Verlangen Vermieter von ihren Mietern eine Vorauszahlung für die Nebenkosten, sind sie zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung verpflichtet. In diesem Zusammenhang müssen sie verschiedene Fristen einhalten. Diese betreffen beispielsweise die Erstellung, die Zusendung, Einsprüche und eine eventuelle Verjährung. Es ist entscheidend, dass Vermieter diese unterschiedlichen Fristen Nebenkostenabrechnung sorgfältig einhalten, um keine finanziellen Nachteile zu erleiden.
Es gibt verschiedene Fristen Nebenkostenabrechnung, die Vermieter unbedingt einhalten müssen, um keine finanziellen Ansprüche zu verlieren. Die Grundlagen zur Nebenkostenabrechnung für Mietobjekte sollten auf jeden Fall Anwendung finden.
Unter anderem ist es wichtig, den korrekten Abrechnungszeitraum zu wählen, die Abrechnung rechtzeitig zu erstellen und den Mietern zukommen zu lassen und Guthaben pünktlich auszuzahlen beziehungsweise Nachforderungen geltend zu machen. Ebenfalls relevant sind die geltenden Einspruchs- und Verjährungsfristen. Dieser Artikel erklärt, welche Fristen es bei der Nebenkostenabrechnung gibt und worauf Vermieter hierbei achten müssen.
Fristen Nebenkostenabrechnung – den Abrechnungszeitraum beachten
Bei einer Nebenkostenabrechnung ist es wichtig, den korrekten Abrechnungszeitraum zu wählen und anzugeben. In § 556 BGB ist geregelt, dass dieser maximal 12 Monate umfassen darf. Es ist kein Problem, kürzere Zeiträume zu wählen, um beispielsweise einem unterjährigen Mieterwechsel gerecht zu werden. Eine längere Zeitspanne darf jedoch nicht angesetzt werden.
In den meisten Fällen entscheiden sich Vermieter dafür, dass Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum zu wählen. Die Nebenkosten werden somit vom 01.01 bis 31.12 desselben Jahres berechnet und übersichtlich dargestellt. Grundsätzlich ist es möglich, den Abrechnungszeitraum vom 01.08 bis zum 31.07 laufen zu lassen, das ist in der Praxis aber eher unüblich. Maßgebend sind immer die Regelungen, die im Mietvertrag festgehalten sind. Streben Vermieter einen anderen Abrechnungszeitraum als das Kalenderjahr an, sollten sie das bei der Unterzeichnung des Mietvertrags klar kommunizieren.
Diese Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung
Zu den Fristen Nebenkostenabrechnung gehört auch die Frage, bis zu welchem Zeitpunkt die Abrechnung erstellt und den Mietern zugesendet werden muss. Die entsprechenden Regelungen befinden sich ebenfalls in § 556 BGB. Nach Ende des Abrechnungszeitraums haben Vermieter maximal 12 Monate Zeit, um den Mietern eine vollständige und korrekte Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Das können sie per Post, E-Mail oder Fax tun.
Achtung: Diese Fristen Nebenkostenabrechnung müssen unbedingt eingehalten werden, da Vermieter ihre Ansprüche auf Nachzahlungen ansonsten nicht mehr geltend machen können. Guthaben müssen sie allerdings auch bei einer verspäteten Zustellung auszahlen.
Es ist ratsam, nicht bis zum letzten Zeitpunkt mit der Erstellung der Abrechnung zu warten. Sollte es dennoch einmal dazu kommen, ist es wichtig, rechtzeitig fertig zu werden und den Mietern die Abrechnung zukommen zu lassen. 2017 urteilte das Landgericht Hamburg nämlich, dass Mieter zu Silvester ab dem Nachmittag nicht mehr damit rechnen müssen, Dokumente oder Post zu erhalten. Entsprechend wäre eine Zusendung um 23:59 Uhr zu spät und die Ansprüche gingen verloren.
Außerdem ist zu beachten, dass die Nebenkostenabrechnung zwingend korrekt und vollständig beim Mieter eingehen muss. Kommt es zu formellen oder inhaltlichen Fehlern, führen diese nicht zu einer Fristverlängerung. Stattdessen verlieren die Vermieter ihre Ansprüche, weil sie keine Zeit mehr zur Verfügung haben, um eine Korrektur der Abrechnung vorzunehmen. Deswegen sollte sie rechtzeitig fertig sein, um auf eventuelle Fehler eingehen und diese korrigieren zu können.
