Die Gründe, aus denen Wohnungseigentümer ihre Hausverwaltung wechseln wollen, sind vielfältig. Einige sind mit den Leistungen unzufrieden, andere wollen durch den Wechsel geld sparen. Wichtig ist es, beim Verwalterwechsel alles richtig zu machen und die Suche nach einer neuen Hausverwaltung effizient zu gestalten. Außerdem sollte auf eine gute Kooperation des alten und des neuen Verwalters geachtet werden; damit der Übergang reibungslos gelingt.
Wenn Wohnungseigentümer ihre Hausverwaltung wechseln wollen, stehen vielfältige Aufgaben ins Haus. Unter anderem müssen Sie den Verwaltervertrag kündigen und die verschiedenen Aspekte berücksichtigen, die seit der WEG-Reform gelten. Bei der Suche nach einer neuen Hausverwaltung kommt es darauf an, vielfältige Angebote einzuholen und den eigenen Bedarf genau zu kennen. Dieser Artikel erklärt, worauf beim Wechsel der Hausverwaltung zu achten ist und welche Stolperfallen es zu vermeiden gilt.
Die wichtigsten Aufgaben einer Hausverwaltung
Eine Hausverwaltung übernimmt für Eigentümer ganz unterschiedliche Aufgaben. Welche das sind, hängt unter anderem davon ab, ob es sich um Eigentumswohnungen oder Mietwohnungen handelt. Unter anderem geht es darum, die Finanzen der WEG zu verwalten, Jahresendabrechnungen durchzuführen oder Mietzahlungen einzuziehen. Ebenfalls typische Aufgaben einer Hausverwaltung sind Instandhaltungen, Kostenoptimierungen und die Suche nach geeigneten Handwerkern und Fachfirmen.
Aktuell findet eine Entwicklung bei den Hausverwaltungen statt. Einige stellen sich besonders bereit auf, um für eine Vielzahl von WEG attraktiv zu sein. Andere spezialisieren sich, um in einer Nische bestimmte Eigentümergemeinschaften auf sich aufmerksam zu machen. Wer seine Hausverwaltung wechseln möchte, sollte daher genau prüfen, welche individuellen Leistungen bereitgestellt werden und welche ausgeschlossen sind. Besonders praktisch ist es, wenn einzelne Leistungen modular miteinander kombiniert werden können, da die Eigentümer so ihren Bedarf perfekt decken.
Wann sollte eine WEG die Hausverwaltung wechseln?
Es gibt vielfältige Gründe, aus denen Wohnungseigentümer ihre Hausverwaltung wechseln möchten. Einige geraten leider an die schwarzen Schafe, die es in der Branche gibt. Diese kümmern sich nicht um die Wohneinheiten und kommen den im Verwaltervertrag vereinbarten Aufgaben nicht oder nur unzureichend nach. Andere arbeiten nicht sonderlich transparent, sodass es für die Eigentümer schwierig ist, an konkrete Informationen zu ihrer Immobilie zu kommen. Neben solchen Schwierigkeiten beim Service entscheiden häufig Kostenfragen darüber, ob Eigentümer einer Hausverwaltung treu bleiben oder nicht. Im Laufe der Zeit steigen die Kosten für die Verwaltung einer WEG üblicherweise immer weiter an. Wenn eine Hausverwaltung ihre Preise zu hoch schraubt, kann es sich finanziell lohnen, über einen Wechsel nachzudenken.
Hausverwaltung wechseln bei WEG
Wer seine Hausverwaltung wechseln möchte, sollte auf ein bewährtes Verfahren zurückgreifen. So besteht der erste Schritt darin, nach einer neuen Verwaltung zu suchen. Hierbei ist es empfehlenswert, möglichst viele Angebote einzuholen und zu vergleichen, um dasjenige zu finden, das zum individuellen Bedarf perfekt passt. Viele nutzen hierbei sowohl analoge Kanäle als auch das Internet, um möglichst breit aufgestellt zu sein.
Während der Suche bietet es sich an, auf Erfahrungen und Empfehlungen zu setzen. Vielleicht haben Bekannte und Freunde aus einer anderen WEG eine Hausverwaltung, die sie besonders gut empfehlen können. Ebenso ist es möglich, die Bewertungen und Erfahrungen von anderen zu lesen, die beispielsweise auf der Website der jeweiligen Dienstleister zu finden sind. Hierbei ist es wichtig, sich nicht von Einzelmeinungen beeinflussen zu lassen, sondern vielfältige Rückmeldungen zu lesen, um ein gutes Bild von einer Hausverwaltung zu bekommen.
Sobald geeignete Dienstleister gefunden wurden, muss die Auswahl der Hausverwaltung auf die Tagesordnung einer Eigentümerversammlung gesetzt werden. Hierbei muss zunächst der alte Verwalter abbestellt werden, bevor ein neuer gewählt und ein Verwaltervertrag abgeschlossen werden kann. Dies gilt unabhängig davon, ob es sich bei dem Treffen um eine ordentliche oder außerordentliche Eigentümerversammlung handelt. Durch die Aufnahme in die Tagesordnung wird dafür gesorgt, dass alle notwendigen Fristen eingehalten werden.
