Der Verwaltungsbeirat übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben für die Eigentümergemeinschaft. Hierfür bezahlte oder ehrenamtliche Mitarbeiter zu finden, ist nicht immer einfach. Das hat nicht zuletzt mit Haftungsfragen zu tun. Deswegen kann eine Entlastung des Verwaltungsbeirats dabei helfen, ein professionelles und verlässliches Team zusammenzustellen. Hierbei sind allerdings vielfältige Aspekte zu berücksichtigen.
Sollte die Eigentümergemeinschaft einer Entlastung des Verwaltungsbeirats zustimmen? Diese Frage stellt sich bei der jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung regelmäßig. Auf der Suche nach qualifizierten Mitarbeitern kann eine solche Entlastung durchaus helfen. Dennoch sollten sich die Eigentümer mit den Konsequenzen beschäftigen, die sich aus diesem Vorgehen ergeben. Dieser Artikel stellt unterschiedliche Aufgaben des Beirats vor und erklärt, ob und inwieweit eine Entlastung sinnvoll und angemessen ist.
Zentrale Aufgaben des Verwaltungsbeirats
Eine Hauptaufgabe des Verwaltungsbeirats besteht darin, eine Brücke zwischen Eigentümern und Verwalter zu schlagen. Im Rahmen dieser Tätigkeit hat er vielfältige Aufgaben zu erledigen. Unter anderem muss er den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen. Das ist in § 29 Abs. 2 Satz 2 WEG festgeschrieben. Des Weiteren ruft er die Wohnungseigentümerversammlung ein, wenn kein Verwalter vorhanden ist oder dieser keine Versammlung einberufen kann beziehungsweise die Einberufung pflichtwidrig nicht vornimmt. Die entsprechenden Regelungen sind in § 24 Abs. 3 WEG zu finden.
Ebenfalls zum Aufgabenspektrum des Verwaltungsbeirats gehört es, Versammlungsprotokolle zu erstellen, die Eigentümergemeinschaft gegenüber dem Verwalter zu vertreten und den Verwalter zu überwachen. Das ist in den §§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG, 9b Abs. 2 WEG und 29. Abs. 2 Satz 1 WEG geregelt.
Besteht eine Haftung des Verwaltungsbeirats?
In Bezug auf die zahlreichen Aufgaben, die ein Verwaltungsbeirat übernimmt, ergeben sich verschiedene Haftungsansprüche. Diese kommen zum Tragen, wenn der Beirat schuldhaft seine Pflichten verletzt und hierdurch der Eigentümergemeinschaft ein Schaden entsteht. Das ist beispielsweise der Fall, wenn gravierende Fehler bei der Prüfung des Wirtschaftsplans oder der Jahresabrechnung vorkommen.
Ferner ist es ein Problem, wenn der Verwaltungsbeirat seine Kompetenzen überschreitet. Das passiert beispielsweise dann, wenn er ohne Rücksprache mit dem Verwalter eigenmächtig eine Wohnungseigentümerversammlung einberuft, obwohl der Verwalter hierzu bereit und in der Lage ist. Nicht zuletzt kann es beim Abschluss eines Verwaltervertrags zu Problemen kommen, die gegebenenfalls eine Haftung des Beirats nach sich ziehen.
Zur Überwachung des Verwalters ist der Verwaltungsbeirat erst seit der WEG-Reform verpflichtet, die am 1.12.2020 in Kraft getreten ist. Allerdings bekommt der Beirat hierdurch keine Verwalterkompetenzen. Die Überwachung kann somit nur darin bestehen, Auskünfte vom Verwalter zu bestimmten Sachverhalten und Vorgängen einzufordern.
Durch den Begriff „überwachen“ kommt es in der Praxis immer wieder zu Schwierigkeiten. So nimmt sich ein Beirat gelegentlich Kompetenzen heraus, die er nicht hat, um den Verwalter zu kontrollieren. Andersherum wird einem Verwaltungsbeirat immer wieder vorgeworfen, dass er seiner Pflicht zur Überwachung nicht nachgekommen wäre, obwohl er die hierfür notwendigen Kompetenzen gar nicht besitzt. Klare Regelungen zur Vermeidung solcher Schwierigkeiten sind daher dringend angeraten.
Gibt es eine Haftung bei unentgeltlicher Tätigkeit?
In vielen Fällen ist es so, dass ein Verwaltungsbeirat für seine Arbeit kein Geld erhält, sondern ehrenamtlich tätig ist. Für einen solchen Fall schreibt § 29 Absatz 3 WEG vor, dass eine Haftung ausschließlich bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit besteht. Diese Haftungsbeschränkung gilt ebenfalls erst seit Inkrafttreten der WEG-Reform. Die Regelungen zur Fahrlässigkeit sind in § 276 Abs. 2 BGB zu finden. Hiermit ist gemeint, dass es der Verwaltungsbeirat bei seiner Arbeit an der erforderlichen Sorgfalt mangeln lässt.
Hinweis: Grob fahrlässig bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Vernachlässigung der notwendigen Sorgfalt ausgesprochen hoch ist. Für eine einfache Fahrlässigkeit muss demgegenüber nicht gehaftet werden.
