Bei einer Heizkostenabrechnung lauern zahlreiche Tücken und Schwierigkeiten auf die Vermieter. Diese gilt es unbedingt zu vermeiden, um aufwendige Korrekturen zu umgehen und das Vertrauensverhältnis zu den Mietern nicht zu gefährden. Vermieter sollten sich daher mit Fragen zu den inhaltlichen und formellen Vorgaben einer Heizkostenabrechnung ebenso beschäftigen wie mit gängigen Fehlern bei der Erstellung und bestehenden Mieterrechten. So lässt sich eine Heizkostenabrechnung fristgerecht, vollständig, korrekt und professionell erstellen.
Unter bestimmten Voraussetzungen sind Vermieter zur Erstellung einer Heizkostenabrechnung verpflichtet. Dieser Pflicht sollten sie fristgerecht nachkommen und gängige Fehler bei der Erstellung vermeiden. So lassen sich bürokratischer Aufwand, Kosten und Ärger mit den Mietern vermeiden.
Bei der Anfertigung einer Heizkostenabrechnung müssen Vermieter sowohl inhaltliche als auch formale Kriterien erfüllen und die Rechte ihrer Mieter berücksichtigen. Dieser Artikel stellt die wichtigsten Informationen rund um eine Heizkostenabrechnung vor und unterstützt Vermieter dabei, sie fehlerfrei und professionell zu erstellen.
Gesetzliche Regelungen zur Heizkostenabrechnung
Seit 2009 gilt die aktuelle Heizkostenverordnung (HeizkostenV) und regelt die Abrechnung der Kosten die sich aus Heizung und Warmwasser ergeben. Die letzte Novellierung fand am 01.12.2021 statt, deren Ziel es ist, die Energieeffizienzrichtlinie umzusetzen. Seither dürfen nur noch fernablesbare Messtechniken eingesetzt werden, die prinzipiell in ein Smart Meter Gateway (SMGW) integriert werden können. Zudem müssen seit dem 01.01.2020 monatliche Verbrauchsinformationen bereitgestellt werden, wenn in einer Immobilie bereits fernauslesbare Technik zum Einsatz kommt.
Die HeizkostenV regelt in § 6 klar, dass Immobilienbesitzer die anfallenden Heiz- und Warmwasserkosten individuell auf Ihre Mieter verteilen müssen. Verbrauchsabhängig müssen hierbei mindestens 50% und höchstens 70% der Kosten berechnet werden. Bei den restlichen 30% bis 50% ist es möglich, sie verbrauchsunabhängig umzulegen. Eine Änderung der Quote ist immer nur zu Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums möglich.
Die Mietwohnungen müssen mit speziellen Messgeräten ausgestattet sein, die eine individuelle Abrechnung ermöglichen. Hierbei ist darauf zu achten dass sämtliche Wohneinheiten über dieselbe Art von Messgeräten verfügen. Außerdem müssen die in Paragraph 5 HeizkostenV genannten Anforderungen durch die jeweiligen Geräte erfüllt werden.
Unter diesen Umständen ist die Erstellung einer Heizkostenabrechnung verpflichtend
Eine Heizkostenabrechnung sorgt für Transparenz bei den Mietern, da sie zeigt, welche Kosten für Heizung und Warmwasser innerhalb eines Abrechnungszeitraums angefallen sind. § 1 HeizkostenV riegelt hierbei, unter welchen Bedingungen eine Heizkostenabrechnung überhaupt erstellt werden muss. Das gilt für alle Immobilien mit zentraler Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage, bei denen die Kosten auf mehrere Mieter oder Eigentümer umgelegt werden sollen. Bei einer ausschließlich strombetriebenen Heizung nehmen die Stadtwerke oder der Stromanbieter die Abrechnung vor.
Für die bestehenden Regelungen gibt es einige Ausnahmen. So muss keine Heizkostenabrechnung erfolgen, wenn dies zur Unwirtschaftlichkeit führen würde. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn keine technischen Geräte zur Verbrauchserfassung vorliegen und eine Installation übermäßig teuer wäre. Ebenfalls ausgenommen sind Wohnungen, in denen Mieter keinen Einfluss auf den Wärmeverbrauch nehmen können, sowie Mieteinheiten, die vor dem 01.07.1981 bezugsfertig waren.
Weitere Ausnahmen sind Studentenwohnheime, Pflegewohnheime und Immobilien mit Solaranlage, die ihre eigene Energie gewinnen. In solchen Fällen werden die Heizkosten üblicherweise direkt mit der Miete bezahlt oder es erfolgt eine Umlage nach Wohnfläche. Außerdem stellen Zweifamilienhäuser, in denen die Vermieter selbst wohnen, eine Ausnahme dar. In diesem Fall können mit den anderen Mietern individuelle Vereinbarungen getroffen werden. Werden Vorauszahlungen für die Heizkosten vereinbart, müssen diese sich immer am letzten Jahresverbrauch orientieren.
