Der Verwaltungsbeirat hat in einer WEG eine wichtige Rolle. Grundsätzlich können nur Eigentümer in den Beirat gewählt werden. Allerdings ist diese Regel nicht ohne Ausnahmen. Hier erfahren Sie, wer und wie man Mitglied im Verwaltungsbeirat wird und um welche Ausnahmen es sich handelt.
Der rechtliche Rahmen einer Wohnungseigentümergesellschaft ist ebenso komplex wie die Gemeinschaft selbst. Mehrere Wohnungseigentümer kommen als Gemeinschaft zusammen und begründen so die WEG, die sogar Inhaberin von Rechten und Pflichten sein, sowie klagen und verklagt werden können. Der Zweck ist insbesondere der Umgang und die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Dabei dreht sich in quasi jeder WEG auch viel um Geld. Wege, Dächer, Grünanlagen – Die Instandhaltung und Pflege des Gemeinschaftseigentums kostet Geld. Außerdem müssen Rücklagen gebildet und der Verwalter bezahlt werden.
Im regen Leben der Gemeinschaft spielt der Verwaltungsbeirat dabei eine wichtige Rolle. Grundsätzlich besteht dieser aus Eigentümern. Allerdings ist dieser Grundsatz keineswegs ohne Ausnahmen. Wer sich nun fragt, welche Ausnahmen das sind, wer wie in den Beirat gewählt wird oder sogar, was der Verwaltungsbeirat überhaupt ist und welche Aufgaben er hat, der ist hier an der richtigen Stelle.
Verwaltungsbeirat unterstützt und überprüft den Verwalter
Der Verwaltungsbeirat einer WEG hat für diese eine zentrale Bedeutung und übernimmt äußerst wichtige Aufgaben für die Gemeinschaft. In den meisten Fällen verwaltet sich eine Wohnungseigentümergesellschaft nicht selbst, sondern bestellt dafür einen Hausverwalter. Die Verwaltung der Gemeinschaft durch den Verwalter umfasst praktisch alle wesentlichen Aspekte der WEG. Dies umfasst unter anderem auch die Abwicklung finanzieller Ansprüche und Verpflichtungen, das Abhalten und Organisieren der Eigentümerversammlungen oder Fertigen des Wirtschaftsplans und der Versammlungsprotokolle.
Aufschluss über die Frage, welche Aufgabe jetzt dem Beirat zukommt, bringt das Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Dieses ist neben dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) die wichtigste Rechtsquelle für Eigentümergemeinschaften. Dem Verwaltungsbeirat kommt in diesem Konstrukt nämlich eine ganz entscheidende Rolle zu. Wie es der Name bereits verrät, unterstützt er den Hausverwalter nämlich bei seinen zahlreichen Aufgaben. Dies regelt § 29 Absatz 2 Satz 1 WEG. Dazu gehört etwa die Unterstützung bei der Vorbereitung von Eigentümerversammlungen oder die Durchsetzung der Hausordnung oder die Beauftragung von Dienstleistern. Sein Zweck erschöpft sich aber keineswegs nur in der Unterstützung des Verwalters, er erstreckt sich auch auf seine Überwachung und Überprüfung. So zählt es etwa zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirats, die vom Hausverwalter erstellte Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan zu prüfen. Gemäß § 29 Absatz 2 Satz 2 WEG sollen der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung vom Beirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden, bevor entsprechende Beschlüsse gefasst werden.
Darüber hinaus kommt dem Verwaltungsbeirat aber auch eine nicht zu unterschätzende Vermittlerfunktion zu. Bestehen Unstimmigkeiten oder sogar Unzufriedenheit der Eigentümer mit dem Verwalter, ist der Beirat der Ansprechpartner für beide Seiten und kann zur Beilegung bestehender Streitigkeiten beitragen. Außerdem kann er im schlimmsten Fall sogar Aufgaben des Verwalters komplett übernehmen. In bestimmten Fällen, etwa wenn der Verwalter seine Pflichten nicht erfüllt, kann der Verwaltungsbeirat etwa eine Eigentümerversammlung selbstständig einberufen.
