Kleine WEG haben aus ganz unterschiedlichen Gründen immer wieder Schwierigkeiten, eine für sie geeignete Hausverwaltung zu finden. Deswegen ist es wichtig, effiziente Strategien bei der Verwaltersuche einzusetzen. Sollte selbst das nicht zu den gewünschten Ergebnissen führen, bleiben mit einer Selbstverwaltung, digitalen Strategien und einer Übergangslösung noch alternative Möglichkeiten für die Verwaltung.
Manche Eigentümer einer WEG wundern sich, dass sie keine für ihre Zwecke geeignete Hausverwaltung finden. Das liegt dann häufig daran, dass die WEG von einem Verwalter als zu klein eingeschätzt wird. Dabei ist gesetzlich geregelt, dass die Wohnungseigentümer „gemeinschaftlich“ der Obliegenheit unterliegen, eine Hausverwaltung zu finden, so § 9a WEG. Um auch als Eigentümergemeinschaft mit überschaubarer Größe einen professionellen und geeigneten Verwalter zu finden, stehen verschiedene Strategien zur Wahl. Welche das sind und wie zu reagieren ist, wenn längerfristig kein geeigneter Verwalter gefunden wird, veranschaulicht dieser Artikel.
Darum werden kleine WEG von Hausverwaltungen gelegentlich abgelehnt
Einige Eigenschaften kleiner WEG machen diese nur bedingt attraktiv für eine Hausverwaltung. Die Verwalter müssen darauf achten, dass sie wirtschaftlich arbeiten und das Geld für ihr Personal, Versicherungen, Steuern und andere Dinge erwirtschaften. Deswegen suchen sie gezielt nach Auftraggebern, bei denen sie mit möglichst wenig Einsatz einen hohen Ertrag erzielen. Das ist bei einer kleinen WEG weniger gegeben als bei einer großen, da für einen gleichen Aufwand weniger Geld eingenommen wird.
Des Weiteren zeigt die Erfahrung, dass in kleinen WEG zwischenmenschliche Schwierigkeiten an der Tagesordnung stehen. Das liegt unter anderem an komplizierten Eigentümern, die für größeren Ärger sorgen, als sie es in einer größeren Gemeinschaft könnten. Entsprechend ist der Aufwand für einen Verwalter häufig höher. Zudem muss er bei solchen Auftraggebern immer wieder Aufgaben erledigen, für die bei großen Gemeinschaften ein Hausmeister zuständig ist.
Hinweis: Wenn kleine WEG ihre Chance auf einen guten Verwalter erhöhen möchten, sollten sie dessen Arbeitsaufwand weitestgehend reduzieren. Er sollte nur für solche Tätigkeiten beauftragt werden, für die er zwingend benötigt wird, andere Aufgaben sollten die Eigentümer selbst erledigen. Je besser aufwendige Vorort-Termine vermieden werden, desto eher erklärt sich ein Verwalter bereit, eine Verwaltung zu übernehmen.
Tipps und Tricks für die Verwaltersuche
Bei der Suche nach einem geeigneten Verwalter können kleine WEG verschiedene Strategien nutzen, um ihre Chancen zu erhöhen. Wichtig ist, dass sie genügend Zeit und Energie in die Verwaltersuche investieren. Vor allem Hausverwaltungen, die nur geringe Bestände haben oder sich in der Aufbauphase befinden, sind häufig bereit, auch kleine Eigentümergemeinschaften in ihren Kundenstamm aufzunehmen. Zwar besitzen solche Verwaltungen noch keine großen Erfahrungen und Referenzen, sie zeichnen sich häufig aber durch ein besonders hohes Engagement aus.
Ein weiterer sinnvoller Schritt besteht darin, sich vor allem auf lokale Verwaltungen zu beschränken. So bleiben die Anfahrtswege gering und der Aufwand für den Verwalter hält sich in Grenzen. Außerdem ist es von Vorteil, wenn sich die Immobilie in einem guten Zustand befindet, da dann weniger Instandhaltungsmaßnahmen notwendig sind. Es empfiehlt sich, lokale Netzwerke für die Suche zu verwenden, zeitnah aber das persönliche Gespräch mit dem Verwalter zu suchen. Häufig sind zudem Online-Plattformen hilfreich, da sie eine gezielte Eingrenzung der Suche ermöglichen. Wichtig ist es, auf solchen Plattformen nicht nur die Preise zu berücksichtigen, sondern auch die Leistungen und Bewertungen einzelner Hausverwaltungen.
