Durch die Notwendigkeit eines Zertifikats lässt sich heutzutage nach zertifizierten und nicht zertifizierten Hausverwaltern unterscheiden. Hier erfahren Sie, was Sie als Wohnungseigentümer rund um das Verwalter-Zertifikat und die rechtlichen Hintergründe und Folgen für die WEG wissen müssen.
Seit dem 1. Dezember 2023 verlangt das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) grundsätzlich die Bestellung eines „zertifizierten“ Verwalters – ein Schritt, der die Qualität und Professionalität in der Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften sichern soll. Dennoch gibt es weiterhin viele Eigentümergemeinschaften, die darauf verzichten dass ihr Verwalter über dieses Zertifikat verfügt.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie man überhaupt zertifizierter Hausverwalter wird und welche rechtlichen Konsequenzen ein fehlendes Zertifikat haben kann. Außerdem erfahren Sie, wie Eigentümer ihr Recht auf einen zertifizierten Verwalter durchsetzen können und warum sie es häufig trotzdem nicht tun. Zudem erhalten Sie Einblick in die Ausnahmen von der grundsätzlichen Zertifikatspflicht.
Zertifizierung durch IHK oder gleichgestellte Ausbildung
Die Anforderungen an einen zertifizierten Verwalter sind in § 26a WEG sowie in der Verordnung über die Prüfung zum zertifizierten Verwalter (ZertVerwV) geregelt. Es gibt zwei Wege, wie ein Verwalter zu seiner offiziellen Zertifizierung gelangen kann.
Der häufigste Weg führt über die Industrie- und Handelskammer (IHK). In diesem Fall muss eine Prüfung vor der IHK abgelegt werden, die verschiedene Bereiche abdeckt und so die Kenntnisse des Verwalters kontrolliert. Dazu gehören primär vor allem die essentiellen rechtlichen Kenntnisse, um die ein professioneller Verwalter nicht herumkommt. Dies umfasst selbstverständlich in erster Linie das Wohnungseigentumsrecht, welches im wesentlichen durch das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und wichtige Rechtsprechung geprägt ist. Zu den abgeprüften Rechtskenntnissen gehört aber auch das Mietrecht und die Grundzüge des Vertragsrechts. Darüber hinaus wird auch kaufmännisches Wissen durch die IHK abgeprüft. Dazu gehört etwa Buchhaltung, Abrechnungen und die Verwaltung von Rücklagen. Auch diese Kenntnisse sind für einen Verwalter unabdingbar und prägen seinen Alltag. Schließlich umfasst die IHK-Prüfung auch die Abfrage technischer Grundkenntnisse, welche bei der Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft, insbesondere bei der Kommunikation und Beauftragung von Dienstleistern, ebenfalls hilfreich sind. Diese technischen Grundkenntnisse umfassen etwa Grundzüge der Gebäudetechnik, der Instandhaltung und der Verkehrssicherungspflichten.
Darüber gelten einige Berufsgruppen laut § 7 ZertVerwV auch ohne IHK-Prüfung als zertifiziert. Dies betrifft vor allem Volljuristen mit beiden juristischen Staatsexamina, Immobilienkaufleute, geprüfte Immobilienfachleute und Absolventen immobilienwirtschaftlicher Studiengänge. Bei diesen Berufsgruppen wird nämlich angesichts ihrer ohnehin anspruchsvollen Prüfungen angenommen, dass sie über das entsprechende Wissen verfügen. Sie müssen daher keine Prüfung bei der IHK ablegen, dürfen sich aber dennoch als zertifizierte Verwalter ausweisen.
