Wer eine Eigentumswohnung kauft, wird Mitglied einer WEG. Diese wird üblicherweise von einem Verwalter beziehungsweise einer Hausverwaltung vertreten. Es ist daher wichtig, die Aufgaben und Pflichten des Verwalters sowie seine Zuständigkeiten zu kennen.
Für Wohnungseigentümer ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben ein Verwalter beziehungsweise eine Hausverwaltung übernimmt. Nur dann wissen sie, welche Leistungen mit ihrem anteiligen Verwalterentgeld bezahlt werden.
Es ist zu beachten, dass ein Verwalter einige Aufgaben zwingend übernehmen muss, während andere Aufgaben reine Verhandlungssache sind. Entsprechend gibt es keine allgemeingültige Liste der Verwalterpflichten, sondern lediglich eine Übersicht über mögliche Aufgaben.
Welche Leistungen ein WEG-Verwalter erbringt und worauf bei der Erstellung eines Verwaltervertrags zu achten ist, wird im Folgenden erläutert.
Aufgaben und Pflichten des Verwalters festlegen
Wer einen Hausverwalter bestellen möchte, muss ganz unterschiedliche Anbieter und Hausverwaltungen in den Blick nehmen. Es kommt darauf an, dass der jeweilige Verwalter genau die Eigenschaften mitbringt, die für die jeweilige WEG entscheidend sind. Unter anderem ist es wichtig, dass der Anbieter ein hohes Organisationstalent besitzt und idealerweise schon einige Erfahrungen bei der Verwaltung von WEG sammeln konnte. Zudem macht die Größe einer Eigentümergemeinschaft einen Unterschied.
| Achtung: Wenn lediglich einige Wohneinheiten zu verwalten sind, ist das mit weniger Aufwand verbunden, als wenn mehrere tausend Wohneinheiten parallel zu betreuen sind. Entsprechend große Kapazitäten muss der jeweilige Anbieter mitbringen. |
Sobald ein passender Verwalter gefunden wurde, wird dieser bestellt und ein offizieller Verwaltervertrag aufgesetzt. Hierin sind einerseits sämtliche Vollmachten aufgeführt, die der Verwalter erhält, aber auch alle vereinbarten Aufgaben und Pflichten werden konkret genannt. Hierbei gilt es, die Regeln des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) und die persönlichen Wünsche und Erwartungen gleichermaßen zu benennen und schriftlich zu fixieren.
Für Eigentümer ist es wichtig, die im WEG enthaltenen Vorgaben und Pflichten zu kennen. Nur dann ist es möglich, einzuschätzen, ob der Verwalter zuverlässig und seriös arbeitet oder seinen Verpflichtungen nicht nachkommt. Wenn ein Verdacht besteht, dass eine Hausverwaltung den Vorgaben der ordnungsgemäßen Verwaltung nicht nachkommt, sollten sich Eigentümer Hilfe suchen. Die erste Anlaufstelle ist in diesem Fall üblicherweise der Verwaltungsbeirat.
Das sind die gängigsten Aufgaben eines WEG-Verwalters
Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben und Befugnisse eines Verwalters sind im § 27 WEG festgehalten. Häufig ist es nämlich so, dass ein Verwalter vielfältige Befugnisse haben muss, um seinen Aufgaben überhaupt gerecht werden zu können. Das ist beispielsweise bei der Erstellung eines Wirtschaftsplans und bei der Rechnungslegung entscheidend. Die entsprechenden Regeln sind in § 28 WEG zu finden. Im Folgenden werden die gängigsten Aufgaben präsentiert, die Hausverwalter übernehmen:
Zu den elementaren Aufgaben eines WEG-Verwalters gehört es, Eigentümerversammlungen einzuberufen. Außerdem muss er sowohl den Wirtschaftsplan als auch die Jahresabrechnung und den Vermögensbericht erstellen. Er ist für das Führen der Beschlusssammlung verantwortlich und muss die von den Eigentümern getroffenen Beschlüsse umsetzen. Des Weiteren ist er dafür verantwortlich, die Einhaltung der Hausordnung durchzusetzen und die ordnungsgemäße Instandhaltung beziehungsweise Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums sicherzustellen.
Wenn es zu unerwarteten Problemen wie einem Wasserschaden oder planbaren Aufgaben wie baulichen Veränderungen kommt, muss der Verwalter handeln und geeignete Lösungen beziehungsweise Anbieter finden. Sämtliche Geldangelegenheiten der WEG fallen ebenfalls in seinen Zuständigkeitsbereich. Hierzu ist er zur Nutzung von WEG eigenen Konten berechtigt und muss das Geld der Eigentümer getrennt von seinem eigenen verwahren. Auch rechtliche Aufgaben im Falle von Rechtsstreitigkeiten kann der Verwalter übernehmen. Ferner ist er für die Einhaltung von Fristen verantwortlich und muss sicherstellen, dass sich keine Nachteile für die WEG ergeben.
Der Verwalter vertritt die WEG nach außen hin
Ein WEG-Verwalter ist die offizielle und uneingeschränkte gesetzliche Vertretung einer WEG nach außen. Abgesehen von Darlehensverträgen und Verträgen zum Grundstückskauf, kann er Verträge abschließen und kündigen. Gerade deshalb ist es wichtig, einen seriösen Anbieter zu wählen, der professionell arbeitet und ausschließlich zum Wohle und im Sinne der WEG handelt.
| Hinweis: Wenig seriöse Verwalter fokussieren sich meist nicht auf die Verwaltertätigkeit, sondern konzentrieren sich auf andere Aufgaben wie den Verkauf von Versicherungen. |
Des Weiteren ist zu bedenken, dass ein Verwalter immer die Eigentümergemeinschaft als Ganzes vertritt und niemals einzelne Eigentümer. Das betrifft auch den Verwaltungsbeirat. Die Beschlussfindung einer WEG findet immer in einer Eigentümerversammlung statt. Eine professionelle Hausverwaltung führt diese lediglich durch und nimmt keinen aktiven Einfluss auf die Entscheidungsfindung. Außerdem respektiert sie die getroffenen Beschlüsse und agiert immer im Sinne der WEG.
So ist nach der Abberufung eines Verwalters zu verfahren
Der Verwalter vertritt eine WEG nach außen und innen, jedoch nur solange, wie sein Verwaltervertrag läuft. Wenn er abberufen wird, ist er dazu verpflichtet, sämtliche Verwaltungsunterlagen der WEG an den Nachfolger zu übergeben.
Wenn der bisherige Verwalter seriös und professionell gearbeitet hat, ist diese Übergabe der Verwaltungsunterlagen nur eine Formsache. War der bisherige Verwalter hingegen unseriös, dann hinterlässt er häufig ein Chaos aus Akten und Dokumenten, die der neue Verwalter dann in Ordnung bringen muss.
Um solche Schwierigkeiten zu vermeiden, sollte von Anfang an darauf geachtet werden, einen vertrauenswürdigen, erfahrenen und rechtssicher agierenden Verwalter auszuwählen.
Wichtig: Das WEG-Gesetz gibt Vorgaben dazu, wer innerhalb der WEG für die Suche eines neuen Verwalters zuständig ist. Die entsprechenden Zuständigkeiten zur Verwaltersuche sollten die Wohnungseigentümergemeinschaft stets beachten.
