Im ersten Teil dieses Ratgebers ging es vor allem um die verschiedenen Aufgaben, die eine externe Hausverwaltung für eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) übernehmen kann. Im Folgenden stellen wir die Voraussetzungen vor, die für die Einsetzung einer Hausverwaltung erforderlich sind. Außerdem kommen die Vorteile einer externen Hausverwaltung und die Bedeutung einer technischen Immobilienverwaltung zur Sprache.
Ob eine Hausverwaltung eingesetzt wird, muss die jeweilige WEG mehrheitlich entscheiden. Die meisten Gemeinschaften entscheiden sich dafür, da der Einsatz einer externen Verwaltung diverse Vorteile mit sich bringt. Letztlich übernimmt die Hausverwaltung unzählige Aufgaben, die das WEG-Gesetz, wie im ersten Teil erklärt, vorschreibt.
Unter anderem müssen sich die Eigentümer dann nicht mehr um die technische Immobilienverwaltung kümmern. Aufgaben, die hier anfallen, lagert eine Hausverwaltung in der Regel an Fachfirmen aus, die diese professionell erledigen. Sollen hierbei Sondervereinbarungen getroffen werden, müssen diese zunächst mit der Wohnungseigentümergemeinschaft abgesprochen werden.
Voraussetzungen für die Einsetzung einer Hausverwaltung
Die Eigentümer entscheiden gemeinsam darüber, ob eine externe Hausverwaltung eingesetzt werden soll oder nicht. Grundsätzlich kann die Gemeinschaft anfallende Aufgaben nämlich auch selbst erledigen. Wenn die Aufgaben hingegen an eine Hausverwaltung ausgelagert werden sollen, muss dies laut § 26 Absatz 1 WEG durch einen mehrheitlichen Beschluss erfolgen.
Alle Eigentümer müssen die Möglichkeit bekommen, sich am Entscheidungsprozess zu beteiligen und ihre Meinung kundzutun. Ausgehend von diesem Beschluss wird dann eine Hausverwaltung eingesetzt oder es muss eine andere Regelung gefunden werden.
Sollte die Zusammenarbeit mit einer externen Hausverwaltung beschlossen werden, erfolgt diese auf Grundlage eines eigenständigen Verwaltervertrags. In diesem sind unter anderem die Aufgaben festgehalten, die von der Hausverwaltung zu erledigen sind. Zudem einigen sich beide Parteien auf eine Vergütung für diese Dienstleistung. Die in dem Verwaltervertrag festgehaltenen Bestimmungen und Regelungen müssen hierbei dem Wohnungseigentumsgesetz entsprechen, um gültig zu sein.
Von diesen Vorteilen profitiert eine WEG dank einer externen Hausverwaltung
Von den Tätigkeiten einer externen Hausverwaltung profitiert immer die Wohnungseigentümergemeinschaft als Ganzes. Das liegt daran, dass sich die Verwaltung ausschließlich um solche Angelegenheiten kümmert, die mit dem gemeinschaftlichen Eigentum zu tun hat. Die jeweiligen Tätigkeiten können keinem einzelnen Eigentümer zugeordnet werden, sondern sind von der Gemeinschaft als Ganzes zu leisten.
Hinweis: Hierdurch fällt es einer Hausverwaltung in der Regel leicht, neutral zu bleiben. Sie vertritt nicht einzelne Interessen, sondern bemüht sich um Lösungen, die der gesamten Gemeinschaft zugutekommen.
Für die Eigentümer bedeutet die Arbeit einer externen Hausverwaltung eine massive Entlastung. Die wenigsten besitzen nämlich alle Fähigkeiten, die für die sachgerechte Erledigung von Verwaltungsaufgaben notwendig sind. Sie müssen sich daher nicht erst in eine fachfremde Thematik einarbeiten und laufen nicht Gefahr, aufgrund fehlender Informationen oder Erfahrungen Fehlentscheidungen zu treffen. Die einzelnen Tätigkeiten werden stattdessen an eine professionelle Hausverwaltung ausgelagert, die sich um alles kümmert. Hierfür fallen zwar nicht unerhebliche Kosten an, diese können jedoch in einigen Fällen steuerlich geltend gemacht werden.
Die Wohnungseigentümergemeinschaft hat nämlich die Möglichkeit, Hausnebenkosten als Werbungskosten in der Steuererklärung zu deklarieren. Zu diesen zählen auch die Kosten, die für einen Hausverwalter anfallen. Ebenso können Anschaffungen für ein Mietobjekt in voller Höhe von den Mieteinnahmen abgezogen werden, was ebenfalls steuerliche Vorteile mit sich bringt. Seit 2019 beläuft sich der maximal abzugsfähige Betrag auf 800 €, zuvor lag er bei 410 €. Bei größeren Anschaffungen ist es möglich, die Kosten über mehrere Jahre verteilt abzusetzen.
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Die technische Immobilienverwaltung gewinnt an Bedeutung
Immer mehr WEG entscheiden sich für den Einsatz einer Hausverwaltung, weil sie die technische Immobilienverwaltung gerne auslagern möchten. Zu dieser gehört, dass der Instandhaltungsbedarf einer Immobilie regelmäßig kontrolliert wird. Zu diesem Zweck muss der Hausverwalter in regelmäßigen Abständen Kontrollen vor Ort organisieren. Bei dieser werden unter anderem die technischen Anlagen der Immobilie in den Blick genommen, um einen eventuellen Instandsetzungsbedarf frühzeitig erkennen und in die Wege leiten zu können.
In der Regel bekommt eine Hausverwaltung von den Eigentümern das Recht, Firmen mit der Instandsetzung schadhafter Anlagen oder Bereiche zu beauftragen. Das bedeutet, dass sich die Eigentümer nicht selbst um Reparaturmaßnahmen kümmern müssen, sondern dass professionelle Firmen dies erledigen. Der Hausverwalter hat hierbei die Aufgabe, die Leistungen und Preise verschiedener Anbieter zu vergleichen und dasjenige auszuwählen, das für die Wohnungseigentümergemeinschaft am besten geeignet ist.
In einigen Fällen kommt es vor, dass eine Reparaturmaßnahme mehr kostet, als an Budget zur Verfügung steht. In diesem Fall muss der Verwalter zunächst Rücksprache mit der Gemeinschaft halten, bevor er einen Auftrag vergeben darf.
Doch nicht nur einmalige Reparaturmaßnahmen fallen in den Aufgabenbereich einer externen Hausverwaltung. Vielmehr organisiert sie auch Tätigkeiten, die in regelmäßigen Abständen zu erledigen sind. Hierzu gehören unter anderem die Reinigung des Treppenhauses und eine eventuelle Gartenpflege. Ebenso wichtig ist es, dafür zu sorgen, dass im Winter das rechtlich vorgeschriebene Schneeräumen sachgerecht durchgeführt wird. Auch hierfür müssen geeignete Firmen gefunden und engagiert werden.
In einigen Fällen wird für eine Wohnungseigentümergemeinschaft auch ein Hausmeister eingestellt, der sich um solche Aufgaben kümmert. Dieser kann ebenso für die regelmäßige Kontrolle der Anlagen in der Immobilie eingesetzt werden. All diese Maßnahmen verfolgen vorrangig das Ziel, den Eigentümern möglichst viel Zeit und Mühe zu sparen.
Am Ende ist man mit der Begleitung einer regional ansässigen und erprobten Hausverwaltung immer gut beraten. Eine werdende Eigentümergemeinschaft hat so ihre Tücken und ist sehr komplex.
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