Eine Hausverwaltung erledigt viele Aufgaben für die Eigentümer einer Immobilie. Diese stammen aus dem kaufmännischen, juristischen oder technischen Bereich. Hierbei ist allerdings zwischen verschiedenen Arten von Hausverwaltungen zu unterscheiden. Erfüllt ein Dienstleister die vereinbarten Aufgaben der WEG-Verwaltung nicht, haben Eigentümer verschiedene Möglichkeiten, um dagegen vorzugehen.
Um nicht alles selbst erledigen zu müssen, lagern viele Immobilieneigentümer zahlreiche Aufgaben an eine Hausverwaltung aus. Speziell muss eine WEG-Verwaltung hierbei diverse gesetzliche Pflichten erfüllen. Es gibt allerdings auch andere Formen der Hausverwaltung. Dieser Artikel bietet einen Überblick über die Aufgaben der WEG-Verwaltung und erklärt, wie Eigentümer damit umgehen können, wenn ein bestimmter Anbieter seinen Verpflichtungen nicht nachkommt.
Einige Aufgaben der WEG-Verwaltung sind gesetzlich bindend
Was alles zu den Aufgaben der WEG-Verwaltung gehört, ist im § 27 Abs. 1 WEG festgehalten. Dienstleister müssen beispielsweise Maßnahmen ordnungsgemäßer Verwaltung ergreifen, solange diese von untergeordneter Bedeutung sind und die Gemeinschaften nicht erheblich verpflichten. Außerdem ist die Hausverwaltung dafür zuständig, Fristen einzuhalten und Nachteile für die Gemeinschaft abzuwenden. Sie ist zur Ergreifung entsprechender Maßnahmen nicht nur berechtigt, sondern konkret verpflichtet.
Weitere Formen der Hausverwaltung
Im Bereich der Verwaltung von Immobilien gibt es verschiedene Begrifflichkeiten, die klar voneinander zu unterscheiden sind. Hierzu zählen beispielsweise die Immobilienverwaltung, die Hausverwaltung und die Mietverwaltung. Zu diesen verschiedenen Bereichen gehören jeweils andere Aufgaben sowie unterschiedliche Rechte und Pflichten.
Eine WEG-Verwaltung kümmert sich beispielsweise um das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft und orientiert sich hierbei am WEG-Gesetz. Demgegenüber ist die Mietverwaltung bei vermieteten Immobilien zuständig und kümmert sich etwa um die Kommunikation mit den Mietern und deren Betreuung bei verschiedenen Anliegen. So wie sich eine WEG-Verwaltung ausschließlich um das Gemeinschaftseigentum kümmert, ist eine Mietverwaltung nur für das Sondereigentum verantwortlich. Der Begriff „Immobilienverwaltung“ ist eine übergeordnete Bezeichnung, die für ganz unterschiedliche Arten der Hausverwaltung steht.
Die wichtigsten Aufgaben der WEG-Verwaltung
Die Aufgaben der WEG-Verwaltung umfassen vor allem drei große Bereiche: kaufmännische, juristische und technische Tätigkeiten. Einige Aufgaben sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen zwingend eingehalten werden, andere können dazu gebucht werden. Es ist für Eigentümer sinnvoll, sich einen Überblick über die verschiedenen Aufgabenfelder zu verschaffen, um zu wissen, was man von einer Hausverwaltung erwarten darf.
Zu den wichtigsten Aufgaben der WEG-Verwaltung gehört es, eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Das erfolgt entweder jährlich oder bei Bedarf im Rahmen einer außerordentlichen Eigentümerversammlung. Der Hausverwalter ist hierbei nicht nur für die Planung, sondern auch für die Durchführung der Versammlung verantwortlich und wird hierbei durch den Verwaltungsbeirat unterstützt.
Zu den wirtschaftlichen Aufgaben einer Hausverwaltung gehören die Aufstellung eines Wirtschaftsplans und die Erstellung der Jahresabrechnung. Der Wirtschaftsplan stellt die Liquidität der WEG sicher, während die Jahresabrechnung einen Überblick über die entstandenen Kosten bietet. Der Hausverwalter kümmert sich in diesem Zusammenhang darum, die Zahlungseingänge zu kontrollieren und bei Bedarf Mahnungen zu erstellen. Außerdem verwaltet er die Finanzen und kümmert sich um die Buchführung.
Des Weiteren ist eine WEG-Verwaltung für die Beschlüsse zuständig. Unter anderem muss sie sich um die Beschlusssammlung kümmern, was bedeutet, sämtliche bei einer Eigentümerversammlung oder im Umlaufverfahren gefassten Beschlüsse zu dokumentieren. Anschließend muss sich der Verwalter darum kümmern, dass diese Beschlüsse umgesetzt werden. Das tut er beispielsweise, indem er einen Dienstleister wie einen Hausmeister beauftragt, Schreiben verschickt oder externe Dienstleister mit der Durchführung verschiedener Tätigkeiten beauftragt.
