Auch private Vermieterinnen und Vermieter sind dazu verpflichtet, eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Diese muss vollständig und für die Mieterinnen und Mieter transparent sein. Hierbei schleicht sich schnell der Fehlerteufel ein. Im Folgenden finden Sie daher besonders gängige Fehler, die es bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung zu vermeiden gilt.
Jede Betriebskostenabrechnung, auch Nebenkostenabrechnung, ist ein Zahlenwerk. Je nach Objektgröße, Anzahl der Mieter oder den Kostenarten kann sich dieses Zahlenwerk sehr umfangreich gestalten.
Vermieter sind dazu verpflichtet sich an Regeln und Gesetze, aber auch Zeitvorgaben zu halten. Nicht allen Kosten für den Betrieb einer Immobilie sind umlagefähig. Maximal 17 Kostenarten dürfen nach der aktuellen Betriebskostenverordnung, kurz betrKV angesetzt werden.
Wer die nachfolgenden Fehler bei der Betriebskostenabrechnung vermeidet schützt sich vor Stress mit den Mietern und spart viel Zeit und damit Geld.
Tipp: Auch wenn wir in beiden Teilen die häufigsten Fehler und deren Vermeidung beschreiben und die Kosten der Verwaltung einer Immobilie nicht umlagefähig sind, sollten Privatvermieter erwägen gerade die Betriebskostenabrechnung in professionelle Hände zu geben. Fakt ist: Dank einer privaten Hausverwaltung spart man Zeit und reduziert Stress.
1. Die Betriebskostenabrechnung zu spät erstellen
Paragraph 556 Absatz 3 BGB schreibt vor, dass eine Betriebskostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraum bei den Mieterinnen und Mietern eingegangen sein muss. Wenn der Abrechnungszeitraum also zwischen dem 01.01.2018 und dem 31.12.2018 liegt, muss die Betriebskostenabrechnung spätestens am 31.12.2019 bei den Mieterinnen und Mietern eingegangen sein.
Hierbei ist zu berücksichtigen, dass der tatsächliche Eingang entscheidend ist. Sollte eine Betriebskostenabrechnung zu spät eingehen, verfallen die darin enthaltenen Forderungen. Ein eventuell vorhandenes Guthaben der Mieterinnen und Mieter muss hingegen ausgezahlt werden. Diese Regel greift jedoch nicht, wenn die Vermieterinnen und Vermieter einwandfrei nachweisen können, dass sie an der Verspätung keine Schuld tragen. Verzögerungen beim Postweg zählen hierzu allerdings nicht.
2. Einen falschen Abrechnungszeitraum wählen
Vermieterinnen und Vermieter können frei wählen, welchen Abrechnungszeitraum sie wählen. Einzige Voraussetzung hierbei ist, dass dieser Zeitraum niemals mehr als 12 Monate betragen darf. Ob dieser nun zwischen Januar und Dezember oder Juli und Juni liegt, bleibt jedem selbst überlassen.
Wichtig ist, dass eine Betriebskostenabrechnung nur solche Kosten enthält, die in dem jeweiligen Abrechnungszeitraum tatsächlich angefallen sind. Außerdem müssen die jeweiligen Kosten für die Mieterinnen und Mieter transparent sein. Entsprechend müssen für alle Kosten Belege vorliegen, die auf Anfrage den Mieterinnen und Mietern zugänglich gemacht werden müssen.
3. Vom Mietvertrag abweichen
Der Mietvertrag regelt genau, welche Betriebskosten an die Mieterinnen und Mieter weitergegeben werden können und wie diese zu entrichten sind. Hierbei schreibt der Gesetzgeber ganz genau vor, welche Betriebskosten Vermieterinnen und Vermieter umlegen dürfen. Einige Beispiele hierfür sind der untenstehenden Tabelle zu entnehmen.
Alle darüberhinausgehenden Betriebskosten können nicht an die Mieterinnen und Mieter weitergegeben werden. Es ist zu klären, welche Art der Abrechnung gewählt wird. So kann zwischen einer Abrechnung anhand des Verbrauchs oder einer Abrechnung anhand der Wohneinheiten gewählt werden. Entscheidend ist, dass sowohl die Betriebskosten als auch die Art der Abrechnung für die Mieterinnen und Mieter immer nachvollziehbar ist.
