Werden im Mietvertrag Vorauszahlungen für die Heizkosten vereinbart, sind Vermieter am Ende des Abrechnungszeitraum zur Erstellung einer Heizkostenabrechnung verpflichtet. Selbst bei sorgfältiger Erstellung kann es jedoch dazu kommen, dass Mieter Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung einlegen. In einem solchen Fall ist es wichtig, dass Vermieter professionell und zeitnah reagieren und alles unternehmen, um bestehende Fehler aus der Welt zu schaffen.
Fehler passieren jedem einmal, sind aber gerade bei einer Heizkostenabrechnung ärgerlich. Immerhin ist mit einer Korrektur ein nicht unerheblicher Mehraufwand verbunden. Trotzdem oder gerade deshalb sollten Vermieter mit einem Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung souverän und professionell umgehen. Was das bedeutet und wie auf einen solchen Widerspruch am besten reagiert wird, veranschaulicht dieser Artikel.
Wann ist ein Widerspruch möglich?
Prinzipiell haben Mieter das Recht, innerhalb von 12 Monaten, nachdem sie die Heizkostenabrechnung erhalten haben, Widerspruch dagegen einzulegen. Das gilt auch dann, wenn die Vermieter die Abrechnung nach bestem Wissen und Gewissen erstellt und sie den Mietern fristgerecht zugestellt lassen. Die entsprechenden Regelungen sind in § 556 Abs. 3 BGB zu finden.
Zu beachten ist jedoch, dass ein Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung nicht einfach so gestellt werden darf. Es müssen konkrete Gründe vorliegen, die einen Widerspruch rechtfertigen. Hierzu gehören beispielsweise Unstimmigkeiten bei der Zählerablesung. Es reicht nicht, dass die Mieter einen vagen Verdacht haben, sondern sie müssen diesen begründen und nachweisen können.
Hinweis: Ein offizieller Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung ist nicht immer erforderlich. Liegen in der Abrechnung formelle Fehler vor oder kam es zu Fristverletzungen, ist die Abrechnung auch ohne Widerspruch unwirksam. Die Folge ist, dass eine Neuberechnung notwendig wird oder dass die Ansprüche des Vermieters entfallen, wenn die bestehenden Fristen bereits abgelaufen sind.
Diese Fristen sind zu beachten
Bei den Fristen in Bezug auf die Heizkostenabrechnung ist klar zwischen Mietern und Vermietern zu unterscheiden. Mieter müssen, wenn sie einen Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung einlegen wollen, diesen innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung vornehmen. Der ausschlaggebende Stichtag ist hierbei der Zugang der Abrechnung.
In Bezug auf einen möglichen Widerspruch gelten für Vermieter keine Fristen, sie sollten jedoch einen Widerspruch, der bei ihnen eingeht, nicht zu lange liegenlassen, um ein gutes Verhältnis zu den Mietern aufrechtzuerhalten. Es besteht eine 12-monatige Zustellungsfrist nach dem Ende des Abrechnungszeitraums. Innerhalb dieser Zeit haben Vermieter die Chance, Korrekturen an der Abrechnung vorzunehmen und eventuelle Nachforderungen, die sich noch ergeben, geltend zu machen. Sind die Fristen bereits abgelaufen, dürfen keine Forderungen zum Nachteil des Mieters mehr gestellt werden.
Hinweis: Die Erstellung einer Heizkostenabrechnung ist aufwendig und erfordert Expertise und Sorgfalt. Deswegen ist es wichtig, rechtzeitig mit der Bearbeitung zu beginnen und genügend Zeit für eventuelle Rücklage und Korrekturen einzuplanen.
So reagieren Vermieter am besten auf einen Widerspruch Heizkostenabrechnung
Natürlich ist es angenehmer, wenn eine Heizkostenabrechnung vollständig und korrekt ist und vom Mieter einfach beglichen wird. Aber auch ein Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung ist kein Grund zur Panik. Allerdings haben Vermieter dann die Aufgabe, die Abrechnung noch einmal zu prüfen, eventuelle Fehler zu korrigieren und eine für beide Seiten akzeptable Lösung zu finden.
Der erste Schritt besteht darin, dem Mieter mitzuteilen, dass das Schreiben eingegangen ist und bearbeitet wird. Eine größtmögliche Transparenz hilft dabei, eine gute Lösung zu finden. In einem weiteren Schritt muss dann der Widerspruch genau geprüft werden. Was wird beanstandet? Welche Korrekturen wünschen sich die Mieter? Und welche Kompromisse sind die Vermieter bereit, einzugehen? Je klarer ist, welches Anliegen die Mieter verfolgen und wo genau das Problem liegt, desto leichter lässt sich eine sinnvolle Lösung finden.
