder einer Wohnungseigentümergemeinschaft mit 340 Wohneinheiten angemessen sei. Hierbei wurden nicht nur der hohe zeitliche Aufwand berücksichtigt, sondern auch die Sachkunde eines der Beiratsmitglieder.
Demgegenüber hat das AG Hattingen entschieden, dass eine Aufwandsentschädigung von 250 € pro Mitglied des Verwaltungsbeirats und Jahr rechtens sei, selbst wenn ein zusätzlicher Aufwendungsersatz für benötigtes Büromaterial gewährt würde. Einzige Voraussetzung war, dass für das entsprechende Material eine Quittung vorgelegt werden müsse. Üblicherweise ist es jedoch so, dass mit einer Aufwandsentschädigung die Tätigkeit des Verwaltungsbeirats abgegolten ist, sodass kein zusätzlicher Aufwendungsersatz gezahlt werden muss. In diesem speziellen Fall ging das Gericht jedoch vermutlich davon aus, dass auch der Zeitaufwand des jeweiligen Mitglieds vergütet werden sollte, weswegen die Genehmigung für das Büromaterial rechtens sein.
Fazit: individuelle Regelungen treffen
In vielen Fällen ist es so, dass die Mitglieder eines Verwaltungsbeirats eine Entschädigung für ihre Tätigkeit erhalten. Ob es sich hierbei um einen Aufwendungsersatz oder eine Vergütung handelt, hängt insbesondere davon ab, in welchem Verhältnis die Mitglieder zu der Eigentümergemeinschaft stehen. Für ehrenamtliche Tätigkeiten gelten andere Regelungen als für eine Zusammenarbeit mittels Beiratsvertrag. Es empfiehlt sich, immer individuelle Regelungen zu treffen, um allen rechtlichen Vorgaben Rechnung zu tragen und die Beiratsmitglieder angemessen entschädigen zu können. Auf diese Weise werden die Interessen der Eigentümergemeinschaft, des Verwalters und des Beirats gleichermaßen berücksichtigt und aufwendige und lästige gerichtliche Auseinandersetzungen vermieden.
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