Vermieter haben grundsätzlich die Möglichkeit, eine Heizkostenabrechnung selbst zu erstellen. In diesem Fall müssen sie allerdings verschiedene Faktoren beachten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Das betrifft unter anderem formelle und inhaltliche Kriterien. Nur so lassen sich gängige Fehler bei der Erstellung und Ärger mit den Mietern vermeiden.
Wenn Vermieter die Heizkostenabrechnung selbst erstellen, sparen sie eine Menge Geld. Allerdings müssen sie hierbei sorgfältig vorgehen, damit die Abrechnung korrekt und transparent ist. Ansonsten kann es passieren, dass Mieter die Abrechnung nicht begleichen müssen und gutes Geld verlorengeht. Sowohl bei den Formalien als auch beim Inhalt sind spezielle Aspekte besonders wichtig. Dieser Artikel erläutert, wie man eine Heizkostenabrechnung erstellt, wie wichtig die Heizkostenverordnung dabei ist und welche Stolperfallen hierbei zu vermeiden sind.
Heizkostenabrechnung erstellen – Grundlagen
Vermieter sind nur dann zur Erstellung einer Heizkostenabrechnung verpflichtet, wenn Ihre Immobilie über eine zentrale Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage verfügt. Außerdem schreibt § 1 Heizkostenverordnung (HeizkostenV) vor, dass für eine solche Abrechnung mindestens zwei Wohneinheiten gegeben sein müssen. Bei dieser Regelung vereinbaren Mieter und Vermieter üblicherweise Nebenkosten, die zusätzlich zur Miete jeden Monat gezahlt werden. Die Höhe der Nebenkosten wird hierbei nicht willkürlich festgelegt, sondern orientiert sich an den entstandenen Kosten der Vorjahre.
Hinweis: Um übermäßig hohe nach- beziehungsweise Rückzahlungen zu vermeiden, sollten die vereinbarten Nebenkosten möglichst nah an den tatsächlich entstehenden Kosten sein. So lange § 560 Abs. 4 BGB eingehalten wird, können jedoch auch Anpassungen an den Nebenkosten vorgenommen werden.
Formelle Kriterien
Es ist nicht zwingend erforderlich, dass zusätzlich zur Nebenkostenabrechnung eine Heizkostenabrechnung vorgenommen wird. Letztere kann im Rahmen der Nebenkostenabrechnung durchgeführt werden. Entscheidend ist, dass sowohl die Neben- als auch die Heizkosten denselben Abrechnungszeitraum aufweisen. Werden hingegen verschiedene Zeiträume in den Blick genommen, müssen auch die Abrechnungen separat vorgenommen werden.
Zu den formellen Anforderungen an eine Heizkostenabrechnung gehört zudem, dass sie ohne juristisches Hintergrundwissen von Laien nachvollzogen werden kann. Sie muss somit transparent sein und die Möglichkeit zur Überprüfung bieten. Ebenfalls wichtig ist, dass der Abrechnungs- und Erstellungszeitraum höchstens 12 Monate umfasst. Außerdem ist vorgegeben, dass Vermieter den konkreten Verteilerschlüssel angeben, auf dessen Grundlage sie die Berechnung vorgenommen haben.
Ein weiteres wichtiges Kriterium betrifft die Kosten, die im Laufe des Abrechnungszeitraums angefallen sind. Diese müssen einzeln und klar nachvollziehbar aufgeschlüsselt und aufgelistet werden. Zudem müssen Vermieter die Gesamtkosten nennen, die angefallen sind. Hieraus ergeben sich die Einzelkosten für jede einzelne Mieteinheit. In diesem Zusammenhang sind die Vorauszahlungen zu berücksichtigen, die die einzelnen Mieter bereits geleistet haben. Es ist wichtig, dass Vermieter hierbei sorgfältig vorgehen, da formelle Fehler dazu führen, dass Mieter die Abrechnung so behandeln können, als wäre sie ihnen nicht zugegangen.
