Aufgaben einer WEG-Hausverwaltung

Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung

Inhalt:

Eine Hausverwaltung nimmt Eigentümern viele Aufgaben ab. Damit dies gelingt, muss jedoch eine professionelle und für die eigenen Ansprüche passende Verwaltung gefunden werden. Hierfür ist es wichtig, das Tätigkeitsfeld und die Aufgaben von Hausverwaltungen zu kennen.

Außerdem gibt es spezielle Regelungen für den Einsatz von Hausverwaltungen bei Eigentümerversammlungen. Insbesondere muss sich eine Hausverwaltung um die Wirtschaftsplanung und die Jahresabrechnungen kümmern. Dieser umfangreiche Beitrag stellt die verschiedenen Arten und Aufgaben einer Hausverwaltung vor.

Mit der Verwaltung einer Immobilie sind vielfältige Aufgaben verbunden. Wer als Eigentümer diese nicht eigenständig erledigen will oder kann, weil etwa das nötige Fachwissen fehlt, sollte eine Hausverwaltung beauftragen. Diese wird in verschiedenen Tätigkeitsfeldern aktiv und übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben.

Hierzu gehören unter anderem die Wirtschaftsplanung und die Jahresabrechnung sowie die Einberufung der Eigentümerversammlung. Wir beleuchten in diesem Ratgeber die unterschiedlichen Arten und Aufgaben von Hausverwaltungen. Es geht auch um die Frage, was Eigentümer bei der Auswahl einer Hausverwaltung berücksichtigen müssen und um das Berufsbild des Hausverwalters. Mit diesen Informationen fällt die Suche nach einer geeigneten Hausverwaltung leicht.

Das Tätigkeitsfeld einer Hausverwaltung

Grundsätzlich wird bei einer Hausverwaltung zwischen WEG-Verwaltern und Mietverwaltern unterschieden. WEG-Verwalter kümmern sich um alle Anliegen einer Wohnungseigentümergemeinschaft und müssen sich hierbei an das Wohnungseigentumsgesetz, kurz Woeigg, halten. Prinzipiell ist es möglich, dass die Gemeinschaft eine Selbstverwaltung beschließt, in der Regel wird jedoch ein externer Hausverwalter beauftragt.

Bei einer Miethausverwaltung kümmert sich der Hausverwalter um sämtliche mit den Mietern verbundenen Angelegenheiten. Dies reicht vom Abschluss von Mietverträgen über den Einzug der Miete bis hin zur Abrechnung der Heizkosten. Außerdem gibt es Hausverwaltungen, die sich ausschließlich um die Ferienvermietung von Ferienhäusern kümmern und hierbei Vermarktungsaufgaben übernehmen. Nicht zuletzt stehen Hausmeisterdienste für viele Hausverwaltungen auf dem Programm. Abhängig von der Schwerpunktsetzung übernimmt eine Hausverwaltung somit auch eine Mietverwaltung, wird als Makler tätig oder kümmert sich um Instandsetzungen und die Grundstückspflege.

Mit diesen Aufgaben setzt sich eine Hausverwaltung auseinander

Es gibt keinen fest vorgeschriebenen Aufgabenkatalog, den eine Hausverwaltung erfüllen muss. Vielmehr ist es so, dass die konkreten Leistungen zwischen den Eigentümern und der Hausverwaltung vereinbart werden. Bei einigen Angeboten ist das Facility-Management inkludiert und bei anderen werden Gartenarbeiten und die Grundstückspflege von der Hausverwaltung erwartet. Beide Seiten haben hierbei eine größtmögliche Gestaltungsfreiheit.

Allerdings schreibt das Wohneigentumsgesetz in den Paragrafen 21 und 27 verschiedene Aufgaben vor, für die eine Hausverwaltung bestellt werden kann. Hierzu gehören unter anderem die Aufstellung einer Hausordnung und Instandhaltungen beziehungsweise Instandsetzungen der Immobilie. Die Verwaltung muss sich um notwendige Versicherungen kümmern und sicherstellen, dass eine Instandhaltungsrückstellung bereitsteht. Auch die Aufstellung des Wirtschaftsplans gehört zu ihren Aufgaben.

Des Weiteren übernimmt eine Hausverwaltung häufig die Organisation und Verwaltung der Eigentümergemeinschaft. Hierzu gehört, Beschlüsse auszuführen und die Hausordnung durchzusetzen. Die Finanzen der Gemeinschaft, zu denen unter anderem Kostenbeiträge, Lastenbeiträge und Hypothekenzinsen gehören, werden von der Hausverwaltung gemanagt. Das bedeutet, dass Beiträge angefordert, eingenommen und abgeführt werden müssen. Sollte ein Rechtsstreit vorliegen, muss der Eigentümer hierüber informiert werden. Auch das übernimmt die Hausverwaltung. Hierbei ist zu beachten, dass eine Hausverwaltung die Gesamtheit der Eigentümer vertritt und nicht für einzelne Parteien zuständig ist.

