Wer heutzutage eine gute Hausverwaltung haben möchte, muss deutlich tiefer in die Tasche greifen, als noch vor einigen Jahren. Der Verwaltermarkt verändert sich aktuell stark, und es sind deutliche Preissteigerungen für Hausverwaltungen zu erkennen. Das ist auf zahlreiche Gründe wie die Inflation, den Fachkräftemangel, technologische Fortschritte und vieles weitere zurückzuführen. Außerdem gibt es eine vergleichsweise große Nachfrage, sodass sich viele Hausverwaltungen gezielt aussuchen können, für wen sie tätig werden wollen.
Eine gute Hausverwaltung ist ihr Geld wert, weil sie den Eigentümern viele lästige Aufgaben abnimmt. Trotzdem ist es wichtig, genau zu kalkulieren und nach einem möglichst günstigen Anbieter zu suchen. Denn aktuell steigen die Preise für Hausverwaltungen stark an. Das liegt einerseits an einer hohen Nachfrage und andererseits an vielen Kriterien wie Personalkosten, gestiegenen Erwartungen, der Inflation und anderen Aspekten. Dieser Artikel stellt die wichtigsten Kostentreiber vor, die für Preissteigerungen für Hausverwaltungen verantwortlich sind.
Diese Kostensteigerungen sind Preistreiber
Die Inflation hat alle Wirtschaftsbereiche stark getroffen und auch vor Hausverwaltungen nicht Halt gemacht. Viele der Preissteigerungen für Hausverwaltungen sind auf die Inflation zurückzuführen. So sind beispielsweise die Personalkosten deutlich angestiegen, aber auch für Büromieten, Mietbetriebskosten und Services externer Dienstleister müssen Hausverwaltungen heute mehr Geld ausgeben als früher. Denn bestimmte Aufgaben wie Aktenvernichtung, Geräte-Leasing, die Organisation des Fuhrparks und anderes lagern viele Hausverwaltungen heutzutage aus.
Hierbei zeigt sich, dass eine Art Teufelskreis entstanden ist. Denn auch diese externen Dienstleister haben mit der Inflation und allen damit verbundenen Kostensteigerungen zu kämpfen. Von der IT-Beratung bis hin zu Handwerksfirmen sehen sich zahlreiche Betriebe momentan mit Engpässen konfrontiert und müssen sicherstellen, dass ihre Budgets ausreichen.
Ein ebenfalls großes Problem sind die Personalkosten. Ähnlich wie bei den externen Dienstleistern sehen sich auch die einzelnen Mitarbeiter starken Preissteigerungen gegenüber. Das betrifft das Heizen ebenso wie die Miete, die Lebensmittel und die Mobilität. Um hier über die Runden zu kommen, bleibt ihnen gar nichts anderes übrig, als Lohnerhöhungen zu fordern. Für die Hausverwaltungen bedeutet das nicht nur gestiegene Löhne, sondern auch die Lohnnebenkosten belasten die Budgets.
Der Fachkräftemangel führt zu höheren Personalkosten
Der Fachkräftemangel ist ein Phänomen, das nahezu sämtliche Wirtschaftsbereiche betrifft und bedroht. Er ist unter anderem auf den demografischen Wandel zurückzuführen, weil zu wenig junge Menschen hierzulande geboren werden, die die zahlreichen anstehenden Aufgaben übernehmen können und wollen. Entsprechend haben nahezu alle Unternehmen der unterschiedlichsten Branchen Schwierigkeiten, geeignete und qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Das betrifft auch Hausverwaltungen.
Diese Entwicklung hat dazu geführt, dass ein regelrechter Kampf zwischen verschiedenen Hausverwaltungen um Fachkräfte stattfindet. Häufig wechseln Mitarbeiter von einer Hausverwaltung zur anderen, was häufig mit deutlichen Gehaltssteigerungen verbunden ist. Die verschiedenen Verwaltungen werben sich ihre qualifizierten Mitarbeiter ab, was vielleicht kurzfristig für Entspannung sorgt, langfristig jedoch keine Lösung für den Fachkräftemangel darstellt.
Vergleicht man die Löhne neuer Mitarbeiter mit denen der langjährigen Angestellten, stellt man häufig eine teils große Diskrepanz fest. In vielen Fällen ist es deshalb nötig, das Gehalt des Stammpersonals ebenfalls anzuheben, um nicht Gefahr zu laufen, erfahrene Mitarbeiter zu verlieren. Das hohe Lohnniveau, dass für viele Hausverwaltungen schon heute eine Belastung darstellt, verschärft sich somit immer weiter.
Ein weiteres Problem des Fachkräftemangels ist, dass er das Wachstum von Hausverwaltungen einschränkt. Diese sind nicht mehr in der Lage, neue Aufträge anzunehmen und weitere Liegenschaften zu verwalten. Es stehen einfach nicht genügend Mitarbeiter zur Verfügung, die die hiermit verbundenen Aufgaben übernehmen könnten. Das bereits vorhandene Personal ist mit den aktuellen Aufgaben vollständig ausgelastet und neue Leute sind nur schwer zu bekommen. Außerdem müssen Hausverwaltungen darauf achten, ihre Belegschaft nicht zu überlasten da Krankheiten und Kündigungen für den gesamten Betrieb eine extreme Belastung bedeuten.
