Die Heizkostenverordnung setzt die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Verteilung von Heizkosten. Sie gilt bereits seit 1981, wurde seither jedoch mehrfach erweitert und aktualisiert. Sie sorgt für eine größtmögliche Transparenz bei Vermietern und Mietern und erleichtert die Erstellung einer Heizkostenabrechnung. Speziell Vermieter sollten sich mit der Heizkostenverordnung auskennen, um bei der Abrechnung keine Fehler zu machen.
Die Abrechnung von Heizkosten ist dank der sogenannten Heizkostenverordnung angenehm einfach. In ihr ist unter anderem geregelt, welche Kosten umlagefähig sind und wie in Bezug auf Verbundanlagen zu verfahren ist. Vermieter erleichtern sich durch die Verordnung die Erstellung der Heizkostenabrechnung und Mieter können die Abrechnung mühelos überprüfen. Neben der Heizkostenabrechnung ist die Betriebskostenabrechnung die wohl wichtigste Abrechnung der laufenden Kosten einer Immobilie.
Was es in Bezug auf die Heizkostenverordnung zu wissen gibt und in welchen Bereichen sie insbesondere zum Einsatz kommt, veranschaulicht dieser Artikel.
Hintergrundwissen zur Heizkostenverordnung
Um die Heizkosten korrekt ermitteln und verteilen zu können, ziehen Vermieter die Heizkostenverordnung heran. Diese bringt den Vorteil mit sich, dass sie immer eingesetzt werden kann, unabhängig davon, welche Energieform in der jeweiligen Immobilie verwendet wird. Auf Grundlage der Verordnung wird die jährliche Heizkostenabrechnung erstellt, wobei die §§ 7 bis 9 besonders relevant sind.
Die Heizkostenverordnung gilt für alle Immobilien mit mindestens zwei Wohneinheiten, die eine zentrale oder gemeinschaftliche Heiz- und Warmwasseranlage nutzen. Es gibt einige Ausnahmen, die in § 2 HeizkostenV geregelt sind. So muss die Verordnung beispielsweise nicht angewendet werden, wenn eine Immobilie lediglich zwei Wohneinheiten besitzt und eine davon vom Vermieter selbst genutzt wird. Ebenso wenig gilt sie für Einfamilienhäuser und Gebäude bei denen eine Etagenheizung zum Einsatz kommt oder alle Wohnungen mit einem individuellen Heizsystem ausgestattet sind.
Weitere Ausnahmen sind Passivhäuser und Wohnungen, in denen die Mieter den Wärmeverbrauch nicht selbst regeln können. Auch bei Pflege- und Studentenwohnheimen findet die Heizkostenverordnung keine Anwendung. In einigen Fällen kann es sein, dass es für Vermieter unwirtschaftlich wäre, individuelle Verbrauchsmessgeräte anzubringen. Auch dann muss die Verordnung nicht angewendet werden.
Hinweis: In allen Fällen, bei denen die Heizkostenverordnung nicht zum Tragen kommt, werden die Heizkosten mittels Wohnfläche verteilt oder direkt in die Mietkosten aufgenommen.
Diese Kosten sind umlagefähig
Nicht alle Heizkosten können von den Vermietern an ihre Mieter weitergegeben werden. In § 7 Abs. 2 HeizkostenV ist deswegen genau festgehalten, welche Kosten umlagefähig sind. Hierzu gehören beispielsweise die Lieferung und der Verbrauch von Brennstoffen sowie der Betriebsstrom. Auch die Kosten, die mit der Bedienung, Überwachung und Pflege einer Heizungsanlage einhergehen, dürfen an die Mieter weitergegeben werden. Kosten für regelmäßige Prüfungen, um die Einsatzbereitschaft und Sicherheit einer Anlage zu kontrollieren, sind ebenso umlagefähig wie die Kosten, die für die Einstellung der Anlage durch Experten anfallen.