Inhaltliche Kriterien
Neben den formalen Kriterien gibt es eine Vielzahl von inhaltlichen Aspekten, die Vermieter bei der Erstellung einer Heizkostenabrechnung berücksichtigen müssen. Unter anderem ist es wichtig, dass sie ihren Namen beziehungsweise denjenigen der Person, die die Abrechnung erstellt, konkret angeben. Ebenso müssen die Anschrift und Namen des Mieters beziehungsweise der Mieter und die Bezeichnung der Immobilie mit Adresse, Etage und Lage enthalten sein. Vermieter sind dazu verpflichtet, den konkreten Abrechnungszeitraum zu benennen und den Nutzungszeitraum anzugeben. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass der Abrechnungszeitraum maximal 12 Monate umfassen darf.
Die einzelnen Kostenarten müssen separat voneinander aufgelistet werden, um für eine größtmögliche Transparenz zu sorgen. Hierbei müssen die Regelungen, die im Mietvertrag getroffen wurden, eingehalten werden. Außerdem ist es erforderlich die Gesamtkosten konkret zu benennen und den Verteilerschlüssel anzugeben, der bei den verbrauchsunabhängigen Kosten zum Einsatz kam. Des Weiteren muss die Berechnung vorliegen, anhand derer die Kostenanteile bestimmt wurden. Die Mieter müssen zwingen die Möglichkeit haben, diese auf Richtigkeit zu kontrollieren. In diesem Zusammenhang ist es zudem erforderlich, die geleisteten Vorauszahlungen zu nennen. Hieraus ergibt sich dann der Gesamtsaldo und es muss gesagt werden, ob sich ein Guthaben ergeben hat oder ob eine Nachzahlung erforderlich ist.
Zu einer Nebenkostenabrechnung gehört ferner dazu, dass die gesamten Energiekosten genannt und der tatsächliche Energiepreis angegeben wird. Mittlerweile müssen zudem Daten zu CO2-Emissionen in der Abrechnung enthalten sein. Außerdem sind Vermieter dazu verpflichtet, einen Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer bereitzustellen und einen Vergleich zum Vorjahresverbrauch aufzuzeigen. Hierbei sind allerdings Aspekte wie das Klima und das Wetter, die Einfluss auf den Verbrauch haben, zu berücksichtigen.
Dürfen Vermieter die Kosten umlegen?
Vermieter dürfen nur umlagefähige Nebenkosten an ihre Mieter weitergeben. Laut § 7 Abs. 2 HeizkostenV gehören die Kosten, die für die Erstellung der Heizkostenabrechnung anfallen, hierzu. Ebenfalls umlagefähig sind die Miete für die Messtechnik sowie für die Wartung und Ablesung. Sollten die verwendeten Technologien angeschafft werden, sind die Kosten nicht umlagefähig, da sie einmalig und nicht regelmäßig sind. Prinzipiell ist es aber möglich, solche Anschaffungen als Modernisierungsmaßnahme umzulegen. Hierfür ist eine jährliche Mieterhöhung um 8% möglich.
Rechtliche Hintergründe zur Heizkostenabrechnung
Wenn Vermieter bei der Heizkostenabrechnung auf der sicheren Seite sein möchten, müssen sie sich an die Heizkostenverordnung halten. Diese schreibt unter anderem in § 6 vor, dass die Abrechnung verbrauchsabhängig erfolgen muss. Hierbei sind mindestens 50% und höchstens 70% verbrauchsabhängig abzurechnen. Die restlichen 30% bis 50% sind die sogenannten Grundkosten. Hier ist es möglich, sie verbrauchsunabhängig an die Mieter weiterzugeben. Dies erfolgt auf Grundlage der Umlageschlüssel Wohnfläche oder umbauter Raum.
Grundsätzlich ist es legitim, die Verteilungsquote zu ändern. Das ist allerdings nur zu Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums möglich und muss den Mietern rechtzeitig mitgeteilt werden. Außerdem ist laut § 6 HeizkostenV vorgeschrieben, dass eine Vorerfassung durch Nutzergruppen eingeführt wird. Ebenso sind bauliche Maßnahmen durchzuführen, die zu nachhaltigen Einsparungen bei der Heizenergie führen. Des weiteren sind für eine Änderung sachgerechte Gründe erforderlich, die nach erstmaliger Bestimmung der Maßstäbe vorliegen.