Für Hausverwaltungen ist es wichtig, nicht einfach nur an den Symptomen herumzudoktorn, sondern das Problem von Grund auf zu bekämpfen. Der Fachkräftemangel muss nachhaltig beseitigt werden, um für Entspannung zu sorgen. Unter anderem wäre es sinnvoll, selbst auszubilden, der Belegschaft Weiterbildungen und Umschulungen anzubieten und in die Digitalisierung zu investieren. Außerdem sollte es leichter möglich werden, Quereinsteiger aufzunehmen und sie mit verschiedenen Tätigkeiten zu betrauen. Das erfordert zunächst einmal kurzfristige Investitionen, die sich aber langfristig auszahlen.
Einflüsse des Gesetzgebers
Prinzipiell sollten alle Unternehmen ihren Mitarbeitern regelmäßig Fort- und Weiterbildungen anbieten. Nur dann haben diese die Möglichkeit, auf dem neuesten Stand zu bleiben, technische Entwicklungen mitzumachen, ihre Kompetenzen zu trainieren und zu erweitern und sich den Herausforderungen der Zukunft zu stellen. Das betrifft auch Hausverwaltungen. Die meisten Arbeitgeber nehmen daher die mit der Weiterbildung verbundenen Kosten auf sich und verstehen sie als Investition. Trotzdem hat der Gesetzgeber 2018 eine Fortbildungspflicht für Verwalter ins Leben gerufen und durch die obligatorische Zertifizierungspflicht ab Dezember 2023 ergänzt.
Dass Hausverwaltungen laut § 34c Gewerbeordnung (GewO) dazu verpflichtet sind, Wohnimmobilienverwalter weiterzubilden, hat Auswirkungen auf ihre finanzielle Situation und die Preisstruktur. Immerhin muss ein Verwalter 20 Stunden fachspezifische Weiterbildung mitmachen und erfolgreich abschließen. Häufig wird sogar deutlich mehr Zeit benötigt, da auch An- und Abreise sowie Vor- und Nachbereitung berücksichtigt werden müssen. Hierbei genügt es nicht, dass er an einer solchen Weiterbildung teilnimmt sondern er muss diese so dokumentieren und festhalten, dass sie einer unabhängigen Prüfung standhält.
Hinweis: Seit Dezember 2023 haben Wohneigentümer einen Anspruch darauf, dass ein Hausverwalter zertifiziert ist. Entsprechend steigen die Anforderungen an einen Hausverwalter an. Dieser muss eine Prüfung bei der Industrie- und Handelskammer erfolgreich ablegen, was nicht nur Kosten für die Weiterbildungsmaßnahme verursacht, sondern die Hausverwaltung auch durch den Zeitverlust und den Bildungsurlaub beeinträchtigt. Gerade bei größeren Hausverwaltungen ist es nicht unwahrscheinlich, dass während der Abwesenheit des eigentlichen Verwalters eine Teilzeitkraft eingestellt werden muss, die verschiedene Aufgaben übernimmt.
Der Einfluss der Digitalisierung auf die Preissteigerungen für Hausverwaltungen
Nichts anderes hat in den vergangenen Jahren so viele Wandlungs- und Modernisierungsprozesse ausgelöst wie die Digitalisierung. Eine Hausverwaltung muss heute mit modernen Technologien und einer hochwertigen Software arbeiten, um wettbewerbsfähig zu sein. Das macht Investitionen notwendig. Viele Verwaltungen haben diesen Trend erkannt und nutzen diverse Softwarelösungen wie Casavi oder Facilioo. Hiermit gehen verschiedene Vorteile einher, allerdings muss häufig ein vierstelliger Betrag investiert werden.
Immer mehr Eigentümer fragen bei Hausverwaltungen an, ob diese mit spezieller Software und Apps arbeiten. Sie erhoffen sich hiervon, dass die Objektunterlagen besonders effizient verwaltet und sicher gespeichert werden. Entsprechend kommen Hausverwaltungen an den jeweiligen Investitionen nicht vorbei. Langfristig ist jedoch zu erwarten, dass sich die Verwaltungskosten durch die technischen Hilfsmittel senken.
Hinweis: Die hohe Nachfrage von Eigentümern nach digitalen Lösungen ist für eine Hausverwaltung Fluch und Segen zugleich. Auf der einen Seite sind sie zu Investitionen gezwungen, auf der anderen Seite sind die Eigentümer häufig bereit, für digitale Serviceleistungen mehr zu bezahlen.