Sonderfälle bei den Fristen Nebenkostenabrechnung
Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung gibt es verschiedene Sonderfälle, die Vermieter kennen und berücksichtigen müssen. Hierzu gehört beispielsweise der unterjährige Mieterwechsel. Kommt es hierzu, muss sowohl für den alten als auch für den neuen Mieter eine jeweils eigene Abrechnung erstellt werden. Hierbei sind die kürzeren Nutzungszeiträume zu beachten. Die Nebenkosten werden dann anteilig und abhängig von den tatsächlichen Mietzeiträumen auf die beiden Mieter verteilt. Damit das funktioniert, müssen beim Auszug und beim Einzug die Zählerstände korrekt erfasst werden. Für die Erstellung der Abrechnung haben Vermieter weiterhin 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit. Einen Anspruch auf eine frühere Zustellung haben die Mieter nicht.
Ein weiterer Sonderfall liegt vor, wenn die Nebenkostenabrechnung nicht für Wohnräume, sondern für Gewerbeeinheiten erstellt wird. Während bei einer Wohnraummiete die Anforderungen des Vermieters auf Nachzahlung entfallen, wenn er die Abrechnung zu spät zustellt, ist das im gewerblichen Umfeld nicht der Fall. Hier sind laut einem BGH-Urteil vom 27.01.2010 mit dem Aktenzeichen XII ZR 22/07 Mieter auch bei einer verspäteten Zustellung verpflichtet, die Nachzahlung zu leisten.
Des Weiteren greift eine Sonderregel, wenn der 31.12 auf einen Samstag oder Sonntag fällt. Dann verschiebt sich das Fristende laut § 193 BGB automatisch auf den nächsten Werktag. Das wäre in diesem Fall der 02.01. des Folgejahres. Entsprechend können Vermieter ihre Ansprüche auch dann noch geltend machen, wenn die Zustellung erst an diesem Tag erfolgt.
Es gibt nur wenige Fälle, in denen die Ansprüche der Vermieter auch bei einer verspäteten Zustellung erhalten bleiben. So sieht § 556 Absatz 3 vor, dass Vermieter ihre Ansprüche behalten, wenn ihnen die Verspätung nicht zur Last gelegt werden kann. Das ist beispielsweise der Fall, wenn der Mieter unbekannt verzogen ist und ihm die Abrechnung nicht ohne weiteres zugestellt werden kann. Ebenso liegt es nicht in der Verantwortung des Vermieters, wenn er die Abrechnung pünktlich auf den Weg gebracht hat, es aber Probleme auf den Postweg gab.
Zu beachten ist jedoch, dass die Nachweispflicht auf Seiten der Vermieter liegt. Diese müssen überzeugend darlegen können, dass sie die Nebenkostenabrechnung pünktlich auf den Weg gebracht haben und dass die verspätete Zustellung nicht auf ihr Fehlverhalten zurückzuführen ist. Das ist beispielsweise dadurch möglich, dass sie die Abrechnung als Einschreiben versenden oder die E-Mail- und Fax-Protokolle vorlegen.
Regeln für Nachforderungen und Guthaben
Für Nachforderungen und die Auszahlung von Guthaben gilt laut § 286 Absatz 3 BGB eine Frist von 30 Tagen. Innerhalb dieses Zeitraums müssen Mieter die Nachforderungen begleichen beziehungsweise Vermieter die Guthaben auszahlen. Allerdings ist es auch möglich, eine Verrechnung von Guthaben zu vereinbaren.
Sobald Mieter die Nebenkostenabrechnung erhalten, sollten sie diese auf formelle und inhaltliche Richtigkeit prüfen. Ist alles korrekt, muss eine Nachzahlung innerhalb von 30 Tagen erfolgen. Dies kann allerdings zunächst unter Vorbehalt geschehen. Wird die Nachzahlung nicht fristgerecht vorgenommen, befindet sich der Mieter in Zahlungsverzug. Erreichen die ausstehenden Beträge eine Höhe von zwei Monatsmieten, haben Vermieter einen Anspruch auf eine fristlose Kündigung. Das gilt allerdings nur, wenn in der Nebenkostenabrechnung auf diese Folge einer Nichtzahlung hingewiesen wird.
