Am Ende eines Wirtschaftsjahres ist ein WEG-Verwalter dazu verpflichtet, eine Hausgeldabrechnung zu erstellen. Diese umfasst die Jahresabrechnung, aus der sich dann die Einzelabrechnungen ableiten. Für die Erstellung einer solchen Hausgeldabrechnung gibt es konkrete Fristen, die eingehalten werden müssen. Erfolgt dies nicht, haftet der Verwalter unter bestimmten Voraussetzungen.
Die Hausgeldabrechnung gibt Auskunft über die Einnahmen und Ausgaben, die innerhalb eines Wirtschaftsjahres realisiert wurden. Nach Ablauf dieses Wirtschaftsjahres ist der WEG-Verwalter zur Erstellung einer solchen Hausgeldabrechnung verpflichtet. Hierbei ist zwischen der Jahresabrechnung und den Einzelabrechnungen zu unterscheiden.
Hält der WEG-Verwalter die Frist zur Erstellung einer solchen Abrechnung nicht ein, haftet er unter bestimmten Voraussetzungen. Welche das sind und was bei den Fristen im Einzelnen zu beachten ist, erläutert dieser Artikel.
Darum ist eine Hausgeldabrechnung zu erstellen
Einmal jährlich ist durch den WEG-Verwalter eine Hausgeldabrechnung zu erstellen. Diese wird auch als Nebenkostenabrechnung oder Betriebskostenabrechnung bezeichnet und umfasst sämtliche Kosten, die der WEG in einem Wirtschaftsjahr entstanden sind. Hierdurch soll für eine größtmögliche Transparenz gesorgt werden. Eine solche Hausgeldabrechnung setzt sich aus der Jahresabrechnung und den Einzelabrechnungen zusammen.
Durch die WEG-Reform vom 1.12.2020 gelten heutzutage andere Regelungen für eine solche Abrechnung als zuvor. So muss der WEG-Verwalter nur noch für die Wohnungseigentümergemeinschaft als Ganzes eine Hausgeldabrechnung erstellen. Die einzelnen Eigentümer haben keinen Anspruch auf Erstellung dem Verwalter gegenüber, sondern müssen diesen der Eigentümergemeinschaft gegenüber geltend machen.
Vorgehen bei einer Jahresabrechnung
Die Jahresabrechnung wird als geordnete Einnahmen- und Ausgabenrechnung angefertigt. Hierbei muss sichergestellt sein, dass sie vollständig und korrekt ist. Gleichzeitig ist im Namen einer größtmöglichen Transparenz und Verständlichkeit vorgeschrieben, dass eine solche Abrechnung übersichtlich und nachvollziehbar sein muss. Für die Eigentümer muss auch ohne Expertenwissen ersichtlich sein, wie die Hausgelder eingesetzt wurden und ob dies den Vorgaben entspricht, die im Wirtschaftsplan festgehalten sind.
Des Weiteren muss in der Jahresabrechnung festgehalten sein, welche Rücklagen noch vorhanden sind und wie die Kontostände der Gemeinschaftskonten zu Beginn und am Ende des Wirtschaftsjahres aussehen beziehungsweise ausgesehen haben. Das gilt auch unabhängig davon, dass die Entwicklung der Erhaltungsrücklage nur noch in Form der Vermögensübersicht präsentiert werden muss. Die entsprechenden Regelungen sind in § 28 Absatz 4 WEG zu finden. Durch eine Veranschaulichung der Rücklagenentwicklung wird für eine größtmögliche Transparenz für die Eigentümer gesorgt.
Hinweis: Die Heizkostenverordnung gilt zwingend für die Wohnungseigentümergemeinschaft. Es ist somit nicht erforderlich, dass beschlossen oder festgesetzt werden muss, dass sie angewendet wird.
Vorgehen bei Einzelabrechnungen
Die Grundlage der Einzelabrechnungen ist die Jahresabrechnung. Deswegen können diese erst erstellt werden, wenn letztere vorliegt. Üblicherweise handelt es sich auch bei den Einzelabrechnungen um Einnahmen- und Ausgabenrechnungen. Im Unterschied zur Jahresabrechnung werden allerdings nicht sämtliche Kosten aufgelistet, sondern lediglich diejenigen, die die einzelnen Wohnungseigentumseinheiten betreffen. Für die Berechnung, wird ein Verteilerschlüssel herangezogen, der von der Eigentümergemeinschaft festgelegt wurde und daher von Anfang an feststeht.
