Ist ein Eigentümer nicht in der Lage bei der Eigentümerversammlung dabei zu sein, kann er eine Vollmacht ausstellen und jemand anderen schicken.In einer Eigentümerversammlung werden vielfältige Themen behandelt, die für die Eigentümergemeinschaft als Ganzes und jeden einzelnen Eigentümer von Relevanz sind. Hierzu gehören unter anderem die Jahresabrechnung, der Wirtschaftsplan und die Verwalterwahl. Da diese unterschiedlichen Themen teils große finanzielle Auswirkungen haben, ist es empfehlenswert, an solchen Versammlungen immer teilzunehmen.
Egal ob Jahresabrechnung, Instandsetzungsmaßnahmen oder Wirtschaftsplan, auf einer Eigentümerversammlung wird über viele wichtige Themen abgestimmt, die teils mit großen finanziellen Belastungen einhergehen. Um hier mitsprechen und die Entwicklung der WEG positiv beeinflussen zu können, ist es ratsam, als Eigentümer an solchen Versammlungen teilzunehmen. Sollte man einmal verhindert sein, ist es empfehlenswert, eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung auszustellen. Dann hat man die Möglichkeit, einen Vertreter zu schicken, der im eigenen Sinne agiert und an den Diskussionen teilnimmt. Dieser Artikel erklärt, was eine Vollmacht für eine Eigentümerversammlung ist und wie man sie gezielt einsetzt.
Wer darf an der Eigentümerversammlung teilnehmen?
Eine Eigentümerversammlung gehört zu den öffentlichen privaten Veranstaltungen. Alle Personen dürfen daran teilnehmen, die grundsätzlich ein Stimmrecht besitzen, ob sie es nun ausüben dürfen oder nicht. Entsprechend sind vor allem Wohnungseigentümer und Verwalter aber auch Experten wie Testamentsvollstrecker, Insolvenzverwalter oder Nachlassverwalter immer wieder zugegen. Außerdem ist es möglich, dass Vertreter an einer Eigentümerversammlung teilnehmen, die beispielsweise Kinder vertreten, die noch geschäftsunfähig sind. Ein weiterer Sonderfall liegt vor, wenn ein Wohnungseigentümer eine juristische Person wie eine GmbH ist. Dann kann dieser beispielsweise durch einen organischen Vertreter oder einen Mitarbeiter an der Versammlung vertreten sein.
Weitere Personen sind von der Teilnahme an der Eigentümerversammlung ausgeschlossen. Eine Ausnahme besteht lediglich dann, wenn Eigentümer beispielsweise gebrechlich sind oder eine Behinderung aufweisen, die es notwendig macht, dass sie eine Begleitperson mitbringen. Das ist auch dann der Fall, wenn Eigentümer einen Dolmetscher brauchen, um der Versammlung folgen zu können. Für eine Übertragung des Stimmrechts gibt es keine allgemeingültigen gesetzlichen Regelungen, sondern es ist im Einzelfall zu prüfen, ob dieses übertragen werden darf.
Eigentümer bei Versammlung vertreten
Kann oder möchte ein Eigentümer nicht an einer Eigentümerversammlung teilnehmen, hat er die Möglichkeit, eine andere Person als Vertretung zu schicken. Ein solcher Vertreter kann grundsätzlich jede beliebige andere Person sein und es besteht die Möglichkeit, dass Stimmrecht an diese Person zu übertragen. Hierfür ist eine Vollmacht des Eigentümers erforderlich. Laut einem Urteil des BGH vom 30.03.2012 mit dem Aktenzeichen Az.: 2 ZR 178/11 ist es grundsätzlich auch möglich, mehrere Vertreter zu bestimmen. Wichtig ist jedoch, dass diese das Stimmrecht dann nur einheitlich ausüben können.
Hierbei ist es beispielsweise möglich, eine Generalvollmacht zu erstellen, die für alle Eigentümerversammlungen gilt. Alternativ wird eine individuelle Stimmrechtsvollmacht für jede einzelne Versammlung erteilt, an welcher der Eigentümer nicht teilnehmen kann oder will. Es ist empfehlenswert, konkrete Weisungen in die Vollmacht zu schreiben. So weiß der Vertreter, wie er sich in Bezug auf einzelne Tagesordnungspunkte (TOP) Verhalten und äußern soll.
