Mit einer Eigentümergemeinschaft gehen hohe finanzielle Ausgaben und Einnahmen einher. Daher benötigt jede Wohnungseigentümergemeinschaft ein WEG-Eigenkonto. Hier erfahren Sie alles, was Sie darüber unbedingt wissen müssen.
Bei einer Wohnungseigentümergemeinschaft handelt es sich um eine grundsätzlich rechtsfähige Gemeinschaft. Daher kann Sie Inhaberin und Gegnerin finanzieller Forderungen sein. Als Eigentümer oder Interessent einer Wohnung wissen Sie zudem, dass die WEG auch monatlich durch das Hausgeld finanziert wird. Zudem werden Dienstleister bezahlt, ein Verwalter bezahlt – Kurzum: Bei einer WEG ist viel Geld im Umlauf. Die finanzielle Organisation der Gemeinschaft steht daher im obersten Interesse aller Mitglieder und ist von größter Bedeutung. Deshalb sollte die WEG über ein eigenes Konto, ein WEG-Eigenkonto verfügen. Im Rahmen nachvollziehbarer finanzieller Planung und Organisation sind meist gleich mehrerer solcher Konten sinnvoll. In diesem Beitrag erfahren Sie, was es mit dem WEG-Eigenkonto auf sich hat, weshalb es so wichtig ist, wie und von wem es gegründet wird und sonst alles, was Sie rund um das Thema unbedingt wissen müssen.
WEG darf selbst ein WEG-Eigenkonto haben
Die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) kann als Rechtsform klagen und verklagt werden. Sie ist aber auch Gesamthandsgemeinschaft, der ein bestimmtes Vermögen gemeinschaftlich zusteht. Ausfluss dessen ist etwa die Rücklagen, die die Eigentümer durch einen Teil des Hausgeldes monatlich mehren. Die WEG kann außerdem auch selbst Inhaberin eines Kontos sein. Das sogenannte WEG-Eigenkonto wird auch als offenes Fremdgeldkonto bezeichnet, dessen Inhaberin die Wohnungseigentümergemeinschaft selbst ist.
Da die WEG – mit Einschränkungen – rechtsfähig ist und daher Trägerin von Rechten und Pflichten sein kann, Vermögen bilden kann und eben auch in gerichtlichen Verfahren klagen und verklagt werden kann, erscheint es nur sinnvoll, dass die Gemeinschaft selbst auch über ein WEG-Eigenkonto verfügt. Finanzielle Verpflichtung können über dieses Konto abgewickelt und Vermögen gebildet werden. Das Gemeinschaftsvermögen wird gemäß § 9a Absatz 3 des Wohnungseigentumsgesetzes der Eigentümergemeinschaft zugeschrieben. Laut ständiger Rechtsprechung entspricht zudem allein die Eröffnung eines Fremdgeldkontos den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Verwaltung, zu denen die Eigentümergemeinschaft selbst und der Verwalter verpflichtet sind. Daher lässt sich sagen, dass es keine wirkliche Alternative zum WEG-Eigenkonto gibt, die eine ähnliche Sicherheit bietet.
In der Praxis erhält der Verwalter, der von der Gemeinschaft bestellt ist, eine Vollmacht für das WEG-Eigenkonto, die es ihm ermöglicht, über die Gelder zu verfügen. Der Verwalter darf das Konto der Gemeinschaft allerdings gerade nicht als Eigen- oder Sonderkonto führen. Der Hintergrund ist, dass das Vermögen des Verwalters streng von sämtlichen Geldern und damit auch vom Konto der Wohnungseigentümergemeinschaft getrennt werden muss. Dies ist nicht zuletzt auch deshalb relevant, weil das Geld auf dem WEG-Eigenkonto selbst im Fall der Insolvenz des Hausverwalters geschützt ist und gerade nicht der Pfändung unterliegt. Dies wäre bei einer weniger strikten Trennung der Vermögen nicht ohne Weiteres zu gewährleisten.