Verwaltungsbeirat besteht in der Regel aus Eigentümern
Gerade aufgrund der hohen Bedeutung des Beirats werden seine Mitglieder von der Gemeinschaft gewählt. In aller Regel handelt es sich bei den Mitgliedern selbst um Eigentümer, die die Interessen der Gemeinschaft am besten in die Verwaltung der Gemeinschaft einbringen und diese wahren können. Gemäß § 29 Absatz 1 Satz 1 WEG können „Wohnungseigentümer“ durch Beschluss zum Mitglied des Verwaltungsbeirats bestellt werden. Bereits der Wortlaut, aber auch der dahinter stehende Sinn und Zweck des Gesetzes zeigen daher, dass es sich bei den Beiratsmitgliedern grundsätzlich um Eigentümer handelt. Zudem regelt § 29 Absatz 1 Satz 2 WEG, dass ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen sind, wenn der Beirat mehrere Mitglieder hat. Der Vorsitzende beruft den Beirat gemäß § 29 Absatz 1 Satz 3 WEG nach Bedarf ein.
Dass es sich bei einem Mitglied des Verwaltungsbeirats um einen Eigentümer oder eine Eigentümerin handelt und dies auch vom Gesetz so vorgesehen ist, ergibt angesichts der weitreichenden und sensiblen Aufgaben des Beirats nur Sinn. Als Schaltstelle zwischen Eigentümern und Verwalter erscheint es eher abwegig, einen Nichteigentümer in den Beirat zu wählen.
Ausnahme: Nichteigentümer als Mitglied des Verwaltungsbeirats
Dennoch besteht zu dieser Regel eine Ausnahme. Es ist durchaus möglich, innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft unter bestimmten Voraussetzungen einen Nichteigentümer bzw. eine Nichteigentümerin durch Beschluss als Mitglied zu bestellen.
Der Schlüssel ist die Teilungserklärung oder die Gemeinschaftsordnung. Diese sind quasi die DNA einer WG und legen die Regeln fest. Ist also in der Teilungserklärung oder in der Gemeinschaftsordnung bereits vorgesehen, dass auch Nichteigentümer Mitglieder des Verwaltungsbeirats werden können, kann von dieser Möglichkeit ausnahmsweise Gebrauch gemacht werden. Erlaubt das weder die Teilungserklärung noch die Gemeinschaftsordnung, besteht aber auch noch nachträglich die Möglichkeit, den Weg für einen Nichteigentümer freizumachen. Für eine solche Vereinbarung braucht es dann die Zustimmung aller im Grundbuch eingetragener Eigentümer. Dies ist nicht zuletzt auch Ausdruck der Privatautonomie. In der Praxis sollten sich die Eigentümer aber schon vor dem Beschlussantrag einig sein. Denn die Anfechtung eines einzelnen Eigentümers reicht aus, um den Beschluss anzugreifen. Eine etwaige Anfechtungsklage könnte im schlimmsten Fall viel Zeit und vor allem Geld kosten.
Nichteigentümer als Beiratsmitglied nur unter besonderen Umständen zu empfehlen
Auch wenn es die Ausnahmen von § 29 Absatz 1 WEG zulassen, dass eine WEG einen Nichteigentümer in den Beirat wählt, ist dazu nur unter ganz besonderen Umständen zu raten. Der Verwaltungsbeirat übernimmt nicht nur wichtige, sondern auch äußerst sensible Aufgaben für die WEG. Er ist Hilfs- und Kontrollorgan und hat eine Vermittlungsfunktion. Besonders geeignet ist eine Person daher, wenn sie eine gute Beziehung zum Hausverwalter und zu den Eigentümern pflegt. Ein Mitglied des Beirats sollte zudem die Eigenheiten und potenziellen Herausforderungen der Gemeinschaft kennen und mit den sensiblen Daten und wichtigen Fragestellungen umgehen können.