In einigen Fällen kommt es vor, dass sich die Eigentümergemeinschaft auf keinen Verteilerschlüssel geeinigt hat. Dann erfolgt die Berechnung nach § 16 Abs. 2 WEG anhand der Miteigentumsanteile. Dies gilt allerdings nicht für Heiz- und Warmwasserkosten, die immer zwingend nach dem Verbrauch abgerechnet werden.
Zu beachten ist, dass die Hausgeldzahlungen von den Anteilen an den Einnahmen und Ausgaben abgezogen werden. Aus dieser Differenz wird ersichtlich, wie hoch der Betrag ist, den die einzelnen Eigentümer schuldig sind. Übersteigt dieser die geleisteten Hausgeldzahlungen, muss der Fehlbetrag nachgezahlt werden, bei einer Überzahlung erhalten die Eigentümer den entsprechenden Betrag zurück.
Änderungen in Bezug auf die Beschlussfassung bei der Hausgeldabrechnung
Durch die WEG-Reform ist es heutzutage nicht mehr nötig, für die Jahresabrechnung und die Einzelabrechnungen einen Beschluss zu fassen. Beschlüsse werden nur noch in Bezug auf § 28 Abs. 2 Satz 1 WEG gefasst. Dieser betrifft die Einforderung von Nachschüssen und die Anpassung beschlossener Vorschüsse. Der Beschluss bezieht sich somit nur auf die Nachforderungen beziehungsweise Guthaben, die sich aus den Abrechnungen ergeben. Die entsprechende Beschlussfassung erfolgt auf der jährlichen Wohnungseigentümerversammlung.
Achtung: Hausgeldzahlungen kann die Eigentümergemeinschaft auf Grundlage des Wirtschaftsplans verlangen, Nachforderungen ergeben sich aus der Abrechnungsspitze. Entsprechend gelten jeweils andere Verjährungsfristen für Auszahlungen und Nachforderungen.
Diese Frist gilt für die Hausgeldabrechnung
In unterschiedlichen Eigentümergemeinschaften gelten jeweils andere Vereinbarungen. Bei einigen muss am Ende eines Kalenderjahres eine Hausgeldabrechnung erfolgen, bei anderen am Ende eines Wirtschaftsjahres. Diese müssen nämlich nicht zwingend zusammenfallen. Die Abrechnung muss zeitnah vom Verwalter erstellt und versendet werden. Das hat in einem Zeitraum von drei bis sechs Monaten nach Einsetzen des Folgejahres zu erfolgen. Allerdings ist es möglich, hiervon abweichende Regelungen im Verwaltervertrag oder in einer separaten Vereinbarung festzuhalten.
Der WEG-Verwalter sollte sowohl in Bezug auf die Hausgeldabrechnung als auch bei der Wohnungseigentümerversammlung, auf der die Beschlussfassung erfolgen soll, verschiedene Aspekte berücksichtigen. So lassen sich Verzögerungen und Probleme vermeiden. Unter anderem ist es bei einer zentralen Heizungsanlagen notwendig, dass der WEG-Verwalter die Heizkostenabrechnung der Ablesefirma vorliegen hat. Ansonsten kann er keine Hausgeldabrechnung erstellen. Gibt es Nachablesungen in Eigentumswohnungen oder sind die Ablesefirmen saisonal stark ausgelastet, kann es hier zu Verzögerungen kommen.
Die vom WEG-Verwalter erstellte Hausgeldabrechnung muss vom Beirat geprüft werden. Anschließend ist der Beirat laut § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG verpflichtet, eine Stellungnahme zu verfassen. Hierfür muss genügend Zeit eingeplant werden, damit die Frist nicht überschritten wird. Dasselbe gilt für die Ladungsfristen für die Eigentümerversammlung. Diese müssen laut § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG mindestens drei Wochen betragen. Gegebenenfalls können in der Gemeinschaftsordnung längere Ladungsfristen vereinbart sein. Auch diese müssen berücksichtigt werden, um Probleme bei der Fristeinhaltung zu vermeiden. Das gilt insbesondere, wenn Ferien oder Feiertage zu einer Verzögerung führen könnten.