Anschließend werden die Eigentümer zu der Versammlung eingeladen. Die neuen Hausverwaltungen, die den Dienst übernehmen wollen, sollten ebenfalls zu der Versammlung kommen und sich dort vorstellen. Die Einladung wird entweder durch den bisherigen Verwalter oder durch den Verwaltungsbeirat durchgeführt. Während der Versammlung stellen sich die einzelnen Dienstleister vor, damit die Eigentümer wissen, mit wem sie es zu tun haben. Abschließend werden auf der Versammlung verschiedene Beschlüsse gefasst, die unter anderem die Abbestellung des bisherigen Verwalters und die Wahl des neuen Dienstleisters betreffen. Erst wenn dies geschehen ist, kann der neue Verwaltervertrag aufgesetzt und unterzeichnet werden.
Einen WEG-Verwaltervertrag ordentlich kündigen
Hat sich der bisherige Verwalter kein grobes Fehlverhalten zu Schulden kommen lassen oder seine Vertragsverpflichtungen massiv verletzt, kommt nur eine ordentliche Kündigung in Frage. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass der Verwaltervertrag nicht mit einer einzelnen, natürlichen Personen abgeschlossen wurde, sondern mit der WEG als Ganzes, folglich mit einer juristischen Person. Entsprechend ist für eine ordentliche Kündigung des Verwaltervertrags bei einer WEG ein Mehrheitsbeschluss erforderlich.
Hinweis: Ein notwendiger Mehrheitsbeschluss kann auf unterschiedliche Weise generiert werden. Entweder wird die nächste ordentliche Eigentümerversammlung hierfür genutzt oder eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen. Ebenso ist es möglich, den notwendigen Beschluss per Umlaufverfahren zu generieren. Lange Zeit musste hierfür das Prinzip der Alltstimmigkeit berücksichtigt werden, seit der WEG-Reform von 2020 kann es aber auch sein, dass eine einfache Mehrheit, eine Zweidrittelmehrheit oder eine Dreiviertelmehrheit genügen.
Wird ein Beschluss auf einer ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlung angestrebt, müssen die Fristen für die Aufnahme aller relevanten Tagesordnungspunkte berücksichtigt werden. Nur wenn die jeweiligen Punkte in die Tagesordnung aufgenommen werden, ist es möglich, Beschlüsse darüber zu fassen. Spätestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin müssen die Tagesordnungspunkte bei der aktuellen Hausverwaltung vorliegen. Es bietet sich an, die Punkte per E-Mail und Einschreiben zu verschicken, um sicherzugehen, dass die bisherige Hausverwaltung die Aufnahme nicht verweigert.
Diese Regelungen gelten für eine Mietverwaltung
Besondere Regelungen gelten, wenn nicht ein WEG-Verwalterwechsel stattfinden soll, sondern es sich um einen Mietverwaltungswechsel handelt. Dieser gelingt üblicherweise einfacher, da der Vertrag in einem solchen Fall nicht mit einer Gemeinschaft abgeschlossen wird, sondern mit einer Einzelperson. Um die Hausverwaltung wechseln zu können, sollten auch in dieser Situation vielfältige Angebote eingeholt und verglichen werden. Anschließend gilt es dann, der bestehenden Verwaltung zu kündigen. Dies kann meist mit einer Frist von 6 Monaten erledigt werden. Anschließend wird ein neuer Verwaltervertrag abgeschlossen, in dem die Konditionen und Leistungen individuell geregelt sind.
Den Verwaltervertrag einer Mietverwaltung ordentlich kündigen
Um einen Mietverwaltungsvertrag kündigen zu können, muss die jeweils vereinbarte Kündigungsfrist eingehalten werden. Erst nach der ordentlichen Kündigung ist es möglich, eine neue Verwaltung zu beauftragen. Hierbei ist zu prüfen, ob eine Vertragsverlängerungsklausel vorliegt. Ist dies der Fall, verlängert sich der Vertrag meist um ein weiteres Jahr, wenn er nicht fristgemäß von einer der Parteien gekündigt wird. Wurde die Kündigungsfrist verpasst, sind die gesetzlichen Kündigungsbedingungen zu berücksichtigen, die in § 621 (4) BGB festgehalten sind. Dann beträgt die Kündigungsfrist sechs Monate.
Zu beachten ist weiterhin, dass eine Kündigung nur dann rechtsgültig ist, wenn sie schriftlich eingereicht und dem Verwalter zugestellt wird. Um die Zustellung nachweisen zu können, ist es empfehlenswert, sie sowohl per Mail als auch per Einschreiben zu verschicken. So kann nachgewiesen werden, dass der jeweilige Verwalter die Kündigung tatsächlich erhalten hat
Hausverwaltung wechseln – Das gilt seit der WEG-Reform
Lange Zeit war es für eine sofortige Abbestellung einer Hausverwaltung notwendig, dass ein wichtiger Grund hierfür vorlag. Das ist seit der WEG-Reform von 2020 nicht mehr nötig. Nun genügt ein Mehrheitsbeschluss einer ordentlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlung, um einen Verwalter mit einer Frist von höchstens sechs Monaten abberufen zu können.