Die Anlage und der Betriebsraum müssen regelmäßig gereinigt werden und das Bundesimmissionsschutzgesetz schreibt regelmäßige Messungen vor. Die entsprechenden Kosten sind ebenfalls umlagefähig. Dasselbe gilt für die Anmietung oder sonstige Gebrauchsüberlassung von Messtechnik und alle für die Verbrauchserfassung notwendigen Ausstattungsmerkmale. Zudem regelt § 6a HeizkostenV alle Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen, die ebenfalls an die Mieter weitergegeben werden dürfen.
Umlagefähige Kosten gibt es nicht nur bei der Wärmeversorgung, sondern auch beim Warmwasser. Die Grundgebühren und die Zählermiete dürfen hier ebenso weitergegeben werden wie der Wasserverbrauch und etwaige Zwischenzähler. Die Kosten für die Wassererwärmung sind ebenso umlagefähig wie der Betrieb von Wasserversorgungs- und Wasseraufbereitungsanlagen. Die Kosten für die Aufbereitungsstoffe dürfen Vermieter ebenfalls an ihre Mieter weitergeben. Nicht zuletzt besteht die Möglichkeit, den Betrieb der Hausanlagen und die Warmwasserlieferung an die Mieter auszulagern.
Ebenfalls von Bedeutung ist § 8 HeizkostenV. Hierin ist festgeschrieben, dass mindestens 50%, aber höchstens 70% der Kosten nach dem jeweiligen Verbrauch der Mieter abzurechnen sind. Für die restlichen Kosten kommt der Verteilerschlüssel Wohnfläche zum Einsatz.
Das ist bei Verbundanlagen zu berücksichtigen
Um zu heizen und warmes Wasser zu erzeugen, kann eine Verbundanlage zum Einsatz kommen. Dann gelten spezielle Regelungen. Die Kosten, die für den Betrieb der Anlage anfallen, müssen auf die verschiedenen Mietparteien aufgeteilt werden. Liegt ein Heizkessel vor, erfolgt die Ermittlung der Berechnung anhand des Brennstoff- oder Energieverbrauchs. Kommt eine gewerbliche Wärmelieferung zum Einsatz, müssen die jeweiligen Anteile am Wärmeverbrauch ermittelt werden. Die nicht einheitlich entstandenen Kosten werden zu den einheitlich entstandenen Kosten hinzuaddiert.
Des Weiteren ist es wichtig, den Anteil der zentralen Wärmeversorgungsanlage zu bestimmen. Dieser berechnet sich aus dem Gesamtverbrauch minus dem Verbrauch der zentralen Warmwasserversorgungsanlage. Eine Ausnahme liegt lediglich vor, wenn eine Immobilie weder mit Heizkessel noch durch eine gewerbliche Wärmelieferung versorgt werden kann. Dann werden für die Kostenaufteilung die in § 9 Abs. 1 HeizkostenV festgehaltenen Regeln angewendet.
Hinweis: Die Messung des jeweiligen Verbrauchs muss mit einem Wärmezähler erfolgen. Eine Ausnahme liegt nur dann vor, wenn ein solcher Zähler eine unzumutbare Belastung für die Vermieter darstellen würde. In diesem Fall erfolgt die Verbrauchsermittlung anhand einer Formel.
Anpassungen an der Heizkostenverordnung
Die Heizkostenverordnung stammt ursprünglich aus dem Jahr 1981. Seither haben jedoch zahlreiche wirtschaftliche, politische und ökologische Wandlungsprozesse stattgefunden. Um diesen Rechnungen zu tragen, werden immer wieder Novellierungen der Heizkostenverordnung vorgenommen. Die bisher aktuellste Anpassung fand im Jahr 2021 statt. Das Ziel hierbei war es, die Vorgaben umzusetzen, die die Energieeffizienzrichtlinie 2012/27/EU (EED = Energy Efficiency Directive) vorgibt.
Diese schreibt unter anderem vor, dass Mieter monatlich über ihren Verbrauch informiert werden müssen. Hierdurch soll einerseits für eine hohe Transparenz gesorgt und Verbraucher andererseits zu einem energiesparenden Verhalten motiviert werden. Technisch wird diese Vorgabe über fernablesbare Zähler umgesetzt. Hierbei werden klare Fristen vorgegeben, bis zu denen die Vorgaben umgesetzt sein müssen.
