Der Verwaltungsbeirat hat in einer WEG eine ganz zentrale Rolle. Im ungünstigen Fall vertritt er die Interessen der WEG aber nicht und überschreitet seine Grenzen. Hier erfahren Sie, was der Beirat nicht darf und wie Sie sich als Eigentümer dagegen wehren können.
Die Unterstützung des Hausverwalters und die Vertretung der Interessen der WEG – Die Aufgaben eines Verwaltungsbeirats sind von großer Bedeutung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Er bildet das Bindeglied zwischen den Eigentümern und dem Verwalter und soll als Vermittler und vor allem als Kontroll- und Prüfungsorgan fungieren. Er stellt insofern die Speerspitze der Eigentümer dar: Das Prüfung des Wirtschaftsplans oder der Jahresabrechnung, genau so wie die Beilegung von Streitigkeiten gehört zu seinen praktischen Aufgaben, um die Interessen und nicht zuletzt auch das Vertrauen der WEG in den Hausverwalter zu gewährleisten und sicherzustellen, dass dieser korrekt arbeitet.
Leider kann der Verwaltungsbeirat aber auch selbst zum „Feind“ werden. Ein problematischer Beirat kann für das Klima und die Effizienz in einer WEG äußerst hinderlich sein und schwerwiegende Folgen haben. Die Bestellung der Mitglieder des Beirats sollten Eigentümer daher au keinen Fall auf die leichte Schulter nehmen, sondern ihre Wahl vielmehr bedacht und überlegt treffen. Doch wo liegen eigentlich die Grenzen dessen, was der Beirat darf und wie sollten Sie als Eigentümer damit umgehen? Hier erfahren Sie, was der Verwaltungsbeirat nicht darf und wie die Wohnungseigentümergemeinschaft dagegen vorgehen kann.
Darum überschreitet der Verwaltungsbeirat überhaupt Grenzen
Die Rolle des Verwaltungsbeirats innerhalb einer WEG ist für ein funktionierendes Miteinander und für das notwendige Vertrauen der Eigentümer in die Verwaltung des Eigentums unabdingbar. Gemäß § 29 Absatz 2 Satz 1 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) unterstützt und überwacht er den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Dazu gehört etwa die Unterstützung bei der Vorbereitung von Eigentümerversammlungen, die Durchsetzung der Hausordnung oder die Beauftragung von Dienstleistern. Der Zweck des Beirats erfasst aber auch die Überwachung und Überprüfung der Verwaltung. Er hat die vom Hausverwalter erstellte Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan zu prüfen. Gemäß § 29 Absatz 2 Satz 2 WEG sollen der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung vom Beirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden, bevor entsprechende Beschlüsse gefasst werden.
Außerdem soll der Beirat auch als Vermittler zwischen Eigentümern und dem Hausverwalter fungieren. Bestehen Unstimmigkeiten oder sogar Unzufriedenheit der Eigentümer mit dem Verwalter, ist der Beirat der Ansprechpartner für beide Seiten und kann zur Beilegung bestehender Streitigkeiten beitragen. Im schlimmsten Fall darf er sogar Aufgaben des Verwalters übernehmen, um die korrekte Verwaltung des Eigentums sicherzustellen. In bestimmten Fällen, vor allem wenn der Verwalter seine Pflichten nicht erfüllt, kann der Verwaltungsbeirat zum Beispiel eine Eigentümerversammlung selbstständig einberufen.
Dennoch ist auch der Beirat an gesetzliche Vorgaben gebunden und darf seine Kompetenzen nicht überschreiten. Gewählt und bestellt von den Eigentümern wahrt der Beirat in den meisten Fällen die Interessen der Gemeinschaft und führt seine Aufgaben gewissenhaft aus. Leider gibt es aber auch Fälle, in denen der Beirat selbst zum Problem wird. Dies könnte auf den ersten Blick verblüffen, da der Beirat grundsätzlich selbst aus Eigentümern besteht. Die Ursachen für Kompetenzüberschreitungen sind aber vielfältig und oft eng mit der Persönlichkeit einzelner Beiratsmitglieder verknüpft. Warum ein Beirat also im konkreten Fall Kompetenzen überschreitet, lässt sich selbstverständlich nicht voraussagen.