Tipp: Die Heizkostenabrechnung wird in der Regel zusammen mit der Nebenkostenabrechnung erstellt. Dabei sollten Vermieter auf die gängigsten 7 Tipps achten und versuchen Fehler zu vermeiden.
Formelle und inhaltliche Anforderungen an eine Heizkostenabrechnung
Eine Heizkostenabrechnung muss bestimmte formelle und inhaltliche Anforderungen erfüllen, um rechtsgültig zu sein. Formal ist beispielsweise wichtig, dass die Abrechnung nachvollziehbar und einfach zu lesen ist. Auch juristische Laien müssen in der Lage sein, zu verstehen, wie sich die Kosten zusammensetzen. Die Anordnung der einzelnen Punkte muss daher strukturiert und nachvollziehbar erfolgen. Üblicherweise wird die Heizkostenabrechnung zu diesem Zweck in zwei große Bereiche unterteilt: die Gesamtkosten für die Immobilie während des Abrechnungszeitraums auf der einen Seite und die Individualkosten der einzelnen Mietwohnungen auf der anderen Seite.
Zu den inhaltlichen Anforderungen gehören dieselben Dinge wie für die Nebenkostenabrechnung. Sämtliche Nebenkosten müssen aufgeführt und in die jeweiligen Nebenkostenarten aufgegliedert werden. Die Gesamtkosten und die Individualkosten müssen hierbei ebenso benannt werden wie der Verteilerschlüssel. Auf Grundlage dieser Informationen werden dann die Einzelkosten berechnet, die sich für die einzelnen Mieter ergeben. Die Heizkostenabrechnung zeigt hierbei, ob ein Guthaben vorliegt oder ob eine Nachzahlung zu leisten ist.
Seit der Novellierung der HeizkostenV müssen noch weitere Informationen in die Heizkostenabrechnung aufgenommen werden. Hierdurch soll sie für die Verbraucher verständlicher werden. Unter anderem müssen die gesamten Energiekosten und die dabei entstandenen CO2-Emissionen angegeben werden. Zudem müssen Vermieter den vorliegenden Verbrauch ins Verhältnis zum Verbrauch eines Durchschnittsnutzers setzen. Außerdem muss die Heizkostenabrechnung den tatsächlichen Energiepreis und einen Vergleich zum Vorjahresverbrauch beinhalten. Nicht zuletzt ist es erforderlich, den verwendeten Verteilerschlüssel anzugeben.
Bestehende Fristen unbedingt einhalten
Für die Erstellung einer Heizkostenabrechnung sind vor allem die Abrechnungsfrist und die Versandfrist relevant. Sowohl bei den Nebenkosten als auch bei den Heizkosten liegt eine Abrechnungsfrist von maximal einem Jahr vor. Das gilt unabhängig davon, ob der Abrechnungszeitraum ein Kalenderjahr umfasst oder ob die Abrechnung unterjährig erstellt wird. Der Beginn des Abrechnungszeitraums muss sich eindeutig aus dem Mietvertrag ergeben. In den meisten Fällen werden die Nebenkosten und die Heizkosten im selben Zeitraum abgerechnet, unterschiedliche Abrechnungszeiträume können aber im Mietvertrag vereinbart werden.
Spätestens wenn der 12. Monat nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zu Ende geht, muss den Mietern die Heizkostenabrechnung schriftlich vorliegen. Wird die Versandfrist versäumt, können Vermietern Ansprüche auf Nachforderungen verlorengehen. Bei formellen Fehlern wie diesem können Mieter die Abrechnung so behandeln, als hätten sie diese nicht erhalten. Die Pflicht auf Auszahlung eines Guthabens wird von der Versandfrist nicht berührt. Sollte die Heizkostenabrechnung zu spät eingehen, müssen Vermieter das Guthaben trotzdem in voller Höhe auszahlen. Deswegen lohnt es sich, die Abrechnung immer pünktlich und fehlerfrei zu erstellen.
Umlagefähige und nicht-umlagefähige Heizkosten
Neben den Individualkosten, die je nach Verbrauch höher oder niedriger ausfallen, gibt es 30% bis 50% verbrauchsunabhängige Kosten. Laut § 7 Absatz 2 HeizkostenV haben Vermieter die Möglichkeit, diese Kosten an ihre Mieter weiterzugeben, sofern dies im Mietvertrag so vereinbart ist. Hierbei muss ein konkreter, klar nachvollziehbarer Verteilerschlüssel zum Einsatz kommen.
Zu den umlagefähigen Kosten zählen Brennstoffe, allerdings müssen Vermieter wirtschaftliche Kriterien bei der Anschaffung berücksichtigen. Zudem können bei Zählern Kosten für Miete, Wartung und das Ablesen anfallen und auch die Kosten für die generelle Anlagenwartung können an die Mieter weitergegeben werden. Auch regelmäßige Betriebsbereitschaftsprüfungen, Reinigungen der Anlage und Abgasmessungen müssen die Vermieter nicht selbst bezahlen. Allerdings gibt es auch nicht-umlagefähige Kosten. Hierzu gehören Instandhaltungskosten und Kosten für Reparaturen.