Die wichtigsten Änderungen im Überblick
Im Rahmen der Anpassung der Heizkostenverordnung sind verschiedene Änderungen in Kraft getreten, die Vermieter unbedingt berücksichtigen müssen. Besonders wichtig zu beachten ist, dass eine Pflicht besteht, fernablesbare Geräte in der Mietimmobilie zu installieren. Die entsprechenden Regelungen sind in § 5 HeizkostenV festgehalten. Das bedeutet, dass die Firmen nicht mehr in die einzelnen Wohnungen gehen müssen, um die Messgeräte abzulesen.
Ab Inkrafttreten der Novellierung hatten Vermieter ein Jahr lang Zeit, um die Anpassungen vorzunehmen. Sie mussten somit Ende Dezember 2022 abgeschlossen sein. Seither sind bei Neuinstallationen nur noch fernablesbare, interoperable und Smart Meter Gateway (SMGW) kompatible Messgeräte zulässig. Für bereits installierte Messgeräte besteht noch eine Frist bis Ende 2026. Bis dahin müssen sämtliche vorhandenen Geräte ausgetauscht werden. Danach sind nur noch fernablesbare Modelle zulässig. Bis Ende 2031 müssen sämtliche verbauten Messgeräte interoperabel und SMGW kompatibel sein.
Die zweite wichtige Änderung besagt, dass Mieter nun ein Recht auf unterjährige Verbrauchsinformationen haben. Für sämtliche fernablesbaren Messgeräte, die bereits installiert sind, gilt seit dem 01.01.2022, dass Vermieter ihren Mietern diese unterjährigen Verbrauchsinformationen bereitstellen müssen. Das kann sowohl per Post als auch per E-Mail oder App erfolgen. Bisher genügte es, Verbrauchsinformationen bei der Heizkostenabrechnung zum Jahresende mitzuteilen. Das Ziel der monatlichen Verbrauchsinformationen ist es, für eine größtmögliche Transparenz bei den Verbrauchern zu sorgen und sie zu animieren, Energieeinsparpotenziale auszunutzen.
Die dritte große Änderung betrifft die Heizkostenabrechnung selbst. In dieser müssen nun deutlich mehr Informationen als bisher enthalten sein. Hierdurch soll eine noch bessere Übersichtlichkeit erreicht werden, um so deutlich zu machen, an welchen Stellen Energie eingespart werden kann. § 6a HeizkostenV regelt, welche neuen Informationen enthalten sein müssen.
Seit den Anpassungen an der Verordnung muss in der Heizkostenabrechnung ein Überblick über die vollständigen Energiekosten und ein Vergleich mit dem Vorjahresverbrauch enthalten sein. Dieser muss zwingend witterungsbereinigt sein. Außerdem muss ein Vergleich zu einem normierten Durchschnittsnutzer geboten werden, damit die Mieter erkennen, ob ihr Verbrauch überdurchschnittlich, normal oder unterdurchschnittlich ist.
Ebenfalls nötig ist es, den eingesetzten Energiemix sowie den individuellen Anteil einzelner Energieträger anzugeben. Die CO2-Emissionsdaten müssen ebenso enthalten sein wie der tatsächliche Energiepreis und die anfallenden Steuern, Abgaben und Zölle. Eventuelle Entgelte für die Messtechnik und die Kontaktinformationen von Verbraucherorganisation gehören neuerdings ebenfalls in die Abrechnung. Nicht zuletzt müssen bei Verbraucherverträgen Möglichkeiten zu Streitbeilegungsverfahren genannt werden.
Neuerungen bei der Heizkostenverordnung 2024
Im Oktober 2024 greift eine neue Anpassung der Heizkostenverordnung, die sich auf Wärmepumpen bezieht. Bisher sieht § 11 HeizkostenV vor, dass Vermieter beim Einsatz einer Wärmepumpe die Heizkosten nicht verbrauchsabhängig berechnen müssen. Ab dem 01.10.2024 gilt für alle Immobilien, die vorrangig Wärme und Warmwasser über eine Wärmepumpe beziehen, § 7 HeizkostenV. Falls bis dahin noch keine Geräte für eine verbrauchsabhängige Erfassung vorhanden sind, müssen diese bis spätestens Ende September 2025 nachgerüstet werden.