Dennoch lassen sich in der Praxis immer wieder ähnliche Muster erkennen, die zu einer Überschreitung von Grenzen seitens des Beirats führen. Gerade aufgrund der Tatsache, dass der Beirat selbst aus Eigentümern zusammengesetzt ist, genießt er häufig ein hohes Ansehen und einen großen Vertrauensvorschuss. Dies ist durchaus verständlich und keineswegs negativ, insbesondere wenn man sich vor Augen führt, dass die Arbeit der Beiratsmitglieder in aller Regel unentgeltlich ist. Dieser Status des Beirats und seiner Mitglieder ist aber nur berechtigt, solange die nicht in ein überzogenes Machtverständnis umschlägt. Wird aus der wichtigen und verantwortungsvollen Aufgabe ein Machtinstrument, sind Konflikte unausweichlich – vor allem, wenn sich Beiratsmitglieder mehr um ihre persönlichen, als um die Gemeinschaftsinteressen kümmern.
Ein häufiges Problem entsteht, wenn Beiratsmitglieder anfangen, anderen Eigentümern oder externen Dienstleistern Anweisungen zu erteilen oder sie sich anmaßen ihre Prüf- und Kontrollfunktion gegenüber dem Verwalter auch auf die Eigentümer oder externe Unternehmen ausweiten zu wollen. Dies kann dazu führen, dass zuverlässige Dienstleister, die sich gegenüber der WEG durch gute Leistungen bewährt haben, künftig keine Aufträge mehr annehmen wollen. Insbesondere führt dies aber häufig auch zu Zerwürfnissen zwischen den Beiratsmitgliedern und den anderen Eigentümern.
Auch der Tatbestand, dass ein Mitglied im Verwaltungsbeirat selbst nicht Eigentümer der Immobilie ist, kann problematisch sein. Letztlich geht es auch um Identifiaktion mit dem Objekt und dies kann in diesem Falle zu Versäumnissen führen.
Doch auch das andere Extrem ist keineswegs vielversprechender: Ein Beirat, der aus Angst vor Konflikten Missstände nicht anspricht, wenn der Verwalter seine Pflichten verletzt, vertritt die Interessen der Eigentümer nicht und kommt seinen gesetzlichen Pflichten nicht nach. Ein engagierter Beirat sollte den Mut haben, Probleme anzusprechen – und das Pflichtbewusstsein sollte stets über dem Bedürfnis nach Harmonie oder Anerkennung stehen. EIN guter Beirat setzt dem Verwalter an den nötigen Stellen deutliche Grenzen und kommt seiner Rolle als Prüf- und Kontrollorgan gewissenhaft nach. Scheu vor Konfrontationen verträgt sich mit dieser wichtigen Aufgabe nicht. Aus diesem Grund ist es von großer Bedeutung, dass die Beiratsmitglieder sich ihrer Aufgabe und ihrem Zweck vollständig bewusst sind.
Dann überschreitet der Verwaltungsbeirat seine Grenzen
Selbstverständlich können nicht nur die Gründe für Grenzüberschreitungen, sondern auch die Grenzüberschreitungen selbst vielfältig sein. Sie können rechtlich, aber auch persönlich sein. In rechtlicher Hinsicht lässt sich grundsätzlich sagen, dass die Befugnisse des Beirats da enden, wo die Aufgaben des Verwalters beginnen.
Die Aufgaben des Beirats sind in § 29 Abs. 2 WEG geregelt – insbesondere die Unterstützung und Kontrolle des Verwalters ist dabei der zentrale Zweck. Dieser Aufgabenbereich ersetzt aber nicht die Hausverwaltung und bemächtigt den Beirat auch nicht, sich diese zu eigen zu machen. Eine klare Trennung zwischen den6 Zuständigkeiten des Verwalters und des Beirats sind daher nicht nur in der Theorie, sondern vor allem in der Praxis wichtig. Der Beirat kann vermitteln, informieren und Vorschläge machen – er darf jedoch keine Anweisungen oder Entscheidungen im Namen der WEG treffen. Zudem besitzt er keine Weisungsbefugnis gegenüber Eigentümern oder dem Verwalter. Schließlich ist nicht der Beirat, sondern der Verwalter mit der Verwaltung des Eigentums und der Gemeinschaft beauftragt.
Rechtliche Kompetenzüberschreitung von Seiten des Verwaltungsbeirats können daher etwa in einem Eingriff in die Selbstverwaltung und die Beschlussfassung liegen. Dies wäre etwa das eigenmächtige Aufheben von Beschlüssen oder entsprechende Anweisungen gegenüber dem Verwalter oder den Eigentümern. Auch die Erteilung von Redeverboten auf Eigentümerversammlungen überschreitet daher eindeutig die Kompetenzen des Beirats.
