Im Laufe eines Jahres fallen viele Kosten an, die Vermieter in Teilen an ihre Mieter weitergeben können. Das ist in den meisten Fällen aber nur dann möglich, wenn eine jährliche Heizkostenabrechnung erstellt wird. Diese muss konkrete inhaltliche und formale Aspekte berücksichtigen, rechtzeitig erstellt werden und ausschließlich umlagefähige Nebenkosten enthalten. Vermieter sollten bei der Erstellung einer solchen Heizkostenabrechnung Fehler bestmöglich vermeiden, damit es nicht zu bürokratischem Mehraufwand und Zusatzkosten kommt.
Für die meisten Vermieter ist die Erstellung der Heizkostenabrechnung, neben der Nebenkostenabrechnung, eine jährliche Pflichtaufgabe. Deswegen ist es unverzichtbar, dass sie sich mit allen inhaltlichen und formalen Anforderungen einer solchen Abrechnung auskennen. Zudem ist es wichtig, die Fristen einzuhalten und ausschließlich umlagefähige Nebenkosten in die Heizkostenabrechnung aufzunehmen. Dieser Beitrag erläutert, worauf bei der Erstellung einer Heizkostenabrechnung speziell zu achten ist und wie Vermieter gängige Fehler vermeiden.
Grundlagen der Heizkostenabrechnung
Die Grundlagen zur Erstellung einer Heizkostenabrechnung sind in der Heizkostenverordnung zu finden, die in ihrer heutigen Form seit 2009 Bestand hat. Auf sie wird bei der Verbrauchserfassung bezüglich der Heiz- und Warmwasserkosten Bezug genommen. Im Namen der Energieeffizienz wurde am 01.12.2021 eine Änderung der Heizkostenverordnung vorgenommen. Diese müssen Vermieter für die korrekte Erstellung einer Heizkostenabrechnung kennen.
Die Neuregelung besagt unter anderem, dass nur noch fernablesbare Messtechnik zum Einsatz kommen darf. Diese macht es erforderlich, die Mieter monatlich über den jeweiligen Verbrauch zu informieren. Außerdem muss es möglich sein, die neue Messtechnik mit einem Smart Meter Gateway zu verbinden. Obwohl die technischen Voraussetzungen hierfür gegeben sein müssen, besteht keine Pflicht, eine entsprechende Anbindung vorzunehmen.
Hinweis: Es ist ratsam, dass sämtliche Mieter die gleichen Erfassungsgeräte erhalten, um korrekte, vergleichbare und faire Messungen vornehmen zu können.
Die Heizkostenverordnung regelt zudem, dass sämtliche entstehenden Kosten auf die Mieter zu verteilen sind, die diese verursacht haben. Mindestens 50% und höchstens 70% der Kosten müssen hierbei verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die restlichen Kosten können Vermieter verbrauchsunabhängig an die Mieter weitergeben eine Änderung der jeweiligen Quoten ist immer nur zu Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums möglich. Außerdem müssen hierfür bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Wann ist eine Heizkostenabrechnung zu erstellen?
Die Heizkostenabrechnung sorgt für Transparenz in Bezug auf die Kosten, die für das Heizen und das Warmwasser der einzelnen Mieteinheiten angefallen sind. Unter § 1 Heizkostenverordnung ist klar geregelt, unter welchen Bedingungen eine Heizkostenabrechnung erstellt werden muss. Dies gilt beispielsweise für Immobilien mit zentraler Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage, bei der die entstehenden Kosten auf die einzelnen Mieter oder Eigentümer umgelegt werden können. Wird ausschließlich mit Strom geheizt, sind die jeweiligen Stromanbieter für die Abrechnung verantwortlich.
Unter bestimmten Voraussetzungen ist es nicht notwendig eine Nebenkostenabrechnung durchzuführen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der individuelle Verbrauch der Mieteinheiten nicht gemessen werden kann und die Installation von teuren Messgeräten unwirtschaftlich wäre. Auch wenn Mieter nicht individuell steuern können, wie groß der Wärmeverbrauch in ihrer Wohnung ist, muss keine Nebenkostenabrechnung durchgeführt werden. Weitere Ausnahmen sind Pflegeheime und Studentenwohnheime. Ebenso muss keine Abrechnung erstellt werden, wenn dank einer Solaranlage eigene Energie gewonnen werden kann. In einem solchen Fall können die Heizkosten direkt in den Mietvertrag aufgenommen oder über die Wohnfläche aufgeteilt werden.
Vermieter können mit ihren Mietern Vorauszahlungen für die Heizkosten vereinbaren. In einem solchen Fall sind sie zur Erstellung einer Heizkostenabrechnung verpflichtet. Eine Ausnahme bilden hier Zweifamilienhäuser, in denen die Vermieter ebenfalls wohnen. Hier können individuelle Vereinbarungen mit der anderen Mietpartei getroffen werden. Grundsätzlich sollten sich die Vorauszahlungen an den Kosten der vergangenen Jahre ausrichten und keinesfalls zu hoch gewählt werden.
