Wenn Mieter monatliche Vorauszahlungen für die Nebenkosten leisten, sind Vermieter verpflichtet, einmal jährlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Hierbei müssen sie verschiedene Fristen wie die Zustellungsfrist, die Zahlungsfrist, die Einspruchsfrist und die Verjährungsfrist berücksichtigen. Es ist empfehlenswert, eine Nebenkostenabrechnung von Anfang an korrekt zu erstellen, um sich rechtliche Probleme, bürokratischen Aufwand und Kosten zu ersparen.
In der jährlichen Nebenkostenabrechnung listen Vermieter auf, welche Nebenkosten im Laufe eines Jahres angefallen sind. Hierbei dürfen sie ausschließlich umlagefähige Nebenkosten an die Mieter weitergeben, damit bei einer solchen Nebenkostenabrechnung alles korrekt abläuft, müssen verschiedene Fristen wie die Erstellungsfrist, die Zahlungsfrist, die Einspruchsfrist und die Verjährungsfrist berücksichtigt werden.
Dabei passieren oft Fehler, die am Ende zu Streit mit der Mieterschaft führen können. Die Tipps zur Nebenkostenabrechnung sollten Vermieter beachten. Dieser Artikel erläutert, worauf man in Bezug zu gesetzlichen Fristen bei der Nebenkostenabrechnung achten sollte.
Das ist beim Abrechnungszeitraum zu beachten
Für eine Nebenkostenabrechnung gilt ein Abrechnungszeitraum von maximal 12 Monaten. Grundsätzlich ist es möglich, kürzere Zeiträume zu vereinbaren, was vor allem bei unterjährigen Mieterwechseln immer wieder vorkommt. Die entsprechenden gesetzlichen Regelungen für den Abrechnungszeitraum sind in § 556 BGB festgehalten.
Die meisten Vermieter entscheiden sich dafür, den Abrechnungszeitraum am 01.01. eines Jahres beginnen und am 31.12. enden zu lassen. Das ist allerdings nicht vorgeschrieben. Ebenso ist es möglich, dass der Abrechnungszeitraum in der Mitte des Jahres oder zu jedem anderen beliebigen Zeitraum startet. Entscheidend ist lediglich, dass die gesetzlich vorgeschriebene Zeit von maximal 12 Monaten nicht überschritten wird.
Das gilt für die Erstellungs- und Zustellungsfrist der Nebenkostenabrechnung
So wie der Abrechnungszeitraum werden auch die Erstellungs- und Zustellungsfristen in § 556 BGB benannt. So haben Vermieter maximal 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und den Mietern zukommen zu lassen. Dies muss zwingend schriftlich erfolgen, wobei es unerheblich ist, ob die Mieter die Nebenkostenabrechnung per Post oder E-Mail erhalten.
Sollte die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft sein, sind Vermieter verpflichtet, diese zu korrigieren. Dies muss innerhalb der festgeschriebenen 12 Monate erfolgen, da sich die Frist durch eine fehlerhafte Erstellung nicht verlängert. Deswegen ist es empfehlenswert, mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung nicht zu lange zu warten.
Was ist bei einem unterjährigen Mieterwechsel zu beachten?
Gelegentlich kommt es vor, dass ein unterjähriger Mieterwechsel stattfindet. In diesem Fall sind Vermieter dazu verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung so aufzustellen, dass die Kosten anteilig auf den alten und den neuen Mieter aufgeteilt werden. Hierfür ist es dann erforderlich, einen kürzeren Abrechnungszeitraum zu wählen. Außerdem muss nach Auszug des alten Mieters der Zählerstand geprüft werden, um eine vollständige und korrekte Abrechnung vornehmen zu können.
Hinweis: Selbst wenn sich der Abrechnungszeitraum verkürzt, haben Mieter keinen Anspruch darauf, die Abrechnung früher zu erhalten. Vermieter haben nach wie vor 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, um die Abrechnung zu erstellen und den Mietern zukommen zu lassen.