Die Überschreitung der Befugnisse kann zudem auch in einem organisatorischen oder sogar baulichen Eingriff liegen. So ist es dem Beirat keineswegs gestattet die Hausordnung selbst zu erstellen oder selbst bauliche Veränderungen ohne Beschluss durchführen zu lassen. Nicht selten liegt das unzulässige Verhalten eines problematischen Beirats auch im Abschluss oder der Kündigung von Verträgen im Namen der WEG, der Beauftragung von Handwerkern oder Dienstleistern ohne Beschluss oder der Abnahme von Leistungen ohne Zustimmung der Eigentümergemeinschaft. Auch zu diesen Handlungen ist der Beirat aber nicht befugt, sondern es ist Aufgabe des Verwalters und der Eigentümergemeinschaft durch Beschluss, rechtliche Bindungen und Verträge einzugehen.
Schließlich und wahrscheinlich am häufigsten überschreitet der Verwaltungsbeirat seine Befugnisse in finanzieller und damit für die WEG in besonders sensibler Hinsicht. Dem Beirat steht der Zugriff oder sogar die Verwaltung von WEG-Konten ausdrücklich nicht zu. Er darf zudem auch keine Entscheidungen über die Erhaltungsrücklage treffen. Auch die Forderung von Vergütung über den Aufwandsersatz hinaus gehören nicht zu den Kompetenzen des Beirats in seiner vom Gesetz ausgestalteten Rolle.
So können sich Eigentümer gegen einen problematischen Beirat wehren
Überschreitet der Verwaltungsbeirat seine Befugnisse und missachtet daher sein Grenzen, ist es grundsätzlich die Aufgabe des Hausverwalters, einzugreifen. Doch auch die WEG selbst und damit Sie als Eigentümer können gegen einen problematischen Beirat vorgehen.
Wie so oft, ist ein rechtliches Vorgehen nicht immer der beste erste Schritt, um das Ziel zu erreichen. Zeitlich und finanziell günstiger ist zunächst ein klärendes Gespräch mit dem Beirat, bestenfalls auch im Beisein des Verwalters. Im Rahmen dessen sollte auf die gesetzlichen Grundlagen, insbesondere also auf § 29 Absatz 2 WEG verwiesen werden. Eine proaktive und sachliche Umgehensweise kann oft Missverständnisse und Probleme aus dem Weg räumen, bevor sich die Fronten verhärten und das Problem allen Beteiligten über den Kopf wächst. Ein klärendes Gespräch sollte daher persönliche und vor allem emotionale Vorwürfe aussparen und mit dem Ziel einer sachlichen Klärung geführt werden. Dennoch sollten die Probleme klar und deutlich kommuniziert werden: Der Beirat sollte ganz konkret darüber unterrichtet werden, welche Grenzen überschritten worden sind und weshalb dies rechtlich unzulässig ist.
Reichen Wort nicht, sollten Taten folgen. Insbesondere wenn der Verwalter untätig bleibt oder selbst das Vertrauen der Eigentümer verloren hat, können und sollten die Wohnungseigentümer selbst aktiv werden. Die Eigentümergemeinschaft sollte nämlich auf keinen Fall ein unzulässiges Verhalten des Beirats oder einzelner Beiratsmitglieder auf Dauer dulden. Dies gilt erst Recht, wenn der Verwalter dies nicht unterbinden konnte.
Rechtliche Prüfung der unzulässigen Handlungen
Bevor man nun schwere Geschütze auffährt, sollte an aller erste Stelle die rechtliche Prüfung der unzulässigen Handlungen des Beirats stehen. Das Verhalten sollte also mit dem Gesetz, der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung abgeglichen werden. Insbesondere ein Beharren des Beirats auf eine angeblich schon lange bestehende Praxis ist als Rechtfertigung für die Überschreitung der Befugnisse nicht ausreichend. Entscheidend ist hingegen, ob das Verhalten mit der Gemeinschaftsordnung, der Teilungserklärung und schließlich dem Gesetz vereinbar ist. Im Zweifel sollte sich fachlicher Rat durch den Hausverwalter oder einen Rechtsanwalt eingeholt werden.
Eigentümer sollten als Gemeinschaft auftreten
Anschließend sollte die Gemeinschaft möglichst viele Eigentümer mobilisieren. Die Kritik einzelner Eigentümer könnte vom Beirat nicht ernst genommen werden. Tritt ein Großteil der Eigentümer hingegen auch in der Praxis als Einheit auf stärkt dies nicht nur den Zusammenhalt in der Gemeinschaft, sondern es stellt eine stärkere Stimme gegenüber dem Beirat dar. Im besten Fall bewegt es ihn sogar dazu, die Überschreitungen zu unterlassen und sich künftig an die Grenzen seiner Befugnisse zu halten. Sind ausreichend Eigentümer mobilisiert sollte außerdem der Verwalter erneut aufgefordert werden, den Beirat in seine Schranken zu weisen.