Das zentrale Finanzinstrument und Knotenpunkt aller Geldflüsse der Gemeinschaft
Das WEG-Eigenkonto entspricht auch deshalb den Grundsätzen ordnungsgemäßer Verwaltung, weil es für eine effiziente Verwaltung quasi nicht wegzudenken ist. Es ist das zentrale Finanzinstrument einer Wohnungseigentümergemeinschaft und Knotenpunkt aller gemeinschaftlicher Geldzugänge und -abgänge. Dadurch stellt es die Grundlage für eine effiziente, sichere und vor allem transparente Verwaltung der Finanzen der WEG dar und trägt wesentlich dazu bei, dass die einzelnen Wohnungseigentümer stets einen Überblick über die Finanzen der Gemeinschaft behalten können, was ohne WEG-Eigenkonto definitiv nicht der Fall wäre.
Beim WEG-Eigenkonto handelt es sich also um das zentrale Finanzinstrument einer Eigentümergemeinschaft. Dies bedeutet, dass darüber auch nicht nur außerordentliche Forderungen und Gegenforderungen, sondern vor allem sämtliche laufenden Zahlungen abgewickelt werden. Dies umfasst etwa die Verwaltungs- und Betriebskosten, sämtliche Versicherungskosten, sowie Kosten für Dienstleister und Dienstleisterinnen, die im Auftrag der der Gemeinschaft tätig werden. Auch das monatlich zu zahlende Hausgeld aller Eigentümer und Eigentümerinnen läuft über das Eigenkonto der WEG, wodurch nicht nur die Rücklagen, sondern die grundsätzliche finanzielle Basis für die Verwaltung sichergestellt wird und letztlich alle laufenden Geldabgänge finanziert werden.
Der Unterschied zwischen dem Hausgeldkonto und dem Rücklagenkonto
Aus dem Hausgeld aller Gemeinschaftsmitglieder werden Rücklagen gebildet. Damit können dann zum Beispiel Instandhaltungsmaßnahmen finanziert und ein Puffer – zum Beispiel für unerwartet auftretende Kosten – gebildet werden. Trotzdem ist zwischen dem Hausgeldkonto und dem Rücklagenkonto zu unterscheiden. Beide Konten sind WEG-Eigenkonten, dienen aber ganz unterschiedlichen Zwecken und ermöglichen eine sicherere und transparentere Verwaltung, als auf diese Diversifizierung zu verzichten.
Das Hausgeldkonto speist sich aus dem Hausgeld aller Eigentümer und Eigentümerinnen und hat vor allem die Funktion, laufende Kosten – etwa die Betriebs- und Verwaltungskosten der Gemeinschaft – zu tilgen. Dies umfasst zum Beispiel die Wasser-, Strom- und Heizkosten für Gemeinschaftsflächen, aber auch die Kosten für den Hausverwalter sowie Versicherungskosten. Auch laufende Kosten für Dienstleister, etwa für Reinigungskräfte werden vom Hausgeldkonto bezahlt. Schließlich ist es auch üblich kleinere Instandhaltungskosten und entsprechende Handwerkerkosten über dieses Konto abzuwickeln. Grundsätzlich ist der Zweck des Hausgeldkontos der WEG aber die Abwicklung laufender Kosten.
Davon unterscheidet sich das sogenannte Rücklagenkonto. Dieses dient der langfristigen Sicherung der Liquidität der Gemeinschaft für alle möglichen Kosten, die auftreten können. Aus dem Rücklagenkonto werden zum Beispiel die finanziellen Mittel für größere Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten und Sanierungen des Gemeinschaftseigentums bereitgestellt. Muss etwa das Dach erneuert oder die Heizungsanlage repariert werden, wird das dafür notwendige Geld aus dem Rücklagenkonto genommen. Auch Rechtsanwalts- oder Gerichtskosten werden im Falle einer rechtlichen Auseinandersetzung aus dem Rücklagenkonto finanziert. Die Zielrichtung dieses Kontos ist also auf die Zukunft gerichtet. Ziel ist es, die Gemeinschaft finanziell abzusichern. Rücklagen zu bilden ist für eine ordnungsgemäße Verwaltung keineswegs optional, sondern verpflichtend. Dies sichert nicht nur die Liquidität und Solvenz der Gemeinschaft, sondern sorgt auch für Rechtssicherheit für die Gemeinschaft selbst und mit ihr kontrahierende Dritte, weil damit hohe und vor allem unerwartet auftretende Kosten gestemmt werden können ohne dass die Gemeinschaft einen Kredit aufnehmen oder zusätzliche Sonderumlagen erheben muss.