Hausverwaltung und Eigentümerversammlung

Eine wichtige Aufgabe der WEG-Hausverwaltung besteht darin, eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Das muss einmal jährlich erfolgen. Sollten mindestens 25% der Eigentümer eine außerplanmäßige Eigentümerversammlung verlangen, muss die Hausverwaltung diese ebenfalls organisieren. Hierzu gehört, Einladungen zu verschicken und den Vorsitz beziehungsweise die Durchführung der Versammlung zu übernehmen.

Das Ziel einer Eigentümerversammlung besteht darin, eine gemeinsame Verwaltung aller Eigentümer in die Wege zu leiten. So können auf einer solchen Versammlung Beschlüsse gefasst werden, die mit der Immobilie in Verbindung stehen. Hierzu gehört unter anderem, Regeln für den Umgang mit dem Gemeinschaftseigentum aufzustellen. Außerdem werden auf einer solchen Versammlung Wirtschaftspläne erarbeitet, wodurch der Hausverwalter weniger Arbeit hat.
Im Besonderen sind die neuen Regelungen zum aktualisierten WEG-Gesetz seit 2020 zu beachten. Die WEG-Reform hat viel verändert beim Besitz von Eigentumswohnungen.

Hinweis: Im Vorfeld einer Eigentümerversammlung können die Eigentümer Anträge stellen, die von der Hausverwaltung dann auf die Tagesordnung gesetzt und bei der Versammlung besprochen werden.

Eine Hausverwaltung kümmert sich um Wirtschaftsplanung und Jahresabrechnungen

Eine zentrale Aufgabe von Hausverwaltungen besteht darin, einen Wirtschaftsplan zu erstellen und die Jahresabrechnung vorzunehmen. Sämtliche zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft müssen hierin einfließen. Es ist wichtig, dass aus der Übersicht ersichtlich wird, welcher Eigentümer welche Kosten zu tragen hat. Um dies ermitteln zu können, gibt es spezielle Schlüssel, die sich unter anderem an der Größe der Wohneinheiten oder der Zahl der Eigentümer orientieren.

Die Hausverwaltung muss sich mit solchen Berechnungsschlüsseln auseinandersetzen und diese professionell anwenden. Insbesondere geht es um die Ermittlung des monatlichen Wohngeldes, in dem auch notwendige Rücklagen für eventuelle Instandhaltungen enthalten sein müssen. Am Ende eines Kalenderjahres erfolgt eine Jahresabrechnung. Hierbei wird die Ist-Abrechnung (welche Kosten sind tatsächlich entstanden) der Soll Abrechnung (welche Kosten wurden erwartet) gegenübergestellt. Abhängig vom jeweiligen Ergebnis ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Überschuss.

Die Sicht von Eigentümern: Wann ist es sinnvoll, eine Hausverwaltung zu beauftragen und wann kann diese Aufgabe eigenständig übernommen werden?

Tipps zur Suche einer professionellen Verwaltung und für das Abschließen eines Verwaltervertrags.

Eigentümer stehen grundsätzlich vor der Wahl, ob sie eine Hausverwaltung beauftragen oder sich für eine Selbstverwaltung entscheiden. Hierbei ist zu beachten, dass gewisse Voraussetzungen den Einsatz einer Hausverwaltung dringend ratsam machen. Zudem ist es wichtig, eine professionelle und seriöse Hausverwaltung zu wählen. Die Suche sollte daher gezielt erfolgen und die Zusammenarbeit über einen Hausverwaltervertrag schriftlich fixiert werden.

Hausverwaltung oder Selbstverwaltung?

Eigentümer müssen sich entscheiden, ob sie eine Hausverwaltung beauftragen oder eine Selbstverwaltung übernehmen. Im letzten Fall wird zwischen einer echten Selbstverwaltung und einer Verwaltung durch einen internen Verwalter unterschieden. Die echte Selbstverwaltung meint, dass die Verwaltung durch alle Eigentümer erfolgt. Hierfür wird in der Regel ein Geschäftsverteilungsplan herangezogen, der jedem Eigentümer konkrete Aufgaben und Pflichten zuweist.