Für die Kontrolle der Abrechnung ist es erforderlich, alle notwendigen Unterlagen zur Hand zu haben. Hierzu gehören unter anderem Rechnungen, Ablesedaten und Berechnungsgrundlagen. Diese sollten alle noch einmal sorgfältig geprüft und mit den beanstandeten Punkten im Schreiben des Mieters abgeglichen werden. Hierbei sollten sowohl inhaltliche als auch formelle Kriterien wie die Abrechnungsperiode und der verwendete Verteilerschlüssel berücksichtigt werden.
Sollte der Widerspruch des Mieters nachvollziehbar sein, weil tatsächlich Fehler vorliegen, so müssen die Vermieter diese umgehend korrigieren. Das kann beispielsweise bedeuten, Messwerte richtigzustellen oder mathematische Fehler zu korrigieren. Außerdem ist es wichtig, transparent zu kommunizieren, welche Korrekturen vorgenommen und welche Kostenpunkte verändert wurden. Falls nötig, muss sogar eine komplett neue Abrechnung erstellt werden.
Typische inhaltliche Fehler
Bei einer Heizkostenabrechnung muss klar zwischen inhaltlichen und formellen Fehlern unterschieden werden. Zu den inhaltlichen Fehlern gehört es beispielsweise, wenn der Verbrauch durch ungenaue Ablesungen oder ein nicht korrekt funktionierendes Messgerät falsch erfasst wurde. Ebenso kommt es in der Praxis immer wieder vor, dass nicht-umlegbare Kosten an die Mieter weitergegeben werden. So ist es beispielsweise nicht zulässig, die Verwaltungskosten umzulegen.
Des Weiteren kommt es gelegentlich zu Fehlern bei den Vorauszahlungen, wenn diese nicht oder falsch berücksichtigt werden. Ebenso ist es nicht zulässig, einen falschen Verteilungsschlüssel zu verwenden oder nicht alle relevanten Kosten aufzuführen. Des Weiteren sind Vermieter verpflichtet, Leerstände bei der Erstellung der Heizkostenabrechnung zu berücksichtigen, weil diese Einfluss auf die Kosten für die einzelnen Mietparteien haben. Eine fehlerhafte Umlageberechnung ist ebenfalls ein gängiges Problem und die Vermischung von Hals- und Warmwasserkosten wird von Mietern auch zurecht beanstandet.
Der Vorteil von inhaltlichen Fehlern ist, dass sie sich meist leicht korrigieren lassen. Hierbei ist es vor allem wichtig, die richtigen Verbrauchswerte zu nutzen und auf eine korrekte Kostenverteilung gemäß Mietvertrag zu achten. Ein ebenfalls sinnvolles Vorgehen besteht darin, die Betriebskostenpositionen noch einmal genau zu prüfen und sicherzustellen, dass sämtliche Informationen klar dokumentiert sind.
Typische formelle Fehler
Zu den formellen Fehlern gehört es beispielsweise, wenn die Abrechnungsunterlagen unvollständig sind. Für sämtliche Posten müssen Rechnungen oder Belege vorliegen. Außerdem darf eine Heizkostenabrechnung nur die im Mietvertrag vereinbarte Abrechnungsperiode umfassen und sämtliche Angaben und Zeiträume müssen korrekt benannt werden. Gelegentlich kommt es zu falschen Angaben in Bezug auf die Messgeräte oder zur Umlagebasis. Beides zieht zurecht einen Widerspruch nach sich. Nicht zuletzt muss die verwendete Berechnungsmethode für die Kostenaufteilung konkret und klar verständlich angegeben werden.
Bei der Korrektur von formellen Fehlern ist Wert darauf zu legen, dass die Abrechnung vollständig ist und den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Eine korrekte Datierung und eine fristgerechte Zustellung sind ebenfalls von großer Wichtigkeit. Sicherheitshalber sollten auch die Adresse und die Unterschrift noch einmal kontrolliert werden. Wird eine korrigierte Heizkostenabrechnung nicht fristgemäß zugestellt, kann es passieren dass ein Anspruch auf Nachzahlungen erlischt.
Wichtiges zur Dokumenteneinsicht
Vermieter haben laut § 259 BGB eine Rechenschaftspflicht. Das bedeutet, dass sie Mietern Einsicht in alle Dokumente geben müssen, die für die Erstellung einer Heizkostenabrechnung relevant sind. Hierzu gehören unter anderem Ableseprotokolle, Wartungsbelege und ähnliches. Auf diese Weise sollen Mieter die Möglichkeit bekommen, sämtliche benutzten Werte zu kontrollieren und zu überprüfen, ob die Heizkostenabrechnung richtig ist. Sollte dies nicht der Fall sein, besteht dann die Möglichkeit, Widerspruch dagegen einzulegen.
Hinweis: Kommen Vermieter ihrer Rechenschaftspflicht nicht nach, haben Mieter verschiedene Möglichkeiten, um ihr Recht durchzusetzen. Sie können beispielsweise Mietzahlungen zurückhalten, Bußgelder verhängen oder rechtliche Schritte einleiten.
