Üblicherweise benötigen Verwalter einen Beschluss, um Rechnungen der WEG zu bezahlen. Hiervon gibt es allerdings einige Ausnahmen. Um Schwierigkeiten zu vermeiden, kann man für unterschiedliche Anliegen jeweils eigene Budgets bereitstellen. Sollte ein Verwalter unbefugte Zahlungen vornehmen, muss er hierfür geradestehen und die entstandenen Kosten üblicherweise zurückzahlen. Deswegen ist es wichtig, immer einen klaren Rahmen für Zahlungen zu schaffen.
Brauchen Verwalter eigentlich immer einen Beschluss, wenn sie Rechnungen der WEG begleichen wollen? Dieser Frage sehen sich immer mehr Eigentümer gegenüber. Es ist empfehlenswert, sich mit den entsprechenden Regelungen auszukennen. Dieser Artikel stellt daher die wichtigsten Aspekte für Zahlungen des WEG-Verwalters vor und erklärt, wann Beschlüsse notwendig sind, wann Rechnungen auch ohne Beschluss bezahlt werden können und was bei unbefugten Zahlungen droht.
Für Zahlungen von Rechnungen der WEG ist eine Befugnis erforderlich
Möchte ein Verwalter Rechnungen der WEG begleichen, benötigt er hierfür eine Befugnis. Diese kann ganz unterschiedliche Formen annehmen. Gängig ist es, dass die Eigentümergemeinschaft einen Beschluss fasst. Wird beispielsweise beschlossen, dass ein Vertrag abgeschlossen oder eine Abrechnung durchgeführt werden muss, dann führt dieser Beschluss dazu, dass Leistungen zu erbringen und Rechnungen zu bezahlen sind. Das ist beispielsweise bei Erhaltungsmaßnahmen und Einzelabrechnungen der Fall. Hier muss der Verwalter per Beschluss zur Zahlung legitimiert werden.
Eine Alternative besteht darin, das Recht zur Begleichung von Rechnungen der WEG durch einen Verwaltervertrag zu regeln. In einem solchen Vertrag können Eigentümer dem Verwalter bestimmte Rechte zubilligen, sodass er verschiedene Rechnungen bezahlen darf, ohne dass hierfür ein separater Beschluss notwendig ist. Allerdings ist zu beachten, dass nur solche Zahlungen möglich sind, für die ausdrücklich eine Befugnis vorliegt.
Andersherum ist es in einem solchen Verwaltervertrag ebenso möglich, die Rechte des Verwalters einzuschränken. Das betrifft beispielsweise Fälle untergeordnete Bedeutung und unerhebliche Pflichten. So kann sichergestellt werden, dass der Verwalter sich an die Eigentümer wenden und einen Beschluss einholen muss, wenn der Kostenrahmen einer Maßnahme einen bestimmten Wert übersteigt.
Hinweis: Wird der Verwalter berechtigt, Zahlungen bis zu einem bestimmten Betrag eigenständig zu leisten, sollte ein festes Jahresbudget vorgegeben werden. So wird verhindert, dass ein Verwalter hohe Kosten in kleinere Einheiten aufteilt, um diese bezahlen zu dürfen.
Befugnisse ohne einen Beschluss
Neben den genannten Maßnahmen, die auf einen Beschluss der Eigentümergemeinschaft fußen, gibt es auch Sonderfälle, bei denen ein Verwalter Rechnungen der WEG ohne Beschluss bezahlen darf. Das ist beispielsweise bei Kosten untergeordneter Bedeutung und die die Eigentümer nicht maßgeblich verpflichten der Fall. Die entsprechenden Regelungen sind in § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG zu finden. Um entsprechende Maßnahmen kann sich ein Verwalter eigenverantwortlich kümmern und die entsprechenden Rechnungen bezahlen, ohne zuvor einen Beschluss einholen zu müssen.
Üblicherweise fallen in diese Kategorie laufende Reparaturen und kleinere Instandsetzungen. Was alles zu den Maßnahmen untergeordneter Bedeutung und Entscheidungen, die die Eigentümergemeinschaft nicht erheblich verpflichten, gehört, hängt von der Größe der Wohneigentumsanlage ab. Grundsätzlich gilt, dass die Befugnisse eines Verwalters umso umfangreicher werden, je größer die Anlage ist, die er verwaltet.
Typische Beispiele, bei denen ein Verwalter eigenständig tätig werden darf, sind die Instandsetzung eines Fensterglases, die Beseitigung von Graffities und die Reparatur defekter Leuchtelemente. Ebenso kann er berechtigt sein, Versorgungs- und Dienstleistungsverträge abzuschließen oder Hausgeldforderungen gerichtlich oder außergerichtlich durchzusetzen. Das liegt daran, dass beispielsweise Versorgungsleistungen nur kurze Laufzeiten haben und meist geringe Preisunterschiede vorliegen. Bei einer Laufzeit von mehr als zwei Jahren wird jedoch ein Beschluss der Eigentümergemeinschaft benötigt.
