Auf jeder Eigentümerversammlung entscheidet die Gemeinschaft über ihr eigenes Schicksal. Das Protokoll hält dies fest. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie als Eigentümer einer Wohnung und Mitglied einer WEG unbedingt rund um das Versammlungsprotokoll wissen müssen.
Was man schreibt, bleibt – Im Falle des Protokolls einer Eigentümerversammlung ist die Niederschrift keine Option, sondern verpflichtend. Dies ist bei näherer Betrachtung auch alternativlos. Zu wichtig sind die Entscheidungen, die bei einer Eigentümerversammlung getroffen werden. Das Versammlungsprotokoll beinhaltet aber weit mehr als nur eine Anwesenheitsliste. Zudem hat es mehrere Funktionen und kann in ganz unterschiedlichen rechtlichen und wirtschaftlichen Situationen von Bedeutung sein. Warum das Versammlungsprotokoll von so großer Bedeutung ist, was es beinhalten muss, was bei Fehlern passiert und sonst alles, was Sie rund um das Thema wissen müssen, erfahren Sie hier.
Protokoll der Eigentümerversammlung hat überragende Bedeutung
Die Protokolle einer Eigentümerversammlung sind für die Gemeinschaft von allergrößter Bedeutung und gehören neben der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung definitiv zu den wichtigsten Dokumenten einer Eigentümergemeinschaft. Egal, welche Entscheidungen auf der Eigentümerversammlung getroffen werden – das Protokoll hält dies genauso wie jeden anderen Aspekt der Versammlung fest. Das ist für Sie als Eigentümer selbst schon äußerst hilfreich. Auf diese Weise haben Sie einen guten Überblick über den Sachstand, anstehende Maßnahmen und Ähnliches. Doch nicht nur als Gedächtnisstütze haben die Versammlungsprotokolle eine wichtigere Rolle. Insbesondere beim Verkauf einer Eigentumswohnung gehören die Protokolle für den potenziellen Käufer zu den wichtigsten Aspekten. Denn durch die Versammlungsprotokolle lassen sich vergangene Entscheidungen, die Entwicklung der Rücklagen und potenzielle Probleme nachvollziehen. Auch zukünftige Projekte lassen sich daraus absehen. Schließlich können Versammlungsprotokolle als Urkunden auch in einem möglichen Rechtsstreit eine Rolle spielen.
Gesetz verpflichtet zur Niederschrift
Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt in § 24 Absatz 6 WEG schreibt zunächst vor, dass überhaupt ein Protokoll beziehungsweise eine „Niederschrift“ erstellt werden muss. Es handelt sich bei der Erstellung des Versammlungsprotokolls also keineswegs um eine Option, sondern eine Verpflichtung. Dasselbe gilt gemäß § 24 Absatz 7 WEG auch für die sogenannte Beschluss-Sammlung, in die sämtliche Beschlüsse einzupflegen sind, um eine schnelle und übersichtliche Einsichtnahme in die Beschlüsse einer Eigentümergemeinschaft zu gewährleisten.
Das Protokoll einer Eigentümerversammlung hält alle wichtigen Aspekte der Eigentümerversammlung fest. In der Regel ist es daher besser zu viel, als zu wenig in der Niederschrift festzuhalten, um Unstimmigkeiten vorzubeugen. Ein Mindestinhalt und damit ein Rahmen des Protokolls sollten stets erfüllt sein, um eine gewisse Rechtssicherheit zu gewährleisten. Dazu gehört selbstverständlich das Datum und die Uhrzeit der Versammlung, sowie Name und die Anschrift der WEG und der Versammlungsort. Zudem gehört zum Mindestinhalt auch der Name des Versammlungsleiters, welcher in der Regel der Verwalter ist. Auch der Name des Protokollführers sollte niedergeschrieben werden, sofern diese Person nicht mit dem Versammlungsleiter identisch ist. Diese Angaben bilden den formellen Rahmen des Protokolls. Darüber hinaus gehört zu dem Grundbestand in inhaltlicher Sicht vor allem die Tagesordnung sowie die Beschlussanträge und selbstverständlich die Ergebnisse der Abstimmungen.
Empfehlenswert ist es außerdem, eine Liste mit allen anwesenden Eigentümern und möglichen Vollmachten der abwesenden Eigentümer beizulegen. Wegen der hohen Relevanz sollten über diese Mindestinhalte hinaus Notizen zu allen Themen gemacht werden, damit die Entscheidungen und Diskussionen im Nachhinein besser nachvollzogen werden können. Zudem ist es bezüglich Abstimmungen sinnvoll, nicht nur das blanke Ergebnis, sondern die Stimmergebnisse im Detail, einschließlich der Enthaltungen, festzuhalten.
Verwalter erstellt Protokoll
Für das Erstellen des Protokolls sind zwar die Eigentümer verantwortlich, in aller Regel wird diese Aufgabe aber von dem von der Eigentümergemeinschaft bestellten Verwalter übernommen. Dieser beruft die Eigentümerversammlung daher nicht nur ein und führt sie auch, sondern protokolliert diese in den meisten Fällen auch. Dies ist in der Praxis jedenfalls gewöhnlich. Gesetzlich vorgeschrieben ist es hingegen nicht. Der Gesetzgeber weist diese Aufgabe nicht dem Hausverwalter zu. Daher kann das Protokoll auch vom Verwaltungsbeirat oder alternativ sogar von einem einzelnen Eigentümer übernommen werden. Dieser müsste dafür allerdings von der WEG vorab als Schriftführer ernannt werden.