Wenn der Mieter im laufenden Abrechnungsjahr wechselt
Nicht immer ziehen Mieter zum Ende eines Abrechnungszeitraums aus, sondern es kommt unterjährig zu einem Mieterwechsel. Für einen solchen Fall ist in § 9b HeizkostenV vorgeschrieben, dass die Zählerstände am Tag des Auszugs der alten Mieter und bei Einzug der neuen Mieter erfasst werden müssen. Etwaige Kosten, die während des Leerstands anfallen, müssen von keinem der Mieter getragen werden.
Bei einem unterjährigen Mieterwechsel müssen Vermieter speziell darauf achten, dass es zu keinen Lücken bei den Abrechnungszeiträumen kommt. Für die alten Mieter bedeutet das, dass der Abrechnungszeitraum am Tag des Auszugs endet. Der neue Abrechnungszeitraum beginnt mit dem Tag, an dem die neuen Mieter einziehen.
Gängige Fehler bei einer Heizkostenabrechnung
Fehler bei der Heizkostenabrechnung führen zu bürokratischem Mehraufwand und können teilweise teuer sein. Deswegen sollten Vermieter darauf achten, bei der Erstellung von Anfang an alles richtig zu machen. Einige Fehler sind besonders gängig und werden daher im Folgenden vorgestellt:
Gelegentlich vergessen Vermieter, die Vertragspartner vollständig mit Namen zu nennen oder wählen einen falschen oder nicht nachvollziehbaren Abrechnungszeitraum. Außerdem kann es dazu kommen, dass bestimmte Daten in der Abrechnung falsch sind oder die gesamte Abrechnung nicht schriftlich angefertigt wird. Ebenso ist es falsch, Kosten auf die Mieter umzulegen, wenn dies nicht im Mietvertrag vereinbart oder erst nachträglich geändert wurde.
Im Namen der Transparenz ist es erforderlich, dass sämtliche Einzelposten in der Heizkostenabrechnung genannt werden. Eine Zusammenfassung einzelner Posten ist nicht möglich, da hierunter die Nachvollziehbarkeit leidet. Ebenso ist es ein Problem, wenn ein falscher Umrechnungsfaktor zum Einsatz kommt und wenn bei unterjährigen Mieterwechseln keine Zwischenablesungen vorgenommen werden. Aber selbst wenn eine Ablesung erfolgt, kann es zu Fehlern kommen, wenn die Vermieter die Ablesefirma nicht darüber informieren, dass ein Leerstand stattgefunden hat.
Des Weiteren kommt es immer wieder vor, dass die Vorauszahlungen der Mieter bei der Abrechnung nicht berücksichtigt werden und dass Vermieter die Abrechnungsfristen nicht einhalten. Außerdem passiert es manchmal, dass keine Zähler in den Mietwohnungen angebracht wurden, wodurch eine individuelle Verbrauchsabrechnung nicht möglich ist. Nicht zuletzt ist es ein großes Problem, wenn in eine Nebenkostenabrechnung nicht-umlagefähige Kosten aufgenommen werden.
Heizkostenabrechnung
Mieter haben in Bezug auf den Nebenkostenabrechnung zahlreiche Rechte, die von den Vermietern berücksichtigt werden müssen. Hierzu gehört das Einsichtsrecht. Vermieter müssen den Mietern auf Nachfrage sämtliche Rechnungen vorlegen können, auf deren Grundlage die Nebenkostenabrechnung erfolgt ist. So können die Mieter prüfen, ob alles korrekt ist. Die Überprüfung kann in den Räumlichkeiten des Vermieters stattfinden, sodass Dokumente nicht zwingend kopiert und verschickt werden müssen.
Des Weiteren haben Mieter ein Jahr lang ein Widerspruchsrecht gegen die Heizkostenabrechnung. Sollte der Verdacht bestehen, dass eine Heizkostenabrechnung fehlerhaft ist, sollte eine Nachforderung unter Vorbehalt gezahlt werden. So entstehen keine zusätzlichen Verzugskosten, falls sich herausstellen sollte, dass die Abrechnung doch korrekt ist. Nicht zuletzt besteht ein Kürzungsrecht nach § 12 Absatz 1 HeizkostenV, wenn der Verbrauch lediglich geschätzt wird oder Fehler bei der Abrechnung auftreten.
Fazit zur Heizkostenabrechnung
Vermieter sollten unbedingt Wert darauf legen, eine vollständige und fehlerfreie Heizkostenabrechnung zu erstellen. In diesem Zusammenhang sollten vor allem die Regeln in den Blick genommen werden, die sich aus der Novellierung der Heizkostenverordnung ergeben. Außerdem ist es ratsam, sich mit den gängigen Fehlern bei der Erstellung einer Heizkostenabrechnung zu beschäftigen, um diese zu kennen und vermeiden zu können.
