Nicht jede WEG wird von einem externen Hausverwalter verwaltet. Die richtige WEG-Software ermöglicht eine einfache und effiziente Selbstverwaltung. Hier erfahren Sie, worauf Sie bei einer solchen Software achten müssen und welche Vorteile sie bestenfalls mit sich bringt.
Viele Wohnungseigentümergemeinschaften entscheiden sich dafür, ihre Verwaltung selbst in die Hand zu nehmen. Insbesondere kleinere Gemeinschaften, für die eine professionelle Hausverwaltung finanziell kaum tragbar ist, sind gezwungen den Weg der Selbstverwaltung zu gehen. Doch die Selbstverwaltung bringt nicht nur mehr Eigenverantwortung, sondern auch erhebliche organisatorische und rechtliche Anforderungen mit sich. Um diesen Herausforderungen effizient, transparent und rechtssicher begegnen zu können, greifen viele selbstverwaltete Gemeinschaften heutzutage auf spezialisierte Verwaltungssoftware zurück. Eine gute Softwarelösung kann den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren, Fehlerquellen minimieren und die Kommunikation innerhalb der Gemeinschaft verbessern. Warum der Einsatz einer solchen Software sinnvoll ist, welche Anforderungen sie erfüllen sollte, welche konkreten Vorteile sich daraus ergeben und warum dadurch trotzdem nicht jede Arbeit ersetzt wird, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Professioneller Hausverwalter oder Selbstverwaltung?
In den absolut meisten Fällen verwaltet sich eine Wohnungseigentümergemeinschaft nicht selbst, sondern gibt die Verwaltung an einen professionellen Hausverwalter ab, den die Eigentümer beauftragen. Und das aus gutem Grund: Die Aufgaben des Verwalters sind umfangreich und besonders bei Gemeinschaften mit vielen Eigentümern anspruchsvoll. Dazu gehört etwa die Organisation von Eigentümerversammlungen, die Beauftragung von Dienstleistern für die Instandhalten, genauso wie die Verwaltung der Finanzen und die rechtliche Verwaltung und Überwachung. Außerdem kennt sich ein professioneller Verwalter mit dem rechtlichen Rahmen aus, welcher bei vielen seiner Aufgaben von großer Bedeutung ist.
Die Beauftragung eines externen Verwalters hat daher viele Vorteile. Dennoch entscheidet sich nicht jede WEG für die externe Fremdverwaltung. Einer der Vorteile einer Selbstverwaltung liegt darin, dass die WEG alles selbst in der Hand hat. Der dann verwaltende Eigentümer ist gerade nicht extern und hat daher ein genau so großes Interesse an einer effizienten Verwaltung der WEG wie alle anderen Eigentümer auch. Differenzen, die nicht selten zwischen der WEG und der Hausverwaltung aufkommen können, sind her deutlich unwahrscheinlicher.
Den Unterschied macht aber in der Regel vor allem der Kostenpunkt. Gerade für kleinere WohnungseigentümergemeinschaftenWEG – vor allem mit weniger als 10 Einheiten – ist eine Fremdverwaltung oft schlicht zu kostspielig und steht nicht im Verhältnis. Dies gilt auch für die andersherum: Die Verwaltung einer zu kleinen WEG ist auch für manche Hausverwalter wirtschaftlich unattraktiv. Zu kleine Gemeinschaften werden daher häufig auch von angefragten Verwaltern abgelehnt. Wenn Sie Eigentümer einer WEG sind und die Frage zwischen Fremd- und Selbstverwaltung ungeklärt ist, erfordert es stets eine umfangreiche Abwägung aller Vor- und Nachteile. Insbesondere sollten die Kosten für einen Hausverwalter genauso kalkuliert werden, wie der Arbeitsaufwand im Falle einer Selbstverwaltung.
Software erleichtert und optimiert Selbstverwaltung
Gerade für kleinere Eigentümergemeinschaften bietet sich die Selbstverwaltung an. In solchen Fällen wird ein Mitglied der WEG zum internen Verwalter ernannt, der die administrativen Aufgaben übernimmt. Rechtlich ist dieser interne Verwalter einer externen Hausverwaltung gleichgestellt – und trägt somit auch die volle Verantwortung. Aus diesem Grund empfiehlt sich der Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung, um sich im Fall von Fehlern abzusichern.