Es ist wichtig, eine echte Selbstverwaltung optimal zu organisieren, um Konflikten und Streitigkeiten vorzubeugen. Im Rahmen der Selbstverwaltung wird zumeist ein Miteigentümer bestimmt, der für verschiedene Rechtsgeschäfte zuständig ist. Hierzu gehört etwa die Kommunikation mit Kreditinstituten und die Beauftragung von Handwerkern.

Achtung: Für einen solchen Miteigentümer besteht ein größeres Haftungsrisiko. Deswegen ist es empfehlenswert, sich eine Rechtsberatung bei einem Fachanwalt zu suchen und gegebenenfalls Schutzmaßnahmen zu ergreifen.

Als interner Verwalter kann eine Hausverwaltung aus dem Kreis der Eigentümer bestellt werden. Es ist ratsam, eine solche Verwaltertätigkeit schriftlich zu fixieren. Außerdem ist zu prüfen, ob die Tätigkeit erlaubnispflichtig ist. Nicht zuletzt besteht die Möglichkeit, eine externe Hausverwaltung zu beauftragen. Das ist hauptsächlich bei großen WEG empfehlenswert.

Notwendige Voraussetzungen für eine Hausverwaltung

Es gibt verschiedene Voraussetzungen, die dafürsprechen, eine professionelle Hausverwaltung zu beauftragen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn sowohl Kapitalanleger als auch Selbstnutzer in einer Wohneigentümergemeinschaft vertreten sind. Hier ist dann ein hohes Konfliktpotenzial gegeben, dass durch einen externen Dienstleister leichter aufgelöst werden kann. Zudem ist eine externe Hausverwaltung sinnvoll, wenn ein Mehrheitseigentümer existiert. Bei der Selbstverwaltung fühlt dieser sich ansonsten nicht deutlich genug vertreten oder die Minderheitseigentümer haben das Gefühl, dass keine gleichberechtigte Interessenabwägung erfolgt.

Die Selbstverwaltung einer Immobilie ist immer dann sinnvoll, wenn sich die Miteigentümer verstehen und grundsätzlich dieselben Ziele verfolgen. Sind Streitigkeiten und Konflikte aus den Eigentümerversammlungen bekannt, spricht viel für eine externe Hausverwaltung. Außerdem ist vor der Selbstverwaltung die Hürde geschaltet, dass ihr sämtliche Eigentümer zustimmen müssen. Da eine solche Einigkeit selten ist, stellt die Selbstverwaltung die Ausnahme von der Regel dar.

Nicht zuletzt ist es für eine Selbstverwaltung notwendig, dass der Verwalter spezielle Kenntnisse und Erfahrungen mitbringt. Das ist bei Sonderfällen wie sanierungsbedürftigen Immobilien meist nicht der Fall. Deswegen bietet es sich hier an, auf einen professionellen, externen Dienstleister zu setzen. Ebenso ist es wichtig, dass sämtliche Maßnahmen bei der Planung wie die Finanzierung und die Auftragsvergabe von allen Eigentümern mitentschieden werden, um Probleme zu vermeiden.

Die Suche nach einer geeigneten Hausverwaltung

Die Selbstverwaltung einer Immobilie geht mit vielen Aufgaben und Verpflichtungen einher. Miteigentümer müssen genau einschätzen, ob sie sich das zutrauen und ob sie die hierfür notwendigen Ressourcen zur Verfügung haben. Gerade wenn es zu Streitigkeiten kommt, die vor Gericht landen, sind eine große Expertise und viel Zeit gefragt. Nicht zuletzt gibt es eine Zulassungspflicht für WEG-Verwalter. Diese betrifft unter anderem die Erlaubnispflicht und die Fortbildungspflicht, eine Berufshaftpflicht sowie die seit 2018 vorgeschriebene Vermögensschadenhaftpflicht.

Da eine Hausverwaltung äußerst anspruchsvoll ist, legen viele Eigentümer sie in externe Hände. Hierfür ist es erforderlich, eine geeignete Hausverwaltung zu finden. Es bietet sich ein online Anbietervergleich an. Das gilt unabhängig davon, ob erstmals eine Hausverwaltung gesucht wird oder ob ein Wechsel stattfinden soll. Bei der Suchmaschine der Wahl sollte zunächst der Begriff „Hausverwaltung“ mit dem jeweiligen Ort eingegeben werden. So ist sichergestellt, dass regionale Angebote angezeigt werden. Das ist praktisch, da die Verwalter dann in der Nähe sind und keine langen Anfahrtswege zurücklegen müssen. Sobald geeignete Kandidaten gefunden wurden, müssen sich diese der Eigentümergemeinschaft vorstellen, bevor eine Auswahl stattfinden kann.