Aufgrund der unterschiedlichen Zielrichtung und des unterschiedlichen Zwecks dieser beiden Konten ist die strikte Trennung zwischen Hausgeldkonto und Rücklagenkonto für eine ordnungsgemäße Buchführung unabdingbar. Sie sorgt zudem für eine für die Eigentümer nachvollziehbare und transparente Verwendung der finanziellen Mittel der Gemeinschaft. Dies trägt nicht zuletzt auch zu einem höheren Vertrauen und einem Sicherheitsgefühl bei. Denn durch die Trennung von Hausgeldkonto, durch das laufende Kosten abgedeckt werden, und dem Rücklagenkonto, das der Absicherung und zukünftigen Planung dient, bleiben die Finanzen der WEG gut organisiert und sicher. Wenn die Gemeinschaft dies befürwortet können Rücklagen vom Rücklagenkonto außerdem gewinnbringend angelegt werden, ohne das Hausgeldkonto anzurühren und dadurch die Liquidität zu gefährden.
Verwalter verwaltet Konten durch Vollmacht
Die Verwaltung der WEG-Eigenkonten ist gewöhnlicherweise Teil der Aufgaben des Hausverwalters. Dieser operiert durch die von der Gemeinschaft erteilte Vollmacht und kann so im Namen der Eigentümergemeinschaft handeln und die operativen und finanziellen Aufgaben eigenständig erledigen. Verwaltet sich die WEG selbst, was grundsätzlich ausschließlich bei kleinen Gemeinschaften der Fall sein dürfte, obliegt die Verwaltung der Konten selbstverständlich den Eigentümern selbst. Diese können dann entweder gemeinsam operieren oder einem Eigentümer eine entsprechende Vollmacht erteilen. Das Geld der WEG ist dabei immer strikt von den Privatvermögen der Eigentümer oder den Konten des Verwalters zu trennen.
Durch die Vollmacht der Gemeinschaft nimmt der Verwalter der Gemeinschaft nicht nur die Arbeit ab, sondern es gewährleistet auch, dass in dringenden Situationen schnell und effizient gehandelt werden kann, ohne dass jedes Mal erneut die Einwilligung der Eigentümer eingeholt werden muss. Auf der anderen Seite sollte die WEG durch die Gemeinschaftsordnung und die Ausgestaltung der Vollmacht konkret sicherstellen, dass klare Grenzen existieren und die Gemeinschaft größere finanzielle Entscheidungen selbst entscheidet. Dies ist hinsichtlich größerer Reparaturen oder unerwartet hoher Ausgaben empfehlenswert. Denn klar ist auch: Die Erledigung finanzieller Aufgaben birgt auch Potenzial für Streit. Für beide Seiten ist es daher klug, die Grenzen von Anfang an klar abzustecken.
Zudem ist es förderlich, wenn der Hausverwalter regelmäßig einen Bericht über die finanziellen Aktivitäten vorlegt. Ist dies gewünscht, sollte die WEG dies so früh es geht kommunizieren und ebenfalls mit dem Verwalter regeln. Der Bericht sollte mindestens die Einnahmen und Ausgaben der WEG-Konten aufführen. Auf diese Weise kann jeder Eigentümer und jede Eigentümerin nachvollziehen, ob die Handlungen des Hausverwalters den Interessen der Gemeinschaft entsprechen. Dies stärkt das Vertrauen in den Verwalter und trägt präventiv dazu bei, dass Missverständnisse oder Konflikte entstehen. Teil dessen ist auch die Möglichkeit jedes Eigentümers, bei Missverständnisse nachfragen zu können und als Gemeinschaft gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, um eine ordnungsgemäße Verwaltung der Finanzen dauerhaft sicherzustellen.
