Damit das Zusammenleben der Wohnungseigentümer einer WEG reibungslos funktioniert, gibt es eine Hausverwaltung. Diese übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben und hält den Eigentümern somit den Rücken frei. Abhängig vom Leistungsumfang fallen hierbei unterschiedliche Kosten der Hausverwaltung an. Eigentümer sollten sich vor der Auswahl eines Verwalters genau überlegen, welche Leistungen sie erwarten und wie viel Geld sie hierfür bereit sind zu investieren.
Eine Hausverwaltung übernimmt ganz unterschiedliche Aufgaben für die Wohnungseigentümer einer WEG, sodass diese sich nicht so sehr mit Bürokratie auseinandersetzen müssen. Sie sparen eine Menge Zeit und Mühe und können sich darauf verlassen, dass alle Anliegen professionell erledigt werden.
Da ein Hausverwalter jedoch kein Hausmeister ist, kümmert er sich um ganz andere Themen und es fallen andere Kosten der Hausverwaltung an. Dieser Artikel bietet einen Überblick darüber, was eine Hausverwaltung ist, was sie leistet und welche Kosten hiermit verbunden sind.
Diese Arten einer Hausverwaltung gibt es
Eine Hausverwaltung bietet Serviceleistungen rund um Immobilien an. Diese betreffen meist Verwaltungstätigkeiten, die die einzelnen Eigentümer ansonsten selbst erledigen müssten. Es gibt unterschiedliche Arten von Verwaltungen, die jeweils andere Aufgaben erfüllen und verschiedene Schwerpunkte setzen. Für diese fallen jeweils verschiedene Kosten der Hausverwaltung an. Es ist wichtig, dass sich Eigentümer genau überlegen, welche Verwaltertätigkeiten sie benötigen, um die passende Hausverwaltung auszuwählen.
Eine WEG-Verwaltung ist beispielsweise für das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft verantwortlich. Sie regelt alle damit anfallenden Tätigkeiten. Eine Mietverwaltung kümmert sich hingegen um die Verwaltung von Miethäusern im Sinne des jeweiligen Eigentümers. Die Sondereigentumsverwaltung ist mit der WEG-Verwaltung verwandt, kümmert sich jedoch nicht um das Gemeinschaftseigentum, sondern um vermietete Eigentumswohnungen. Nicht zuletzt gibt es eine Hausverwaltung für Gewerbeimmobilien, bei der die Verwaltungstätigkeit Gebäude umfasst, die für gewerbliche Zwecke im Einsatz sind.
Hinweis: Zum Gemeinschaftseigentum zählen die Gebäudeteile, die allen Eigentümern gehören. Das sind typischerweise das Treppenhaus, das Dach und der Garten. Sondereigentum meint demgegenüber abgeschlossene Einheiten, die zum Wohnen dienen und nur einem einzelnen Eigentümer gehören.
Diese Aufgaben erfüllt eine Hausverwaltung
Welche Aufgaben ein Hausverwalter übernimmt und welche Kosten der Hausverwaltung hierbei anfallen, hängt von der Art der gewählten Hausverwaltung ab. Beispielsweise kümmert sich ein WEG-Verwalter um Aufgaben wie die Einhaltung der Hausordnung, die Erstellung des jährlichen Wirtschaftsplanes, die jährliche Abrechnung der Hausgelder, die Buchführung, die Einberufung von Eigentümerversammlungen, die Einholung von Angeboten, die Vergabe von Aufträgen und vieles mehr. Allerdings ist er nicht für die Einbeziehung des Mietzinses verantwortlich, da sich hierum eine Mietverwaltung kümmert.
Grundsätzlich gibt es keine rechtlichen Vorgaben, welche Aufgaben und Befugnisse eine Hausverwaltung hat. Lediglich für den Bereich der WEG-Verwaltung hat der Gesetzgeber klare Richtlinien aufgestellt. Diese sind beispielsweise in § 27 und § 28 des WEG-Gesetzes festgehalten. In den anderen Fällen können die Eigentümer die Aufgaben der Hausverwaltung relativ frei und individuell aushandeln.
Grundsätzlich gibt es drei große Aufgabenfelder, in denen eine Hausverwaltung tätig wird: Der erste Bereich sind die sogenannten kaufmännischen Aufgaben, zu denen die wirtschaftliche Betreuung von Wohngebäuden und Wohnanlagen gehört. In diesem Zusammenhang kümmert sich ein Hausverwalter um die laufende Buchführung, zieht das Hausgeld der Wohnungseigentümer ein, erstellt Nebenkostenabrechnungen, begleicht Rechnungen und fertigt Wirtschaftspläne an.
Der zweite große Aufgabenblock, mit dem sich eine Hausverwaltung beschäftigt, sind technische Aufgaben. Unter anderem wird es in einer Immobilie immer wieder nötig, Renovierungen vorzunehmen. Hier setzt der Verwalter sein Fachwissen für die Eigentümergemeinschaft ein. Die Hausverwaltung kümmert sich unter anderem um die Planung und Vorbereitung von Bauprojekten und kontrolliert im Laufe der Baumaßnahmen, dass alles korrekt abläuft. Neben solchen Instandhaltungsaufgaben gehört es zum Tätigkeitsbereich eines Hausverwalters, den Betrieb der technischen Einrichtungen regelmäßig zu überprüfen und bei Problemen Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Hierzu gehören unter anderem die Fahrstühle und die elektrischen Tore.