Hinweis: Es ist absolut legitim, Untervollmachten zu erteilen. Sollte ein Vertreter seinerseits nicht in der Lage sein, an einer Eigentümerversammlung teilzunehmen, wäre es ihm mit einer Untervollmacht möglich, dass Stimmrecht an eine dritte Person weiterzugeben. Diese würde dann den Eigentümer bei der Versammlung vertreten.
Einschränkungen bei der Vollmacht für eine Eigentümerversammlung
Üblicherweise kommen in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung einer WEG bestimmte Vertreterklauseln vor, die die Möglichkeiten der Eigentümer zur Bestimmung von Vertretern einschränken. Das dient dem berechtigten Interesse der Eigentümergemeinschaft, dass die Zahl der möglichen Teilnehmer bei einer Versammlung begrenzt bleibt und außenstehende, nicht-befugte Personen keinen Zugang zu der Eigentümerversammlung erhalten. Entsprechend ist es üblich, dass als Vertreter nur bestimmte Personen wie Eheleute, Kinder, der Verwalter oder andere Eigentümer in Frage kommen. So urteilte der BGH am 29.01.1939 unter Az.: V ZB 24/92. Ebenso ist es laut dem Landgericht Hamburg, dessen Urteil vom 21.09.2016 das Aktenzeichen Az.: 318 S 51/16 trägt, möglich, den Verwalter als Vertreter einzelner Eigentümer auszuschließen.
Eine Ausnahme liegt vor, wenn zwei Partner in einer nicht-ehelichen Lebensgemeinschaft leben und das Wohnungseigentum nur einem der Partner gehört. Dann ist der Partner einem Ehegatten nicht gleichgestellt und darf den Partner bei der Eigentümerversammlung nicht vertreten, wenn lediglich Ehegatten als Vertreter zugelassen sind. So urteilte das BayObLG am 12.12.1996 unter dem Aktenzeichen Az.: 2Z BR 124/196. Anders sieht es laut dem Oberlandesgericht Köln aus, wenn der Partner und die gemeinsamen Kinder bereits mehr als 10 Jahre gemeinsam in der Wohnung leben, weil die Partnerschaft dann auf Dauer angelegt ist und als verfestigte Verbindung angesehen wird. Das entsprechende Urteil wurde am 8.12.2003 unter dem Aktenzeichen Az.: 16 Wx 200/03 getroffen.
Ausnahmen liegen beispielsweise bei Minderjährigen und geschäftsunfähigen Eigentümern vor. Für diese besitzen die gesetzlichen Vertreter eine Vertretungsbefugnis. Das sind üblicherweise die Eltern oder ein Betreuer. Rechtsanwälte und Steuerberater sind hingegen als Vertreter ausgeschlossen. Bei juristischen Personen wird eine Vertreterklausel so ausgelegt, dass Mitarbeiter den Eigentümer vertreten dürfen, selbst wenn sie in einer Tochtergesellschaft angestellt sind.
In der Praxis umfassen Vertreterklauseln immer wieder noch andere Regelungen. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass nur ein einziger Vertreter mit einer Vollmacht ausgestattet werden darf. Auf diese Weise wird ausgeschlossen, dass bestimmte Personen nur gemeinschaftlich das Stimmrecht während einer Eigentümerversammlung ausüben können. Ebenso darf festgelegt werden, dass es verboten ist, Untervollmachten zu erteilen.
Ausnahmen bei den Vertreterklauseln
Gelegentlich kommt es vor, dass die Vertreterklauseln nach § 242 BGB nicht anwendbar sind. Das ist immer dann der Fall, wenn dem Eigentümer nicht zugemutet werden kann, selbst an der Versammlung teilzunehmen oder auf die Beschränkung der Klausel Rücksicht zu nehmen. Eine solche Situation liegt etwa vor wenn der Eigentümer aufgrund einer Schwerbehinderung nicht an der Versammlung teilnehmen kann und auch der Ehegatte gesundheitlich so beeinträchtigt ist, dass ihm eine Teilnahme nicht zugemutet werden kann. Außerdem ist es ein Problem, wenn der Eigentümer mit den anderen Eigentümern stark zerstritten ist oder ihm der Verwalter, der kurz vor der Versammlung bestellt wurde, unbekannt ist.