Ein weiterer Sonderfall, bei dem ein Verwalter keinen Beschluss für die Begleitung von Rechnungen der WEG benötigt, sind Nachteilsabwendungen zu denen insbesondere Notmaßnahmen gehören. Bei diesen ist es häufig nötig, besonders schnell zu reagieren, weswegen eine Beschlussfassung in einer außerordentlichen Eigentümerversammlung zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die Heizungsanlage ausfällt, Teile der Wohneigentumsanlage brennen, Explosionen auftreten oder die Abwasserleitungen verstopft oder beschädigt sind. Ebenso müssen Verwalter zeitnah reagieren, wenn eine Mauer einsturzgefährdet ist. Das betrifft zwar nicht das Gemeinschaftseigentum, macht aber eine unmittelbare Maßnahme erforderlich.
Ein Merkmal der Nachteilsabwendung beziehungsweise einer Notmaßnahme besteht darin, dass der Verwalter unmittelbar handeln muss, um eine Gefahr zu verhindern oder deren Auswirkungen so gering wie möglich zu halten. Hierzu gehört nicht zuletzt, die Beauftragung von Handwerkern. Diese können dann eine drohende Gefahr beseitigen, wodurch Folgeschäden vermieden werden.
Eine Eilbedürftigkeit liegt aber auch dann vor, wenn nicht das Gemeinschaftseigentum betroffen ist, sondern Schäden am Sondereigentum drohen. So kann ein Wasserrohrbruch beispielsweise eine einzelne Eigentumswohnung betreffen. Ein Verwalter ist in einem solchen Fall berechtigt, sich Zutritt zur Wohnung zu verschaffen und Maßnahmen zu ergreifen, um eine drohende Gefahr und sich daraus ergebende Schäden abzuwenden.
Passende Budgets für Rechnungen der WEG
In der Praxis ist es häufig sinnvoll, einem Verwalter individuelle Budgets für die Begleichung von Rechnungen der WEG bereitzustellen. Hierzu gehört beispielsweise ein Instandhaltungs-Budget. Mit diesem ist ein Verwalter in der Lage, Handwerker zu beauftragen, um bestimmte Erhaltungsmaßnahmen durchzuführen. Hierbei ist zu beachten, dass ein solches Budget begrenzt sein muss, da sonst ein erhebliches Kostenrisiko für die Eigentümer entsteht. Das ist ein unangemessener Nachteil, weswegen ein unbegrenztes Budget im Verwaltervertrag nicht zulässig ist.
Es gibt keine allgemeingültige Aussage darüber, wie hoch ein solches Instandhaltungs-Budget sein darf. Stattdessen müssen die individuellen Umstände und die Größe der Wohneigentumsanlage berücksichtigt werden. Üblicherweise ist es jedoch so, dass ein Budget von 2.000 € pro Jahr den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht. Ist eine Wohneigentumsanlage ausgesprochen groß, kann grundsätzlich auch ein höheres Budget in Frage kommen.
Neben einem Instandhaltungs-Budget kann auch ein Sachverständigen-Budget bereitgestellt werden. Dieses dient dazu, die Ursache von Schäden am Gemeinschaftseigentum konkret bestimmen zu können. Vor allem bei Feuchtigkeitsschäden spielt eine entsprechende Untersuchung eine wichtige Rolle. Je schneller die Verwalter und Eigentümer wissen, was die Ursache für den Schaden ist, desto schneller können sie reagieren und desto besser lassen sich Folgeschäden und Beeinträchtigungen vermeiden.
Um Sachverständige beauftragen zu können, die die jeweiligen Schadensursachen ermitteln, sollte den Verwaltern ein Sachverständigen-Budget zur Verfügung gestellt werden, dass sie nutzen können, ohne erst einen Beschluss der Eigentümergemeinschaft einholen zu müssen. Grundsätzlich zählt die Hinzuziehung von Sachverständigen zu den Maßnahmen mit untergeordneter Bedeutung, trotzdem kann man Streitigkeiten und Missverständnisse vermeiden, indem man ein solches Budget im Verwaltervertrag regelt. Üblicherweise ist hierfür eine Summe von 2.500 € pro Jahr legitim.
Beispiele für unbefugte Zahlungen
Bezahlt ein Verwalter Rechnungen der WEG, ohne hierzu auf irgendeine Weise befugt zu sein, muss er für die Kosten einstehen, da er hierdurch seine Befugnisse überschreitet. Ein solcher Fall liegt beispielsweise vor, wenn ein Verwalter eigenmächtig entscheidet, welche Maßnahmen zur ordnungsgemäßen Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums ergriffen werden. Diese Entscheidungskompetenz liegt grundsätzlich bei den Eigentümern. Der Verwalter darf somit nicht eigenmächtig handeln, sondern muss eine Beschlussfassung herbeiführen.