Trotz dieser neuen Regelungen ist es erforderlich, einen Mehrheitsbeschluss über die Abberufung einzuholen. Deswegen muss zunächst nach einer neuen WEG-Verwaltung gesucht werden, die nach der Abberufung die bestehenden Aufgaben erledigt. Sobald die passenden Angebote vorliegen, wird eine planmäßige oder außerplanmäßige Eigentümerversammlung einberufen. Im Vorfeld ist es unverzichtbar, dass sämtliche Beschlusspunkte in die Tagesordnung aufgenommen werden, damit tatsächlich ein Beschluss zu ihnen gefasst werden kann.
Die Einladung zur Eigentümerversammlung wird dann fristgerecht an alle Eigentümer versendet, sodass die Versammlung zum gewünschten Termin abgehalten werden kann. Dort wird dann über die Abbestellung und Neubestellung der Hausverwaltungen ein Beschluss gefasst. Zu den Themen, die unbedingt in die Tagesordnung aufgenommen werden müssen, gehören die Abbestellung der Verwaltung, die Kündigung des Verwaltervertrags, die Vorstellung der potenziellen neuen Hausverwaltungen, ein Beschluss über die Wahl und ein Beschluss über die Verwalterbestellung.
Eine weitere Änderung, die im Rahmen der WEG-Reform stattgefunden hat, betrifft das Ende der Bestellung des bisherigen Verwalters. Diese endet sofort mit dem Datum des Beschlusses. Die neue Hausverwaltung ist dann direkt in Amt und Würden und muss sich um die Verwaltung der WEG kümmern. Trotzdem ist es notwendig, beide Verwaltungen so lange zu bezahlen, bis die Kündigungsfrist abgelaufen ist.
Zentrale Regelungen für eine außerordentliche (fristlose) Kündigung
Unter bestimmten Umständen ist es möglich, eine Hausverwaltung fristlos zu kündigen, sodass man diese nicht mehr weiterbezahlen muss, wenn sie abberufen wurde. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Hausverwalter gegen den Verwaltervertrag verstößt oder sich ein grobes Fehlverhalten zu Schulden kommen lässt. In diesem Fall ist den Eigentümern eine weitere Zusammenarbeit nicht zuzumuten und eine fristlose Kündigung ist gerechtfertigt. Das ist beispielsweise bei einer Unterschlagung der Hausgelder der Fall. Die entsprechenden Regelungen zu einer fristlosen Kündigung sind in § 626 Abs. 1 BGB festgehalten.
Eine fristlose Kündigung wird auch als Kündigung aus wichtigem Grund bezeichnet. Laut § 626 Abs. 2 BGB haben die Eigentümer von Mietwohnungen eine Kündigungsfrist von zwei Wochen, die beginnt, sobald sie von dem wichtigen Grund erfahren haben. Da bei einer WEG mehr Zeit benötigt wird, um eine Eigentümerversammlung einzuberufen und eine Beschlussfassung herbeizuführen, beträgt die Kündigungsfrist hier zwei Monate ab Bekanntwerden des wichtigen Grundes. So hat das bayerische oberste Landesgericht am 17.01.2000 mit dem Aktenzeichen Az.: 2Z BR 120/99 geurteilt.
Um rechtzeitig einen Beschluss über die fristlose Kündigung herbeiführen zu können, muss der entsprechende Punkt in die Tagesordnung aufgenommen werden. Dies hat spätestens drei Wochen vor der anberaumten Versammlung zu erfolgen. Nach § 24 Abs. 4 WEG ist es in besonders dringenden Fällen zudem möglich, die Fristen für die Aufnahme von Tagesordnungspunkten zu verkürzen. Auch hier ist es empfehlenswert, der Hausverwaltung die Tagesordnungspunkte per Mail und Einschreiben zukommen zu lassen, damit diese keine Möglichkeit hat, sich zu weigern, sie aufzunehmen.
Hinweis: Um eine Eigentümerversammlung einberufen zu können, muss eine sachliche Begründung in Textform erstellt werden. Außerdem ist es erforderlich, dass mehr als ein Viertel aller Eigentümer die Einberufung befürwortet. Ist dies der Fall, hat der Verwalter keine Möglichkeit, die Anmeldung der Versammlung abzulehnen.
Diese wichtigen Gründe ermöglichen eine außerordentliche (fristlose) Kündigung
Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes haben Eigentümergemeinschaften die Möglichkeit, eine außerordentliche fristlose Kündigung auszusprechen und können somit unmittelbar ihre Hausverwaltung wechseln. Ein solcher wichtiger Grund liegt beispielsweise vor, wenn ein Hausverwalter Aufträge vergibt, die nicht dringend notwendig sind, ohne zuvor einen Beschluss der Eigentümerversammlung einzuholen. Das sind beispielsweise Verschönerungsmaßnahmen oder Sanierungen, über die zunächst kein Beschluss gefasst wurde.