Des Weiteren greift eine einschränkende Verwalterklausel nicht, wenn der Eigentümer im Ausland lebt, die deutsche Sprache nicht beherrscht und seiner Schwester eine Vertretervollmacht ausstellt, die in der betroffenen Wohnung lebt. Ähnliches gilt, wenn der Eigentümer die Wohnung lediglich geerbt hat und somit kein Vertrauensverhältnis zu den anderen Eigentümern oder dem Verwalter besteht. Dann ist es möglich, dem Bruder eine Vertretervollmacht auszustellen, wenn dieser in der betreffenden Wohnung wohnt. Nicht zuletzt kann es passieren dass in Bezug auf die zugelassenen Vertreter eine Interessenkollision besteht. Dann wäre es dem Eigentümer ebenfalls nicht zuzumuten, diese als Vertreter zu bevollmächtigen.
Wenn Eigentümer vom Stimmrecht ausgeschlossen sind
Durch verschiedene Umstände kann es passieren, dass ein Eigentümer vom Stimmrecht ausgeschlossen ist. Dann hat er ebenso wenig die Möglichkeit, sein Stimmrecht zu übertragen. Das liegt daran, weil er ansonsten Rechte übertragen würde, die ihm selbst gar nicht zustehen. Typische Beispiele dafür, wann ein Eigentümer keinen Gebrauch von seinem Stimmrecht machen kann, liegen vor, wenn ein Rechtsgeschäft mit ihm angestrebt wird, wenn die Beschlussfassung mit der Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits zu tun hat oder er zur Entziehung des Wohneigentums verurteilt wurde. Die verschiedenen Aspekte werden im Folgenden ausführlich erläutert:
Das gilt bei einem Rechtsgeschäft
Immer wieder wird bei einer Eigentümerversammlung darüber abgestimmt, ob ein Rechtsgeschäft eingegangen werden soll. Betrifft ein Auftrag einen Wohnungseigentümer selbst, hat dieser ein großes Interesse daran, dass das Geschäft zustande kommt. Das gilt auch dann, wenn das Geschäft mit einem Unternehmen abgeschlossen wird, mit dem der jeweilige Eigentümer verbunden ist. In einer solchen Situation spricht man von einem Verflechtungsfall. Um einen Interessenkonflikt zu vermeiden, hat der jeweilige Eigentümer dann ein Stimmverbot.
Hinweis: Das Stimmverbot steht nicht in Verbindung zum einzelnen Rechtsgeschäft und gilt unabhängig davon, ob der jeweilige Eigentümer als Gärtner, Steuerberater, Hausmeister oder in einer anderen Funktionen für die Wohnungseigentümergemeinschaft tätig werden soll.
Ein Sonderfall liegt vor, wenn ein Eigentümer zum Verwalter ernannt werden soll. Dann hat er ein Stimmrecht und kann somit seine Bestellung mit beeinflussen. Das gilt auch für den Verwaltervertrag, der abgeschlossen, geändert oder fristgemäß gekündigt werden soll. Ebenso kann der jeweilige Eigentümer abstimmen, wenn es darum geht, Nachschüsse oder Anpassungsbeträge festzusetzen. Ein Stimmverbot liegt hingegen bei einer außerordentlich fristlosen Kündigung des Vertrags oder einer Abberufung des Verwalters vor. Ebenso darf der jeweilige Eigentümer bei einer Entlastung nicht mit abstimmen. Externe Verwalter haben ohnehin kein eigenes Stimmrecht, sie dürfen aber per Vollmacht als Vertreter eingesetzt werden. In einem solchen Fall dürfen sie sogar über ihre eigene Abberufung mit abstimmen. Die hier genannten Regeln sind im Großen und Ganzen auch auf den Verwaltungsbeirat anzuwenden.
Eigentümerversammlung bei Rechtsstreit
Strebt die Wohnungseigentümergemeinschaft die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits mit einem einzelnen Eigentümer an, besteht für diesen ein Stimmverbot. Was unter einem Rechtsstreit zu verstehen ist, wird von § 43 WEG großzügig ausgelegt. Voraussetzung ist jedoch, dass es sich um eine Auseinandersetzung zwischen einem Eigentümer, für den das Stimmverbot gilt, und der rechtsfähigen Eigentümergemeinschaft handelt.