Des Weiteren kommt es im Rahmen einer Hausverwaltung immer wieder zu juristischen Auseinandersetzungen. Es ist daher empfehlenswert, dass ein Hausverwalter vom Fach ist und sich mit solchen Fragen auskennt. Unter anderem sollte er ein Experte für das WEG-Gesetz sein, um die Eigentümergemeinschaft gegenüber Dritten zu vertreten und die Einhaltung sämtlicher gesetzlichen Vorschriften kontrollieren zu können. Außerdem ist das eine wichtige Voraussetzung, um Verträge prüfen und abschließen zu können.
Achtung: Üblicherweise führt der Hausverwalter die notwendigen Tätigkeiten nicht selbst durch, sondern organisiert und überwacht sie. Er ist berechtigt, verschiedene Aufgaben auszulagern und Experten und Dienstleister mit deren Erledigung zu beauftragen. Das können beispielsweise Architekten sein.
Mit diesen Kosten der Hausverwaltung müssen Eigentümer rechnen
Die Höhe der Kosten der Hausverwaltung ist nicht einheitlich, sondern hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Insbesondere sind die Lage und der Zustand der Immobilie relevant. Zudem müssen die Anzahl und die Größe der Wohneinheiten berücksichtigt werden. Des Weiteren stellt sich die Frage, welche Art von Hausverwaltung benötigt wird. Nicht zuletzt haben Eigentümer die Möglichkeit, die Aufgaben eines Hausverwalters individuell zu definieren, was Einfluss auf die Vergütung hat. Werden Zusatzleistungen gebucht, steigen die Kosten, wird auf bestimmte Tätigkeiten verzichtet, lassen sich Einsparungen realisieren.
Die regionalen Unterschiede wirken sich teils erheblich auf die Kosten der Hausverwaltung aus. In einer Großstadt wie München muss mit deutlich höheren Kosten gerechnet werden als beispielsweise in kleineren Städten wie Darmstadt. Bei der Immobiliengröße ist zu beachten, dass die Verwaltungskosten pro Wohnung umso geringer ausfallen, je größer die Eigentumsgemeinschaft als Ganzes ist.
Wird eine WEG-Verwaltung beauftragt, fallen für die vorgeschriebenen Leistungen sogenannte Regelkosten an oder es wird eine pauschale Grundvergütung vereinbart. In diesem Bereich liegen die Kosten der Hausverwaltung zwischen 12,50 € und 46 € netto pro Monat. Immer wieder werden jedoch Anpassungen an den Vergütungssätzen vereinbart, sodass mit höheren Verwalterkosten gerechnet werden muss.
In einigen Fällen werden von einem Hausverwalter Dinge verlangt, die über seine eigentlichen Aufgaben hinausgehen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn er eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen muss. In einem solchen Szenario fallen Sonderhonorare an, wenn diese vertraglich vereinbart wurden.
Ein Hausverwalter ist kein Hausmeister
Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten sich Eigentümer bewusst machen, dass ein Hausverwalter weder ein Hausmeister noch ein Hauswart ist. Sie alle erledigen wichtige Aufgaben für die Eigentümergemeinschaft, diese unterscheiden sich jedoch deutlich in ihrem Umfang und ihren Verantwortlichkeiten. Der Hausverwalter ist für die Verwaltung der WEG verantwortlich und vertritt diese als juristische Person. Ein Hausmeister ist demgegenüber vor allem für handwerkliche Tätigkeiten zuständig und wird in den meisten Fällen vom Hausverwalter eingestellt.
Wer bietet sich als Hausverwalter an?
Grundsätzlich ist es in Deutschland möglich, dass jeder als Hausverwalter tätig wird. Eine besondere Qualifikation ist hierfür nicht notwendig. Einige Eigentümer beauftragen eine externe, gewerbliche Hausverwaltung, andere entscheiden sich für eine interne WEG-Selbstverwaltung. Hierbei kümmert sich einer der Miteigentümer um die anfallenden Aufgaben. Der große Vorteil hierbei ist, dass die Kosten der Hausverwaltung wegfallen, weil sämtliche entstehenden Kosten für Porto, Software und andere Aufgaben mithilfe eines Verteilerschlüssels auf alle Eigentümer aufgeteilt werden.
Wer eine externe Hausverwaltung gründen möchte, muss seit 2018 ein Gewerbe anmelden und die Erlaubnispflicht berücksichtigen. Genehmigt wird die Gründung nur dann, wenn eine Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen wurde und der jeweilige Verwalter regelmäßig an Weiterbildungen teilnimmt. Hierbei ist ein Minimum von 20 Stunden in drei Jahren verpflichtend. Ebenfalls erforderlich ist es, die individuelle Zuverlässigkeit des Verwalters nachzuweisen und Belege über geordnete Vermögensverhältnisse vorzulegen.
Im Rahmen der WEG-Reform kam es 2020 zu verschiedenen Neuerungen. Unter anderem gibt es jetzt einen sogenannten zertifizierten Hausverwalter. Seither ist es notwendig, dass die WEG-Verwaltung zertifiziert ist, um tätig werden zu können.
Fazit: Die Kosten der Hausverwaltung individuell anpassen
Die Kosten der Hausverwaltung hängen von vielfältigen Faktoren ab, von denen die Lage und der Zustand der Immobilie sowie die gewünschten Leistungen des Hausverwalters die wichtigsten sind. Wohnungseigentümer haben die Möglichkeit, individuelle Lösungen zu vereinbaren und die anfallenden Kosten hierdurch so gering wie möglich zu halten. Grundsätzlich ist sogar eine Selbstverwaltung möglich. Wichtig ist jedoch, sich klarzumachen, dass ein Hausverwalter kein Hausmeister ist und dass für die Tätigkeit verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein müssen.