Beispiel: Ob eine bestehende Ölheizung durch einen Fernwärmelieferungsvertrag ersetzt werden soll, kann der Verwalter nicht alleine entscheiden, sondern er muss die Eigentümer fragen und eine Beschlussfassung herbeiführen.
Ebenso ist der nicht berechtigt, Aufträge zu vergeben, die ein hohes Kostenvolumen haben. Sanierungsarbeiten mit einem Volumen von 100.000 € darf der Verwalter somit nicht eigenmächtig in die Wege leiten, sondern die Eigentümer müssen hierzu einen Beschluss fassen. Außerdem kommt es immer wieder vor, dass eine Maßnahme zwar von der Eigentümergemeinschaft beschlossen wird, diese aber den Kostenrahmen sprengt. Ein Verwalter darf dann nicht einfach ohne einen Beschluss eine Auftragserweiterung in die Wege leiten, sondern muss zunächst bei den Eigentümern nachfragen.
Bei Notmaßnahmen können Verwalter weitestgehend eigenständig und schnell reagieren, allerdings dürfen sie auch hierbei ihre Befugnisse nicht überschreiten. So sind sie ausschließlich berechtigt, eine akute Gefahr zu beseitigen und Folgeschäden zu vermeiden. Maßnahmen zur dauerhaften Behebung bestehender Risiken und Schadensursachen gehören hingegen nicht zu ihrem Kompetenzbereich. So kann ein Verwalter beispielsweise nicht einfach die Sanierung einer Kellersohle beschließen, wenn Feuchtigkeit auftritt.
Zwischen Innenverhältnis und Außenverhältnis unterscheiden
Um zu klären, welche Folgen bei einer Überschreitung der Befugnisse in Bezug auf Rechnungen der WEG drohen, muss zwischen dem Außenverhältnis und dem Innenverhältnis unterschieden werden. Das Außenverhältnis meint sämtliche Maßnahmen eines Verwalters gegenüber Dritten, zu denen beispielsweise Auftragsvergaben an Handwerker gehören. Das Innenverhältnis meint sämtliche Entscheidungen gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft, bei denen die Gemeinschaft anderen gegenüber nicht wirksam verpflichtet wird.
In § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG wird festgehalten, dass ein Verwalter die Eigentümergemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich vertreten darf. Einschränkungen bei dieser Befugnis sind laut § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG nicht möglich. Zahlt der Verwalter im Innenverhältnis unbefugt im Namen der Eigentümergemeinschaft, stellt das eine Pflichtverletzung dar. Laut § 280 BGB ist er dann zur Leistung von Schadenersatz verpflichtet. Ebenso muss er einbehaltenes Geld zurückgeben oder Auslagen zurückzahlen. Die entsprechenden Regelungen sind in § 670 BGB zu finden.
Mögliche Gegenansprüche des Verwalters
Üblicherweise ist es so, dass ein Verwalter für unrechtmäßige Zahlungen einstehen müssen. Es kann allerdings auch sein, dass er Gegenansprüche gegenüber der Eigentümergemeinschaft hat. So kann er beispielsweise einen Kostenerstattungsanspruch geltend machen, wenn er eigenmächtig oder beschlusswidrig Aufträge vergeben hat. Der BGH hat 2021 geurteilt, dass der Verwalter durch seinen gesetzlichen Aufgabenkreis das Recht hat, Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum zu ergreifen. Entsprechend könne es dazu kommen, dass er für seine Geschäftsführung im Namen der Eigentümergemeinschaft die Rückzahlung von Aufwendungen einfordern kann.
Die Grundlage für dieses Urteil stellen die Geschäftsführung ohne Auftrag und das Bereicherungsrecht dar. Verwalter können entsprechende Ansprüche aber nur unter Bezug auf die Vorschriften der ungerechtfertigten Bereicherung geltend machen. Somit kann es nicht vorkommen, dass Eigentümer für Maßnahmen bezahlen müssen, die für sie keinen Wert haben.
Fazit: klaren Rahmen für Zahlungen schaffen
Um Streitigkeiten zu vermeiden und einem Verwalter die Begleichung von Rechnungen der WEG so einfach wie möglich zu gestalten, sollte ein klarer Rahmen für Zahlungen geschaffen werden. Das lässt sich beispielsweise durch individuelle Regelungen im Verwaltervertrag und konkrete Budgets erreichen. Sollte es dennoch zu unbefugten Zahlungen kommen, muss der Verwalter hierfür üblicherweise geradestehen, in einigen Fällen hat er jedoch Gegenansprüche.
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