In der Praxis kommt ein Rechtsstreit bei Mahnverfahren, Zahlungsklagen, Beseitigungsklagen und Unterlassungsklagen immer wieder zum Einsatz. Ebenso kann ein selbstständiges Beweisverfahren in die Wege geleitet werden. Außerdem ist ein Eigentümer nicht stimmberechtigt, wenn es um die Frage geht ob Rechtsmittel eingelegt werden sollen. Ferner sind die Beauftragung eines Rechtsanwalts, die Einholung von Sachverständigengutachten und die Erhebung von Sonderumlagen mit einem Rechtsstreit verknüpft. Zur Erledigung des Rechtsstreits zählen demgegenüber ein Prozessvergleich, ein Anerkenntnis, Klagerücknahmen oder Verzichte.
Nach einer Verurteilung zum Entzug des Wohneigentums
Nach § 17 WEG kann ein Eigentümer dazu verurteilt werden, sein Sondereigentum oder eine Eigentumswohnung zu veräußern. Wird über die Entziehung des Wohneigentums abgestimmt, hat der betroffene Eigentümer ein Stimmverbot. Das ist darauf zurückzuführen, dass eine solche Entziehung der Einleitung eines Rechtsstreits gleichkommt. Sobald ein Entziehungsbeschluss vorliegt, ist der Eigentümer jedoch wieder stimmberechtigt, bis er rechtskräftig verurteilt wurde. Allerdings ist ein Eigentümer, der Untervollmachten besitzt, berechtigt, diese weiterzugeben. Voraussetzung hierfür ist, dass er demjenigen, den er bevollmächtigt, keinerlei Weisungen erteilt und dieser bei seiner Stimmrechtsausübung frei ist.
Aufbau einer Vollmacht für eine Eigentümerversammlung
Durch die WEG-Reform vom 01.12.2020 genügt für eine Vollmacht bei einer Eigentümerversammlung die Textform. Die Schriftform ist nicht mehr zwingend erforderlich. Das bedeutet, dass keine eigenhändige Namensunterschrift oder ein notariell beglaubigtes Handzeichen notwendig werden, sondern § 126 BGB ermöglicht eine Vollmacht über einen Datenträger. Somit kann die Vollmacht beispielsweise per E-Mail, Telefax oder SMS erteilt werden. Die Textform gilt üblicherweise auch für Altvereinbarungen, die bereits vor der WEG-Reform in Kraft getreten sind. Eine Ausnahme bestünde nur dann, wenn die Altvereinbarung den deutlichen Willen zeigt, dass ausschließlich die Schriftform legitim sein soll. Das ist in den seltensten Fällen gegeben.
Damit eine Vollmacht für die Eigentümerversammlung gültig ist, muss sie bestimmte Mindeststandards erfüllen. So müssen die Namen des Eigentümers und des Bevollmächtigten ebenso klar genannt werden wie der Name und die Adresse der Wohnungseigentümergemeinschaft. Es ist festzuhalten, ob es sich um eine einmalige oder dauerhafte Vollmacht handelt, wobei bei einer einmaligen Vollmacht das Datum der jeweiligen Eigentümerversammlung zu nennen ist. Sollte die Schriftform obligatorisch sein, muss die Vollmacht eigenhändig unterschrieben werden.
Im Rahmen der Einladung zu einer Eigentümerversammlung erhalten die Eigentümer die Tagesordnung, aus der die jeweiligen TOP hervorgehen. Damit der Vertreter seine Aufgabe bestmöglich erfüllen kann, sollte der Eigentümer klar sagen, wie er zu den einzelnen TOP steht und wie der Vertreter abstimmen soll. Im Rahmen der Eigentümerversammlung muss der Verwalter das Vorliegen einer Vollmacht prüfen. Der Vertreter muss somit in der Lage sein, sie auf Verlangen vorzuzeigen. Tut er dies nicht oder ist er hierzu nicht fähig, wird ihn der Verwalter von der Abstimmung abweisen. Das gilt selbst dann, wenn der Vertreter bekannt ist und bereits bei früheren Versammlungen für den Eigentümer abgestimmt hat. Eine Vollmacht von einem nicht stimmberechtigten Eigentümer hat keine Gültigkeit, sodass der jeweilige Vertreter durch den Verwalter abgewiesen werden muss.