Das sollten Vermieter zur Heizkostenabrechnung wissen
Die Heizkostenabrechnung müssen Vermieter einmal pro Abrechnungszeitraum erstellen. Sie gibt Auskunft über den Verbrauch der Mieter und die dabei entstandenen Kosten für das Heizen und Warmwasser. Der Abrechnungszeitraum umfasst ein Jahr. Die Mieter sehen somit auf einen Blick, wie ihr Verbrauch war, und können eventuell Einsparungen vornehmen.
Hinweis: Eine Heizkostenabrechnung müssen Vermieter immer dann erstellen, wenn es im Mietobjekt eine zentrale Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage gibt.
In Bezug auf die Heizkostenabrechnung gibt es einige Neuerungen zu beachten. Beispielsweise gilt jetzt das Kohlendioxidaufteilungsgesetz, das besagt, dass CO2-Kosten zwischen Vermietern und Mietern aufgeteilt werden müssen. Die jeweiligen Anteile berechnen sich anhand eines Stufenmodells, das unter anderem den energetischen Zustand der jeweiligen Immobilie berücksichtigt. Zuvor konnten diese Kosten komplett an die Mieter weitergegeben werden. In der Heizkostenabrechnung müssen die CO2-Kosten seit dem 01.01.2023 nun einzeln ausgewiesen und transparent gemacht werden.
Besteht eine Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten und kommen Vermieter dieser Pflicht nicht nach, dürfen Mieter die Abrechnung um 15% kürzen. Die geltenden Kürzungsrechte sind in Paragraph 12 HeizkostenV zu finden. Werden keine fernablesbaren Zähler angebracht oder keine monatlichen Verbrauchsinformationen bereitgestellt beziehungsweise nicht vollständig übermittelt, darf eine Kürzung um 3% vorgenommen werden. Grundsätzlich ist somit eine Kürzung der Abrechnung um bis zu 21% möglich. Um das zu vermeiden, sollten Vermieter alle geltenden Vorschriften einhalten.
Aufbau der Abrechnung
Eine Heizkostenabrechnung muss korrekt aufgebaut werden, um gültig zu sein. Das bedeutet unter anderem, dass bestimmte Mindestangaben enthalten sein müssen. Formal ist vorgeschrieben, dass die Kostenzusammensetzung nachvollziehbar und selbst für juristische Laien ohne Vorkenntnisse zur Materie lesbar und verständlich sein muss.
Inhaltlich ist vorgeschrieben, dass die abzurechnende Einheit konkret benannt und der Abrechnungszeitraum eindeutig angegeben wird. Die Gesamtkosten der Immobilie müssen aufgeführt und die Verteilung der verbrauchsabhängigen Kosten und der Festkosten dargestellt werden. Der Verteilerschlüssel muss ebenso genannt werden wie die Daten zu CO2-Emissionen. Außerdem sind Vermieter verpflichtet, einen Vergleich zum Vorjahresverbrauch und zu einem Durchschnittsverbrauch anzugeben und den tatsächlichen Energiepreis zu nennen.
Fazit: Vermieter sollten sich mit der Heizkostenabrechnung auskennen
Die Heizkostenverordnung spielt bei einer korrekten Verteilung der Heizkosten eine wichtige Rolle. In ihr sind unter anderem alle Regelungen aufgeführt, die in Bezug auf die Heizkostenabrechnung gelten. Vermieter erleichtern sich durch die Verordnung die Erstellung der Abrechnung und für Mieter wird eine größtmögliche Transparenz erreicht. Durch verschiedene Neuerungen wird die Heizkostenverordnung immer wieder angepasst und modernisiert. Die neueste Novellierung bezieht sich beispielsweise auf die monatlichen Verbrauchsinformationen. Vermieter sollten sich rechtzeitig mit den Neuerungen auseinandersetzen, da sie fernauslesbare, interoperable und Smart Meter Gateway kompatible Messgeräte organisieren und montieren müssen. Das kostet Zeit und Geld und will daher gut geplant sein.