Die Nebenkostenabrechnung keinesfalls zu spät erstellen
Eine Nebenkostenabrechnung sollte keinesfalls zu spät erstellt werden. Bei einer Fristüberschreitung können Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden, Guthaben müssen Vermieter aber trotzdem auszahlen. Das gilt zumindest für Wohnraummietverträge. Bei Gewerbemietverträgen werden Nachforderungen auch bei einer verspäteten Zustellung der Nebenkostenabrechnung fällig.
Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn die verspätete Zustellung der Nebenkostenabrechnung nicht auf ein Verschulden des Vermieters zurückgeht. Die entsprechenden Regelungen sind in § 556 Absatz 3 BGB geregelt. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Vermieter die neue Adresse des ehemaligen Mieters nicht kennt und die Nebenkostenabrechnung somit nicht zustellen kann. Ebenso besteht eine Ausnahme, wenn die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig verschickt wurde, aufgrund äußerer Einflüsse aber zu spät bei den Mietern ankommt. Die Beweispflicht liegt in diesem Fall jedoch bei den Vermietern.
Nachforderungen und Guthaben aus der Abrechnung
Sowohl Nachforderungen als auch Guthaben müssen innerhalb von 30 Tagen beglichen werden. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn ausdrücklich vereinbart wurde, dass Guthaben verrechnet werden können. Bevor Mieter eine Nachforderung bezahlen, sollten sie eine genaue Prüfung der Nebenkostenabrechnung vornehmen. Sollten Unsicherheiten bestehen, kann die Nachforderung unter Vorbehalt beglichen werden. Erfolgt kommentarlos keine Zahlung, gilt dies als Zahlungsverzug. Wenn hierdurch eine Höhe von zwei Monatsmieten erreicht wird, ist eine fristlose Kündigung legitim. Das gilt allerdings nur dann, wenn die Vermieter die Mieter in der Abrechnung auf die möglichen Folgen einer Nichtzahlung aufmerksam gemacht haben.
Diese Einspruchsfristen gibt es
Um Einspruch beziehungsweise Widerspruch gegen eine Nebenkostenabrechnung einzulegen, haben Mieter 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit. Werden erst nach dieser Frist Forderungen festgestellt, können diese nicht mehr geltend gemacht werden. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn das Fristversäumnis nicht auf einen Verschulden des Mieters zurückzuführen ist. Zudem besteht eine Verjährungsfrist von 3 Jahren. Diese ist in § 195 BGB und Paragraf 199 BGB geregelt. Sollten innerhalb dieses Zeitraums keine Forderungen gestellt werden, sind Ansprüche üblicherweise verjährt.
Um prüfen zu können, ob die Abrechnung legitim ist, haben Mieter laut § 259 BGB das Recht auf Dokumenteneinsicht. Vermieter können ihnen die Möglichkeit hierzu in einem Büro gewähren oder die Dokumente per Mail oder Post hinausschicken. Hierbei sollten ausschließlich Kopien versendet werden, damit wichtige Dokumente nicht verloren gehen können.
Das gehört alles zu den umlagefähigen Nebenkosten
Vermieter dürfen lediglich sogenannte umlagefähige Nebenkosten an ihre Mieter weitergeben. Eine Pflicht zur Abrechnung besteht nur dann, wenn die Mieter monatliche Vorauszahlungen leisten. Bei einer Inklusivmiete ist somit keine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Die §§ 1 und 2 der Betriebskostenverordnung regeln, was als umlagefähige Nebenkosten gilt.
Insgesamt gibt es 16 eindeutige Positionen und einen Punkt „sonstige Kosten“, die zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen. Dies sind beispielsweise die Grundsteuer, die Hausmeisterkosten sowie Sach- und Haftpflichtversicherungskosten. Im Mietvertrag muss eindeutig geregelt sein, welche Kosten an die Mieter umgelegt werden dürfen.