Hierbei ist allerdings so berücksichtigen, dass den Hausverwaltern im Rahmen der WEG-Reform zusätzliche Rechte zugebilligt wurden. So sind sie beispielsweise befugt, kleinere Reparaturen in die Wege zu leiten sowie Versorgungs- und Dienstleistungsverträge abzuschließen und sogar gerichtliche Durchsetzungen von Hausgeldforderungen herbeizuführen, ohne dass zunächst die Zustimmung der Eigentümer eingeholt werden muss. Grundsätzlich gilt hierbei: Je größer die Wohnanlage und die Gemeinschaft ist, desto mehr Freiheiten genießt ein Hausverwalter.
Ein weiterer wichtiger Grund für eine außerordentliche Kündigung liegt vor, wenn eine Hausverwaltung durch die Abtretung von einem Dritten Ansprüche hat und diese gerichtlich gegen einzelne Mitglieder der Eigentümergemeinschaft durchsetzt. Hierdurch kommt es zu einem Interessenkonflikt und zu einem Vertrauensverlust der Eigentümer. Die Hausverwaltung kümmert sich nicht um ihre eigentlichen Aufgaben, weswegen eine Kündigung angemessen ist. Das gilt jedoch nicht, wenn die Zahlung offener Hausgeldforderungen gerichtlich durchgesetzt wird. Hierzu ist eine Hausverwaltung laut der WEG-Reform von 2020 berechtigt.
Wird eine Hausverwaltung insolvent oder zahlungsunfähig, ist dies ebenfalls ein wichtiger Grund, der eine außerordentliche fristlose Kündigung rechtfertigt. Hierdurch verliert die Eigentümergemeinschaft das Vertrauen in den Umgang der Verwaltung mit Geld. Des Weiteren liegt ein solcher Grund vor, wenn die Verwaltung Straftaten gegen die Eigentümer oder deren Vermögen begeht.
Zu einer außerordentlichen Kündigung kann es zudem kommen, wenn eine Hausverwaltung Beschlüsse nicht oder zu spät umsetzt und hierdurch der Eigentümergemeinschaft ein Schaden entsteht. Hierbei ist aber zu berücksichtigen, das bei einem erstmaligen Fehlverhalten eine Abmahnung ausgesprochen werden muss, damit die Hausverwaltung die Möglichkeit hat, ihr Verhalten zu bessern. Erst im Wiederholungsfall und nach einer erfolglosen Fristsetzung sowie einer Abmahnung kann die Kündigung erfolgen.
Ebenfalls von großem Nachteil für die Eigentümergemeinschaft ist es, wenn die Jahresabrechnung nicht oder wiederholt verspätet erstellt wird. Auch hier muss bei einem erstmaligen Fehlverhalten zunächst eine Abmahnung erfolgen. Zudem ist es nicht hinnehmbar, wenn die Hausverwaltung den Eigentümern die Einsicht in die Unterlagen des Verwalters verwehrt oder es zu einer Vorteilsnahme bei der Vergabe von Aufträgen kommt.
Sondergründe, wenn eine WEG die Hausverwaltung wechseln möchte
Neben den im vorherigen Abschnitt genannten allgemeinen Gründen für eine außerordentliche fristlose Kündigung gibt es noch Gründe, die sich ausschließlich auf eine WEG beziehen. So kann eine Hausverwaltung gekündigt werden, wenn sie die Beschlusssammlung nicht ordnungsgemäß führt, wozu sie nach dem Wohnungseigentumsgesetz verpflichtet ist.
Außerdem kommt es immer wieder vor, dass eine Hausverwaltung die Einberufung einer Eigentümerversammlung vorsätzlich verhindert. Dies ist ein Verstoß gegen ihre vertraglichen Pflichten und kann somit zu einer außerordentlichen Kündigung führen. Wird die Einberufung wiederholt verhindert, kann sie stattdessen durch den Verwaltungsbeirat oder dessen Vertreter anberaumt werden.
Ebenfalls ein wichtiger Grund für eine Abberufung liegt vor, wenn die Hausverwaltung ihrer Neutralitätspflicht nicht gerecht wird. Sie muss bei sämtlichen Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft neutral bleiben und darf das Meinungsbild nicht im eigenen Sinne beeinflussen oder manipulieren. Ebenso ist es nicht erlaubt, bestimmte Parteien innerhalb einer WEG zu bevorzugen, zu benachteiligen oder zu ignorieren.
Zu einem erheblichen Vertrauensverlust kommt es ferner, wenn die Konten der WEG nicht als offene Fremdgeldkonten geführt werden und wenn der Wirtschaftsplan nicht oder wiederholt zu spät angefertigt wird. In diesen Fällen ist es wichtig, dass die Hausverwaltung zunächst abgemahnt wird, bevor eine Kündigung ausgesprochen wird.
