Damit ein Mietverwalter seine Aufgaben erledigen kann, benötigt er eine Vollmacht. Es ist wichtig, dass diese möglichst professionell und präzise erstellt wird, um Streitigkeiten zu vermeiden. So sind die Befugnisse des Verwalters einer Mietverwaltung eindeutig geregelt und es ist beispielsweise klar, wie bei einem Verwalterwechsel zu verfahren ist.
Die Erledigung zahlreicher mit einem Mietobjekt verbundenen Aufgaben legen Eigentümer häufig in die Hände eines Mietverwalters. Dafür sind die Inhalte des Verwaltervertrags bei Mietverwaltung vollumfänglich zu definieren, um allen Rechten und Pflichten nachkommen zu können.
Sofern vertraglich vereinbart kann der Verwalter aber nur im Namen des Eigentümers Aufträge erteilen und Maßnahmen in die Wege leiten, wenn er die hierfür notwendigen Berechtigungen hat. Diese werden in Form einer Vollmacht erteilt. Dieser Artikel stellt die wichtigsten Punkte vor, die in einer Vollmacht für Mietverwalter stehen müssen, und erklärt, worauf im Einzelnen zu achten ist.
Grundlagen einer Vollmacht für Mietverwalter
Es ist für Eigentümer extrem wichtig, einem Mietverwalter eine Vollmacht auszustellen. Nur so ist dieser berechtigt, gegenüber Dritten im Namen der Eigentümer aufzutreten und Rechtsgeschäfte in die Wege zu leiten. Das ist beispielsweise bei Reparatur-, Modernisierungs- und Sanierungsarbeiten extrem wichtig. Um nicht für jeden Einzelfall eine Legitimation ausstellen zu müssen, wird in der Regel eine Verwaltervollmacht erteilt. Des Weiteren sind in einer Vollmacht die Aufgaben und Pflichten von Verwaltern häufig detaillierter festgeschrieben als im Verwaltervertrag. Somit ist für eine größtmögliche Transparenz für beide Seiten gesorgt.
Inhalte der Vollmacht für Mietverwalter
In der Regel entscheiden sich Eigentümer und Verwalter dafür, eine Vollmachturkunde nach § 172 BGB zu erstellen. Sämtliche Befugnisse werden somit schriftlich festgehalten. Es ist nicht erforderlich, dass ein Notar die so entstandene Vollmacht beglaubigt. Entscheidend ist aber, dass die Eigentümer die Vollmacht eigenhändig unterschreiben, da sie nur so Gültigkeit erhält.
Zu den wichtigsten Informationen, die in einer Vollmacht enthalten sein müssen, gehören der Name und die Kontaktdaten der Eigentümer sowie die Anschrift des Objekts, das verwaltet werden soll. Ebenso sollten die Hausverwaltung und deren konkrete Ansprechpartner benannt werden. Außerdem ist es wichtig, dass sämtliche Aufgaben aufgeführt werden, zu denen der Verwalter berechtigt ist. Zudem können ausdrücklich Beschränkungen aufgeführt werden, denen sich der Verwalter unterwerfen muss. Das kann beispielsweise bedeuten, dass er für die Auftragsvergabe nur ein bestimmtes Budget zur Verfügung hat.
Des Weiteren ist es ratsam, konkret zu benennen, welche Aufgaben ein Verwalter nicht übernehmen darf und wofür ihm die Eigentümer ausdrücklich keine Vollmacht erteilen. Ferner ist es wichtig, Möglichkeiten zum Widerruf festzuhalten und schriftlich zu fixieren, dass ein Verwalter die Vollmacht herausgeben muss, wenn es zu einem Verwalterwechsel kommt. Entscheidend ist zudem, dass die in der Vollmacht aufgeführten Rechte und Pflichten in keinem Widerspruch zu den Regelungen im Verwaltervertrag stehen.
Rechtsgrundlagen einer Vollmacht für Hausverwalter
Die Möglichkeiten zur Erteilung einer Vollmacht fußen auf ganz unterschiedlichen Rechtsgrundlagen. Hierzu gehört beispielsweise das in §§ 164 ff BGB enthaltene Stellvertretungsrecht, aber auch das Offenkundigkeitsprinzip. Dieses besagt, dass deutlich werden muss, wenn ein Vertragspartner nicht in seinem eigenen, sondern im Namen einer anderen Person tätig wird. Eine Vollmachtsurkunde nach § 172 BGB bleibt so lange gültig, bis sie zurückgegeben oder außer Kraft gesetzt wird.
Grundsätzlich ist es möglich, dass ein Verwalter Untervollmachten für einzelne Tätigkeiten erteilt. Eine Untervollmacht für die komplette Verwalterbestellung ist hingegen nicht möglich, da diese vom Verwalter persönlich übernommen werden muss. Eine Mieterhöhung ist nur dann möglich, wenn sich der Verwalter mittels einer Vollmacht als berechtigt ausweisen kann. Ansonsten können die Mieter das Erhöhungsverlangen zurückweisen. Um in solchen Situationen keine Fristen zu versäumen, sollten Eigentümer rechtzeitig eine Verwaltervollmacht ausstellen.