WEG hat Anspruch auf Verwalter mit Zertifizierung
Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt der gesamten Wohnungseigentümergemeinschaft. Dabei hat jeder einzelne Eigentümer das Recht, eine ordnungsgemäße Verwaltung einzufordern. Dies regelt § 18 Abs. 2 Nr. 1 WEG. Seit dem 1. Dezember 2023 gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung gemäß §§ 19 Abs. 2 Nr. 6, 48 Abs. 4 Satz 1 WEG grundsätzlich auch die Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Für Verwalter, die bereits zum 1. Dezember 2020 im Amt waren, galt zunächst eine verlängerte Übergangsregelung: Sie wurden bis zum 1. Juni 2024 gegenüber der jeweiligen Eigentümergemeinschaft als zertifiziert behandelt (§ 48 Abs. 4 Satz 2 WEG). Diese Übergangsfrist ist nun endgültig ausgelaufen, wodurch nun zwischen zertifizierten und nicht zertifizierten Verwaltern unterschieden werden kann.
Der Anspruch eines Wohnungseigentümers auf eine ordnungsgemäße Verwaltung kann weder verjähren noch verwirken – das hat der Bundesgerichtshof mit Urteil vom 27. April 2012 (Az.: V ZR 177/11) ausdrücklich klargestellt. Auch das Amtsgericht Delbrück stellte in seiner Entscheidung vom 25. Oktober 2019 (Aktenzeichen: 2 C 283/18) fest, dass eine Verwirkung dieses Anspruchs ausgeschlossen ist. Das bedeutet: Selbst wenn eine Eigentümergemeinschaft seit mehr als 20 Jahren in Eigenregie verwaltet wird, kann dennoch jederzeit die Bestellung eines (zertifizierten) Verwalters verlangt werden. Diese Rechtsauffassung bestätigte auch das Landgericht Hamburg mit Urteil vom 23. Mai 2012 (Aktenzeichen: 318 S 198/11).
Viele Eigentümergemeinschaften immer noch mit nicht zertifiziertem Verwalter
Trotz der gesetzlichen Änderung und des Anspruchs auf Verwaltung durch einen zertifizierten Verwalter setzen nicht wenige Wohnungseigentümergemeinschaften weiterhin auf einen Verwalter ohne entsprechendes Zertifikat. Die Gründe dafür können vielfältig sein. Der wohl häufigste Grund ist, dass der Verwalter sich über lange Zeit bewährt hat und die WEG diesen nicht gegen einen zertifizierten Verwalter austauschen möchte. Doch nicht nur eine langjährige Bindung an den Verwalter kann dafür sorgen, dass Gemeinschaften bei einem nicht zertifiziertem Verwalter bleiben.
Gerade in ländlichen Regionen besteht möglicherweise auch schlicht ein Mangel an Alternativen. Auch Kosten können eine Rolle spielen. Denn die Unterscheidung zwischen einem zertifizierten und einem nicht zertifizierten Hausverwalter hat dazu geführt, dass zertifizierte Hausverwalter in der Regel mehr Geld verlangen. Nicht zertifizierte Hausverwalter stellen daher oft eine günstigere Alternative dar. Anders als Sie wissen außerdem viele Wohnungseigentümer nicht von der geänderten Gesetzeslage oder ihrem Anspruch auf einen zertifizierten Hausverwalter.
Wo klein Kläger, da kein Richter
Zwar hat jeder Eigentümer das Recht, einen zertifizierten Hausverwalter zu verlangen und das Gesetz erachtet es als Teil des Grundsatzes ordnungsgemäßer Verwaltung. Allerdings bedeutet das nicht, dass zwingend ein Verwalter mit Zertifizierung eingesetzt werden muss – eine generelle Verpflichtung zur Bestellung besteht nicht.
Sofern innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft also Einigkeit und vor allem Zufriedenheit besteht, ist es durchaus zulässig, auch einen Verwalter ohne Zertifikat nicht auszutauschen oder sogar neu zu bestellen. Dies gilt insbesondere für Fälle, in denen der betreffende Verwalter bereits vor Inkrafttreten der WEG-Reform im Jahr 2020 bestellt wurde – etwa im Rahmen einer regulären Bestellung für die zulässige Höchstdauer von fünf Jahren. Solange alle Eigentümer einverstanden sind und kein Widerspruch erfolgt, kann ein solcher Verwalter auch nach Ablauf der Übergangsfrist weiter tätig sein, selbst wenn er nicht über ein IHK-Zertifikat oder eine gleichgestellte Qualifikation verfügt.