Verspätete Hausgeldabrechnung: Wann der Verwalter haften muss
Grundsätzlich ist der WEG-Verwalter für die fristgerechte Erstellung der Hausgeldabrechnung verantwortlich. Das bedeutet, dass er in vielen Fällen haftet, wenn die bestehende Frist nicht eingehalten wird. Die einzelnen Eigentümer können dann einen Anspruch auf Abrechnungserteilung geltend machen. Das erfolgt allerdings nicht beim Verwalter selbst, sondern bei der Eigentümergemeinschaft. Hat eine entsprechende Klage Erfolg, ist es in vielen Fällen üblich, dass der Verwalter die Gerichtskosten zu tragen hat.
Ein weiteres Problem tritt auf, wenn Eigentümer ihre Eigentumswohnung vermietet haben. Dann benötigen sie die Hausgeldabrechnung, um Nachforderungen an ihre Mieter zu stellen. Haben sie die Abrechnung nicht rechtzeitig vorliegen, kann es sein, dass sie die entsprechenden Forderungen nicht durchsetzen können. Immerhin sind sie nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB verpflichtet, innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf eines Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Das gilt auch dann, wenn noch kein Beschluss über die Abrechnungsspitzen vorliegt.
Verletzt der Verwalter schuldhaft seine Pflichten, können die Eigentümer ihn auf Schadenersatz verklagen. Das ist beispielsweise dann möglich, wenn sie Nachforderungen nicht mehr durchsetzen können, weil der Verwalter eine Ablesefirma zu spät beauftragt oder ihr falsche Daten übermittelt hat. Das gilt allerdings nur, wenn es sich bei dem Verwaltervertrag um einen Vertrag mit Schutzwirkung für die Wohnungseigentümer handelt. Ist dies nicht der Fall, besteht auch kein Schadensersatzanspruch gegenüber dem Verwalter. In einem solchen Fall ist es aber möglich, die Wohnungseigentümergemeinschaft auf Schadenersatz zu verklagen, weil diese für den Verwalter haftet. Diese kann dann wiederum den Verwalter in Regress nehmen.
Verspätete Hausgeldabrechnung: Wann der Verwalter nicht haften muss
Der WEG-Verwalter ist zwar grundsätzlich für die fristgerechte Erstellung der Hausgeldabrechnung verantwortlich, das bedeutet aber nicht, dass er in jedem Fall haftet, wenn diese Frist nicht eingehalten werden kann. Eine Ausnahme liegt immer dann vor, wenn ihm die Überschreitung der Frist nicht vorgeworfen werden kann. Das gilt zum Beispiel dann, wenn er alle für ihn zumutbaren Maßnahmen ergriffen hat, um eine pünktliche Erstellung der Abrechnung zu realisieren. Das betrifft in der Praxis häufig die Heizungsabrechnungen, bei denen der Verwalter stark auf die Leistungen der Ablesefirmen angewiesen ist.
Kann der Verwalter eine Jahresabrechnung nicht erstellen weil die Messdaten für die Erstellung einer verbrauchsorientierten Abrechnung nicht vorliegen, ist das nicht sein Verschulden. Das liegt daran, dass das Ableseunternehmen kein Erfüllungsgehilfe des Verwalters ist, sondern auf Grundlage eines individuellen Vertrags für die Wohnungseigentümergemeinschaft tätig wird. In einem solchen Fall können die Eigentümer keine Schadensersatzansprüche gegenüber der Eigentümergemeinschaft geltend machen und diese kann den Verwalter nicht in Regress nehmen.
Fazit: Die Frist zur Hausgeldabrechnung einhalten
Das Ziel sollte es immer sein, sämtliche Fristen bei der Erstellung der Hausgeldabrechnung einzuhalten. Das betrifft die Jahresabrechnung ebenso wie die Einzelabrechnungen und die Beschlussfassung. Üblicherweise beträgt diese Frist drei bis sechs Monate. Kommt es zu einer Verspätung, ist es in vielen Fällen so, dass der Verwalter haften muss, in einigen Fällen ist er aber schuldlos. Die Schadenersatzansprüche haben die Eigentümer dann nicht unmittelbar dem Verwalter gegenüber, sondern gegenüber der Eigentümergemeinschaft, die für den Verwalter haftet.
