Im Gegensatz zur WEG-Verwaltung sind die Aufgaben bei einer Mietverwaltung nicht gesetzlich geregelt. Hausverwaltung und Vermieter sind relativ frei in der Erstellung des Verwaltervertrags. Deswegen ist ein exaktes Vertragswerk wichtig, in dem alle relevanten Aspekte geregelt sind.
Im Gegensatz zum Vertragswerk der WEG-Verwaltung gibt es keine gesetzlichen Vorgaben für die Aufgaben und Rechte von Mietverwaltungen. Es ist wichtig, einen möglichst exakten Verwaltervertrag aufzusetzen. So haben alle Parteien Planungssicherheit und können sich bei Fragen und Streitigkeiten auf den Vertrag berufen. Gerade in Bezug auf die Vergütung sollte der Vertrag exakt sein.
Immobilienbesitzer beziehungsweise Vermieter schützen mit einem klar geregelten Vertrag nicht nur ihre Immobilie. Je nach Aufgaben und Vollmachten des Verwalters ist ein klares Regelwerk auch eine Sicherheit für die Mieteinnahmen. Sämtliche zu übertragenden Aufgaben an den Hausverwalter sollten klar und detailliert im Verwaltervertrag benannt werden. Dieser Ratgeber stellt die wichtigsten Punkte vor, die in einem Verwaltervertrag vorkommen sollten.
Grundlegende Informationen des Verwaltervertrags
Der Verwaltervertrag sollte einige grundlegende Informationen zu den Vertragsparteien und dem Objekt enthalten. Hierzu gehören unter anderem die Namen, die Anschriften und eine eventuelle Gesellschaftsform der Vertragsparteien. Es muss genau geklärt sein, für welche Immobilie der Vertrag gilt und wie viele Wohn – oder Verwaltungseinheiten diese enthält.
Zeiträume und Fristen für Vertragswerk festlegen
In einem Verwaltervertrag werden bestimmte Zeiträume und Fristen festgelegt. In der Regel läuft so ein Vertrag nicht unbefristet, sondern hat eine Dauer von einem bis zu fünf Jahren. Die konkrete Vertragslaufzeit sollte ebenso festgehalten werden wie geltende Kündigungsfristen und Regeln für eine eventuelle automatische Verlängerung.
Eigentümer können grundsätzlich eine Probezeit mit einem Verwalter vereinbaren. Diese umfasst üblicherweise einen Zeitraum von sechs Monaten. Für diese kann eine Kündigungsfrist vereinbart werden. Auf diese Weise haben Eigentümer die Möglichkeit, sich zeitnah von einem Hausverwalter zu befreien, mit dem sie nicht zufrieden sind. Häufig verlangen Hausverwaltungen jedoch eine höhere Vergütung, wenn eine solche Probezeit vereinbart wird.
Nicht zuletzt sollten Regelungen zur Kündigung vereinbart werden. Das können beispielsweise Formvorschriften sein, wie eine Kündigung zu erfolgen hat. In der Regel einigen sich die Vertragsparteien auf die Schriftform, es kann aber auch gefordert werden, das eine Kündigung per Einschreiben zu erfolgen hat.
Aufgaben und Pflichten bei Mietverwaltung regeln
Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, welche Aufgaben ein Mietverwalter zu übernehmen hat. Somit sind die Vertragsparteien grundsätzlich frei darin, auf welche Art der Zusammenarbeit sie sich einigen. Es können die gesetzlichen Regelungen für Geschäftsbesorgungen oder einen Dienstvertrag als Grundlage des Verwaltervertrags herangezogen werden, ansonsten gibt es keine Vorgaben.
Es ist dringend angeraten, die konkreten Aufgaben der Hausverwaltung eindeutig zu benennen. Hierbei besteht die Möglichkeit, auf eine individuelle Klausel zurückzugreifen oder mit einem Leistungsverzeichnis zu arbeiten. Im letzten Fall ist es wichtig, dass die Anlage mit dem Leistungsverzeichnis zu einem konkreten Vertragsbestandteil wird.