Wie Vermieter die benötigten Informationen bereitstellen, ist ihnen überlassen. Sie können einen persönlichen Termin in ihren Büroräumen anbieten oder Kopien der Dokumente per Post oder E-Mail verschicken. Etwaige hierbei anfallende Kosten müssen die Mieter tragen, solange diese nicht unverhältnismäßig hoch ausfallen. Der Zugang zu den Informationen muss den Mietern in einer angemessenen Frist und unter zumutbaren Bedingungen ermöglicht werden.
Wissenswertes für Mieter
Sind in einer Heizkostenabrechnung formelle Fehler vorhanden, müssen die Mieter keine Nachzahlung leisten, bis die Abrechnung korrigiert wurde. Die entsprechenden Regelungen sind im § 273 Abs. 1 BGB zu finden. Bei inhaltlichen Fehlern muss der Betrag zunächst bezahlt werden, dies kann jedoch unter Vorbehalt erfolgen.
Wenn die Vermieter die fehlerhafte Abrechnung korrigiert haben, müssen die Mieter Nachzahlungen, die sie zurückgehalten haben, leisten. Zu beachten ist zudem, dass § 560 Abs. 4 BGB vorschreibt, dass Vorauszahlungen erst dann angepasst werden dürfen, wenn den Mietern eine korrekte Heizkostenabrechnung vorliegt.
Wird eine Korrektur der Abrechnung innerhalb von 12 Monaten vorgenommen, bleiben Nachforderungen bestehen und eventuell höhere Nachforderungen müssen vom Mieter bezahlt werden. Läuft die Frist hingegen ab, können Korrekturen zwar noch vorgenommen werden, der Nachzahlungsbetrag darf jedoch nicht über dem der fehlerhaften Abrechnung liegen. Höhere Beträge muss der Mieter dann nicht mehr zahlen.
Auf eine gute Dokumentation kommt es an
Bei einem Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung ist es wichtig, sämtliche Informationen und die komplette Korrespondenz gut zu dokumentieren. So lassen sich Vereinbarungen und getroffene Entscheidungen nachvollziehen und belegen. Zudem ist es ratsam, für eine größtmögliche Transparenz zu sorgen und den Mieter zeitnah über alle Maßnahmen zu informieren, die man ergreift. So sind die besten Voraussetzungen für ein harmonisches und zielorientiertes miteinander geschaffen.
Sollte es trotz klärender Gespräche Unsicherheiten oder Streitpunkte geben, führt gelegentlich kein Weg an einer gerichtlichen Auseinandersetzung vorbei. Hier ist es dann ratsam, sich professionelle Unterstützung in Form eines Fachanwalts an die Seite zu holen. Eine gute Dokumentation hilft dann dabei, seine Chancen vor Gericht zu erhöhen und rechtliche Risiken zu reduzieren.
Einen Widerspruch Heizkostenabrechnung gar nicht erst auftreten lassen
Auch wenn eine Korrektur einer Heizkostenabrechnung möglich ist, sollte das Ziel immer darin bestehen, Widersprüche gegen die Abrechnung von vornherein zu vermeiden. Hierbei empfehlen sich verschiedene Strategien. Ideal ist immer das Erstellen einer korrekten Abrechnung.
So ist es wichtig, sämtliche gesetzlichen Vorgaben und Fristen einzuhalten und insbesondere auf die 12 Monatsfrist zu achten. Außerdem ist es eine gute Idee, die erstellten Abrechnungen extern prüfen zu lassen. So lassen sich Fehler erkennen und korrigieren, bevor die Abrechnung an die Mieter geschickt wird.
Ein weiterer sinnvoller Schritt besteht darin, regelmäßig an Fortbildungen teilzunehmen und sich mit anderen Vermietern und Fachleuten auszutauschen. So stellt man sicher, dass man immer auf dem aktuellen Stand ist und die geltenden rechtlichen Bestimmungen bei der Erstellung einhält. Fehler treten so deutlich seltener auf. Nicht zuletzt sollten Anpassungen bei Änderungen an der Wohnsituation zeitnah vorgenommen werden. Das betrifft beispielsweise Leerstände. Diese müssen unmittelbar bei der Heizkostenabrechnung berücksichtigt werden, damit es zu keinen Fehlern kommt.
Fazit: professionell mit einem Widerspruch Heizkostenabrechnung umgehen
Ein Widerspruch gegen eine Heizkostenabrechnung kostet etwas Zeit und Mühe, lässt sich aber mit vergleichsweise wenig Aufwand aus der Welt schaffen. Das Ziel sollte immer darin bestehen, ein gutes Verhältnis zum Mieter aufrechtzuerhalten. Wichtig ist es, den Mietern Einsicht in alle relevanten Dokumente zu geben. Formelle und inhaltliche Fehler sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Sollten dennoch welche auftreten, ist eine schnelle und professionelle Korrektur angeraten. Um Fehler bei der Heizkostenabrechnung und einem daraus entstehenden Widerspruch vorzubeugen, sind gezielte Präventionsmaßnahmen sinnvoll.