Ob ein entsprechender Beschluss zur Wieder- oder Neubestellung eines nicht zertifizierten Verwalters den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung entspricht, ist rechtlich umstritten und in der Praxis nicht immer eindeutig zu beurteilen. Eine abschließende rechtliche Bewertung hängt stets von den Umständen des Einzelfalls ab und bleibt in vielen Fällen offen.
Eine gewisse Toleranz gegenüber der Weiterbeschäftigung nicht zertifizierter Verwalter lässt sich auch aus den gesetzgeberischen Materialien zur WEG-Reform ableiten. Der Rechtsausschuss des Deutschen Bundestages hat in der amtlichen Begründung zu den Gesetzesänderungen (BT-Drucksache 19/22634, S. 43) ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine Eigentümergemeinschaft auch mit einem Verwalter zusammenarbeiten kann, der zwar kein Zertifikat besitzt, aber das Vertrauen der Mehrheit der Eigentümer genießt. Damit wurde deutlich gemacht, dass der Gesetzgeber nicht in jedem Fall auf eine strikte Umsetzung der Zertifizierungspflicht drängt, sondern der gelebten Praxis und dem Konsens innerhalb der Gemeinschaft ebenfalls Bedeutung beimisst.
In der Praxis kann dies bedeuten: Solange keine Anfechtung erfolgt oder ein Eigentümer nicht aktiv die Bestellung eines zertifizierten Verwalters einfordert, wird die Entscheidung der Eigentümergemeinschaft – auch zugunsten eines nicht zertifizierten Verwalters – von Gerichten in der Regel hingenommen. Das ändert jedoch nichts daran, dass ein entsprechender Beschluss im Falle eines Widerspruchs durchaus rechtlich angreifbar ist.
Anfechtung einer Wieder- oder Neubestellung
Ein ganz anderer Fall liegt vor, wenn sich in der Reihe der Wohnungseigentümer findet, der von seinem Anspruch auf einen zertifizierten Hausverwalter Gebrauch machen will. Ein einzelner Eigentümer reicht für die Durchsetzung bereits aus. Zudem kann die Bestellung eines nicht zertifizierten Verwalters wirksam angefochten werden. Denn auch wenn nicht zertifizierte Hausverwalter toleriert werden können, steht dies grundsätzlich im Widerspruch zum Gesetz. Ein Beschluss, mit dem ein Verwalter ohne das nach § 26a WEG erforderliche Zertifikat bestellt wird, steht daher auch in einem grundsätzlichen Widerspruch zur ordnungsgemäßen Verwaltung im Sinne des Wohnungseigentumsgesetzes.
Nach den §§ 44 und 45 WEG kann ein solcher Beschluss innerhalb eines Monats nach dessen Verkündung in der Eigentümerversammlung durch eine sogenannte Anfechtungsklage vor dem zuständigen Amtsgericht angefochten werden. Diese Klage muss fristgerecht erhoben werden, andernfalls wird der Beschluss trotzdem bestandskräftig. Wird der Beschluss nicht angefochten oder versäumt ein Eigentümer die Klagefrist, bleibt der Verwalter – auch ohne Zertifizierung – für die Dauer des festgelegten Bestellungszeitraums im Amt. Er übt seine Tätigkeit damit weiterhin wirksam aus, obwohl er objektiv die gesetzlich vorgeschriebenen Qualifikationen nicht erfüllt. Dies gewährleistet eine gewisse Rechtssicherheit und verhindert, dass dass immer wieder Anfechtungen ergehen.
Abberufung eines Verwalters jederzeit möglich
Die Möglichkeit einer Abberufung bleibt davon aber unberührt. Gemäß § 26 Abs. 3 WEG kann ein Verwalter jederzeit, ohne Angabe von Gründen, durch einen einfachen Mehrheitsbeschluss in der Eigentümerversammlung wieder abberufen werden. Diese Möglichkeit bietet der Gemeinschaft ein flexibles Instrument, um auf Fehlentwicklungen oder neue Erkenntnisse schnell reagieren zu können – etwa, wenn sich der nicht zertifizierte Verwalter in der Praxis als ungeeignet erweist oder die Versammlung nachträglich zur Einschätzung gelangt, dass eine zertifizierte Verwaltung rechtssicherer wäre.
