Vermieter sehen sich mit einer Flut von Dokumenten konfrontiert. Mietverträge, Bewerbungsmappe, Übergabeprotokollen und verschiedensten Rechnungen. Während des Prozesses einer Vermietung fällt so einiges an. Welche Dokumente sollten Vermieter archivieren und welche Formen der Ablage bieten sich an?
Die Rolle des Archivars in einem Vermietungsprozess übernimmt meistens der Vermieter. Schließlich geht eine große Menge an Dokumenten bei ihm ein. Da erscheint es naheliegend, dass man schon mal den Überblick verlieren kann. Daher ist die Verwaltung wichtiger Dokumente für jeden Vermieter essentiell. Dazu gehört aber nicht nur der Mietvertrag selbst. Zur Optimierung des Vermietungsprozesses, zum Sparen der eigenen Zeit und zur Absicherung im Falle eines Rechtsstreits sollten Vermieter Ordnung in ihren Unterlagen halten.
Achtung: Wer buchführungspflichtig ist (Handelsgesellschaften und Gewerbetreibende mit mehr als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn) ist verpflichtet alle Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren. Steuerrelevante Unterlagen müssen gemäß § 147 Abgabenordung sechs oder sogar 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Es gibt unterschiedliche Methoden, Dokumente aufzubewahren und zu archivieren. Noch immer ist die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft gering ausgeprägt. Meistens werden Unterlagen in Papierform in mehrere Ordner im eigenen Büro eingepflegt. Immer mehr wichtige Dokumente werden dem Vermieter aber auch digital, vor allem per E-Mail geschickt. Daher sollten sich Vermieter sowohl Gedanken darüber machen, welche Unterlagen Sie aufbewahren, als auch wie sie diese Dokumente verwalten.
Vermieter sollten Dokumente digital archivieren
Der Vorteil der digitalen Ablage der wichtigsten Dokumente liegt auf der Hand: Meist ist es wesentlich einfacher, Unterlagen schnell zu finden und damit quasi immer und überall „griffbereit“ zu haben. Die Papierablage in Ordnern kann zwar sehr übersichtlich und strukturiert sein, ist aber sehr mühsam für den Vermieter. Darüber hinaus ist es auch für den Mieter angenehmer, wenn er nicht zu lange auf angefragte Dokumente warten muss. Entscheidet sich ein Vermieter für ein digitales Dokumentenmanagement, bieten sich auch dabei verschiedene Möglichkeiten.
Die am häufigsten genutzte Variante ist die Ablage der gescannten Dokumente auf dem heimischen Computer, da dafür kein Programm oder eine Software benötigt wird. Handelt es sich zugleich um den privaten Computer, kann aber auch diese Variante unübersichtlich werden.
Probleme können aber auch durch verschiedene Dateitypen entstehen. Zudem besteht die Gefahr, dass die Dokumente durch den Verlust des Computers oder Laptops verloren gehen. Entscheidet man sich für diese Variante, sollten die Unterlagen möglichst gebündelt abgelegt werden und beispielsweise nach Mietobjekt oder Mietpartei geordnet werden.
Wer den Nachteilen und Gefahren der einfachen digitalen Ablage auf dem eigenen Computer hingegen entfliehen will und die optimale und schnelle Verwaltung aller wichtigen Dokumente sichergestellt haben möchte, entscheidet sich für ein externes, cloudbasiertes Programm.
Mittlerweile bieten auch einige Online-Anbieter cloudbasierte Anwendungen an, für die kein eigenes Programm heruntergeladen werden muss. Auf diese Weise kann der Vermieter auf die Dokumente von überall her, unabhängig von dem eigenen Computer zugreifen. Zudem sind die Dateien gegen fremden Zugriff geschützt und können zwecks besserer Übersichtlichkeit in verschiedenen Kategorien abgelegt werden.
Die wichtigsten Dokumente für Vermieter
Unabhängig davon, auf welche Weise Sie als Vermieter Ihre Dokumente ablegen, sind bestimmte Dokumente besonders wichtig und müssen nicht nur schnell aufzufinden sein, sondern auch langfristig aufbewahrt werden. Damit haben Sie nicht nur einen besseren Überblick und können Vermietungsprozesse leichter gestalten, sondern sind im Falle eines Rechtsstreits auch gut vorbereitet und ersparen sich unnötigen Stress.
- Der Mietvertrag
Das wichtigste Dokument ist und bleibt der Mietvertrag selbst. Nicht selten werden einem Vermieter während der Mietdauer Fragen gestellt, die schnell durch einen Blick in den Mietvertrag beantwortet werden können. Dabei wird oft vergessen, dass die rechtliche Grundlage des Mietverhältnisses primär der zwischen dem Vermieter und dem Mieter geschlossene Mietvertrag ist.