Damit in einer WEG alles reibungslos funktioniert, müssen der Verwaltungsbeirat und der Verwalter professionell und kompetent miteinander arbeiten. Kommt es zu einem Streit, für den der Beirat nicht verantwortlich ist, kann eine sinnvolle Zusammenarbeit nicht mehr gewährleistet werden. Das fehlende Vertrauen beeinflusst dann die Beschlussfassung und deren Umsetzung massiv. Liegt die Schuld für ein Zerwürfnis ausschließlich und eindeutig bei der Hausverwaltung, liegt ein wichtiger Grund für eine außerordentliche Kündigung vor.
Für eine außerordentliche Kündigung ist ein Beschluss erforderlich, weswegen eine ordentliche oder außerordentliche Eigentümerversammlung hierfür genutzt werden muss. Die Einberufung hat in Textform zu erfolgen und mindestens ein Viertel der Eigentümer muss ihr zustimmen, damit sie nicht durch den Verwalter abgelehnt werden kann.
Seid der WEG-Reform von 2020 ist ein Vorliegen eines wichtigen Grundes für eine sofortige Kündigung nicht mehr erforderlich. Durch einen Mehrheitsbeschluss kann mit einer Frist von höchstens sechs Monaten immer gekündigt werden. Liegt ein wichtiger Grund vor, ist es allerdings bis heute möglich, fristlos zu kündigen.
Hausverwaltung wechseln – Die Suche breit aufstellen
Wenn Eigentümer ihre Hausverwaltung wechseln wollen, sollten sie sich frühzeitig auf die Hausverwaltersuche und neuen Angeboten machen. Der Preis ist nicht das einzige ausschlaggebende Auswahlkriterium, sondern eine optimale Mischung aus Preis, Leistung und Zuverlässigkeit sollte angestrebt werden. Außerdem ist es von Vorteil, wenn der Hausverwalter sympathisch ist und einen guten Draht zu den einzelnen Eigentümern hat. Deswegen ist es zwingend notwendig, mehrere Angebote einzuholen und zu vergleichen.
Dieses Vorgehen nimmt einige Zeit in Anspruch. Insbesondere wenn es keinen Verwaltungsbeirat gibt und unterschiedliche Ansichten unter den Eigentümern herrschen, was eine gute Hausverwaltung auszeichnet, sollte genügend Zeit für die Suche eingeplant werden. Üblicherweise ist es so, dass die Dauer beim Wechsel einer Hausverwaltung von der Größe der Immobilie und den gewünschten Dienstleistungen abhängt. Zumeist liegt die Dauer zwischen einigen Wochen und Monaten. Außerdem stellt sich die Frage, wie lange es dauert, bis eine Eigentümerversammlung einen entsprechenden Beschluss fasst. In einer außerordentlichen Eigentümerversammlung ist das zeitnah möglich, bis zur nächsten ordentlichen Versammlung kann einige Zeit vergehen.
Entscheidend ist, dass sich die WEG genügend Zeit für die Auswahl der neuen Hausverwaltung nimmt und sich nicht unter Druck setzen lässt. Die finale Entscheidung erfolgt im Rahmen der Eigentümerversammlung. Dies ist aber nur dann möglich, wenn mindestens drei Angebote unterschiedlicher Verwaltungen vorliegen und der Punkt rechtzeitig in die Tagesordnung aufgenommen wurde.
Achtung: Teil kursieren onlinebasierte Verwaltungen im Internet. Hier wird der gesetzlichen Vorschrift von drei Angeboten nicht Rechnung getragen. Eine juristische Auseinandersetzung im Nachgang darf zumindest in vielen Eigentümergemeinschaften zu erwarten sein, die richterliche Prüfung steht hierzu aus. Ohnehin bedürfen solche digitalen Verwaltungen ein hohes Maß an Fachkompetenz im Bereich der Verwaltung von Immobilien. Wer sich das nicht allumfänglich zutraut, sollte sich für die persönliche Begleitung einer erfahrenen und regionalen Verwaltung entscheiden.
Ohnehin sind regionale Kompetenzen und Netzwerke unerlässlich wichtig für die positive Entwicklung der WEG. Die monatlichen Kosten einer „realen“ Mietverwaltung oder WEG-Verwaltung stehen erfahrungsgemäß immer im Verhaltnis zu den Kompetenzen und Serviceleistungen.
Diese Kriterien spielen bei der Auswahl einer Hausverwaltung eine wichtige Rolle
Sollte eine WEG ihre Hausverwaltung wechseln wollen, stellt sich die Frage, anhand welcher Kriterien man die besten Dienstleister auswählt. Hierfür ist es zunächst entscheidend, sich über den eigenen Bedarf und die individuellen Wünsche bewusst zu werden. Am besten wird eine Liste mit unterschiedlichen Verwaltungen, die in Frage kommen, erstellt und deren individuelle Leistungen und Besonderheiten werden einander gegenübergestellt.
Hierbei ist es wichtig, darauf zu achten, wie gut der jeweilige Anbieter digital aufgestellt ist. Heutzutage ist es wichtig, dass ein Online-Kundenportal bereitsteht und das die Verwaltung softwaregestützt arbeitet. Nur so wird eine schnelle Bearbeitung erreicht.