Nachfrage und Erwartungshaltungen steigen kontinuierlich an
Hausverwaltungen bemerken einen Anstieg der Nachfrage seitens der Eigentümer. Entsprechend geben sie Verwaltungen ab, die nur klein sind oder einen hohen Verwaltungsaufwand mit sich bringen. Die Kombination aus Personalmangel und hoher Nachfrage hat dazu geführt, dass viele Verwaltungen einen Aufnahmestopp verhängt haben. Sie konzentrieren sich auf die bereits vorhandenen Objekte und nehmen keine neuen Aufträge an. Für Eigentümer bedeutet das, dass die Suche nach einer geeigneten Hausverwaltung kompliziert ist und sie mit zahlreichen Absagen rechnen müssen.
Da die Eigentümer mehr Hausverwaltungen anschreiben müssen, bevor sie einen geeigneten Anbieter finden, ist ein klarer Nachfrageüberhang festzustellen. Es wird nicht mehr zunächst nach den Konditionen für eine Hausverwaltung gefragt, sondern, ob überhaupt noch Kapazitäten bei der jeweiligen Verwaltung vorhanden sind. Die Hausverwaltung hat somit einen guten Stand bei den Preisverhandlungen, wodurch die Verwalterpreise deutlich ansteigen.
Da sich Hausverwaltungen grundsätzlich aussuchen können, für wen sie tätig werden wollen, können sie auch Preissteigerungen bei Altverträgen vornehmen. Teilweise kommt es hier zu Preiserhöhungen von 50%, sodass statt bisher 22 € netto pro Wohnung 33 € netto pro Wohnung zu zahlen sind. Eigentümern bleibt oft nichts übrig, als diese Preissteigerungen hinzunehmen, da die Hausverwaltung ansonsten komplett abspringt und sie sich um alles selbst kümmern müssen.
Die Erwartungshaltung von Eigentümern an die Servicequalität einer Hausverwaltung steigt zudem immer weiter an. Zu den grundlegenden Leistungen, die immer erwartet werden, gehören eine hervorragende Erreichbarkeit und die Möglichkeit, jederzeit digital auf die Unterlagen der WEG zugreifen zu können. Außerdem soll eine Hausverwaltung über ein breit aufgestelltes Handwerkernetzwerk verfügen, um von kostengünstigen Angeboten profitieren zu können. Ferner fordern immer mehr Eigentümer, dass die Mitarbeiter der Hausverwaltung eine hohe rechtliche Expertise besitzen.
In diesem Zusammenhang ist festzustellen, dass unterschiedliche WEG jeweils andere Ansprüche an ihre Hausverwaltung stellen. Befindet sich eine Wohnungseigentümergemeinschaft in einer großen Metropole und haben die Eigentümer vor kurzer Zeit hochwertige Eigentumswohnungen erworben, sind ihre Ansprüche deutlich höher, als bei kleinen, eher ländlichen WEG, die schon lange Bestand haben. Verwalter müssen somit mehr Zeit und Energie in die Verwaltung investieren, um den Ansprüchen der Eigentümer gerecht zu werden. Das geht wiederum mit höheren Kosten für die Eigentümer einher.
Ältere Unternehmer finden kaum Nachfolger
Ein weiterer Grund dafür, warum es bei vielen Hausverwaltungen aktuell zu Engpässen kommt, ist die Tatsache, dass zahlreiche Unternehmer ihre Betriebe aus Altersgründen aufgeben. Sie verabschieden sich in den Ruhestand oder führen die Hausverwaltung nur noch wenige Jahre weiter. Entsprechend fokussieren sie sich nicht auf Aspekte wie die Digitalisierung oder die Neukundenakquise, sondern setzen Schwerpunkte bei der Bewirtschaftung der Liegenschaften, die sie schon lange betreuen.
Eigentümer bleiben langjährigen Verwaltern häufig treu, da sie deren Erfahrung und Zuverlässigkeit zu schätzen wissen. Dass sie nicht immer mit den aktuellsten Technologien arbeiten, ist für sie verkraftbar. Hinzu kommt, dass viele langjährige Verwalter ihren ausgesprochen günstigen Preisstrukturen übermäßig lange treu bleiben, weshalb die Eigentümer zu gewissen Kompromissen bereit sind.
Da immer mehr ältere Verwalter in den wohlverdienten Ruhestand gehen, ohne einen passenden Nachfolger für ihren Betrieb zu finden, schließen die Hausverwaltungen in großer Zahl. Diese stehen am Markt dann nicht mehr zur Verfügung oder müssen komplett neu aufgebaut werden. Sie müssen sich an die neuen Preise und Konditionen anpassen und die Arbeitsprozesse verändern und modernisieren. All dies ist mit Aufwand und Kosten verbunden.
Fazit: Zukunftsprognosen für die Branche
Hausverwalter wissen um die Schwierigkeiten, die sich ihnen aktuell stellen. Sie gehen davon aus, dass die dramatische Kostenentwicklung in der Zukunft eher noch zunehmen wird, als dass es zu einer Entspannung kommt. All das planen sie bei der heutigen Auftragsvergabe ein. Sie versuchen daher, Puffer aufzubauen und nachhaltig zu wirtschaften, um dauerhaft am Markt bestehen zu können. Das wiederum treibt den Kostenanstieg der Branche voran.
