Die Nebenkostenabrechnung für Mietwohnungen muss einmal jährlich vom Vermieter erstellt werden. Hierin sind alle umlagefähigen Kosten aufgeführt, die Mieter zusätzlich zu ihrer Miete zu zahlen haben. Um Streit, Korrekturaufwand und Zusatzkosten zu vermeiden, sollten Vermieter die Nebenkostenabrechnung für Mietwohnungen von Anfang an korrekt und professionell erstellen. Hierfür ist es entscheidend, zentrale Fachbegriffe zu kennen und gängige Fehler zu vermeiden.
Die Nebenkostenabrechnung für Mietwohnungen gehört zu den lästigen, aber unvermeidlichen Aufgaben von Vermietern. Sie muss einmal jährlich erstellt und den einzelnen Mietern zugeschickt werden. Hierbei können zahlreiche Fehler passieren, die unbedingt vermieden werden sollten. Dieser Artikel stellt daher die wichtigsten Informationen und Fachbegriffe zur Nebenkostenabrechnung für Mietwohnungen vor und erklärt, wie eine solche Abrechnung fehlerfrei und rechtssicher erstellt werden kann.
Das gibt es zur Nebenkostenabrechnung und zur Betriebskostenabrechnung zu wissen
Die Nebenkostenabrechnung ist eine Übersicht über die gezahlten und verbrauchten Nebenkosten. Laut § 556 BGB sind Vermieter dazu verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung für Mietwohnungen einmal jährlich zu erstellen. Der Überblick über die geleisteten Vorauszahlungen und die angefallenen Kosten zeigt, ob Mieter noch einen Betrag nachzahlen müssen oder Anspruch auf eine Erstattung haben.
In der Alltagssprache werden die Begriffe „Nebenkostenabrechnung“ und „Betriebskostenabrechnung“ synonym verwendet, streng genommen sind die Betriebskosten jedoch nur eine Unterform der Nebenkosten, zu denen noch andere hinzukommen.
Zentrale Begriffe bei Nebenkostenabrechnungen für Mietwohnungen
Es gibt zahlreiche Begriffe, die bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung für Mietwohnungen von Bedeutung sind. So sind alle wichtigen Regelungen für die Erstellung in der Betriebskostenverordnung enthalten. Diese gibt vor, welche Möglichkeiten und Grenzen bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung gegeben sind. Ebenfalls wichtig sind die umlagefähigen Nebenkosten. Hierzu zählen alle Kosten, die die Vermieter nicht selbst tragen müssen, sondern an ihre Mieter weitergeben dürfen. In der Betriebskostenverordnung sind, gemäß § 2 BetrKV, diesbezüglich 17 unterschiedliche Positionen enthalten.
Eine Alternative zur Nebenkostenabrechnung stellt die Nebenkostenpauschale dar. Hier vereinbaren Mieter und Vermieter einen fixen Betrag für die Betriebskosten, der zusätzlich zur Kaltmiete gezahlt wird. Mit diesem sind die Kosten dann abgegolten, sodass keine Nebenkostenabrechnung erstellt werden muss. Ebenfalls wichtig ist der Mietvertrag. Nur umlagefähige Kosten, die in diesem enthalten sind, dürfen an die Mieter weitergegeben werden.
Achtung: Es gibt gesetzliche Fristen für die Nebenkostenabrechnung. Diese darf höchstens einen Zeitraum von 12 Monaten umfassen und muss im Anschluss an diesen erstellt und den Mietern zugänglich gemacht werden.
Um zu berechnen, wie hoch die Anteile einer Mietpartei an den Betriebskosten sind, kommt ein Verteilerschlüssel beziehungsweise Umlageschlüssel zum Einsatz. Bei einem Mieterwechsel spielen zudem die Gradtagszahlen eine wichtige Rolle. Sie geben an, wie hoch die anteiligen Kosten am Heizungs- und Warmwasser sind, die vom alten Mieter zu zahlen sind. Ebenso spielen der Kabelanschluss und der Wasserverbrauch bei der Erstellung der Nebenkosten eine wichtige Rolle.