Entscheidet sich eine WEG für die Selbstverwaltung, steht der verwaltende Eigentümer aber nicht ohne Hilfe da. Der Einsatz einer guten Verwaltungssoftware kann die mit der Verwaltung verbundenen Aufgaben erheblich vereinfachen. Die Software ermöglicht die zentrale Ablage wichtiger Dokumente mit Zugriffsrechten für alle Eigentümer. Zudem entfallen aufwendige Recherchen durch regelmäßige Updates zu rechtlichen Neuerungen. Sehr gute Programme enthalten darüber hinaus auch Vorlagen für gesetzlich vorgeschriebene Dokumentationen. Dies betrifft zum Beispiel die Beschlusssammlung, die sonst selbstständig entworfen werden müsste. Viele Verwaltungsprozesse laufen vollkommen automatisch ab, was Zeit spart und die Effizienz steigert. Eine geeignete Softwarelösung ist daher gleich aus mehreren Gründen ein wesentlicher Baustein für eine moderne und effektive Selbstverwaltung. Außerdem wird der Arbeitsaufwand des mit der Verwaltung beauftragten Eigentümers erheblich reduziert, was angesichts der Tatsache, dass die Selbstverwaltung häufig unentgeltlich ist, sehr vorteilhaft ist.
Diese Kriterien sollte Ihre WEG-Software erfüllen
Die universell perfekte Software, die auf jede WEG zugeschnitten ist, existiert nicht – dazu sind die individuellen Anforderungen der Eigentümergemeinschaften zu verschieden. Trotzdem ist eine für Sie und Ihre WEG geeignete Software eine große Hilfe bei der Selbstverwaltung und es gibt viele verschiedene Software-Programme auf dem Markt, aus denen Sie eine geeignete wählen können. Vor der Anschaffung sollte also ein sorgfältiger Vergleich der verfügbaren Programme erfolgen, bei dem die Anforderungen der WEG mit den Tools und Eigenschaften der Programme abgeglichen wird.
Zwar unterscheiden sich die verfügbaren WEG-Software, dennoch sollten einige grundlegenden Funktionen unbedingt enthalten sein. Ein Mindestmaß an 7 wichtigen Kriterien sollte daher auch Ihre Software-Lösung in jedem Fall vorweisen:
- Rechtssicherheit durch aktuelles WEG-Recht
Das Wohnungseigentumsrecht unterliegt regelmäßigen Änderungen. Erst vor einigen Jahren gab es eine große Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG). Eine gute Software hält sich deshalb automatisch auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und passt vorhandene Vorlagen und Abläufe dementsprechend an – nur so ist eine selbstverwaltete WEG immer auf der sicheren Seite.
- Zentrale Dokumentenablage
Alle wichtigen Unterlagen – wie etwa Teilungserklärungen, Beschlusssammlungen, Protokolle oder Abrechnungen – sollten digital gespeichert und jederzeit abrufbar sein. Eine strukturierte Ablage mit klar geregeltem Zugriff für berechtigte Personen erhöht die Transparenz für alle Eigentümer und vereinfacht den Verwaltungsaufwand erheblich.
- Organisation digitaler und hybrider Eigentümerversammlungen
In Zeiten digitaler Kommunikation sollte die Software die Organisation und Durchführung von Eigentümerversammlungen auch virtuell oder hybrid ermöglichen. Dies ist nach neuer Gesetzeslage nämlich möglich, wenn die WEG dies durch Beschluss ermöglicht. Eine integrierte Videokonferenzfunktion ist hier besonders hilfreich, um auch Eigentümern, die nicht vor Ort sein können, die Teilnahme zu erleichtern.
- Verwaltung der Finanzen
Die Software sollte eine transparente Verwaltung der aller Einnahmen und Ausgaben ermöglichen. Dazu gehören unter anderem das Erfassen von Zahlungseingängen, die Aufteilung auf verschiedene Kostenstellen und die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen. Ideal ist eine Lösung mit integriertem Online-Banking oder einer Schnittstelle zu gängigen Buchhaltungssystemen.
- Kommunikationsfunktion für die Eigentümer
Die Möglichkeit, direkt über die Software zu kommunizieren – sei es über direkte Nachrichten oder Kommentarfunktionen – erleichtert den Informationsfluss und reduziert Missverständnisse innerhalb der Gemeinschaft. Auch der Austausch von Dokumenten und Terminen lässt sich über solche integrierten Funktionen deutlich besser organisieren. Außerdem wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Eigentümer wichtiger Daten und Termine vergessen.
- Kompetenter Kundenservice
Gerade bei Fragen oder technischen Problemen ist ein verlässlicher Support essentiell. Ein kompetenter Ansprechpartner kann bei der Einführung der Software helfen, möglicherweise sogar Schulungen anbieten und vor allem im laufenden Betrieb schnelle Lösungen bei auftretenden Schwierigkeiten liefern.
- DSGVO-Konformität
Da bei der Verwaltung personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Pflicht. Die Software sollte deshalb hohe Sicherheitsstandards bieten und regelmäßig an aktuelle Datenschutzbestimmungen angepasst werden.