Einen Vertrag mit einer Hausverwaltung abschließen

Sämtliche Vereinbarungen mit einer Hausverwaltung sollten schriftlich festgehalten werden, damit sich alle Beteiligten jederzeit darauf berufen können. In einem Vertrag für Hausverwalter beziehungsweise Mietverwalter müssen verschiedene Punkte aufgenommen werden. Hierzu zählen unter anderem der Vertragsgegenstand und die Vertragsdauer. Es muss klar geregelt sein, unter welchen Voraussetzungen und mit welchen Fristen die Vertragsparteien kündigen können. Die Aufgaben sollten konkret festgeschrieben sein, damit es zu keinen Missverständnissen kommt. Provisionen sollten ausgeschlossen und notwendige Vollmachten erteilt werden.

So ist es erforderlich, dass die Hausverwaltung eine Bankvollmacht besitzt, um alle Finanzen einer Eigentümergemeinschaft regeln zu können. Auch die Vergütung und eine eventuelle Krankheits- oder Urlaubsvertretung sollten in den Vertrag aufgenommen werden. Nicht zuletzt ist es ratsam, zu vereinbaren, wie nach Ende des Vertrags vorzugehen ist. Grundsätzlich können Musterverträge für Hausverwalter genutzt werden, diese sollten aber immer auf die individuellen Gegebenheiten angepasst werden.

Die Sicht der Hausverwalter: Wie finden diese Kunden und welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um als Hausverwalter tätig zu sein?

Der Beruf des Hausverwalters ist attraktiv und lukrativ zugleich. Es gibt viele unterschiedliche Aufgaben zu erledigen, sodass niemals Langeweile aufkommt. Außerdem ist der Immobilienmarkt sehr lebendig, wodurch es viele geeignete Kunden und Immobilien gibt.

Allerdings haben nur diejenigen eine Chance am Markt, die eine fundierte Ausbildung mitbringen und sich Expertise erarbeiten konnten. Wer diese Voraussetzungen erfüllt, ist für Eigentümer attraktiv und kann ihnen viele teils beschwerliche Aufgaben abnehmen.

Dieser Teil des Ratgebers beschäftigt sich mit dem Beruf des Hausverwalters. Es geht darum, wie geeignete Kunden gefunden werden und welche Bedingungen bei der Arbeit gegeben sein müssen. Zusätzlich wird die Ausbildung des Hausverwalters vorgestellt. Mit diesem Wissen an der Hand fällt es Eigentümern leicht, sich für eine Hausverwaltung zu entscheiden und einen geeigneten Anbieter zu finden.

So finden Hausverwalter geeignete Kunden

Wer als Hausverwalter tätig werden möchte, muss eine professionelle Kundenakquise durchführen. Hierbei handelt es sich in der Regel um eine Immobilienakquise. Hausverwalter haben hierbei den Vorteil, dass sie im Unterschied zu Maklern nicht auf Verkaufsobjekte angewiesen sind, sondern sich auch um Mehrfamilienhäuser kümmern können. Das gilt selbst dann, wenn keinerlei Verkaufsabsicht seitens der Eigentümer besteht. Für Hausverwalter sind bei der Akquise in der Regel Mietobjekte besonders interessant, weil sich hieraus lukrative und langfristige Aufträge ergeben.

Es hat sich als fruchtbar erwiesen, die Aufgaben einer Hausverwaltung mit denen eines Immobilienmaklers zu verknüpfen. Wer eine Immobilie vermittelt, hat so die Möglichkeit, als Hausverwalter eine weiterführende Tätigkeit zu gewinnen. Andersherum ist es möglich, dass sich aus einer Hausverwaltung zusätzliche Vermietungsaufträge ergeben. Es lohnt sich daher, als Hausverwalter verschiedene Standbeine zu besitzen.

Der Beruf des Hausverwalters

Der Immobilienmarkt ist ein solides und verlässliches Betätigungsfeld. Es kommt nur selten zu Blasen und Schwierigkeiten, die die eigenen Tätigkeiten beeinträchtigen und gefährden. Grundsätzlich werden Immobilien immer verkauft und vermietet, sodass es für gute Hausverwalter mit viel Erfahrung immer eine Menge zu tun gibt. Wichtige Voraussetzungen, um diesen Beruf zu ergreifen, sind die Freude an der Arbeit mit Menschen sowie die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten, um der Verwaltung von Gebäuden und Grundstücken gerecht werden zu können.