Ebenfalls wichtig ist, dass ein Hausverwalter als Ansprechpartner für die Eigentümer dient. Er sollte daher auf vielfältigen Kanälen leicht zu erreichen sein und die entsprechende Immobilie innerhalb kürzester Zeit besuchen können. Er ist für das Beschwerdemanagement zuständig und kümmert sich um die Bearbeitung von Schadenersatzansprüchen und Versicherungsfällen. Zudem obliegt ihm die Planung und der Abschluss von Verträgen. Falls der Hausverwalter nicht über die notwendige juristische Fachexpertise verfügt, sollte er einen Anwalt konsultieren, um sich beraten zu lassen.
Nicht zuletzt gehört es zu den Aufgaben der WEG-Verwaltung, Renovierungsarbeiten zu planen, durchzuführen und zu kontrollieren. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, den Zustand der Wohnanlage regelmäßig zu beurteilen. All diese Aufgaben muss die Hausverwaltung organisieren und koordinieren, jedoch nicht zwingend selbst durchführen. Sie ist berechtigt, Dienstleister und externe Dritte mit der Durchführung zu beauftragen.
Hinweis: Neben den gesetzlichen Pflichten haben Eigentümer und Hausverwaltung die Möglichkeit, im Verwaltervertrag bestimmte Zusatzleistungen zu vereinbaren. Diese müssen konkret benannt werden. Die Vergütung erfolgt üblicherweise im Rahmen sogenannter Sonderhonorare.
Maßnahmen gegen eine unzuverlässige WEG-Verwaltung
Gelegentlich kommt es vor, dass ein Hausverwalter die von ihm verlangten Aufgaben der WEG-Verwaltung nicht oder nicht sorgfältig genug erfüllt. Da sich für eine Eigentümergemeinschaft hieraus teilweise erhebliche und teure Konsequenzen ergeben, muss sie gezielt dagegen vorgehen. Ein erster Schritt besteht darin, das Gespräch mit dem Verwalter zu suchen. So kann man Missverständnisse aus der Welt räumen und ihn gegebenenfalls an seine Pflichten erinnern. Es ist ratsam, dass dieses Gespräch nicht mit allen Eigentümern erfolgt, sondern dass ein Repräsentant ausgewählt wird. Das Ergebnis sollte schriftlich festgehalten werden.
Sollten die Probleme nach dem Gespräch fortbestehen, besteht die Möglichkeit, eine Abmahnung gegen den Hausverwalter auszusprechen. Hierbei handelt es sich um eine konkrete Warnung, die vor der Kündigung des Dienstleisters ausgesprochen wird. Ihm wird somit der Ernst der Lage bewusst gemacht und eine letzte Möglichkeit gegeben, sein Verhalten zu verändern. Es ist entscheidend, dass das Fehlverhalten in der Abmahnung konkret benannt und mit Nachweisen unterfüttert wird. Für eine Abberufung der Hausverwaltung ist eine vorherige Abmahnung jedoch nicht zwingend erforderlich.
Führt auch eine Abmahnung nicht zu den gewünschten Ergebnissen, bleibt den Eigentümern üblicherweise nur die Option, eine Abberufung durchzuführen. Hierfür ist laut § 26 Abs. 3 Satz 1 WEG ein Mehrheitsbeschluss der Eigentümergemeinschaft erforderlich. Demgegenüber schreibt § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG vor, dass der Verwaltervertrag spätestens sechs Monate nach der Abrufung endet, unabhängig von der vereinbarten Vertragslaufzeit.
Hinweis: Um Schwierigkeiten bei einer Abberufung zu vermeiden, sollte im Verwaltervertrag die Laufzeit an die Dauer der Bestellung gekoppelt werden. Dann endet der Vertrag automatisch mit der Abberufung.
Sobald der aktuelle Hausverwalter abberufen wurde, kann die Eigentümergemeinschaft eine neue Hausverwaltung beauftragen oder sich für eine Selbstverwaltung entscheiden. Im letzteren Fall kümmert sich kein externer Dienstleister um die Aufgaben der WEG-Verwaltung, sondern einer der Eigentümer. So lassen sich teils erhebliche Kosten einsparen.
Fazit: Die Aufgaben der WEG-Verwaltung konkret festlegen
Eine Hausverwaltung übernimmt ganz unterschiedliche Aufgaben für eine Eigentümergemeinschaft. Diese sind üblicherweise kaufmännischer, juristischer und technischer Art. Hierzu gehören unter anderem die Einberufung von Eigentümerversammlung, die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Jahresabrechnung sowie der Einzug des Hausgeldes. Die Eigentümer sollten die Aufgaben der WEG-Verwaltung im Verwaltervertrag konkret benennen, damit für Transparenz gesorgt ist und damit bei Streitigkeiten auf den Vertrag verwiesen werden kann.
Ein WEG-Verwalter muss nicht alle Aufgaben selbst erledigen, sondern kann diese an bestimmte Dienstleister auslagern. Entscheidend ist, dass er allen seinen vertraglichen Verpflichtungen nachkommt. Tut er dies nicht, haben die Eigentümer verschiedene Möglichkeiten, um ihn zu einem Umdenken aufzufordern und bei Bedarf abzuberufen. Bei der Auswahl einer (neuen) Hausverwaltung muss darauf geachtet werden, ob eine WEG-Verwaltung, eine Mietverwaltung oder eine andere Form der Hausverwaltung gebraucht wird.