Formelle und inhaltliche Anforderungen an eine Heizkostenabrechnung
Eine Heizkostenabrechnung muss formale und inhaltliche Anforderungen erfüllen, um korrekt und gültig zu sein. So ist es nötig, sie in zwei Abschnitte aufzugliedern. Im ersten Teil werden sämtliche Kosten genannt, die während des Abrechnungszeitraums angefallen sind, im zweiten Teil werden die individuellen Kosten pro Mieteinheit aufgeführt. Hieraus ergibt sich eindeutig, welche Kosten die einzelnen Mieter zu tragen haben und ob sich durch die Vorauszahlungen eine Rückzahlung ergibt oder ob eine Nachzahlung nötig wird.
Für die Heiz- und Warmwasserkosten gelten grundsätzlich dieselben Regeln wie für alle anderen Nebenkosten. So müssen die Nebenkosten nach Nebenkostenarten getrennt aufgeführt werden. Ebenso müssen die Gesamtkosten und die Individualkosten getrennt voneinander genannt werden. Außerdem ist es erforderlich, dass die Heizkostenabrechnung den Verteilerschlüssel beinhaltet.
Im Rahmen der Änderung der Heizkostenverordnung sind weitere inhaltliche Aspekte hinzugekommen, die in einer Heizkostenabrechnung aufgeführt sein müssen. Das Ziel ist es, hierdurch für eine noch höhere Transparenz zu sorgen und Einsparmöglichkeiten aufzuzeigen. Unter anderem ist es erforderlich, die CO2-Emissionen aufzuführen, einen Vergleich zu einem durchschnittlichen Nutzer anzugeben, den konkreten Energiepreis zu nennen und einen Vergleich zum bisherigen Verbrauch darzustellen.
Zu den formalen Kriterien gehört, dass eine Heizkostenabrechnung nachvollziehbar sein muss. Auch Mieter ohne Hintergrundwissen zur Thematik müssen anhand der Abrechnung genau nachvollziehen können, wie sich ihre Individualkosten zusammensetzen und wie diese entstanden sind. Es ist daher zwingend erforderlich, dass Vermieter die jeweiligen Kosten transparent und geordnet aufführen.
Fristen bei der Heizkostenabrechnung
Bei der Erstellung einer Heizkostenabrechnung sind verschiedene Fristen zu berücksichtigen. Hierzu gehört die Abrechnungsfrist. Diese darf maximal 12 Monate betragen, wobei es unerheblich ist, welcher Zeitraum hierbei veranschlagt wird. Grundsätzlich können Vermieter vom 01.01 eines Jahres bis zum 31.12 abrechnen, aber auch ein Abrechnungsbeginn zur Jahresmitte oder zu jedem anderen Zeitpunkt ist möglich. Allerdings muss im Mietvertrag ausdrücklich festgehalten sein, welche Abrechnungszeiträume gewählt sind. In den meisten Fällen entsprechend die Abrechnungszeiträume der Heizkosten denen der Nebenkosten. Abweichende Abrechnungszeiträume sind allerdings legitim.
Des Weiteren ist die Versandfrist von Relevanz. Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes muss dem Mieter die Heizkostenabrechnung vollständig und korrekt vorliegen. Enthält die Abrechnung formale Fehler, dürfen die Mieter sie behandeln, als hätten sie sie nicht erhalten. Das bedeutet, dass Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden können, Guthaben müssen aber weiterhin ausgezahlt werden.
Nur umlagefähige Nebenkosten aufnehmen
In eine Heizkostenabrechnung dürfen ausschließlich umlagefähige Heizkosten aufgenommen werden. 50% bis 70% der Kosten gehören zu den verbrauchsabhängigen Kosten und 30% bis 50% dürfen als verbrauchsunabhängige Kosten auf Grundlage eines Verteilerschlüssels auf die Mietparteien umgelegt werden. Es gibt eine Vielzahl von verbrauchsunabhängigen Kosten, die zum Beispiel die Kosten für Brennstoff, für die Wartung und das Ablesen der Zähler, die Anlagenwartung, die regelmäßige Betriebsbereitschaftsprüfung, die Reinigung der Anlage und Abgasmessungen umfassen. Ergänzend gibt es nicht-umlagefähige Kosten, die von den Vermietern getragen werden müssen. Das sind beispielsweise Instandhaltungs- und Reparaturkosten.
Das ist bei einem unterjährigen Mieterwechsel zu beachten
Ein Sonderfall liegt vor, wenn ein unterjähriger Mieterwechsel stattfindet. In diesem Fall schreibt § 9b der Heizkostenverordnung vor, dass sämtliche Zählerstände bei Auszug des alten Mieters und bei Einzug des neuen Mieters abgelesen werden müssen. Nur so kann eine korrekte und vollständige Abrechnung gewährleistet werden. Die Kosten, die während des Leerstands entstehen, dürfen auf keinen der beiden Mieter umgelegt werden.
