Die Aufgaben des Hausverwalters einer WEG

Für Erstbesitzer einer Eigentumswohnung stellt sich schnell die Frage, welche Aufgaben der WEG übernimmt ein Hausverwalter. Von der Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt vertritt er die WEG nach innen wie nach außen. Ihm obliegt der Schutz des Gemeinschaftseigentums, real und in finanzieller Sicht. Sein Handeln für alle Eigentümer ist essenziell und gesetzlich vorgeschrieben.

Gerade beim Erstbesitz einer Eigentumswohnung stellt sich schnell die Frage welche Aufgaben ein Hausverwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft wahrnimmt und wahrnehmen muss. Im Wohnungseigentumsgesetz, § 27 WEG, sind die diversen Aufgaben grundlegend dargestellt.

Im Kern ist der bestellte Verwalter nicht nur berechtigt, sondern auch verpflichtet die Verwaltung ordnungsgemäß zu vollziehen. Die WEG kann diese Aufgaben aber erweitern oder auch einschränken.

Grund für die Verwaltung einer WEG

Mit dem Kauf einer Eigentumswohnung erwirbt man im Grunde zweierlei. Einmal das sogenannte Sondereigentum, die eigentliche Wohnung, wenn man so will. Andererseits erwirbt man mit dem Kauf einen Anteil am Gemeinschaftseigentum, wie Fassade, Dach, Keller, Hausflure und Grundstück.

Die Nutzung des Sondereigentums ist relativ frei, wohingegen für das Gemeinschaftseigentum ein Verwalter von allen Miteigentümern der Immobilie bestellt werden muss. Eben für dieses Gemeinschaftseigentum obliegen dem Verwalter diverse Aufgaben.

Die Aufgaben eines Hausverwalters einer WEG

Ein Verwalter wird von der Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt. In der, meist einmal jährlich stattfindenden, Wohnungseigentümerversammlung muss er zu diversen Aufgaben Rechenschaft ablegen. In dieser Versammlung, gemäß § 23 WEG, geht es um die Einigung zu unterschiedlichsten Themen rund um die Immobilie.

Ob Reparaturen oder Instandsetzungen, allgemeine Betriebskosten oder Hausgeldabrechnungen. Oft wird heftig gestritten und nur ein erfahrener und nachhaltig agierender Verwalter kann ein gutes und beschlussfähiges Miteinander forcieren.

Die grundlegenden Aufgaben des Verwalters sind:

• Verwaltung der Finanzen der WEG (Hausgeldzahlungen, Rechnungslegung und -Zahlung, Prüfung der Konten der WEG)
• Durchführung der Aufgaben die per Beschluss von der WEG-Versammlung vorgegeben sind
• Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung
• Stete Instandhaltung und Instandsetzung der Immobilie zum Werterhalt (Beauftragung Handwerker etc.)
• Durchsetzung von Ansprüchen der WEG nach innen und gegenüber Dritten
• Einberufung der WEG-Versammlung, ordentlich und ggf. außerordentlich und Vorsitz/Leitung der Versammlung
• Verfassen der Beschlusssammlung (stets aktualisierter Ist-Zustand zur WEG), also aller angenommenen und abgelehnten Beschlüsse der WEG, in der Regel innerhalb einer Woche nach Versammlung
• Sicherstellung der Einhaltung der Hausordnung einer WEG
  Zusätzliche Aufgaben können von der WEG-Versammlung definiert und übertragen werden

Die Diversität der Aufgabenspektren verlangt ein großes Maß an Fachkompetenz und nachhaltigem Verantwortungsbewusstsein. Je vielfältiger die Immobilie, je größer die Gemeinschaft, umso komplizierter sind die Aufgaben. Die WEG hat jedoch Möglichkeiten, den Verwalter abzubestellen.

Verwaltervertrag regelt alle Aufgaben und Obliegenheiten

Zwar bestimmt das WEG-Gesetz die grundlegenden Aufgaben des bestellten Verwalters. Im Verwaltervertrag können aber individuelle Aufgaben zusätzlich aufgenommen werden.

So kann die WEG, in der Regel der gewählte Verwaltungsbeirat, zum Beispiel eine turnusgemäße Begehung der Immobilie durch die Hausverwaltung festschreiben. Ebenso können die Begleitung und Baubetreuung, je nach Kompetenz des Verwalters, als zusätzliche Aufgabe definiert werden.

Die letzte Aufgabe des Verwalters nach Abbestellung

Der Verwalter einer WEG wird in der Regel für drei Jahre bestellt, so wie in § 26 WEG beschrieben. Der Bundesgerichtshof hat den Maximalzeitraum aber auf fünf Jahre per Urteil erhöht. Sollte der Vertrag ohne Verlängerung oder sogar frühzeitiger enden, muss auch das BGB beachtet werden.
Dieses schreibt vor, dass der alte Verwalter sämtliche Unterlagen an die WEG, in der Regel den nachfolgenden Verwalter, zu übergeben hat. Dazu gehören Kontoauszüge und alle Rechnungen, Beschlusssammlung, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und der komplette Schriftverkehr mit Dritten oder den Wohnungseigentümern.

Die Suche nach der passenden Hausverwaltung

Ob über private Kontakte oder das Internet. Die Suche nach der vertrauenswürdigen und zur Immobilie passenden Verwaltung ist teils schwierig. Auf diese Merkmale sollte man bei der Hausverwaltersuche achten:

• Die Verwaltung sollte regionale Kompetenz besitzen und Referenzen vorweisen können.
• Ein gutes Netzwerk an Handwerksbetrieben und Facility-Dienstleistern ist ebenso wichtig.
• Die Onlinepräsenz verfügt über ein Impressum und ist aktualisiert und beschreibt die Aufgaben klar und deutlich.
• Ein guter Hausverwalter reagiert auch auf kritische Frage sachbezogen und ruhig.
• Die Hausverwaltung erlaubt eine unproblematische Einsicht in die Originalunterlagen.
• Die Öffnungs- und Besprechungszeiten werden eingehalten und sind ausreichend bemessen.
• Die Verwaltung verfügt über eine Versicherung (Vermögensschadenhaftpflicht für Hausverwalter).
• Alle Akten sowie Protokolle, Wirtschaftspläne und Beschlusssammlung werden ordentlich geführt.
• Die Gelder der WEG werden auf einem WEG-Eigenkonto oder einem offenen Fremdgeldkonto separiert geführt (… nicht auf unsicheren Treuhandkonten)
  Sämtliche durch die WEG beschlossenen Aufgaben werden nachhaltig und zügig erledigt.

Zwar kann man sich als Immobilieneigentümer stur auf diese Kriterien stützen. Doch auch das Bauchgefühl ist wichtig. Wenn er das tut, was er sagt und in der Lage ist eine WEG wie eine Tüte Mücken zum Wohle der Gemeinschaft zu bändigen, hat man die Hausverwaltung gefunden, die zu einem passt.

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