In der Praxis werden verwaltungstechnische Aufgaben einer Wohnungseigentümergemeinschaft in der Regel an eine externe Hausverwaltung ausgelagert. Zwar ist eine WEG grundsätzlich auch ohne Hausverwaltung möglich, das erweist sich aber selten als praktikabel. Welche Aufgaben eine Hausverwaltung übernimmt, regelt hierbei ein Verwaltervertrag auf Grundlage des WEG-Gesetzes.
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft sieht sich im Alltag mit einer Vielzahl von Verwaltungsaufgaben konfrontiert. Um diese zielführend zu erledigen, setzen die meisten WEG eine externe Hausverwaltung ein.
Die zu erledigenden Aufgaben beschränken sich zumeist auf das gemeinschaftliche Eigentum, es können aber auch weiterführende Aufgaben vereinbart werden. Erfahren Sie im ersten Teil dieses Ratgebers, welche Aufgaben eine externe Hausverwaltung übernimmt und wie eine WEG ohne eine solche Verwaltung funktionieren kann.
Geht es auch ohne eine Hausverwaltung?
Der Gesetzgeber hat in §21 Absatz WEG ausdrücklich festgelegt, dass eine Wohnungseigentümergemeinschaft nicht zwingend eine Hausverwaltung benötigt. Das gilt allerdings nur solange, wie die Mitglieder der WEG die anfallenden Aufgaben selbst erledigen. Hierdurch hat die Gemeinschaft die Möglichkeit, eine Menge Geld zu sparen. Allerdings ist zu beachten, dass für die Erledigung von Hausverwaltungsaufgaben verschiedene Kompetenzen notwendig sind, die die Mitglieder einer WEG nicht immer mitbringen. Entsprechend sind sie in den Tätigkeiten eingeschränkt, die sie erledigen können.
Hinzu kommt, dass ein externer Hausverwalter den Mitgliedern einer Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber neutral ist. Er selbst hat keine persönlichen Interessen, sondern vertritt die Gemeinschaft. Das ist anders, wenn die Verwaltungsaufgaben von den WEG-Mitgliedern selbst erledigt werden.
Hier kann es unter Umständen zu Schwierigkeiten aufgrund mangelnder Neutralität kommen. Das lässt sich nur vermeiden, wenn die Eigentümer eine grundlegend einheitliche Linie bei der Umsetzung der Aufgaben verfolgen und sich exzellent absprechen und Mehrheitsentscheidungen akzeptieren.
Hinweis: Wegen dieser diversen Schwierigkeiten entscheiden sich viele WEG dafür, einen Verwalter einzusetzen. § 26 Absatz 1 verlangt hierfür einen mehrheitlichen Beschluss. Der so eingesetzte Verwalter muss die in § 27 WEG festgehaltenen Aufgaben erfüllen.
Welche Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung gemäß WEG-Gesetz üblicherweise?
Ganz grundsätzlich ist eine Hausverwaltung dafür zuständig, alle Verwaltungsaufgaben rund um das gemeinschaftliche Eigentum zu übernehmen. Hierbei soll die Verwaltung neutral sein und Entscheidungen nach Möglichkeit im Sinne aller Mitglieder der WEG treffen. Die zu erledigenden Aufgaben teilen sich in verschiedene Unterbereiche auf. So gibt es zum Beispiel kaufmännische, rechtliche und technische Aspekte zu berücksichtigen. Ein Hausverwalter muss daher in all diesen Bereichen firm sein, um diesen anspruchsvollen Aufgaben gerecht werden zu können.
Die einzelnen Eigentumswohnungen gehören ausdrücklich nicht zum gemeinschaftlichen Eigentum. Sie gelten vielmehr als „Sondereigentum“, um das sich die Besitzer jeweils selbst zu kümmern haben. Das bedeutet, dass die Hausverwaltung bei ihren Tätigkeiten kein Bestimmungsrecht über die einzelnen Eigentumswohnungen hat, solange diese keinen Einfluss auf das gemeinschaftliche Eigentum nehmen. Das betrifft nicht nur die Wohnung an sich, sondern auch die Kellerräume und eventuell vorhandene Nebenräume.
Welche Aufgaben eine Hausverwaltung im Einzelnen zu erledigen hat, regelt die WEG auf Grundlage eines eigenständigen Verwaltervertrags. Dieser muss allerdings immer auf dem Wohnungseigentümergesetz fußen und darf nicht einfach aus der Luft gegriffen sein.
Unter anderem kann in einem solchen Vertrag geregelt werden, dass die Hausverwaltung für die Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder verantwortlich ist. Für Eigentümer ist es von höchster Relevanz das Wohngeld pünktlich zu zahlen.
Außerdem hat sie häufig die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die geltende Hausordnung eingehalten wird und die Gemeinschaftsbeschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft umgesetzt werden. Nicht zuletzt kümmert sich eine externe Hausverwaltung oft darum, dass bei der jeweiligen Immobilie auf die Instandhaltung geachtet und eventuell notwendige Instandsetzungen vorgenommen werden.
Weiterführende Aufgaben für eine externe Hausverwaltung
Die Vermietung von Eigentumswohnungen gehört eigentlich nicht zum Tätigkeitsfeld einer externen Hausverwaltung. Eigentümer haben aber durchaus die Möglichkeit, eine Hausverwaltung speziell mit dieser Aufgabe zu betrauen. Das ist immer dann sinnvoll, wenn die Eigentümer den mit einer Vermietung verbundenen bürokratischen Verwaltungsaufwand scheuen.
Zudem fehlt es vielen an der nötigen Erfahrung und Zeit, um sich mit den Funktionsmechanismen des Wohnungsmarktes auseinanderzusetzen. In einem solchen Fall können Eigentümer auf die Expertise einer Hausverwaltung zurückgreifen.
Die Hausverwaltung ist dann für alle Angelegenheiten rund um die Mietsache verantwortlich. Sie sucht nach geeigneten Mietern, schließt Mietverträge ab, macht die jährliche Nebenkostenabrechnung und ist auch für alle anderen anfallenden Aufgaben zuständig. Ganz prinzipiell fungiert die Hausverwaltung als Ansprechpartner für die Mieter und setzt sich mit deren Anliegen auseinander. Das bringt für die Eigentümer eine enorme Entlastung mit sich, da sie sich nicht erst in die komplizierte Thematik des Wohnrechts einarbeiten müssen.
Sollten Instandsetzungsmaßnahmen notwendig werden, kann sich die Hausverwaltung ebenfalls darum kümmern. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn eine Heizung in einer der Wohnungen ausfällt und repariert oder sogar ersetzt werden muss. Bestimmte Aufgaben übernimmt eine Hausverwaltung hingegen nicht: Schönheitsreparaturen müssen – soweit ein entsprechender Passus im Mietvertrag enthalten ist – von den Mietern selbst übernommen werden. Auf der anderen Seite ist ein Rücktritt vom Mietvertrag nur möglich, wenn die Eigentümer diesem persönlich zustimmen.
Lesen Sie im zweiten Teil dieses Ratgebers, welche Vorteile der Einsatz einer externen Hausverwaltung mit sich bringt und wie wichtig eine technische Immobilienverwaltung ist.
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