Den Verwaltungsbeirat entlasten
Grundsätzlich ist es möglich, den Verwaltungsbeirat zu entlasten. Ein Anspruch hierauf muss jedoch vor Aufnahme der Tätigkeit ausdrücklich im Verwaltervertrag oder einer separaten Vereinbarung festgelegt worden sein. Ansonsten kann die Eigentümergemeinschaft die Entlastung zwar vornehmen, der Beirat kann dies jedoch nicht verlangen.
Mit Entlastung des Verwaltungsbeirats ist gemeint, dass die Eigentümergemeinschaft dessen Handeln in einem klar definierten Zeitraum billigt. Es handelt sich hierbei somit um ein negatives Schuldanerkenntnis, wie es in § 397 Abs. 2 BGB geregelt ist. Hieraus ergibt sich, dass die Eigentümergemeinschaft keine Schadenersatzansprüche gegen den Verwaltungsbeirat durchsetzen kann. Ebenso kann ein Verwaltungsbeirat nicht für etwas abberufen werden, was im Rahmen der Entlastung abgedeckt ist.
Achtung: Es ist in jedem Fall ausgeschlossen, einen Verwaltungsbeirat für Straftaten zu entlasten. Außerdem ist eine Entlastung für zukünftiges Handeln nicht möglich.
Es gibt jedoch auch einige Situationen, in denen eine Entlastung des Beirats einer ordnungsgemäßen Verwaltung widerspricht. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Ansprüche bestehen und nicht erkennbar ist, warum diese nicht geltend gemacht werden sollten. Hat der Beirat beispielsweise bei einer Abrechnung Fehler begangen, sollte auf die hieraus entstehenden Ansprüche nicht einfach verzichtet werden.
Zu beachten ist, dass die Rechtsprechung festgestellt hat, dass ein Verwaltungsbeirat nicht in Mithaftung genommen werden kann, wenn er die rechnerische Richtigkeit einer Abrechnung prüfen soll, allerdings strukturelle Mängel vorliegen. Immerhin fehlen dem Beirat die notwendigen Kenntnisse und das juristische Fachwissen, um eine Prüfung vorzunehmen, die über die reine rechnerische Richtigkeit hinausgeht. In einem solchen Fall verstößt die Entlastung somit nicht gegen die ordnungsgemäße Verwaltung.
Allerdings kann es dazu kommen, dass die Entlastung des Verwaltungsbeirats eingeschränkt werden muss. Das gilt beispielsweise dann, wenn er rechtswidrige Positionen einer Abrechnung stark beeinflusst und hierbei sogar Vorschläge des Verwalters ignoriert. Pauschale Aussagen zur Entlastung sind somit nicht zu machen, sondern müssen immer im Einzelfall geprüft werden.
Sollte man den Verwaltungsbeirat entlasten?
Für Eigentümer ist es nicht immer leicht, zu entscheiden, ob sie einer Entlastung des Verwaltungsbeirats zustimmen sollten. Auf der einen Seite ist es nicht immer leicht, jemanden für Tätigkeiten im Beirat zu gewinnen. Das gilt insbesondere dann, wenn die Tätigkeit nur ehrenamtlich ist, man für ein bestimmtes Fehlverhalten aber in Haftung genommen werden kann. Ebenso empfinden es viele Mitglieder des Verwaltungsbeirats als schwierig, wenn aus einer mangelnden Überwachung des Verwalters Haftungsansprüche entstehen können.
Der Gesetzgeber hat auf diese Schwierigkeiten reagiert, indem er im Rahmen der WEG-Reform eine Haftungsbeschränkung vorgenommen hat. Somit liegt eine Haftung nur noch bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit vor. Durch eine zusätzliche Entlastung des Verwaltungsbeirats können Eigentümer für Entspannung sorgen und finden leichter engagierte und motivierte Mitarbeiter für die unterschiedlichen Tätigkeiten.
In der Praxis hat es sich bewährt, dass die Eigentümergemeinschaft für die Mitglieder im Verwaltungsbeirat eine Vermögenshaftpflichtversicherung abschließt. Diese deckt dann die verschiedenen Aufgaben des Beirats ab und schützt diesen vor Haftungsansprüchen. Der entsprechende Rechtsschutz kann unter anderem genutzt werden, um unbegründete Regressansprüche abzuwehren und sich so vor Haftungsansprüchen auf Grundlage einer unzureichenden Überwachung des Verwalters zu schützen. Liegt ein solcher Schutz vor, ist eine zusätzliche Entlastung des Beirats nicht zwingend erforderlich. Dennoch sollte im Rahmen der Eigentümerversammlung immer ein Beschluss über die Entlastung gefasst werden.
Fazit: eine Balance aus Schutz und Haftung
Die Frage, ob ein Verwaltungsbeirat entlastet werden sollte, muss immer im individuellen Einzelfall geklärt werden. Um eine effiziente Arbeit des Beirats zu ermöglichen, sollte immer eine gute Balance aus Schutz und Haftung angestrebt werden. Auf der einen Seite geht es darum, die Mitglieder des Verwaltungsbeirats vor ungerechtfertigten Ansprüchen zu schützen, auf der anderen Seite sollten Eigentümer auf berechtigte Ansprüche nicht einfach verzichten. Eine konkrete Beschlussfassung und eine hohe Transparenz sollten immer das Ziel sein, um eine gute Zusammenarbeit zwischen Eigentümergemeinschaft, Verwaltungsbeirat und Verwalter zu erreichen.