Eine Nebenkostenabrechnung für Mietwohnungen erstellen
Vermieter, die sich zum ersten Mal mit einer Nebenkostenabrechnung für Mietwohnungen beschäftigen, fühlen sich von der Vielzahl an Fachbegriffen und Kostenpunkten gelegentlich überfordert. Deswegen ist es häufig sinnvoll, sich professionelle Unterstützung zu holen oder spezielle Tools für die Nebenkostenabrechnung einzusetzen.
Es gibt ganz unterschiedliche Tools, auf die bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung für Mietwohnungen zurückgegriffen werden kann. Einige Vermieter setzen auf Excel, andere nutzen spezielle Softwarelösungen. Ebenso gibt es vorgefertigte Muster für die Nebenkostenabrechnung, die dann individuell auf den jeweiligen Fall angepasst werden muss. Im Namen der Einfachheit sollte in möglichst vielen Bereichen auf Automatisierung und eine papierlose Aufbewahrung Wert gelegt werden.
Gängige Fehler vermeiden
Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung für Mietwohnungen kommt es leicht einmal zu Fehlern. Deren Korrektur ist zeitaufwendig und kostet gelegentlich Geld. Zudem kann das Vertrauensverhältnis zu den Mietern unter einer falschen Nebenkostenabrechnung leiden. Deswegen sollten von Anfang an Fehler vermieden werden. Hierzu gehört unter anderem, Fristen einzuhalten, ausschließlich umlagefähige Kosten aufzunehmen, mit richtigen Zahlen zu arbeiten und vieles mehr.
Im Anschluss an die Erstellung sollte die fertige Abrechnung noch einmal umfassend geprüft werden. Allerdings kann es auch dann noch passieren, dass sich Fehler einschleichen. Wenn sich Mieter wegen einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung melden, sollten Vermieter daher zeitnah reagieren und Problemlösungen anbieten.
Reaktionen der Mieter auf die Nebenkostenabrechnung
Sobald die Nebenkostenabrechnung für Mietwohnungen fertig ist, muss sie den Mietern zugestellt werden. In diesem Zusammenhang muss ein Anschreiben für die Nebenkostenabrechnung erstellt werden, das den Mietern einen Überblick über das jeweilige Abrechnungsjahr liefert. Diese haben dann eine klar definierte Frist, bis zu der ein Nachzahlbetrag zu entrichten ist.
In einigen Fällen kommt es zu Komplikationen. Das ist dann der Fall, wenn Mieter Widerspruch gegen eine in ihren Augen fehlerhafte Nebenkostenabrechnung einlegen. Ebenso kann es passieren, dass Mieter die ausstehenden Nebenkosten einfach nicht bezahlen. Hier sollte zunächst ein klärendes Gespräch gesucht werden, bevor rechtliche Schritte eingeleitet werden.
Sollte sich aus der Nebenkostenabrechnung eine hohe Nachzahlung ergeben, kann es sinnvoll sein, die Nebenkosten zu erhöhen. Das ist im Interesse der Mieter, die dann am Ende des Abrechnungszeitraums keine hohen Nachzahlungen zu leisten haben. Allerdings ist hierbei zu beachten, dass eine Erhöhung der Betriebskosten nicht während einer Abrechnungsperiode, sondern immer nur an deren Ende vorgenommen werden darf.
Diese Sonderfälle sollten Vermieter kennen
In speziellen Situationen gibt es Sonderfälle bei der Nebenkostenabrechnung für Mietwohnungen. Bei Einfamilienhäusern werden beispielsweise nicht alle Betriebskosten über die Vermieter geregelt. Bei Eigentumswohnungen ist es zudem erforderlich, die Hausverwaltung in die Erstellung der Nebenkostenabrechnung einzubeziehen. Bei gewerblichen Mietobjekten geht der Gesetzgeber davon aus, dass Mieter und Vermieter auf Augenhöhe agieren. Entsprechend dürfen hier individuelle Vereinbarungen zu den Nebenkosten getroffen und im Mietvertrag festgehalten werden.