Für die Erstellung des Protokolls der Eigentümerversammlung gilt keine gesetzlich vorgeschriebene Frist. Der Verwalter hat für die Erstellung dennoch nicht ewig Zeit. Zum einen kann der Zeitraum durch die Eigentümergemeinschaft selbst zwischen dieser und dem Verwalter geregelt sein. Zum anderen verlangt der Gesetzgeber seit der WEG-Reform in § 24 Absatz 6 WEG, dass die Erstellung „unverzüglich“ durchgeführt werden soll. Dasselbe gilt im Übrigen auch für die Eintragung in die Beschluss-Sammlung. Der Verwalter sollte in seiner Rolle als Versammlungsleiter daher alle Dokumente innerhalb von 2-3 Tagen aufsetzen.
Protokoll bedarf mehrerer Unterschriften
Beim Protokoll der Eigentümerversammlung handelt es sich um ein sehr wichtiges Dokument und quasi das Gedächtnis der WEG. Seine Wirksamkeit erhält es daher nur durch Unterschrift. Eines Unterzeichnens aller Eigentümer bedarf es allerdings nicht. Gemäß § 24 Absatz 6 Satz 2 WEG muss das Protokoll mindestens vom Leiter der WEG-Versammlung – in der Regel also dem Verwalter – sowie einem Eigentümer unterzeichnet werden. Existiert ein Verwaltungsbeirat, der von der Eigentümergemeinschaft bestellt worden ist, so ist auch die Unterschrift des Beirats und seines Stellvertreters erforderlich.
Gerade bei kleinen Eigentümergemeinschaften kann es sein, dass sich die WEG selbst verwaltet und keinen externen Verwalter bestellt. In diesem Fall muss der interne Verwalter, welcher selbst Eigentümer ist und durch die WEG gewählt wurde, das Protokoll unterschreiben.
Protokolle sind für immer und im Original aufzubewahren
Gerade wegen der hohen Bedeutung des Protokolls der Eigentümerversammlung stellt sich auch die Frage, wie lange es aufbewahrt werden soll. Man könnte nun auf die Idee kommen, dass eine Aufbewahrung nur bis zur nächsten Eigentümerversammlung notwendig ist, weil darüber dann ein aktuelleres Protokoll erstellt werden wird. Falsch – denn die Protokolle sämtlicher Eigentümerversammlungen müssen zwingend auch darüber hinaus, und zwar für immer und im Original aufbewahrt werden. Die Niederschriften beinhalten nicht nur wichtige Daten und Informationen über die WEG, sondern Sie können auch im Nachhinein noch rechtlich überaus relevant werden. Insbesondere die Beschlüsse spielen für das Gemeinschaftseigentum nachhaltig und auf Dauer und damit für die Gemeinschaft selbst eine große Rolle. Ein weiterer Grund besteht in dem Hinzutreten weiterer oder neuer Eigentümer. Auch die vergangenen Protokolle spielen nicht nur beim Kauf und Verkauf einer entsprechenden Wohnung eine Rolle, sondern sie bieten neuen Eigentümern die Möglichkeit, sich umfassend zu informieren und somit in der Gemeinschaft effektiv mitwirken zu können.
Heutzutage bietet sich die Möglichkeit, die Protokolle sowie alle weiteren wichtigen Dokumente digital zu sichern. Von dieser Möglichkeit sollte unbedingt Gebrauch gemacht werden. Zudem sollten Sie als Eigentümer stets eine schriftliche Kopie des Protokolls fordern.
Achtung! Auf die Korrektur eines Versammlungsprotokolls haben Sie einen Anspruch. Dies bedeutet aber nicht, dass Sie auf diese Weise bereits erfolgreiche Beschlüsse im Nachhinein angreifen können. Auf die Beschlüsse, die bei einer Eigentümerversammlung beschlossen wurden, haben Fehler im Protokoll keinerlei Auswirkungen.
Bei Fehlern besteht Anspruch auf Berichtigung
Auch in ein Versammlungsprotokoll können sich Fehler einschleichen. Ist ein Protokoll falsch, stellt sich die Frage nach den Folgen. Fällt Ihnen als Eigentümer ein Fehler auf, steht Ihnen – wie auch jedem anderen Eigentümer – ein Anspruch auf Berichtigung des Protokolls zu. An eine Frist gebunden ist dieser Anspruch nicht. Das heißt, selbst wenn Ihnen der Fehler erst Jahre später auffällt, können und sollten Sie von Ihrem Anspruch Gebrauch machen. Denn auch vergangene Versammlungsprotokolle könnten im Zweifel wieder Bedeutung erlangen. Den Anspruch müssen Sie an den Ersteller stellen, welcher in der Regel der Verwalter ist.
Jeder Eigentümer hat Recht auf Einsichtnahme
Möglicherweise verfügen Sie selbst nicht mehr über alle vergangenen oder im schlimmsten Fall sogar über das aktuellste Versammlungsprotokoll. Als Eigentümer einer Wohnung steht Ihnen gemäß § 18 Absatz 4 WEG das Recht zu, jederzeit Einsichtnahme zu verlangen. Dieser Anspruch zur Einsichtnahme bezieht sich im Übrigen auch nicht nur auf sämtliche Protokolle von Eigentümerversammlungen, sondern ebenso für die Einsichtnahme in andere Dokumente, wie etwa der Beschluss-Sammlung. Verweigert der Verwalter die Einsichtnahme, könnte das im schlimmsten Fall sogar zu einer außerordentlichen Kündigung führen, da dies vehement den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung widerspricht, denen der Verwalter verpflichtet ist.