Sobald feststeht, dass man die alte Hausverwaltung wechseln möchte, sollte direkt mit der Suche nach neuen Dienstleistern begonnen werden. Das spart eine Menge Zeit. Wird Kontakt zu einer Hausverwaltung aufgenommen, bietet es sich an, einen Mustervertrag anzufordern. So sieht man genau, ob die Vertragsbedingungen mit den angekündigten Leistungen und dem individuellen Bedarf deckungsgleich sind.
Hinweis: Es empfiehlt sich, sich bei der Suche nach einer Hausverwaltung nicht allein auf eine Einzelperson zu verlassen, sondern mit dem 4- oder 6-Augenprinzip zu arbeiten. So kommt es nicht so leicht zu Fehlern oder dazu, das wichtige Punkte übersehen werden.
Hausverwaltung wechseln – Einen neuen Verwalter bestellen
Sobald die bisherige Hausverwaltung abbestellt wurde, ist es möglich, eine neue Verwaltung zu beauftragen. Am besten liegen die entsprechenden Angebote schon vor, sodass die Beschlussfassung unmittelbar vorgenommen werden kann. Das ist bei einer Mietverwaltung besonders leicht. Hier kann unmittelbar ein Vertrag mit einem Verwalter geschlossen werden, der zu den eigenen Vorstellungen passt. Wichtig ist, dass neben den Leistungen und den Kosten auch die persönliche Sympathie berücksichtigt wird.
In einer WEG müssen zusätzliche Aspekte bei der Suche nach einem neuen Hausverwalter bedacht werden. Immerhin entscheidet nicht nur eine Person allein, sondern die Eigentümergemeinschaft als Ganzes. Bevor ein Beschluss gefasst werden kann, müssen mehrere Angebote unterschiedlicher Verwaltungen eingeholt und verglichen werden. Das erledigt üblicherweise der Verwaltungsbeirat. Danach werden die drei passendsten Anbieter ausgesucht und in die Eigentümerversammlung eingeladen.
Es ist entscheidend, die Punkte zur Beschlussfassung in die Tagesordnung einfließen und diese der Hausverwaltung rechtzeitig zukommen zu lassen. Spätestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin müssen sie vorliegen. Eine Abweichung hiervon ist nur in ganz besonders dringlichen Fällen möglich.
Hinweis: Das Ziel dieses Vorgehens ist es, allen Eigentümern die Möglichkeit zu geben, sich ausführlich mit den einzelnen Angeboten zu beschäftigen. So wissen sie genau, worauf sie sich einlassen, und müssen keinen Beschluss über etwas fassen mit dem sie sich nicht haben beschäftigen können und das eventuell nicht ihren Vorstellungen und Erwartungen entspricht.
Während der Eigentümerversammlung stellen sich die verschiedenen Kandidaten vor und präsentieren ihre Leistungen und Besonderheiten. Es ist von Vorteil, wenn die einzelnen Bewerber hierbei transparent vorgehen und klar verständlich kommunizieren. Das ist später im Alltagsgeschäft mit ihnen ausgesprochen hilfreich. Nachdem sich alle Kandidaten vorgestellt haben, findet die eigentliche Abstimmung statt. Sobald diese erfolgt ist, kann ein Verwaltervertrag aufgesetzt werden.
Den Verwaltervertrag sorgfältig aufsetzen
Um für eine größtmögliche Transparenz zu sorgen, ist es wichtig, sämtliche Vereinbarungen zwischen Eigentümergemeinschaft und Hausverwaltung in einem schriftlichen Verwaltervertrag festzuhalten. Auf diesen können sich alle Beteiligten bei Fragen, Probleme und Unsicherheiten stützen und so für Klarheit und Transparenz sorgen. Insbesondere die verlangten Leistungen und die hierfür anfallenden Kosten müssen in einem solchen Vertrag zu finden sein.
Der Verwaltervertrag wird üblicherweise einerseits von den Dienstleistern und andererseits vom Verwaltungsbeirat unterschrieben. Wenn es keinen solchen Beirat gibt, muss mindestens ein Eigentümer per Beschluss dazu ermächtigt werden, die Eigentümergemeinschaft zu vertreten und den Vertrag in ihrem Namen zu unterschreiben. Ein solcher Beschluss kann ebenfalls nur gefasst werden, wenn er zuvor in die Tagesordnung aufgenommen wurde. All dies ist nicht nötig, wenn eine Mietverwaltung eingestellt werden soll.
Eigentümer sollten sich klar machen, dass ein guter Verwalter niemals Druck ausübt und eine schnelle Unterschrift will. Er nimmt sich Zeit, erklärt sich bereit, Details und Fragen zu klären, und ist in Bezug auf einzelne Aspekte zu Kompromissen oder Verhandlungen bereit. Skeptisch sollten Eigentümer werden, wenn ein Vertrag über 5 Jahre festgelegt werden soll und wenn deutlich wird, dass im Laufe der Zeit der Vertrag kontinuierlich teurer wird.