Auch Mietvertragsänderungen sollten unbedingt langfristig aufbewahrt werden – am besten am selben Ort wie der Mietvertrag selbst. Gerade bei lang andauernden Mietverhältnissen kommt es nicht selten zu Änderungen wie Mieterhöhungen oder Änderungen der Nebenkostenvorauszahlung.
- Selbstauskunft des Mieters
Nicht nur Dokumente nach Beginn des Mietverhältnisses sind wichtig. Bereits davor erhalten Vermieter immer häufiger eine Selbstauskunft des potentiellen Mieters. Diese beinhalten nicht nur Kontaktdaten und Informationen über den Mieter, welche für Sie als Vermieter wichtig sind, sondern auch sensible Daten des Mieters.
Letztlich enthalten Selbstauskünfte von Mietern rechtsrelevante Daten. Wurden die Angaben mieterseitig gefälscht, kann dies für Rechtsstreitigkeiten enorm wichtig sein. Daher sollten Selbstauskünfte ebenfalls aufbewahrt werden.
- Übergabeprotokoll
Zu Beginn des Mietverhältnisses wird im Protokoll der Wohnungsübergabe die gemeinsame Besichtigung der Wohnung vor dem Einzug protokolliert. Dieses Wohnungsübergabeprotokoll ist von höchster Wichtigkeit und sollte langfristig aufbewahrt werden und stets griffbereit sein.
Insbesondere bei späteren Streitigkeiten über den Zustand der Wohnung ist dieses Dokument von zentraler Bedeutung. Im Besonderen enthält das Übergabeprotokoll essenzielle Informationen, die beim Auszug des Mieters rechtliche Relevanz besitzen.
Ebenso können Fotos der Wohnung, die den Zustand der Mietsache dokumentieren online ideal abgelegt werden. Das ist weitaus leichter als sie nach der Aufnahme ausdrucken zu lassen.
- Nebenkostenabrechnung und Rechnungen
Auch die jährlichen Nebenkostenabrechnungen sollten ebenfalls langfristig aufbewahrt werden. Denn nach Eingang der jährlichen Abrechnung hat der Mieter ein Jahr Zeit, dieser zu widersprechen – etwa aufgrund in ihr enthaltender Fehler. Um Streitigkeiten frühzeitig klären zu können und rechtlich auf der sicheren Seite zu stehen, sollte aber nicht nur die Nebenkostenabrechnungen, sondern insbesondere auch alle Rechnungen aufbewahrt werden, welche Grundlage der Abrechnung sind.
- Mahnungen
Vernachlässigt der Mieter seine Pflichten, die aus dem Mietverhältnis erwachsen, hat der Vermieter die Möglichkeit, rechtliche Schritte einzuleiten. Einem Rechtsstreit vorgeschaltet ist dabei regelmäßig die Mahnung. Bei vertragswidrigem Umgang mit der Mietwohnung oder bei ausbleibender Mietzahlung muss der Vermieter den Mieter mahnen. Diese Mahnungen sollten ohne jede Zweifel langfristig und sicher aufbewahrt werden, da sie Anknüpfungspunkt eines möglichen Rechtsstreits sein können.
Ohne Akten für essenzielle Dokumente geht es nicht
Die digitale Form der Archivierung relevanter Daten ist enorm zeitersparend und flexibler. Es ist jedoch wichtig die obig genannten Originale, allein für die Rechtssicherheit, in Mieterakten zu verwahren. Für jeden einzelnen Mieter sollte eine Akte erstellt werden.
Für die Immobilie selbst und deren Instandhaltung müssen ebenso Daten und Dokumente gespeichert und archiviert werden. Auch hier hat die analoge Akte einige Vorteile, gerade wenn es um Aufträge und Verträge geht.
Ein Ordner mit der Aufschrift „Instandhaltung und Reparatur“ sollte alle relevanten Aufträge an Handwerkerfirmen und die Rechnungen enthalten. Ebenso gehören alle Vertragsdaten und Abrechnungen zum Hausmeister in einen Ordner.
Auch Rechnungen zu Anschaffungen (Briefkästen, Rasenmäher, Heizanlage etc.) gehören sortiert und geordnet. Letztlich sollte dadurch der üblichen Gewährleistungsfrist von zwei Jahren genüge getan werden, wenn nicht sogar eine Garantie darüber hinaus gegeben ist.
Tipp: Rechnungen sollten stets nach Monaten, bzw. Jahren sortiert werden. So fällt eine steuerrelevante Datensammlung am Ende leichter.
