Wenn Vermieter keine Pauschale für die Nebenkosten vereinbaren, sondern eine Vorauszahlung verlangen, sind sie zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung verpflichtet. Um hierbei nicht immer wieder bei null anfangen zu müssen, ist es eine gute Idee, eine Vorlage Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Hierin werden die wichtigsten Punkte festgehalten, die dann später auf die einzelnen Mieter angepasst werden. So ersparen sich Vermieter bei der Abrechnung eine Menge Arbeit.
Eine Vorlage Nebenkostenabrechnung hilft Vermietern dabei, eine Abrechnung für ihre Mieter besonders schnell und effizient anzufertigen. Bei der Erstellung einer solchen Vorlage muss auf die Pflichtinhalte geachtet werden, damit die Abrechnung korrekt und nicht anfechtbar ist. Ebenso sind gewisse Fristen zur Nebenkostenabrechnung zwingend zu beachten. Zudem muss klar zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Positionen unterschieden werden. Dieser Artikel erklärt, welche Anforderungen an eine Vorlage Nebenkostenabrechnung gestellt werden und worauf Vermieter im Einzelnen achten müssen.
Die Aufgabe der Vorlage Nebenkostenabrechnung
Eine Nebenkostenabrechnung dient dazu, den Mietern übersichtlich zu zeigen, welche Nebenkosten im Laufe eines Abrechnungszeitraums angefallen sind. Zudem werden die Vorauszahlungen den entstandenen Gesamtkosten gegenübergestellt, um zu berechnen, ob sich ein Guthaben ergeben hat oder ob eine Nachzahlung zu leisten ist. Die Erstellung einer solchen Abrechnung ist nur dann nötig, wenn Vorauszahlungen von den Mietern verlangt werden und keine Pauschale vereinbart wurde. Bei der Anfertigung und Zustellung müssen Vermieter konkrete Fristen einhalten.
Das muss im Anschreiben stehen
Eine wichtige Komponente der Vorlage Nebenkostenabrechnung ist das Anschreiben. Hierin werden die wichtigsten Informationen übersichtlich dargestellt, sodass sie auf einen Blick erfasst werden können. Unter anderem müssen der Name des Vermieters und die genaue Adresse angegeben werden. Zudem sind die Bezeichnung der Wohneinheit, die Etage beziehungsweise Lage, das Datum der Abrechnungserstellung, der Abrechnungszeitraum und der individuelle Nutzungszeitraum anzugeben.
Hinweis: Es ist empfehlenswert, die Vorlage Nebenkostenabrechnung so aufzubauen, dass sie einheitlich und übersichtlich ist. Dann müssen nur noch die jeweiligen Werte für die einzelnen Mieter eingetragen werden.
Des Weiteren ist es wichtig, die Gesamtkosten aufzuführen und die Vorauszahlungen für die Betriebskosten und die Heizkosten zu nennen. Anschließend werden die Mieter darüber informiert, ob sie ein Guthaben ausgezahlt bekommen oder ob sich eine Nachforderung ergeben hat. Dies erfolgt üblicherweise in einem persönlichen Text, der zwar standardisiert ist, aber auf die einzelnen Mieter angepasst wird.
Vermieter müssen in der Vorlage Nebenkostenabrechnung ferner auf die Frist zur Nachforderung aufmerksam machen und eine Zahlung innerhalb von einer konkreten Frist erbitten. Aus Gründen der Einfachheit ist es hilfreich, wenn hier die Kontodaten genannt werden. Falls eine Einzugsermächtigung vorliegt, muss nicht um die Zahlung gebeten werden, stattdessen ist der Mieter zu informieren, dass der fällige Betrag eingezogen beziehungsweise ausgezahlt wird.
Diese Punkte der Vorlage Nebenkostenabrechnung sind umlagefähig
Bei einer Nebenkostenabrechnung muss klar zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten unterschieden werden. Umlagefähige Nebenkosten sind diejenigen, die ein Vermieter an die Mietparteien weitergeben darf. Alle anderen Kosten muss er selbst tragen. In § 2 Betriebskostenverordnung hat der Gesetzgeber übersichtlich festgehalten, welche Kosten zu den umlagefähigen Kosten gehören. In § 1 wird demgegenüber ausgeschlossen, dass Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten weitergegeben werden. Diese müssen somit vom Vermieter getragen werden.