Hinweis: Nicht nur Mieter, sondern auch Unternehmen können Dokumente wie eine Kündigung zurückweisen, wenn ein Verwalter nicht in der Lage ist, mittels einer Vollmacht seine Berechtigung nachzuweisen.
Warum ist die Vollmacht für den Verwalter so wichtig?
Häufig ist es so, dass Eigentümer an der eigentlichen Vermietung und der damit einhergehenden Bürokratie nicht interessiert sind. Sie lagern solche Aufgaben daher an einen Verwalter aus. Dieser ist dann für ganz unterschiedliche Aufgaben zuständig, für die er eine Vollmacht benötigt. Hierzu gehören unter anderem die Mietersuche, die Mietvertragserstellung und die Bonitätsprüfung mithilfe der Auskunfteien, wie zum Beispiel der Schufa. Auch die Verwaltung der Kautionen und eventuelle Mieterhöhungen fallen in seinen Aufgabenbereich.
Des Weiteren muss ihm die Vollmacht erlauben, Betriebskostenvorauszahlungen zu erhöhen und Mietminderungen entgegenzunehmen und darauf zu reagieren. Weitere in der Vollmacht enthaltene Aufgaben können Abmahnungen und Kündigungen sein sowie die Durchsetzung von Räumungsansprüchen. Ebenso sollte ein Verwalter dazu bevollmächtigt sein, Mieterkündigungen anzunehmen und darauf zu reagieren sowie Wohnungsabnahmen durchzuführen.
In der Praxis ist es ebenfalls üblich, dass sich ein Verwalter um Instandhaltungmaßnahmen kümmert. Hierzu muss er berechtigt sein, Firmen und Handwerker zu beauftragen. Diese verlangen häufig, dass eine schriftliche Vollmacht vorgelegt wird, wenn Vertragspartner nicht in eigenem Namen tätig werden. In der Vollmacht sollte zudem geregelt sein, wie hoch das Budget ist, das dem Verwalter hierfür zur Verfügung steht. Sollen sie dazu berechtigt werden, Insichgeschäfte in die Wege zu leiten, müssen sie im Verwaltervertrag ausdrücklich von der Beschränkungen des Insichgeschäfts befreit werden.
Potenzieller Ärger bei einer Vollmacht
Eine Scheinverwaltertätigkeit liegt vor, wenn ein Verwalter im Namen eines Eigentümers handelt, ohne von diesem bevollmächtigt worden zu sein. Hierbei können eine Anscheins- oder Duldungsvollmacht vorliegen. Eine Duldungsvollmacht meint, dass die Eigentümer davon wissen, dass der Verwalter ohne Vollmacht in ihrem Namen tätig wird und dies dulden. Eine Anscheinsvollmacht bedeutet, dass die Eigentümer dies nicht wissen, aber wissen könnten und verhindern müssten.
In § 179 BGB ist geregelt, dass ein Verwalter den Eigentümern gegenüber haften und gegebenenfalls Schadenersatz zahlen muss, wenn er ohne Vollmacht in deren Namen handelt. Dasselbe gilt, wenn er seine in der Vollmacht festgelegten Befugnisse überschreitet. Das gilt beispielsweise dann, wenn er einen Auftrag erteilt, der mehr kostet, als ihm mit dem in der Vollmacht festgelegten Budget zur Verfügung steht.
Folgen eines Entzugs der Vollmacht
Eigentümer haben grundsätzlich jederzeit die Möglichkeit, einem Verwalter seine Vollmacht zu entziehen. Bei einem WEG-Verwalter muss hierfür ein wichtiger Grund vorliegen. In diesem Fall endet mit dem Entzug der Vollmacht die Tätigkeit des Verwalters. Es ist nicht letztlich geklärt, ob dies auch für einen Mietverwalter gilt. Bis es entsprechende Gerichtsentscheide gibt, sollten Eigentümer, die einem Verwalter die Vollmacht entziehen, diesem gleichzeitig kündigen.
Das ist bei einem Verwalterwechsel zu beachten
Findet ein Verwalterwechsel statt, muss der bisherige Verwalter die Vollmacht an den neuen Verwalter aushändigen. Dies ist entweder in der Vollmacht selbst geregelt oder erfolgt auf Grundlage von § 675 und § 667 BGB. Sollte sich der alte Verwalter weigern, die entsprechenden Dokumente herauszugeben, können sowohl der neue Verwalter als auch die Eigentümer klagen. In akuten Fällen kann zudem eine einstweilige Verfügung zum Einsatz kommen.
Solange ein alter Verwalter im Besitz einer Vollmacht ist, besteht immer eine Missbrauchsgefahr. Er könnte die Vollmacht nutzen, um im Namen der Eigentümer tätig zu werden, obwohl er hierzu nicht berechtigt ist. Solange die Vollmacht noch im Besitz des bisherigen Verwalters ist, sollten Eigentümer Geschäftspartner wie beispielsweise Banken darüber in Kenntnis setzen, dass der bisherige Verwalter trotz der Vollmachten nicht mehr dazu berechtigt ist, in ihrem Namen Geschäfte in die Wege zu leiten.