Bei der Kontoeröffnung sind Dokumente vorzulegen
Nicht nur die Verwaltung des Kontos, auch die Eröffnung des WEG-Kontos übernimmt in der Regel bereits der Verwalter selbst. Dabei ist er an die ihm erteilte Vollmacht und das entsprechende Beschlussprotokoll der Eigentümerversammlung gebunden, welche er bei der Eröffnung vorlegen muss. Vollmacht und Beschlussprotokoll berechtigen den Verwalter einmalig zur Eröffnung des Kontos Für die Eröffnung des WEG-Kontos sind aber mehr Dokumente notwendig, als das Beschlussprotokoll und die Vollmacht. Es braucht darüber hinaus auch eine Liste aller aktuellen Eigentümer, die alle relevanten Daten, insbesondere die Kontaktdaten aller Eigentümer und Eigentümerinnen enthält. Schließlich wird auch die Teilungserklärung benötigt, da sie das offizielle Dokument darstellt, welches die Aufteilung des Gebäudes in die einzelnen Wohnungen und die Rechte und Pflichten der Eigentümer festlegt.
Ist die Eröffnung geglückt, sollte der Verwalter die Eigentümergemeinschaft in regelmäßigen Abständen über die Kontodetails und die finanziellen Transaktionen in Kenntnis setzen.
Für WEG-Eigenkonten gibt es spezialisierte Banken
Bei der Eröffnung eines WEG-Eigenkontos handelt es sich nicht um eine einfache Kontoeröffnung als Privatperson. Dies betrifft nicht nur den Zweck und die Unterlagen, die vorgelegt werden müssen, sondern auch die Bank selbst. Denn nicht alle Banken bieten Konten für Eigentümergemeinschaften an. Andere Banken haben sich wiederum genau darauf spezialisiert. Besonders beliebt und geeignet sind etwa die Deutsche Kreditbank Aktiengesellschaft, die BfW Bank für Wohnungswirtschaft AG, die Hausbank München EG Bank für Haus-und Grundbesitz, sowie die WEG Bank AG. Aber auch unter den „klassischen“ Kreditinstituten finden sich solche, die WEG-Eigenkonten anbieten. Dazu zählt etwa die DKB oder die Sparkasse.
WEG-Eigenkonto unterscheidet sich von Treuhandkonto
Vielleicht fragen Sie sich nun, ob der mit einem WEG-Eigenkonto verfolgte Zweck nicht auch durch ein Treuhandskonto erreicht werden kann. Tatsächlich existiert aber ein sehr relevanter Unterschiede zwischen einem WEG-Eigenkonto und einem Treuhandkonto.
Bei dem WEG-Eigenkonto handelt es sich um ein offenes Fremdgeldkonto. Kontoinhaber ist dabei aber immer und ausschließlich die WEG selbst. Der Verwalter erhält nur eine Vollmacht, um die finanziellen Aufgaben der Gemeinschaft wahrnehmen und verwalten zu können. Dies ist ein fundamentaler Unterschied zum Treuhandkonto, denn bei diesem wäre der Hausverwalter selbst der Kontoinhaber, würde das darauf befindliche Geld nur treuhänderisch für die Eigentümergemeinschaft verwalten. Dieser Unterschied ist sehr wichtig. Denn ist der Verwalter Kontoinhaber, kann dies im Falle einer Insolvenz Schwierigkeiten kommen, weil die Gelder an den Verwalter gekoppelt sind. Ein Eigenkonto gewährleistet hingegen die strikte Vermögenstrennung, die Teil einer ordnungsgemäßen Verwaltung ist. Bei einem Treuhandkonto ist dies gerade nicht der Fall.
Darüber hinaus ergeben sich auch juristische Probleme, wenn der Hausverwalter das Geld der Gemeinschaft für diese treuhänderisch in einem Treuhandkonto verwaltet. Denn soll das Hausgeld der Eigentümer auf ein Treuhandkonto gezahlt werden, können die Eigentümer die Zahlung wegen mangelnder Fälligkeit der Forderung verweigern. Die Fälligkeit tritt nämlich erst ein, wenn der Verwalter ein Konto eröffnet, das auf den Namen der Eigentümergemeinschaft läuft und somit den Grundsatz der ordnungsgemäßen Verwaltung auch erfüllt.