Hinweis: Die Heizkostenverordnung soll durch diese Maßnahmen dazu führen, dass die Kosten und der jeweilige Verbrauch der Mieter transparenter und übersichtlicher wird. Diese haben dann die Möglichkeit, Einsparpotenziale zu erkennen und ihr individuelles Heizverhalten so anzupassen, dass sie sowohl Energie als auch Geld einsparen.
Eine weitere rechtliche Vorgabe in Bezug auf die Heizkostenabrechnung besagt, dass es möglich sein muss, den individuellen Verbrauch korrekt zu messen. Hierfür ist es erforderlich, hochwertige, moderne und zuverlässige Erfassungsgeräte zu installieren. Diese werden an den einzelnen Heizkörpern angebracht. Es ist empfehlenswert, dass Vermieter einheitliche Lösungen wählen, um die Abrechnung so einfach wie möglich zu halten. Hierfür können sie auf unterschiedliche Erfassungsgeräte zurückgreifen, diese müssen allerdings den Anforderungen von § 5 HeizkostenV gerecht werden.
Änderungen und Sonderfälle bei der Abrechnung
2021 wurden verschiedene Änderungen an der damaligen Heizkostenverordnung vorgenommen, um den Vorgaben der europäischen Energieeffizienzrichtlinie (EED) gerecht zu werden. So besteht ab 2027 die Pflicht, fernablesbare Zähler einzusetzen, die interoperabel und Smart Meter Gateway kompatibel sind. Geräte, die bis dahin neu installiert werden, müssen ebenfalls bereits fernablesbar sein. Die vorhandenen Zähler dürfen allerdings bis zu diesem Jahr weiter genutzt werden. Des Weiteren sind Vermieter seit Anfang 2022 dazu verpflichtet, ihren Mietern monatlich eine Verbrauchsübersicht zukommen zu lassen, um für eine größtmögliche Transparenz zu sorgen. Außerdem hat die Heizkostenabrechnung zusätzliche Informationen zu enthalten, die für Übersichtlichkeit sorgen und die Möglichkeit zu Einsparungen offenlegen.
Grundsätzlich ist es möglich, eine Heizkostenabrechnung auch ohne Zähler vorzunehmen. § 11 HeizkostenV bietet diese Ausnahmemöglichkeit, wenn die Installation von Zählern unwirtschaftlich wäre, das bedeutet, unverhältnismäßig hohe Kosten mit sich brächte. Außerdem gibt es einige Immobilien, in denen die Bewohner keinen Einfluss auf den Verbrauch haben. Das gilt beispielsweise für Pflege- und Studentenwohnheime. Auch hier muss keine Heizkostenabrechnung erstellt werden. Nicht zuletzt sind Gebäude, die maximal zwei Wohneinheiten umfassen, von der Pflicht zur Erstellung einer Abrechnung ausgenommen. In diesen Sonderfällen erfolgt die Abrechnung der Heizkosten pauschal und die Verteilung wird anhand der Wohnfläche vorgenommen.
Abgesehen von den hier genannten Regelungen gibt es keine Ausnahmen, die die Erstellung einer Heizkostenabrechnung ohne Zähler erlauben. Installieren Vermieter dennoch keine Zähler, besteht ein Kürzungsrecht von 15% seitens der Mieter. Vermieter haben somit ein Interesse daran, eine korrekte, verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu erstellen. Alternativ können sich Mieter und Vermieter darauf einigen, die Heizkosten direkt in die Mietkosten aufzunehmen. Dann müssen diese nicht einmal pauschal abgerechnet werden.
Die Anfertigung einer Heizkostenabrechnung
Die Erstellung einer Heizkostenabrechnung ist nicht nur Fachpersonen vorbehalten, weswegen Vermieter diese auf Wunsch eigenständig vornehmen können. Entscheidend ist allerdings, dass sämtliche rechtlichen Vorgaben in Bezug auf Inhalt und Form eingehalten werden. Zudem ist zu beachten, dass eine solche Abrechnung recht zeitaufwendig sein kann. Immerhin müssen sämtliche Messgeräte in allen Wohnungen korrekt abgelesen werden. Es ist empfehlenswert, die Werte nicht von den Mietern ablesen zu lassen, sondern diese Aufgabe selbst zu übernehmen. So lassen sich mögliche Fehler effizient vermeiden.