Im Mietvertrag muss klar geregelt werden, welche Form der Begleichung der Nebenkosten vereinbart wird. Das kann entweder über eine Pauschale oder eine Vorauszahlung erfolgen. Wird im Mietvertrag nicht auf diese Zahlungen eingegangen, so muss sie der Mieter auch nicht leisten. Deswegen ist es wichtig, sorgfältig vorzugehen. Grundsätzlich genügt es, einen Verweis auf § 2 Betriebskostenverordnung in den Mietvertrag aufzunehmen. Wer die einzelnen Posten individuell benennen möchte, kann dies tun, muss aber darauf achten, keine Positionen zu vergessen.
Die wichtigsten Anforderungen an die Vorlage Nebenkostenabrechnung
An eine Nebenkostenabrechnung werden strenge formelle und inhaltliche Kriterien angelegt. Deswegen müssen Vermieter bei der Erstellung der Vorlage Nebenkostenabrechnung sorgfältig vorgehen und sicherstellen, dass diese rechtskonform ist. Nur so lassen sich Fehler in der Abrechnung und eventuelle finanzielle Verluste für die Vermieter vermeiden.
In einer Nebenkostenabrechnung müssen bestimmte Mindestangaben enthalten sein. Welche das sind, geben der Mietvertrag, das BGB und die Betriebskostenverordnung vor. Unter anderem ist es wichtig, den Namen des Vermieters und die Anschrift des Mieters zu nennen. Außerdem muss die Mietsache mit Adresse, Etage und Lage der Wohnung konkret benannt werden. Des Weiteren ist es unerlässlich, den konkreten Abrechnungszeitraum anzugeben. Dieser darf höchstens ein Jahr betragen und muss bei unterjährigem Mieterwechsel individuell bestimmt werden.
Ebenfalls wichtig ist es, sämtliche Kostenarten konkret zu benennen. Zudem sind Vermieter verpflichtet, den Verteilerschlüssel anzugeben, den sie bei der Abrechnung verwendet haben. Anschließend erfolgt die Nennung der entstandenen Gesamtkosten und eine übersichtliche Darstellung der Nebenkostenanteile, die der jeweilige Mieter zu tragen hat. Überdies ist es notwendig, die geleisteten Vorauszahlungen genau zu benennen und nach Ermittlung des Saldos zu sagen, ob sich ein Guthaben oder eine Nachforderung ergeben hat.
Zu den formellen Voraussetzungen einer Vorlage Nebenkostenabrechnung gehört, dass auch Laien in der Lage sein müssen, sie zu verstehen und die genannten Positionen zu kontrollieren. Obendrein sind Vermieter dazu verpflichtet, Fristen einzuhalten und die Nebenkostenabrechnung so zu erstellen, dass sie den Mietern rechtzeitig vorliegt. Die entsprechenden Regelungen sind in § 556 Absatz 3 BGB festgehalten. Sobald der Abrechnungszeitraum zu Ende ist, haben Vermieter ein Jahr Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und den Mietern zukommen zu lassen. Das kann per Post, Mail oder Fax geschehen.
Fazit: formal und inhaltlich alles richtig machen
Um sich Arbeit bei einer Nebenkostenabrechnung zu ersparen und nicht jedes Jahr wieder von vorne anfangen zu müssen, ist es empfehlenswert, eine Vorlage Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Diese erfüllt alle rechtlichen Vorgaben und muss nur noch individuell auf die Mieter angepasste werden. Hierbei muss zwingend darauf geachtet werden, dass alle inhaltlichen und formalen Vorgaben erfüllt werden und dass auch Laien in der Lage sein müssen, die Abrechnung zu verstehen und zu prüfen. Grundlage der Berechnung sind der Mietvertrag, die Betriebskostenverordnung und das BGB. Abgerechnet werden dürfen nur solche Positionen, die im Mietvertrag mit dem Mieter vereinbart wurden.