Der Wechsel von einem Verwalter zum anderen
Sobald die neue Hausverwaltung im Amt ist, müssen die bisherigen Unterlagen übergeben werden. Dies erfolgt in vielen Fällen problemlos, da die bisherige Hausverwaltung bis zum eigentlichen Kündigungsdatum dazu verpflichtet ist, ihrer Tätigkeit gewissenhaft weiter nachzugehen. Entsprechend muss sie die sogenannte „Nachwirkung und Abwicklung“ in die Wege leiten, um der zukünftigen Hausverwaltung ihre Arbeit so einfach wie möglich zu machen. Die Eigentümer selbst müssen sich hierbei um nichts kümmern. Zu den drei großen Aufgaben in diesem Bereich gehören die Herausgabe von Unterlagen und des Vermögens, die Erstellung noch offener Jahresabrechnungen und die Informationspflicht gegenüber der neuen Hausverwaltung.
Sämtliche Unterlagen müssen herausgegeben werden
Der bisherige Verwalter muss mit dem Ende seiner Bestellung sämtliche Dokumente an die neue Hausverwaltung übergeben. Hierzu gehören unter anderem Teilungserklärungen bei einer WEG, Beschlusssammlungen und ähnliches. Sämtliche Dokumente sind im Original zu übergeben und eine Zeitverzögerung muss die Hausverwaltung hierbei nach besten Kräften ausschließen.
Die Aufgabe der neuen Hausverwaltung besteht darin, die Unterlagen im Büro der bisherigen Hausverwaltung abzuholen. Diese muss die Unterlagen geordnet, vollständig und abholbereit bereitstellen, sobald der Nachfolger kommt. Die Überführung in das Büro der neuen Hausverwaltung gehört nicht zu den Pflichten der bisherigen Hausverwaltung. Allerdings ist sie zur Herausgabe verpflichtet und eine Verzögerung oder Verweigerung der Herausgabe ist nicht zulässig. So urteilte des Oberlandesgericht Hamm am 22.07.2017 unter dem Aktenzeichen Az.: 15 W 181/06.
Achtung: Nicht alles, was für eine WEG gesetzlich geregelt ist, liegt auch für Mietwohnungen in geschriebenem Recht vor. Deswegen ist es bei einer Mietverwaltung empfehlenswert, sämtliche Regeln im Verwaltervertrag schriftlich festzuhalten.
Das richtige Vorgehen, wenn beim Hausverwaltung wechseln Dokumente unvollständig sind
Gelegentlich kommt es vor, dass die übergebenen Unterlagen unvollständig sind. Dann haben die Eigentümer das Recht, einen Antrag auf „eidesstattliche Versicherung der Vollständigkeit und Richtigkeit“ bei Gericht einzureichen. Die Hausverwaltung versichert dann an Eides statt, dass sämtliche Unterlagen korrekt und vollständig übergeben wurden. Stellt sich später heraus, dass dies nicht der Fall war, können die Eigentümer Schadensersatzansprüche geltend machen. Dieses Vorgehen ist besonders dann zu empfehlen, wenn die Eigentümer ihre Hausverwaltung wechseln wollten, weil diese unzuverlässig oder nicht sorgfältig genug gearbeitet hat.
Neben den Unterlagen werden bei der Übergabe die Vermögen der WEG sowie sämtliche Konten an die neue Verwaltung übergeben. Werden von der bisherigen Hausverwaltung die Konten nicht freigegeben, haben Hausverwalter die Möglichkeit, bei den Banken und Kreditinstituten spezielle Kontenzugänge anzufragen. Sobald die neue Verwalterbestellung vorliegt, werden die Konten und das Vermögen von den Geldinstituten bereitgestellt.
Das gilt für die Erstellung der Jahresabrechnung
Nicht immer findet der Wechsel einer Hausverwaltung zum Ende eines Abrechnungszeitraums statt. Dann stellt sich immer wieder die Frage, wer für die Erstellung ausstehender Jahresabrechnungen verantwortlich ist hierbei geht es dann um die Betriebskosten, die Nebenkosten und das Hausgeld. Wer für die Erstellung zuständig ist hängt davon ab, um welche Art von Immobilie es sich handelt und zu welchem Zeitpunkt der Wechsel der Hausverwaltung erfolgt.
Findet der Wechsel zum Ende des Wirtschaftsjahres statt, so muss die bisherige Verwaltung die Abrechnungen nicht mehr vornehmen, urteilte das Landgericht Bonn am 23.03.2010 mit dem Aktenzeichen Az.: 8 S 286/09. Findet die Vertragsbeendigung innerhalb eines Jahres statt, muss geprüft werden, ob entsprechende Regelungen im Verwaltervertrag zu finden sind. Beendet ein WEG-Verwalter seine Tätigkeit in der zweiten Jahreshälfte, muss er die Hausgeldabrechnung nicht mehr erstellen. Findet der Wechsel vor dem 30.05 statt, muss er die Abrechnung für das Vorjahr noch anfertigen. Definitiv erstellen muss der bisherige Verwalter jedoch eine endgültige Abrechnung seiner Kosten für die Eigentümergemeinschaft.