Außerdem ist es erforderlich, dass Vermieter, die die Heizkostenabrechnung selbst erstellen möchten, dafür sorgen, dass zuverlässige und ausreichend viele Zähler vorhanden sind. Nur wenn dies gegeben ist, sollte man sich für eine eigenständige Erstellung entscheiden.
Heizkostenverteiler, die das Verdunstungsprinzip nutzen, kommen immer mehr aus der Mode. Das liegt daran dass sie nicht einfach so abgelesen werden können, sondern erst die Versiegelung des Verdunstungsröhrchens geöffnet werden muss. Wenn das falsch gemacht wird, kann das als Manipulationsversuch gewertet werden, was im schlimmsten Fall eine Anzeige nach sich zieht. Immer mehr Vermieter setzen deswegen auf elektronische Geräte, um diesem Problemen entgegenzuwirken.
Solche Heizkostenverteiler besitzen ein Display, auf dem der Verbrauch mühelos abgelesen werden kann. Zudem werden hier zusätzliche Informationen bereitgestellt. Neben dem Verbrauch sind das ein Wert zur Kontrolle der Funktionstüchtigkeit, das Datum, an dem der Abrechnungszeitraum endet, der komplette Verbrauch des letzten Abrechnungszeitraums sowie eine Prüfzahl.
Vor der Ablesung ist zu prüfen, ob es sich um fortlaufende oder stichtagprogrammierte Modelle handelt. Erstere zeigen nur den konkreten Verbrauch an, wohingegen letztere einen Vergleich mit dem Vorjahresabrechnungszeitraum ermöglichen. Außerdem ist zu berücksichtigen, dass einige Heizkostenverteiler den Verbrauch sofort in Kilowattstunden angeben und andere einen Messwert nennen, der zunächst mit einem Faktor multipliziert werden muss, um zum tatsächlichen Verbrauch zu kommen. Wie dies konkret funktioniert, steht in der jeweiligen Bedienungsanleitung.
Ebenfalls häufig im Einsatz sind sogenannte Wärmemengenzähler. Diese sind Teil des Heizwasserkreislaufs und messen für jede Wohneinheit genau, welche Temperaturunterschiede zwischen dem Eintritt des Wassers in die Wohnung und dem Austritt besteht. So lässt sich die verbrauchte Energie äußerst exakt bestimmen.
Wird der Verbrauch nicht unmittelbar angezeigt, benötigen Vermieter verschiedene zusätzliche Werte, um diesen bestimmen zu können. Hierzu gehört unter anderem der sogenannte Kc-Wert. Hierbei handelt es sich um einen Ausgleichsfaktor, der die Wärmeübergänge bei unterschiedlichen Heizkörpermodellen berücksichtigt. Dieser Wert können Vermieter nicht selbst berechnen, sondern sie müssen ihn bei der Herstellerdatenbank abfragen. Ebenfalls relevant ist der Berechnungsfaktor KQ dieser gibt die Wärmeleistung eines Heizkörpers an. In Kombination mit dem Kc-Wert lässt sich dann der K-Wert ermitteln, der den Verbrauch verdeutlicht. Die hierfür verwendete Formel lautet: KQ x Kc = K.
Hinweis: Gelegentlich kann es nötig werden, die erste Abrechnung von einem Dienstleister erstellen zu lassen. Das ist dann der Fall, wenn die jeweiligen Anbieter den K-Wert nicht veröffentlichen. Auf der ersten Ablesung ist er dann zu finden und kann bei zukünftigen Abrechnungen genutzt werden.
Nicht zuletzt ist zwischen Heizkostenverteilern mit Einheitsskalen und Produktskalen zu unterscheiden. Bei einer Einheitsskala wird der K-Wert zur Berechnung genutzt, wohingegen bei einer Produktskala keine Korrektur des Wertes notwendig ist. Hier sind der Ablesewert und der relative Verbrauch gleich.