In vielen Fällen kann es bereits im Vorfeld der Beschlussfassung absehbar sein, dass es innerhalb der Eigentümergemeinschaft Widerstand gegen die Bestellung eines Verwalters ohne Zertifikat geben wird. Besteht Uneinigkeit über die Qualifikation des Verwalters oder herrscht bereits ein angespanntes Verhältnis zwischen einzelnen Eigentümern und dem Verwalter, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit davon auszugehen, dass ein oder mehrere Eigentümer fristgerecht eine Anfechtungsklage einreichen werden.
Hinzu kommt häufig ein praktisches Problem: Der nicht zertifizierte Verwalter wird die notwendige Zertifizierung bis zur mündlichen Verhandlung im Anfechtungsverfahren kaum noch erlangen können. Die Ablegung der IHK-Prüfung zum zertifizierten Verwalter setzt nicht nur eine intensive Vorbereitung voraus, sondern erfordert auch einen verfügbaren Prüfungstermin – beides lässt sich in der kurzen Zeitspanne zwischen Klageerhebung und Gerichtsverhandlung oft nicht realisieren.
Suche nach neuem Hausverwalter früh genug beginnen
Die Abberufung des nicht zertifizierten Verwalters sorgt allerdings dafür, dass die WEG einen neuen Verwalter bestellen muss, sofern sie sich nicht selbst verwalten möchte. Die Wohnungseigentümer sollten deshalb zeitgleich mit der Abberufung einen neuen, zertifizierten Verwalter bestellen. Empfehlenswert ist es, mindestens drei verschiedene Vergleichsangebote einzuholen. Dies ermöglicht den Eigentümern nicht nur eine höhere Transparenz, sondern auch ein höheres Vertrauen.
Zudem sollte natürlich die Zertifizierung des neuen Hausverwalters geprüft werden. Bei Bedarf und um auf Nummer sicher zu gehen, kann außerdem ein Rechtsanwalt hinzugezogen werden, der sich vor allem mit WEG-Recht auskennt und eine geeignete Beratung bei der Entscheidung darstellt. Übrigens: Lehnt die Mehrheit die Abberufung oder Neubestellung ab, kann ein Eigentümer eine Beschlussersetzungsklage erheben – mit guten Erfolgsaussichten, sofern zertifizierte Alternativen vorhanden sind (so etwa LG Frankfurt a. M., Beschluss v. 10.05.2022 – 2-13 T 26/22).
Ausnahme: Dann ist keine Zertifizierung des Verwalters notwendig
In bestimmten Fällen sieht das Wohnungseigentumsgesetz ausdrücklich Ausnahmen vom Grundsatz der Pflicht zur Bestellung eines zertifizierten Verwalters vor. Diese gelten vor allem für kleinere Wohnungseigentümergemeinschaften, die ihre Verwaltung in Eigenregie organisieren. Geregelt ist dies in § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG.
Ein Anspruch auf die Bestellung eines zertifizierten Verwalters besteht so ausnahmsweise nicht, wenn alle drei der folgenden Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind:
- Die Wohnanlage umfasst weniger als neun Sondereigentumsrechte, also weniger als neun eigenständige Eigentumswohnungen (z. B. bei einem kleinen Mehrfamilienhaus).
- Ein Wohnungseigentümer aus der Gemeinschaft wurde zum Verwalter bestellt.
- Weniger als ein Drittel der Wohnungseigentümer (nach Köpfen) verlangen ausdrücklich die Bestellung eines zertifizierten Verwalters.
Liegen diese Bedingungen vor, darf die Gemeinschaft die Verwaltung weiterhin ohne externe, zertifizierte Unterstützung führen. Dies soll die Verwaltungsprozesse bei kleinen Einheiten vereinfachen und den Verwaltungsaufwand auf einem praktikablen Niveau halten.