Besonders nützlich sind häufig private Empfehlungen. Vielleicht haben andere Eigentümergemeinschaften positive Erfahrungen mit einer Hausverwaltung gemacht und teilen diese gerne. Wenn ein attraktives Angebot gefunden wurde, ist es angeraten, die Referenzen des Verwalters in den Blick zu nehmen und zu prüfen, wie zufrieden andere Kunden mit seiner Arbeit sind beziehungsweise waren. Zu aufwendig sollte der Auswahlprozess jedoch nicht sein, da Hausverwaltungen sonst schnell abgeschreckt werden.
Bevor man einen endgültigen Verwaltervertrag mit einer Hausverwaltung abschließt, sollte dieser ausführlich geprüft werden. Hierbei spielen insbesondere die Vertragsdauer, die zu erbringenden Leistungen und die bestehenden Kündigungsfristen eine Rolle. Natürlich sollten auch die Kosten im Rahmen bleiben. Je transparenter der Vertrag ist, desto besser.
Was tun, wenn die Verwaltersuche erfolglos bleibt?
Ist eine kleine Hausverwaltung nicht in der Lage, einen geeigneten Verwalter zu finden, bieten sich andere Strategien an. So kann beispielsweise eine Selbstverwaltung in Betracht gezogen werden. Das ist hauptsächlich bei Gemeinschaft mit weniger als 5 Einheiten ausgesprochen sinnvoll. Zwar muss man sich zunächst in die Materie einarbeiten und sich mit dem Wohnungseigentumsgesetz beschäftigen, langfristig lassen sich so jedoch Kosten sparen und Entscheidungen im Sinne der Gemeinschaft treffen. Entscheidend ist zudem, dass der Eigentümer, der die Verwaltung übernimmt, eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung abschließt, um auf der sicheren Seite zu sein.
Eine Selbstverwaltung bietet viele Vorteile, zumal wenn ein Eigentümer schon zahlreiche Kenntnisse mitbringt oder sich durch Schulungen und Weiterbildungen notwendiges Wissen aneignet. Allerdings kommt es bei einer Selbstverwaltung immer wieder zu zwischenmenschlichen Schwierigkeiten. Das liegt vor allem daran, dass der Verwalter nicht neutral, sondern Teil der Eigentümergemeinschaft ist. Viele kleine WEG sagen deshalb, dass ihnen ein unabhängiger Dritter als Verwalter lieber ist.
Eine weitere Strategie besteht darin, digitale Lösungen für die Hausverwaltung zu nutzen. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl von Plattformen, auf die kleine WEG zurückgreifen können. Sämtliche Angelegenheiten werden hierbei digital abgewickelt, was sowohl preiswert als auch effizient ist. Es ist allerdings entscheidend, das verwendete digitale Tool genau zu prüfen und sicherzustellen, dass es den persönlichen Ansprüchen und Wünschen gerecht wird. Alternativ besteht die Möglichkeit, solche digitalen Lösungen als Unterstützung für eine Selbstverwaltung einzusetzen.
Nicht zuletzt hat es sich in der Praxis bewährt, Übergangslösungen zu wählen, bis eine geeignete Hausverwaltung gefunden wurde. So kann eine Eigentümergemeinschaft die Verwaltung interimsmäßig übernehmen, damit die WEG handlungsfähig bleibt.
Fazit: Besonderheiten einer kleinen WEG berücksichtigen
Die Verwaltersuche ist für kleine WEG häufig mit verschiedenen Tücken verbunden. Entsprechend ist es wichtig, sich genügend Zeit für die Auswahl zu nehmen und ganz unterschiedliche analoge und digitale Lösungen in den Blick zu nehmen. Außerdem sollten die Eigentümergemeinschaften versuchen, sich Vorteile zu sichern, indem sie gezielte Strategien bei der Suche nutzen. Mit etwas Engagement und den notwendigen Ressourcen ist es dann selbst für kleine WEG möglich, eine kompetente und preiswerte Verwaltung zu bekommen.