Darüber hinaus ist davon auszugehen, dass das nötige Interesse und Eifer an und für die Ausübung der meist unbezahlten und nebenberuflichen Tätigkeit vor allem dann gegeben ist, wenn derjenige oder diejenige selbst Eigentümer bzw. Eigentümerin ist. Dann nämlich hängt das eigene private und finanzielle Interesse an der Qualität der Arbeit des Beirats. Außerdem sind die Eigentümer selbst von den Ergebnissen unmittelbar betroffen. Dies betrifft vor allem finanzielle Entscheidungen.
Aus diesen Gründen erscheint es sinnvoll, dass es sich bei den Beiratsmitgliedern auch um Eigentümer handelt. Dennoch bleibt es die freie Entscheidung der Gemeinschaft selbst, einen Nichteigentümer oder eine Nichteigentümerin als Mitglied zu bestellen. Dann sollten aber besondere Umstände diese Entscheidung rechtfertigen. Möglich erscheint dies etwa, wenn ein ehemaliger Eigentümer bereits viele Jahre im Beirat saß und daher über die nötige Erfahrung verfügt. Zudem besteht der Verwaltungsbeirat in der Regel aus mehreren Mitgliedern, sodass die Eigentümer der WEG möglicherweise einen Nichteigentümer neben mehreren Eigentümern im Beirat bestellen möchten, um einen „objektiven“ Blick miteinbeziehen zu können. Gegebenenfalls handelt es sich bei dem gewollten Nichteigentümer auch um einen Experten, dessen Arbeit besonders geschätzt wird.
In jedem Fall sollten sich die Eigentümer der WEG über das Regel-Ausnahme-Prinzip hinsichtlich der Bestellung von Nichteigentümern bewusst sein und die Vor- und Nachteile gründlich abwägen. Abzuraten ist hingegen eindeutig von der Wahl von Ehegatten oder Lebenspartnern einzelner Eigentümer oder sonstigen Personen, die im „Lager“ einzelner Eigentümer stehen. Selbstverständlich steht auch diese Entscheidung im vollkommenen Ermessen der WEG. Das Potenzial von Zerwürfnissen und Streitigkeiten ist erfahrungsgemäß aber hoch. Generell ist es daher empfehlenswert, einen Nichteigentümer nur dann als Mitglied des Verwaltungsbeirats einzusetzen, wenn besondere Umstände vorliegen, die diese Entscheidung besonders vorteilhaft machen.
Nichteigentümer hat auf der Eigentümerversammlung nichts zu suchen
Selbst wenn sich die Eigentümer durch Beschluss dazu entscheiden, einen Nichteigentümer als Mitglied des Beirats zu bestellen, darf dieser übrigens grundsätzlich nicht an einer Eigentümerversammlung der WEG teilnehmen. Nach ständiger Rechtsprechung verstößt die Anwesenheit eines Nichteigentümers bei einer Eigentümerversammlung – selbst wenn er im Beirat sitzt – gegen den in § 24 Absatz 1 WEG statuierten Grundsatz der Nichtöffentlichkeit. Einberufen werden demnach nämlich nur alle Wohnungseigentümer. Dahinter steht der Grundsatz, dass die Willensbildung und die Willensäußerung der Eigentümer zu schützen sind und vor dem Einfluss von Nichteigentümern geschützt werden soll. Dies ist auch dann zu bewahren, wenn ein Nichteigentümer Teil des Verwaltungsbeirats ist. Dieser soll nämlich die Interessen der WEG vertreten, nicht aber diese definieren oder mitbestimmen.
Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn er im Zuge seiner Beiratstätigkeit dazu angehalten ist, der Versammlung beizuwohnen, weil sein spezifischer Aufgabenbereich betroffen ist. Dies ist etwa gegeben, wenn er den Eigentümern auf der Eigentümerversammlung über die Ergebnisse seiner Arbeit und insbesondere von Prüfungen berichten soll.