Dies wurde etwa in einem Urteil des Landgerichts Saarbrücken vom 04.05.2018, Aktenzeichen 5 S 44/17, bestätigt. Der dem Urteil zugrunde liegende Sachverhalt veranschaulicht den relevanten Unterschied zwischen WEG-Eigenkonto und Treuhandkonto im Lichte des Grundsatzes der ordnungsgemäßen Verwaltung sehr gut. In dem Fall hatte sich ein Eigentümer geweigert, das fällige Hausgeld auf ein Treuhandkonto zu überweisen. Die Gelder der Wohnungseigentümergemeinschaft und des Hausverwalters seien getrennt zu halten. Das Landgericht Saarbrücken gab dem Eigentümer Recht. Denn nach Auffassung es Gerichts ist er Hausverwalter dazu verpflichtet, für die WEG eingehende Gelder – und dazu gehört in erster Linie natürlich auch das Hausgeld – strikt von seinem eigenen Vermögen zu trennen. Dafür müsse er ein eigenes Konto für und im Namen der WEG eröffnen. Ein Treuhandkonto entspreche hingegen gerade nicht einer ordnungsgemäßen Verwaltung und sei daher unzulässig. Außerdem sei die Hausgeldzahlung daher auch erst dann fällig, wenn ein WEG-Eigenkonto eingerichtet ist. Vorher muss der Eigentümer oder die Eigentümerin das Hausgeld auch nicht zahlen.
Dass ein Treuhandkonto im Gegensatz zum Eigenkonto nicht den Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht, wird auch bei einer hypothetischen Pfändung deutlich. Potenzielle Gläubiger es Hausverwalters könnten auch im Fall eines Treuhandkontos nämlich genau dieses Treuhandkonto pfänden, wenn der Verwalter dem eigenen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt. Das darauf befindliche Geld steht aber eigentlich der Gemeinschaft zu. Die Eigentümergemeinschaft würde dann also unzulässigerweise ein Risiko des Verwalters tragen. Auch wenn die Eigentümergemeinschaft dann zwar eine sogenannte Drittwiderspruchsklage nach § 771 der Zivilprozessordnung erheben könnte, so ergibt sich daraus nicht nur allerlei Aufwand, sondern auch Kosten und vor allem Nerven.
Im Übrigen müsste im Falle einer Pfändung des für die WEG verwaltete Treuhandkonto nur der Verwalter als Kontoinhaber durch die Bank über die Pfändung des Kontos informiert werden – nicht aber die Wohnungseigentümergemeinschaft. Eine solche Situation könnte sehr schnell zu Liquiditätsproblemen bei der Eigentümergemeinschaft führen und die Gemeinschaft selbst finanziell massiv gefährden.
Im schlimmsten Fall könnte der Hausverwalter sogar insolvent sein, sodass das Geld auf dem – eigentlich für die WEG treuhänderisch verwaltete – Treuhandkonto in die Insolvenzmasse fällt. Auch dann können die Eigentümer zwar hiergegen juristisch vorgehen, doch ist dies wiederum mit einem großen Aufwand und Kosten verbunden. Außerdem kostet ein solches Vorgehen auch Zeit, die die WEG möglicherweise nicht hat, um liquide zu bleiben.
Neben diesen rechtlichen Aspekten, birgt ein Treuhandkonto auch andere, wesentliche Nachteile. Ein wesentlicher besteht darin, dass die Wohnungseigentümergemeinschaft keine Kontrolle über das Konto hat. Insbesondere verfügt sie in dieser Konstellation nicht über ein Auskunftsrecht gegenüber der Bank. Dies ist nicht nur mit dem Grundsatz ordnungsgemäßer Verwaltung nicht vereinbar, sondern kann zudem zu Misstrauen und zu Unzufriedenheit der Gemeinschaft führen. Besonders fragwürdig ist es daher, wenn ein Hausverwalter auf ein Treuhandkonto besteht.
Schließlich wäre auch der Wechsel des Verwalters bei einem Treuhandkonto deutlich umständlicher. Das Treuhandkonto müsste nämlich auf den neuen Verwalter umgeschrieben werden. Bei einem WEG-Eigenkonto reicht es hingegen, wenn der Bank die Kontovollmacht des neuen Verwalters übermittelt wird – denn der Kontoinhaber bleibt derselbe.