Um bürokratischen Mehraufwand und rechtliche Schwierigkeiten zu vermeiden, müssen Vermieter sicherstellen, dass es keine Lücken im Abrechnungszeitraum gibt. Das bedeutet, dass der Abrechnungszeitraum mit dem Auszugstag des alten Mieters ebenso übereinstimmen muss wie mit dem Einzugstag des neuen Mieters.
Typische Fehler bei einer Nebenkostenabrechnung
Bei der Erstellung einer Heizkostenabrechnung treten immer wieder typische Fehler auf. Um diese vermeiden zu können, ist es wichtig, dass Vermieter sie bestmöglich kennen. So kommt es immer wieder vor, dass der Mieter oder Vermieter nicht mit vollständigem Namen in der Heizkostenabrechnung auftaucht. Ebenso ist es ein Fehler, wenn der Abrechnungszeitraum falsch ist oder nicht nachvollzogen werden kann. Außerdem müssen sämtliche Daten auf der Abrechnung korrekt sein.
Typisch sind auch einige formale Fehler. So ist es zwingend erforderlich, dass die Heizkostenabrechnung schriftlich erstellt und dem Mieter zugeschickt wird. Auch muss die Umlage im Mietvertrag aufgeführt sein, damit die Heizkosten überhaupt an die Mieter weitergegeben werden dürfen. Ebenso ist es nicht zulässig, verschiedene Posten zusammenzufassen, da ansonsten die Transparenz für die Mieter verlorengeht. Ferner muss der Verteilerschlüssel beziehungsweise Umrechnungsfaktor korrekt ausgewählt und den Mietern in der Abrechnung mitgeteilt werden.
Des Weiteren kommt es in der Praxis immer wieder vor, dass bei einem unterjährigen Mieterwechsel keine Zwischenablesungen vorgenommen wurden, weil beispielsweise die Ablesefirma nicht über den Leerstand informiert wurde. Auch eine Überschreitung der Abrechnungsfrist oder Fehler bei der Berechnung der Vorauszahlungen der Mieter sind keine Seltenheit. Einer der häufigsten Fehler besteht jedoch darin, dass nicht-umlagefähige Kosten in die Heizkostenabrechnung aufgenommen werden.
Mietern ihre Rechte gewähren
Es ist wichtig, dass Vermieter die Rechte ihrer Mieter kennen, um diese berücksichtigen beziehungsweise gewährleisten zu können. So haben Mieter ein sogenanntes Einsichtsrecht. Sie dürfen sämtliche Dokumente und Belege einsehen, die für die Heizkostenabrechnung relevant sind. Vermieter müssen diese auf Anfrage vorlegen. Das kann entweder in den Räumen des Vermieters erfolgen oder dieser schickt Kopien der Unterlagen an die Mieter.
Achtung: Es sollten niemals originale Dokumente verschickt werden. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass diese verlorengehen und bestimmte Kostenpunkte nicht mehr nachgewiesen werden können. Entweder sollten Dokumente daher eingescannt und per E-Mail versendet werden oder die Mieter bekommen die Möglichkeit, die Dokumente vor Ort einzusehen.
Des Weiteren besitzen Mieter ein sogenanntes Widerspruchsrecht. Innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Heizkostenabrechnung kann Widerspruch dagegen eingelegte werden. Damit es zu keinem Zahlungsverzug kommt, entscheiden sich viele Mieter dafür, bestehende Nachforderungen unter Vorbehalt zu zahlen. Wird im Rahmen des Widerspruchs und während der Widerspruchsfrist ein Fehler gefunden, kann gegen die Abrechnung vorgegangen und das Geld zurückgefordert werden.
Ebenso besteht für Mieter ein sogenanntes Kürzungsrecht. Das ist beispielsweise dann gegeben, wenn keine Zähler vorliegen und der Verbrauch lediglich geschätzt wird. Laut § 12 Absatz 1 Heizkostenverordnung kann dann eine Kürzung in Höhe von 15% vorgenommen werden. Deswegen sollten solche Fehler vermieden werden, indem die Zähler korrekt installiert und professionell gewartet werden.
Fazit
Für die meisten Vermieter ist es eine jährlich wiederkehrende Pflicht, eine Heizkostenabrechnung zu erstellen. Hierbei ist besondere Sorgfalt geboten, damit es nicht zu einem bürokratischen Mehraufwand und Zusatzkosten kommt. Insbesondere die inhaltlichen und formalen Ansprüche an eine solche Abrechnung müssen erfüllt sein, aber auch die Fristen sind unbedingt einzuhalten. Es ist für Vermieter sinnvoll, sich mit den gängigen Fehlern bei einer Heizkostenabrechnung zu beschäftigen, um diese gezielt vermeiden zu können.