Die Berechnung der Heizkosten
In den meisten Mietverträgen wird vereinbart, dass die Heizkosten im Verhältnis 30/70, also 30% verbrauchsunabhängig und 70% verbrauchsabhängig, berechnet werden. Um die Heizkosten bestimmen zu können, müssen Vermieter zunächst die Kosten pro Quadratmeter berechnen. Für eine Immobilie mit drei Wohneinheiten zu je 100 m², 85 m² und 75 m², also insgesamt 260 m² Wohnfläche, und Heizkosten in Höhe von 5.500 € bedeutet das in Bezug auf die verbrauchsunabhängigen Grundkosten Folgendes:
5.500 € x 0,3 (30%) = 1.650 € Grundkosten
Um die Kosten der einzelnen Wohneinheiten zu bestimmen, wird die folgende Gleichung verwendet:
Grundkosten : Gesamtwohnfläche = Kosten/m²
1.650 € : 260 m² = 6,3461 €/m²
Dieser Wert wird dann mit der Quadratmeterzahl der einzelnen Wohneinheiten multipliziert:
- 6,3461 €/m² x 100 m² = 634,61 €
- 6,3461 €/m² x 85 m² = 539,42 €
- 6,3461 €/m² x 75 m² = 475,96 €
Um die verbrauchsabhängigen Kosten berechnen zu können, muss bekannt sein, wie viele Einheiten die einzelnen Wohneinheiten verbraucht haben. Für das Beispiel gehen wir von 6.000 Einheiten für die 100 m² Wohnung, 5.100 Einheiten für die 85 m² Wohnung und 4.800 Einheiten für die 75 m² Wohnung aus, also 15.900 Einheiten insgesamt. Auch hier müssen zunächst die Gesamtkosten berechnet werden, indem die 5.500 € mit 70% multipliziert werden:
5.500 € x 0,7 (70%) = 3.850 €.
Für die Ermittlung der Kosten pro Wohneinheit wird die folgende Formel verwendet:
Verbrauchskosten : Gesamtkosten = Kosten/Wohneinheit
3.850 € : 15.900 Einheiten = 0,2421 €/Einheit
Dieser Wert wird dann mit der Quadratmeterzahl der einzelnen Wohneinheiten multipliziert:
- 0,2421 €/Einheit x 6.000 Einheiten = 1.452,60 €
- 0,2421 €/Einheit x 5.100 Einheiten = 1.234,71 €
- 0,2421 €/Einheit x 4.800 Einheiten = 1.162,08 €
In einem letzten Schritt werden die Grund- und Verbrauchskosten addiert, um die Gesamtkosten pro Wohneinheit zu ermitteln:
- 634,61 € + 1.452,60 € = 2.087,21 €
- 539,42 € + 1.234,71 € = 1.774,13 €
- 475,96 € + 1.162,08 € = 1.638,04 €
Fehler bei der Heizkostenabrechnung vermeiden
Bei der Erstellung einer Heizkostenabrechnung treten immer wieder vermeidbare Fehler auf, die zu Ärger oder Mehraufwand führen. Im schlimmsten Fall bedeuten solche Fehler, dass rechtmäßige Forderungen nicht mehr geltend gemacht werden können. Es ist daher empfehlenswert, sich mit den häufigsten Fehlern zu beschäftigen, um diese gezielt zu vermeiden.
Besonders häufig passiert es, dass in der Heizkostenabrechnung nicht alle Vertragspartner mit vollständigen Namen genannt werden oder der Abrechnungszeitraum falsch oder nicht klar erkennbar ist. Ebenso kommt es vor, dass ein Abrechnungszeitraum gewählt wird, der mehr als ein Jahr umfasst. Außerdem ist darauf zu achten dass die Abrechnung korrekt und vollständig ist.
Die Verbrauchsdaten dürfen keinesfalls falsch sein und es muss darauf geachtet werden, nur umlagefähige Kosten und solche, die tatsächlich im Mietvertrag vereinbart wurden, an die Mieter weiterzugeben. Ebenso ist es nicht zulässig, verschiedene Kostenpunkte zusammenzufassen. Jeder einzelne Aspekt muss transparent und klar nachvollziehbar in der Abrechnung aufgeführt sein. Das betrifft auch die geleisteten Vorauszahlungen.