Einspruchsfristen einhalten
Nicht alle Fragen rund um die zu leistenden Beträge lassen sich über die Nebenkostenabrechnung selbst klären. Um einen Widerspruch einlegen zu können, ist es für Mieter daher manchmal nötig, Einsicht in die verschiedenen Rechnungen, Belege und Dokumente zu nehmen, auf deren Grundlage die Abrechnung erstellt wurde. Dieses Recht ist in § 259 BGB festgehalten. Vermieter haben somit kein Recht, den Mietern den Zugang zu den Dokumenten zu verweigern. Außerdem ist es den Mietern erlaubt, Einsicht in die Abrechnungen anderer Mieter zu nehmen. Nur so können sie vergleichen und eventuelle Fehler und Unstimmigkeiten aufdecken.
Hinweis: Mieter haben bis zum Ende des 12. Monats nachdem sie eine korrekte Abrechnung erhalten haben, die Möglichkeit, Widerspruch einzulegen. Nach Ablauf der Frist können sie keine Ansprüche mehr geltend machen. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn sie für das entstandene Fristversäumnis nicht verantwortlich sind.
Die Einsicht in die Dokumente kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Grundsätzlich ist es Vermietern möglich, die verschiedenen Belege online zugänglich zu machen oder sie per Post, E-Mail oder Fax zu verschicken. Etwaige hierbei entstehende Kosten muss der Mieter tragen. Ebenso ist es legitim, Einsicht nur in den Büroräumen des Vermieters oder der Hausverwaltung zu ermöglichen.
Umgang mit Verjährungsfristen
Zu den Fristen Nebenkostenabrechnung zählt auch die Verjährungsfrist. Diese besagt, dass Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung, seien es nun Nachforderungen oder Guthaben, in einem Zeitraum von 3 Jahren geltend gemacht werden müssen. Die entsprechenden Regelungen sind in §§ 195 BGB und 199 BGB zu finden. Werden innerhalb dieser Frist keine Forderungen durch den Mieter oder Vermieter gestellt, verjähren die Ansprüche und können später nicht mehr geltend gemacht werden.
Was gehört zu den umlagefähigen Kosten?
Vermieter können eine Vielzahl, aber längst nicht alle Nebenkosten an die Mieter weitergeben. Was alles zu den umlagefähigen Nebenkosten gehört, regeln §§ 1 und 2 Betriebskostenverordnung sowie die Vereinbarungen im Mietvertrag. Werden beispielsweise einzelne Punkte im Mietvertrag genannt, ohne dass ein Verweis auf § 2 Betriebskostenverordnung erfolgt, können nur die genannten Positionen umgelegt werden. Deswegen ist es bei einer Individualnennung wichtig, besonders sorgfältig vorzugehen und keine Kosten zu vergessen. Wird hingegen einen Nebenkostenpauschale vereinbart, muss keine Nebenkostenabrechnung erstellt werden und individuelle Vereinbarungen im Mietvertrag sind nicht nötig.
Laut der Betriebskostenverordnung dürfen nur solche Kosten umgelegt werden, die laufend entstehen und für den bestimmungsgemäßen Gebrauch einer Immobilie notwendig sind. Hierzu gehören beispielsweise die Grundsteuer, Wasserversorgung und Entwässerung, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gartenpflege und Beleuchtung, Sach- und Haftpflichtversicherungen sowie Kosten für einen Hausmeister. Außerdem gibt es „sonstige Kosten“ die laufende Kosten abdecken, die in den ersten 16 Punkten der Betriebskostenverordnung nicht genannt werden. Das können beispielsweise Dachrinnenreinigungen und die Wartung von Rauchmeldern sein. Alle weiteren Kosten sind nicht umlagefähig und müssen ausschließlich vom Vermieter getragen werden. Das sind beispielsweise Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten.
Fazit: Fristen Nebenkostenabrechnung unbedingt einhalten
Es ist nicht nur wichtig, eine Nebenkostenabrechnung formell und inhaltlich korrekt zu erstellen, sondern auch die Einhaltung der Fristen Nebenkostenabrechnung ist essentiell. Sowohl für die Erstellung und Zusendung als auch für eventuelle Widersprüche stehen höchstens 12 Monate zur Verfügung. Vermieter sollten alle geltenden Fristen unbedingt einhalten, um einen Verlust ihrer Ansprüche zu vermeiden.