Diese Vorteile bietet eine WEG-Software für die Selbstverwaltung
Für selbstverwaltete Wohnungseigentümergemeinschaften ist eine leistungsstarke Software nicht nur hilfreich, sondern in vielen Fällen mittlerweile unerlässlich. Sie bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl den Verwaltungsaufwand reduzieren als auch die Zusammenarbeit innerhalb der Gemeinschaft stärken und wesentlich vereinfachen. Unterschiedliche Software-Lösungen bieten unterschiedliche Tools an. Da sich auch die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen der Gemeinschaften durchaus unterscheiden, lassen sich nicht alle Vorteile jeder Software für jede WEG benennen. Einige allgemeine Vorteile bringt aber jede gute Software mit, durch die die Verwaltung einer WEG effizienter und einfacher gestaltet werden kann.
- Sicherstellung der rechtlichen Anforderungen
Eine gute Software unterstützt durch rechtssichere Vorlagen und automatische Anpassungen an neue Gesetzesänderungen. Insbesondere rechtliche Laien profitieren von dieser Orientierungshilfe und können ihre Aufgaben verlässlicher und formgerechter ausführen. Dies spart Zeit und Ärger.
- Automatisierung von Verwaltungsaufgaben
Viele wiederkehrende Prozesse können mithilfe einer gängigen Softwarelösung automatisiert werden. Dazu gehören zum Beispiel Erinnerungen an Versammlungen, Zahlungseingänge oder Fristen. Das spart Zeit, senkt das Fehlerrisiko und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
- Zentrale und sichere Verwaltung aller Dokumente
Alle relevanten Unterlagen sind digital verfügbar und gehen nicht verloren. Mit einer klaren Ablagestruktur und Suchfunktion lassen sich Dokumente schnell finden und gezielt freigeben. Dies erleichtert auch die Übergabe an neue Verwaltungsmitglieder oder bei Eigentümerwechseln.
- Orts- und zeitunabhängiger Zugriff
Über Cloud-Lösungen oder mobile Apps können sowohl Verwalter als auch Eigentümer jederzeit und von überall auf die Daten zugreifen. Das ermöglicht eine flexible und moderne Arbeitsweise – selbst im Urlaub, im Homeoffice oder unterwegs.
- Mitbestimmung und Transparenz
Eigentümer haben jederzeit Einblick in relevante Unterlagen und Vorgänge. Entscheidungen werden nachvollziehbarer, und das Vertrauen innerhalb der Gemeinschaft steigt. Diskussionen über angeblich „verlorene“ Protokolle oder fehlende Informationen gehören der Vergangenheit an.
Die beste Software ersetzt die Verwaltung nicht
So hilfreich moderne Softwarelösungen auch sind – sie ersetzen kein Fachwissen. Besonders bei juristischen oder buchhalterischen Fragestellungen stoßen viele selbstverwaltete WEGs schnell an ihre Grenzen. Ein fehlendes Verständnis für die rechtlichen Grundlagen kann zu schwerwiegenden Fehlern führen – etwa zu ungültigen Beschlüssen, Versäumnissen in der Buchhaltung oder Konflikten unter Eigentümern.
Die Buchhaltung ist ein häufiges Problemfeld. Zwar bieten viele Programme grundlegende Funktionen, doch komplexere Anforderungen – wie die Erstellung rechtssicherer Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne oder Rücklagenkonten – lassen sich damit oft nur unzureichend abbilden. Das führt zu Überforderung bei den Verwaltern und erhöht das Risiko für fehlerhafte oder unvollständige Abrechnungen.
Ein weiteres Problem: Viele Softwareanbieter bieten nur eingeschränkten oder sehr allgemeinen Kundensupport. Bei rechtlichen Fragen, Unsicherheiten oder konkreten Konflikten zwischen Eigentümern fehlen fundierte, individuelle Antworten. Ohne einen fachkundigen Ansprechpartner bleibt oft nur der Gang zum Anwalt – mit entsprechenden Kosten und Zeitaufwand.
Für eine dauerhaft erfolgreiche Selbstverwaltung empfiehlt sich daher eine ganzheitliche Lösung: eine Software, die nicht nur technisch überzeugt, sondern zugleich professionellen Support durch WEG-Experten bietet. Diese können bei rechtlichen Fragen, Konfliktsituationen oder Unsicherheiten rund um Verwaltung, Buchhaltung oder Versammlungsorganisation direkt unterstützen. So wird aus einer reinen Software eine umfassende Lösung, die die Vorteile der Digitalisierung mit menschlicher Fachkompetenz verbindet.