Je nach Größe des Objekts und der Anzahl der Wohneinheiten können die Aufgaben, die eine Hausverwaltung zu übernehmen hat, vielfältig sein. Kaufmännische Tätigkeiten fallen ebenso hierunter, wie eine technische Verwaltung. Neben gängigen Grundleistungen können auch Sonderleistungen vereinbart werden. Hierzu zählt beispielsweise die Organisation und Betreuung einer Sanierung. An dieser Stelle stellt sich ein klar formulierter Verwaltervertrag auch als Sicherheit für die Immobilie und deren Werterhaltung dar. Je genauer die jeweiligen Aufgaben schriftlich festgehalten sind, desto seltener kommt es zu Streit und Komplikationen.
Vergütungsansprüche des Hausverwalters
Der häufigste Grund für Streit zwischen Eigentümern und der Hausverwaltung ist die Vergütung. Deswegen sollte bei der Vertragserstellung großer Wert darauf gelegt werden, dass hier für größtmögliche Klarheit gesorgt ist. Unter anderem muss eindeutig zwischen der Grundvergütung und den Sonderleistungen unterschieden werden. Häufig erfolgt die Bestimmung der Vergütung anhand eines konkreten Prozentsatzes von der Netto- oder Bruttokaltmiete.
Eine weitere Vergütungsform orientiert sich an den Wohneinheiten des jeweiligen Objekts. Sonderleistungen werden demgegenüber meistens pauschal vergütet. Abhängig von der erbrachten Sonderleistung kommt hierbei ein jeweils anderer Abrechnungssatz zum Einsatz. Ebenso ist es möglich, konkrete Stundensätze zu vereinbaren, die dem Zeitaufwand entsprechen, der für eine Sonderleistung aufgebracht werden muss. Das ist beispielsweise bei aufwendigen Sanierungsarbeiten oder der Organisation von Gerichtsverfahren üblich.
Rechnungslegung zu definierten Konten
Ein weiterer Punkt, der im Verwaltervertrag eine wichtige Rolle spielt, ist die Rechnungslegung. Hier ist eindeutig zu klären, welche Konten für welche Gelder genutzt werden. Einerseits besteht die Möglichkeit, dass die jeweiligen Konten von der Hausverwaltung angelegt werden, die die Mieten klar von den Mietkautionen trennt. Viele Eigentümer entscheiden sich jedoch dafür, eigene Konten anzulegen und eine Verfügungsvollmacht zu erteilen. Sollte die Hausverwaltung insolvent gehen, ist so sichergestellt, dass die jeweiligen Gelder nicht zum Teil der Insolvenzmasse werden.
Vollmachten der Hausverwaltung bei Mietverwaltung
Damit ein Verwalter Entscheidungen treffen und Maßnahmen in die Wege leiten kann, muss er hierfür von der Eigentümergemeinschaft berechtigt werden. Damit dies nicht in jedem Einzelfall neu geschehen muss, erhält er in der Regel eine Verwaltervollmacht. Dieses Vorgehen sollte im Verwaltervertrag festgehalten werden. Ebenso kann vereinbart werden, dass die Hausverwaltung berechtigt ist, geeigneten dritten Untervollmachten zu erteilen, damit diese spezielle Aufgaben übernehmen.
| Hinweis: § 181 BGB verbietet sogenannte Insichgeschäfte. Das bedeutet, dass Verwalter und Mietverwalter nicht mit sich selbst Verträge abschließen können. Das ist beispielsweise relevant, wenn der Mietverwalter eine eigene GmbH oder ein Gewerbe betreibt. Üblicherweise wird in einem Verwaltervertrag der Mietverwalter von der Beschränkung der Insichgeschäfte befreit. |
Regeln zur Haftpflichtversicherung von Hausverwaltern
Nicht zuletzt ist es zwingend erforderlich, dass gewerbliche Wohnimmobilienverwalter eine Berufshaftpflichtversicherung besitzen. Damit die Eigentümer hier auf der sicheren Seite sind, sollten die Verwalter im Verwaltervertrag bestätigen, dass sie eine entsprechende Versicherung abgeschlossen haben.