Des Weiteren treten Probleme auf, wenn trotz einer bestehenden Pflicht keine Zähler vorhanden sind, die den Verbrauch exakt bestimmen. Zudem müssen Vermieter darauf achten, unbedingt den richtigen Umrechnungsfaktor zu verwenden, damit es hier nicht zu Fehlern kommt. Ebenfalls große Schwierigkeiten treten auf, wenn bei einem unterjährigen Mieterwechsel keine Zwischenablesung erfolgt ist oder das Ableseunternehmen nicht informiert wurde, wenn es bei einer Wohneinheit einen Leerstand gegeben hat.
Von der Digitalisierung profitieren
Vermieter haben bei der Erstellung einer Heizkostenabrechnung die Möglichkeit, von der Digitalisierung zu profitieren. So gibt es Softwarelösungen, die sich speziell an Menschen richten, die ihre Abrechnung selbst erstellen wollen. Allerdings ist es auch bei diesem Vorgehen zwingend erforderlich, die Zählerstände selbst abzulesen, um Fehler beim Verbrauch zu vermeiden.
Nachdem sämtliche Kosten korrekt und vollständig eingegeben wurden, erstellt eine solche Software ein Dokument, dass heruntergeladen oder als E-Mail-Anhang verschickt werden kann. Zu beachten ist jedoch, dass für solche digitalen Lösungen oft Gebühren anfallen. Diese sind allerdings meist niedriger als die Kosten, die für eine professionelle Erstellung der Heizkostenabrechnung durch einen Messdienstleister anfallen würden. Dafür ist der Aufwand für Vermieter deutlich höher.
Mit Messdienstleistern zusammenarbeiten
Wenn sich Vermieter einen Aufwand beim Heizkostenabrechnung erstellen sparen möchten, bietet es sich an, mit einem Messdienstleister zusammenzuarbeiten. Hier gibt es verschiedene große Anbieter und vielfältige kleine regionale Dienstleister. Diese kümmern sich einerseits um die Abrechnung selbst und sorgen andererseits dafür, dass in einer Immobilie immer die notwendigen Erfassungsgeräte vorhanden sind, die den aktuellen Vorgaben entsprechen.
Die Eigentümer bekommen für jede Wohneinheit eine korrekt und vollständig erstellte Heizkostenabrechnung, die sie dann nur noch an die Mieter weiterleiten müssen. Alles was die Dienstleister hierfür brauchen, sind die Kosten für Brennstoffe die angefallen sind, und eine Übersicht über die einzelnen Nutzer und die Heiznebenkosten. Durch eine solche Zusammenarbeit sparen sich Vermieter eine Menge Zeit. Damit das funktioniert, sollten alle benötigten Daten frühestmöglich zusammengestellt und den Dienstleistern zugänglich gemacht werden.
Fazit: Genügend Zeit für die Heizkostenabrechnung einplanen
Wer gesetzlich zur Erstellung einer Heizkostenabrechnung verpflichtet ist, kann dies selbst erledigen. Hierfür stehen vielfältige Tabellen und Softwareanbieter zur Verfügung. Alternativ besteht die Möglichkeit, diese Aufgabe an einen Messdienstleister auszulagern. Entscheidend ist es, alle Daten korrekt und vollständig darzustellen und hierbei formelle und inhaltliche Aspekte zu berücksichtigen. Nur dann ist eine Heizkostenabrechnung rechtskonform und es besteht keine Gefahr, dass rechtmäßige Ansprüche verlorengehen.
Die Erstellung einer Heizkostenabrechnung ist recht aufwendig und kostet eine Menge Zeit. Das liegt nicht zuletzt daran, dass vielfältige Werte und Faktoren zu berücksichtigen sind. Deswegen ist es wichtig, sich genügend Zeit zu nehmen und mit der Erstellung rechtzeitig zu beginnen. Hierbei ist es unter anderem wichtig, zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten zu unterscheiden. Kosten für die Messgeräte, die Ablesung und die Erstellung der Abrechnung können an dem Mieter weitergegeben werden. Wer hier auf Nummer sicher gehen möchte, sollte daher mit einem erfahrenen und zuverlässigen Dienstleister zusammenarbeiten.
