Der WEG Verwaltungsbeirat nimmt in einer Eigentümergemeinschaft zahlreiche Aufgaben wahr. Diese wurden im Rahmen der Reform des WEG-Gesetzes vom 01.12.2020 grundlegend überarbeitet. Das betrifft die Aufgaben, die Rechte und die Haftung des Beirats. Viele dieser neuen Bestimmungen kommen vor allem kleineren WEG ohne Verwalter zugute. Eigentümer sollten diese neuen Bestimmungen bekennen, damit das unterstützende Organ der WEG optimal seiner Arbeit nachgehen kann.
In vielen Situationen ist eine WEG auf die schnelle und professionelle Arbeit eines Verwaltungsbeirats angewiesen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Verwalter seiner Arbeit nicht nachgehen kann oder dies pflichtwidrig entgegen dem Wunsch der Eigentümer nicht tut. Der Beirat wird in der Regel ehrenamtlich tätig. Durch die Reform des WEG-Gesetzes vom 1.12.2020 haben sich die Aufgaben, Rechte und die Haftung aber deutlich verändert.
Dieser Artikel stellt die wichtigsten Regelungen vor, die alle Eigentümer und speziell die Mitglieder dieses unterstützenden Organs kennen sollten.
Diese Aufgaben erledigt der WEG Verwaltungsbeirat
In § 29 WEG ist klar geregelt, welchen Status der Verwaltungsbeirat in einer WEG einnimmt. Die Mitglieder der WEG bestimmen die Mitglieder des Beirats durch einen konkreten Beschluss. Hierdurch soll sichergestellt sein, dass der Verwaltungsbeirat im Sinne der Eigentümer handelt. Zwar besteht keine Verpflichtung dazu, angesichts der zahlreichen Herausforderungen im WEG-Alltag ist das aber unbedingt zu empfehlen.
Grundsätzlich ist der Verwaltungsbeirat dazu da, den Verwalter zu unterstützen und ihm verschiedene Aufgaben abzunehmen. Er prüft beispielsweise den alljährlichen Wirtschaftsplan, den der Verwalter neben dem Vermögensbericht erstellen muss und gibt eine Stellungnahme dazu ab. Es ist gesetzlich nicht konkret geregelt, welche Tätigkeiten er zu übernehmen hat. In der Regel sind das aber die folgenden Punkte:
- Eigentümerversammlungen in Absprache mit dem Verwalter vorbereiten
- das Versammlungsprotokoll unterschreiben
- Rechnungen und Belege prüfen
- die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan auf inhaltliche und formelle Richtigkeit kontrollieren
- Vergabe und Ausschreibungen begleiten und prüfen
- die Kontostände der WEG abgleichen
- den Vermögensbericht kontrollieren
- die Kommunikation zwischen Eigentümern und Verwaltern unterstützen
Diese Rechte hat der WEG Verwaltungsbeirat
Durch die Reform des WEG-Gesetzes haben sich die Kompetenzen und Rechte des Verwaltungsbeirats deutlich geändert. Beispielsweise ist er nunmehr unter bestimmten Voraussetzungen berechtigt, eigenständig eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Hierzu sind sowohl der Vorsitzende des Beirats als auch dessen Vertreter oder ein klar ernannter Eigentümer berechtigt. Hierdurch entsteht eine größere Flexibilität, wenn der Verwalter nicht zur Verfügung steht.
Hinweis: Immer wieder kommt es vor, dass Verwalter nicht in der Lage sind oder sich pflichtwidrig weigern, eine Eigentümerversammlung einzuberufen. In diesem Fall können die Eigentümer auf den Verwaltungsbeirat zurückgreifen.
Von den neuen Regelungen profitieren insbesondere kleinere WEG. Für diese würde es sich wirtschaftlich häufig nicht lohnen, einen eigenen Verwalter zu bestellen. Sie haben nunmehr die Möglichkeit, über den Verwaltungsbeirat Wohnungseigentümerversammlungen einzuberufen. Des Weiteren lassen sich so interne Streitigkeiten einfacher aus der Welt schaffen. Die Eigentümer können eine Eigentümerversammlung über den Verwaltungsbeirat einberufen und somit, sofern vorhanden, einen Verwalter absetzen beziehungsweise einen neuen bestimmen.
In diesen Fällen haftet der WEG Verwaltungsbeirat
In Bezug auf die Haftung ist zu klären, wie der Beirat arbeitet. Wird dieser ehrenamtlich tätig, besteht eine Haftungsbeschränkung. Somit hat der Verwaltungsbeirat lediglich Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu verantworten. Bei einem professionell arbeitenden Beirat, der ein Entgelt für seine Tätigkeit bekommt, sieht die Sache hingegen anders aus.
Ein WEG Verwaltungsbeirat, der ein Entgelt erhält, haftet auch für fahrlässiges Verhalten. Das bedeutet, dass Handlungen oder Unterlassungen, die zu einer Schädigung der WEG geführt haben, einen Haftungsanspruch auslösen. Entsprechend muss der Verwaltungsbeirat in einer solchen Situation noch sorgsamer arbeiten als ohnehin schon.
Durch die in der Reform des WEG-Gesetzes festgehaltenen Änderungen hat der Verwaltungsbeirat deutlich an Bedeutung und Kompetenzen gewonnen. Viele Aufgaben, die früher ausschließlich einem Verwalter zustanden, können nun auch vom Beirat übernommen werden. Das ist insbesondere für kleine, verwalterlose WEG ein enormer Vorteil.
Die Grenzen des WEG Beirats sollten alle Eigentümer kennen.
Regelungen für WEG Verwaltungsbeirat schriftlich fixieren
Da es keine konkreten rechtlichen Vorgaben zu den Aufgaben eines Verwaltungsbeirats gibt, ist es empfehlenswert, sämtliche Vereinbarungen schriftlich festzuhalten. Hierzu gehört vornehmlich, welche Aufgaben der Verwaltungsbeirat übernimmt und welche Rechte und Pflichten ihm hierbei zukommen. In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass die individuell getroffenen Vereinbarungen den rechtlichen Vorgaben nicht widersprechen dürfen.
Durch solche schriftlichen Vereinbarungen lässt sich eine Menge Streit vermeiden. Sämtliche Eigentümer und der Verwaltungsbeirat haben damit ein konkretes Dokument vorliegen, auf das sie sich berufen und das sie im Streitfall heranziehen können. Entsprechend kommt es seltener zu Unstimmigkeiten, da viele Unklarheiten und kontroverse Dinge bereits schriftlich geklärt wurden.
Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Erstattung von Fahrtkosten oder Porto noch keine professionelle Tätigkeit mit Entgelt darstellt. Dies ist nur der Fall, wenn eine konkrete, vorher fest definierte Entlohnung für bestimmte Arbeiten erfolgt. Eigentümer und Verwaltungsbeirat sollten deshalb darauf verzichten, Pauschalbeträge für bestimmte Arbeiten zu vereinbaren, da hierdurch der Eindruck entstehen könnte, es handle sich um eine Entlohnung. Stattdessen sollten nur solche Auslagen beglichen werden, die in konkreten Situationen angefallen sind.