Den eigentlichen Bildungsabschluss zum Hausverwalter gibt es nicht. Für die Tätigkeit als Verwalter ist gesetzlich keine Berufsausbildung vorgeschrieben. In der Regel sind es Immobilienkaufleute, teils Betriebswirtschaftler oder Rechtsanwälte, die dieser Tätigkeit nachgehen. Die Industrie und Handelskammern bieten zertifizierte Lehrgänge für die Tätigkeit als Immobilienverwalter an. Voraussetzung ist in der Regel aber eine branchenähnliche Berufsausbildung oder Tätigkeit.

Eine Hausverwaltung ist eine anspruchsvolle und vielfältige Tätigkeit. Hausverwalter müssen sich in ganz unterschiedlichen Bereichen wie Finanzen, Recht und Grundstückspflege auskennen. Deswegen ist es unverzichtbar, dass sie eine exzellente Ausbildung genossen haben. Diese genügt jedoch nicht, um ein Leben lang erfolgreich als Hausverwalter tätig zu sein. Deswegen schreibt der Gesetzgeber vor, dass regelmäßige Weiterbildungen durchgeführt werden müssen. Außerdem wird von Hausverwaltern verlangt, dass sie eine gute persönliche Eignung mitbringen. Das bedeutet, dass ihre Vermögensverhältnisse strukturiert sein und sie eine Berufshaftpflichtversicherung besitzen müssen. Ebenso sind Zuverlässigkeit und Organisationstalent enorm wichtig.

Die Ausbildung zum Hausverwalter

Es gibt nur wenige Bestimmungen, die festlegen, wie eine Ausbildung zum Hausverwalter organisiert sein muss. Die notwendigen Qualifikationen sind beispielsweise im § 34c Gewerbeordnung der Länder festgehalten. Weitere Bestimmungen sind beispielsweise in der Makler- und Bauträgerverordnung zu finden.

Wer wissen möchte, ob eine Hausverwalterausbildung das Richtige für ihn oder sie ist, sollte sich dort ein wenig schlaumachen. Ergänzend zur Ausbildung müssen regelmäßige Fortbildungen absolviert werden. Diese müssen alle drei Jahre erfolgen und mindestens zwanzig Stunden umfassen. Die IHK ist einer der bekanntesten Anbieter solcher Fortbildungen.

Hinweis: Die hier beschriebenen Voraussetzungen gelten nicht allein für Hausverwalter, sondern auch für Immobilienmakler, Baubetreuer und Darlehensvermittler.

Die Digitalisierung macht auch vor Hausverwaltungen nicht halt. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Fernstudiengängen und Onlinekursen, über die sich Interessierte die nötigen Kenntnisse und Fähigkeiten aneignen können, um als Hausverwalter tätig zu werden. Je nach Wunsch können die Studiengänge nebenberuflich oder in Vollzeit genutzt werden. Mit einem erfolgreichen Abschluss in der Tasche ist es möglich, als angestellter Hausverwalter tätig zu werden oder eine eigene Hausverwaltung zu gründen.

Die Kosten einer Hausverwaltung

Die Kosten für eine Hausverwaltung variieren stark. Sie hängen unter anderem von den im Verwaltervertrag vereinbarten Leistungen und der Anzahl der Miteigentümer einer WEG oder der Wohneinheiten in einem Mietshaus ab. Im Durchschnitt muss mit etwa 25 € pro Wohneinheit gerechnet werden. Je mehr Wohneinheiten zu verwalten sind, desto günstiger wird in der Regel der Preis pro Wohneinheit. Es gibt allerdings keine vorgeschriebenen Preise für Verwalterdienste, weswegen immer Verhandlungsspielräume bestehen.

Neben den Fixkosten können Zusatzkosten für eine Hausverwaltung anfallen. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn außerordentliche Eigentümerversammlungen durchgeführt werden oder Mahnkosten für säumige Miteigentümer oder Eigentümergemeinschaften anfallen. Außerdem müssen Eigentümer sämtliche Leistungen bezahlen, die eine Hausverwaltung in ihrem Namen erbringt, wenn diese nicht explizit im Verwaltervertrag festgehalten sind.

Die Entscheidung für eine Hausverwaltung

Wenn sich Eigentümer für eine Hausverwaltung entscheiden, befreien sie sich von vielen lästigen und zeitaufwendigen Aufgaben. Hierfür ist es wichtig, einen professionellen und erfahrenen Dienstleister zu wählen, der zu den eigenen Ansprüchen und der persönlichen Immobilie passt. Es lohnt sich, rechtzeitig mit einem Anbietervergleich zu beginnen, um bei Bedarf bereits einen passenden Verwalter zur Hand zu haben.

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