Nicht zuletzt besteht eine sogenannte Informationspflicht. Falls die bisherige Hausverwaltung wichtige Informationen hat, die beispielsweise den Zustand der Immobilie oder das Gemeinschaftsvermögen betreffen, die sich nicht aus den übergebenen Unterlagen ergeben, müssen diese Informationen den neuen Hausverwaltung mitgeteilt werden.
Diese Pflichten gelten für die neue Hausverwaltung
Nachdem der Verwalterwechsel vollzogen wurde, sind verschiedene Aufgaben zu erledigen, denen sich die neue Hausverwaltung zeitnah und sorgfältig widmen sollte. Unter anderem ist es entscheidend, die Unterlagen, die sie erhalten hat, sorgfältig zu prüfen. Hierzu gehört unter anderem, zu klären, ob die jeweiligen Unterlagen vollständig und korrekt sind. So gewinnt die Hausverwaltung gleich einen Eindruck von der Eigentümergemeinschaft und der jeweiligen Immobilie. Dasselbe gilt für die Vermögensituation, die sich ebenfalls aus den Unterlagen ergibt.
Eine weitere Aufgabe besteht darin, einen Plausibilitätscheck von Jahresabrechnungen und Rechnungslegung durchzuführen. Hierbei wird geprüft, ob die Bücher eine Kontinuität aufweisen und die Rechnungen stimmig sind. Erfahrene Hausverwaltungen erkennen schnell, wenn hier Ungenauigkeiten oder Unstimmigkeiten vorliegen. Ebenso müssen die einzelnen Versicherungspolicen geprüft und geschaut werden, ob der aktuelle Versicherungsschutz noch ausreichend ist.
In einem weiteren Schritt beschäftigt sich die neue Hausverwaltung dann mit den bestehenden Verträgen und den übertragenen Verkehrssicherungspflichten, wie dies meist bei einem Winterdienst der Fall ist. Auf diese Weise wird deutlich, ob tatsächlich die besten Verträge abgeschlossen wurden oder ob ein Optimierungsbedarf besteht. Anschließend werden die Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüche, die existieren, geprüft, um eventuelle verjährungshemmende Maßnahmen ergreifen zu können. In einem letzten Schritt wird dann kontrolliert, ob laufende Gerichtsverfahren vorliegen.
Diese Kontrolle der unterschiedlichen Unterlagen ist jedoch nur ein Teil der Aufgaben, mit denen sich eine neue Hausverwaltung konfrontiert sieht. Ebenso muss sie eine Begehung des Objektes vornehmen, um sich einen Eindruck vor Ort zu verschaffen. Dies geschieht am besten in Kooperation mit dem Verwaltungsbeirat. Dieser kann eventuell bestehende Altschäden benennen oder auf Probleme, die bereits bekannt sind, hinweisen. Auf diese Weise hat die neue Hausverwaltung einen guten Überblick, wie es um die Immobilie und die Gemeinschaft bestellt ist, und kann dies bei ihrer späteren Arbeit berücksichtigen.
Fazit: Das Hausverwaltung wechseln kostet Zeit
Wer eine Hausverwaltung wechseln möchte, muss vielfältige Aspekte berücksichtigen. Das gesamte Verfahren ist komplex und nimmt eine Menge Zeit in Anspruch. Deswegen ist es wichtig, sich mit einem solchen Wechsel frühzeitig zu beschäftigen und rechtzeitig alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um Verzögerungen und Störungen zu vermeiden.
Besonders entscheidend ist es, sämtliche bestehenden juristischen und vertraglichen Regelungen zu berücksichtigen und einzuhalten damit der Wechsel der Hausverwaltung schnell vonstatten geht und es möglichst zu keinen rechtlichen Problemen kommt. Insbesondere ist es wichtig, vielfältige Angebote einzuholen und genau zu überprüfen, bevor man diese in einer Eigentümerversammlung zur Wahl stellt. Durch einen professionell durchgeführten Verwalterwechsel steigt üblicherweise die Zufriedenheit der Eigentümer und der Bewohner und der Wert des Gemeinschaftseigentums erhöht sich.
Es ist daher entscheidend, keine übereilten Entscheidungen zu treffen, sondern immer sorgfältig und mit Detailliebe vorzugehen. So lässt sich ein nahtloser Übergang zwischen den einzelnen Verwaltern herstellen und die Wünsche und Bedürfnisse der WEG berücksichtigen. Je transparenter die Kommunikation zwischen allen Beteiligten abläuft, desto besser gelingt der Wechsel und desto zufriedener sind alle mit dem Ausgang.
Eine Hausverwaltung wechseln, ega ob Miet- oder WEG-Verwaltung, sollte im Ergebnis nicht bei einem onlinebasierten Verwalter-Tool enden. Regionale Kompetenzen und Netzwerke, wie auch der vertraute und persönliche Kontakt zu Profis sind essenziell.
Artikelbild von Freepiks