Das ist beim Wechsel des Verwalters zu beachten
Der Wechsel des Hausverwalters ist ein gutes Stichwort. Denn auch wenn es beim WEG-Eigenkonto gegenüber dem Treuhandkonto keinen Wechsel des Kontoinhabers braucht, sind dennoch einige Dinge bei einem Wechsel des Verwalters zu beachten. Denn dieser ist mit einem gewissen organisatorischen Aufwand verbunden. Eine strukturierte und organisierte Übergabe stellt dabei sicher, finanzielle Probleme zu vermeiden.
Sichere finanzielle Übergabe
Der bisherige Verwalter ist dazu verpflichtet, alle relevanten Unterlagen an den neuen Hausverwalter zu übergeben. Dies betrifft insbesondere sämtliche Kontoauszüge der vergangenen Jahre, alle offenen und laufenden Zahlungsverpflichtungen, Lastschriften und Daueraufträge, sowie eine Rücklagenübersicht und den Haushaltsplan. Diese Dokumente sind aber definitiv nur das Mindestmaß. Je nach Situation und WEG müssen all die Dokumente übergeben werden, die für die Übernahme der Verwaltung von Bedeutung sind und die nahtlose Fortführung ermöglichen.
Kontovollmacht für neuen Verwalter
Schon aus rechtlichen, aber aus praktischen Gesichtspunkten ist es enorm wichtig, dass sämtliche Vollmachten zugunsten des bisherigen Verwalters umgehend widerrufen werden. Damit das Konto – wie auch alle anderen Belange der WEG – nicht unverwaltet bleibt, ist es zudem notwendig, den neuen Hausverwalter als berechtigte Person für das WEG-Konto einzutragen. Dafür muss die Bank über den Verwalterwechsel informiert und die neuen Dokumente, vor allem die Kontovollmacht, eingereicht werden.
Schicksal des WEG-Kontos
Grundsätzlich kann und sollte das bisherige WEG-Konto einfach weitergeführt werden. Nichts an dem Konto selbst, sondern nur die Vollmachten ändern zu müssen, ist schließlich gerade einer der vielen Vorteil gegenüber dem Treuhandkonto. Nur in Ausnahmefällen sollte über die Neueröffnung eines WEG-Eigenkontos im Zuge eines Verwalterwechsels nachgedacht werden. Notwendig ist dies vor allem dann, wenn das Konto von dem bisherigen Verwalter unzulässigerweise als Treuhandkonto geführt wurde. Eine Neueröffnung kann aber auch dann vorteilhaft sein, wenn die Konditionen der bisherigen Bank nicht den Bedürfnissen der Gemeinschaft entsprechen oder in irgendeiner Weise Sicherheitsbedenken bestehen.
Entscheidet sich die Eigentümergemeinschaft tatsächlich dazu, ein WEG-Eigenkonto neu zu eröffnen, müssen alle Zahlungsströme (Hausgeld, Abrechnungen, Daueraufträge etc.) schnellstmöglich auf die neue Bankverbindung umgestellt und neben den Eigentümerinnen und Eigentümern auch alle Dritten darüber informiert werden.
Diese Besonderheiten bestehen bei Selbstverwaltung der WEG
Eine Wohnungseigentümergemeinschaft ist nicht dazu verpflichtet, sich durch einen Hausverwalter zu verwalten. Sie kann sich auch selbst verwalten. Die Vor- und Nachteile dabei sind offensichtlich: Die Beauftragung eines Verwalters kostet Geld und man gibt die Sache in „fremde Hände“. Bei der Selbstverwaltung bleibt alles in den eigenen Reihen und die Verwaltung ist kostenfrei oder kostengünstiger. Auf der anderen Seite werden die zahlreichen Aufgaben nicht an einen Verwalter abgegeben, was Zeit und möglicherweise Stress verursachen kann. Je größer eine Eigentümergemeinschaft ist, umso empfehlenswerter erscheint daher die Verwaltung durch einen professionellen Hausverwalter.
Entscheidet sich eine WE aber dennoch dafür, sich selbst zu verwalten, steht sie auch selbst vor der, ein eigenes Bankkonto zu eröffnen. Viele Banken bieten entsprechende Fremdgeldkonten nur für gewerbliche Verwalter an. Dennoch lassen sich Institute finden, die die Eröffnung eines WEG-Eigenkontos ermöglichen.