Folgende Kosten können auf Mieterinnen und Mieter umgelegt werden
- Beleuchtung des Gemeinschaftseigentums
- Betrieb einer Antennenanlage
- Betrieb einer Waschküche
- Gartenarbeit
- Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung
- Grundsteuer
- Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
- Kaltwasser
- Kosten einer Entwässerungsanlage
- Lohn des Hauswarts
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Schornsteinfeger
- Sonstige Betriebskosten
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Warmwasserversorgung
- Wärmeversorgung
- Wartung des Fahrstuhls
4. Den Punkt „Sonstige Betriebskosten“ überstrapazieren
17 unterschiedliche Varianten von Betriebskosten sind in der Betriebskostenverordnung festgehalten. 16 davon sind klar definiert, der 17. heißt lediglich „Sonstige Betriebskosten“. Hiermit sind unter anderem Kosten für eine Alarmanlage, einen Pförtner oder die Wartung von Feuerlöschern und Blitzableitern gemeint.
Da der Begriff sehr viel Interpretationsspielraum bietet, nutzen einige Vermieterinnen und Vermieter ihn über Gebühr aus. Das führt nicht selten zu gerichtlichen Auseinandersetzungen und Streits mit den Mieterinnen und Mietern. Deswegen sollten auch private Vermieterinnen und Vermieter darauf achten, nicht zu viele sonstige Betriebskosten abzurechnen.
5. Fehler bei der Umlage
In Bezug auf die Heizkosten schreibt der Gesetzgeber die Art der Abrechnung sehr genau vor. Er verlangt, dass mindestens 50% der Heizkosten anhand des Verbrauchs bestimmt und umgelegt werden. Entsprechend sind Vermieterinnen und Vermieter dazu verpflichtet, Messgeräte in den einzelnen Wohnungen anzubringen. Nur durch diese ist eine verbrauchsorientierte Abrechnung möglich. Heizkostenpauschalen dürfen hingegen nicht genutzt werden. Es ist ratsam, sich an diese gesetzlichen Vorgaben zu halten, da Mieterinnen und Mieter ansonsten eine Minderung der Heizkosten um 15% durchsetzen können.
6. Reparatur- und Wartungskosten abrechnen
Bei der Heizkostenabrechnung sollte auf eine größtmögliche Genauigkeit Wert gelegt werden. So dürfen beispielsweise Betriebs- und Wartungskosten der Heizanlage an die Mieterinnen und Mieter umgelegt werden. Gleiches gilt für Kehrgebühren und die Immissionsmessungen durch den Schornsteinfeger. Reparaturkosten sind jedoch keine Wartungskosten. Wenn eine Heizanlage einmal repariert werden muss, sind diese Kosten durch die Vermieterinnen und Vermieter zu tragen.
7. Eine unvollständige Betriebskostenabrechnung erstellen
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Mieterinnen und Mieter die Betriebskostenabrechnung ganz genau nachvollziehen und gegebenenfalls überprüfen können müssen. Deswegen ist es wichtig, dass sie eine Vielzahl relevanter Informationen enthält. So muss neben dem Abrechnungszeitraum der Verteilerschlüssel angegeben werden, auf dessen Grundlage die Abrechnung erfolgt.
Alle Kostenpositionen müssen einzeln aufgelistet werden und zu jeder muss es einen geeigneten Beleg geben. Am Ende der Abrechnung muss die Gesamthöhe der Betriebskosten klar ausgewiesen sein. Hierbei muss dann der individuell zu tragende Anteil der Betriebskosten separat aufgeführt sein. Wenn mit Vorauszahlungen gearbeitet wurde, müssen diese ebenfalls in der Abrechnung stehen.
8. Nicht umlagefähige Betriebskosten aufführen
In der Regel sind für die Betriebskostenabrechnung die im Mietvertrag festgehaltenen Regelungen maßgeblich. Diese dürfen aber geltendem Recht nicht widersprechen. So ist es über einen Mietvertrag nicht möglich, aus nicht umlagefähigen Nebenkosten umlagefähige Kosten zu machen. Das ist beispielsweise in Bezug auf Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen relevant.
Solche dürfen ebenso wenig wie Verwaltungstätigkeiten auf die Mieterinnen und Mieter umgelegt werden. Die Mietverträge sollten deswegen daraufhin geprüft werden, ob alle darin enthaltenen Regelungen tatsächlich gültig sind.
Wer jetzt meint, dass alle möglichen Fehler betrachtet wurden, der irrt. Insgesamt 14 der häufigsten Irrtümer zur Betriebskostenabrechnung konnten wir identifizieren. Im zweiten Teil folgen noch weitere Themen und hilfreiche