Weist der Verwalter den Vertreter trotz Fehlens einer Vollmacht nicht ab, hat dieser eine Vertretungsbefugnis. Grundsätzlich hat zudem jeder einzelne Versammlungsteilnehmer die Möglichkeit, Einsicht in die Originalvollmacht zu verlangen. Wird dies zurückgewiesen, bleibt der Beschluss dennoch anfechtbar. Hat dieser Mangel das Beschlussergebnis allerdings nicht beeinflusst, hat die Anfechtung keinen Erfolg, ansonsten besteht eine Chance.
In einigen Fällen existiert eine gesetzliche Vertretungsbefugnis. Wenn diese nicht offensichtlich ist, müssen die Vertreter ihre Befugnissen nachweisen können. Das ist beispielsweise durch aktuelle Auszüge aus dem jeweiligen Handels-, Genossenschafts- oder Vereinsregister möglich. Betreuer können zudem einen Betreuungsausweis vorlegen, um ihre Befugnis hierdurch deutlich zu machen.
Den Umfang der Vollmacht bedenken
Durch eine Vollmacht bei der Eigentümerversammlung hat der Vertreter ein klar definiertes Portfolio an Regeln und Möglichkeiten, um aktiv zu werden. Beispielsweise darf er mit einer einmaligen Vollmacht an der benannten Eigentümerversammlung teilnehmen, dort Anträge stellen und im Namen des Eigentümers, der vertreten wird, an Abstimmungen teilnehmen. Bei einer Dauervollmacht ist er demgegenüber dazu berechtigt, an sämtlichen Eigentümerversammlungen teilzunehmen. Hierbei ist aber zu berücksichtigen, dass er seine Vollmacht bei jeder einzelnen Versammlung vorzeigen muss, wenn der Verwalter dies verlangt. Eine Untervollmacht darf der Vertreter nur dann erteilen, wenn dies in der Vollmacht eindeutig erwähnt und zugelassen wird. Am besten ist es, wenn der Eigentümer den Umfang der Vollmacht klar definiert und durch Weisungen inhaltlich bestimmt, welche Aufgaben der Vertreter zu erfüllen hat.
Ignoriert der Vertreter die Vollmacht und nimmt Abstimmungen vor, für die er keine Weisung hat, handelt er ohne Vertretungsvollmacht. Hieraus ergibt sich dann in der Regel, eine schwebend unwirksame Vertretung. Allerdings hat ein Eigentümer die Möglichkeit, im Anschluss an die Eigentümerversammlung die weisungswidrige Erklärung, die der Vertreter vorgenommen hat, zu genehmigen. Tut er dies nicht, muss er gegebenenfalls Schadenersatzansprüche gegenüber dem Vertreter geltend machen.
Ein weisungswidriges Verhalten stellt eine Überschreitung des Innenverhältnisses dar und ist somit für den Verwalter oder Versammlungsleiter zunächst nicht von Relevanz. Entsprechend ist es laut einem Urteil des AG Langenfeld vom 08.10.2018 unter dem Aktenzeichen Az.: 64 C 82/08 nicht notwendig, dass Protokoll der Eigentümerversammlung zu korrigieren. Außerdem darf der Vertreter nur dann bei der Eigentümerversammlung anwesend sein uns ein Stimmrecht ausüben, wenn der eigentliche Eigentümer nicht vor Ort ist. Ansonsten ist er weder zur Teilnahme noch zur Stimmabgabe legitimiert.
Fazit: Die Chance auf Mitsprache nicht verstreichen lassen
Bei einer Eigentümerversammlung werden viele verschiedene Themen besprochen, die teils erhebliche (finanzielle) Auswirkungen auf die einzelnen Eigentümer haben. Diese sollten daher jede Möglichkeit nutzen, an den Diskussionen teilzunehmen und die Abstimmungen in ihrem Sinne zu beeinflussen. Durch einen Vertreter ist das sogar dann möglich, wenn man einmalig oder dauerhaft verhindert ist. Damit Eigentümer rechtlich auf der sicheren Seite sind, sollten sie eine professionelle und eindeutige Vollmacht für die Eigentümerversammlung erstellen. Diese muss bestimmte Formalien erfüllen und sollte konkrete Weisungen an den Vertreter enthalten. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass sowohl das Stimm- als auch das Vertretungsrecht bestimmten Vorgaben unterliegen, sodass eine Vollmacht nicht immer ausgestellt werden kann.