Tipp: Bedenken Sie bei sämtlichen Schritten, dass dies letztendlich vor Gericht landen könnte. ZU Beweiszwecken ist es daher ratsam, jegliche Kommunikation, insbesondere aber solche mit dem Verwalter und dem Beirat, schriftlich festzuhalten bzw. in Schriftform zu führen. Die Kommunikation per E-Mail ist ebenso geeignet, um die Kommunikation später zu beweisen. Der Vorteil ist zudem, dass der Beirat und der Verwalter jeweils in CC gesetzt werden können.
Wenn der Verwalter sich trotz einer lautstarken und von vielen Eigentümern angeführten Aufforderung nicht rührt und der Beirat nicht einlenkt, dann sollte die Aufnahme der Abwahl des Verwaltungsbeirats als Tagesordnungspunkt für die Eigentümerversammlung verlangt werden. Dazu bedarf es nicht der Zustimmung des Beirats oder des Verwalters. Dies würde dem Konstrukt der WEG gänzlich widersprechen. Tatsächlich ist jeder Eigentümer dazu berechtigt, die Aufnahme eines Tagesordnungspunktes in die Tagesordnung zu verlangen. Übermittelt werden muss der Antrag grundsätzlich an den Verwalter. Ein verspäteter Antrag oder einen Antrag, der keinen sachlichen Grund erkennen lässt, muss vom Verwalter allerdings nicht in die Tagesordnung aufgenommen werden.
Möglichkeit der Abwahl hängt von Laufzeit ab
Wurde die Abberufung des Beirats auf die Tagesordnung gesetzt, können die Eigentümer den Beirat bei der anstehenden Eigentümerversammlung abwählen. Doch Vorsicht! Ob dies ohne weiteres und vor allem jederzeit „einfach“ möglich ist, hängt davon ab, für welche Dauer der Beirat bestellt worden ist.
Ist der WEG-Beirat auf unbefristete Zeit bestellt worden, so ist die Abberufung jederzeit möglich. Besteht hingegen eine Befristung, so ist die Abberufung nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes zulässig. Es handelt sich also um eine außerordentliche Abberufung. Ein wichtiger Grund liegt grundsätzlich vor, wenn eine Weiterführung, also ein Festhalten an dem bestehenden Verwaltungsbeirat unter Berücksichtigung aller Umstände den Eigentümern nicht mehr zugemutet werden kann. Die angesprochenen unzulässigen Handlungen des Beirats können einen solchen „wichtigen Grund“ darstellen. Dies gilt umso mehr, wenn die Überschreitungen der Befugnisse mehrfach aufgetreten sind und sich der Beirat quer stellt.
Einberufung einer außerordentlichen Eigentümerversammlung
Die Abberufung des Beirats muss als Tagesordnungspunkt in die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung aufgenommen werden. Da dies im Aufgabenbereich des Verwalters trifft und die Eigentümer dies grundsätzlich nicht selbst umsetzen, stellt sich die Frage, was zu tun ist, wenn der Verwalter sich weigert, die Abberufung aufzunehmen. Wenn tatsächlich alle Voraussetzungen für einen zulässigen Antrag auf Aufnahme eines Tagesordnungspunktes vorliegen und die Aufnahme in die Tagesordnung verweigert wird, können die Eigentümer eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen. Zwingende Voraussetzung ist gemäß § 24 Absatz 2 WEG, dass ein Viertel der im Grundbuch eingetragenen Eigentümer die außerordentliche Eigentümerversammlung schriftlich und unter Angabe des Grundes verlangt.
Erst wenn auch die außerordentliche Eigentümerversammlung zur Abberufung des Beirats abgelehnt wird bzw. nicht zustande kommt, sollte die gerichtliche Durchsetzung der Interessen erwogen werden. Eine Klage auf Anberaumung einer außerordentlichen Versammlung ist dann der richtige Weg, um den Beirat schließlich auf dieser gerichtlich verfügten Versammlung abzuwählen. Die Klage kann ein einzelner Eigentümer erheben. Man ist also nicht auf eine bestimmte Anzahl von Eigentümern angewiesen. Dennoch sollte der Gang zum Gericht immer ultima ratio sein – er kostet Zeit, Nerven und zunächst auch Geld.
