In den meisten WEG ist ein Verwaltungsbeirat eine große Hilfe. Er vermittelt zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwalter und übernimmt eine Vielzahl von Funktionen. Üblicherweise ist ein solcher Beirat ehrenamtlich tätig, muss aber eine Menge Zeit und Mühe in die verschiedenen Aufgaben investieren. Entstehen dann noch Meinungsverschiedenheiten mit einzelnen Eigentümern, kann es dazu kommen, dass ein Verwaltungsbeirat geschlossen oder in Teilen zurücktritt.
Immer wieder kommt es zu einem Rücktritt des Verwaltungsbeirats. Fehlende Zeit, anspruchsvolle Aufgaben oder Meinungsverschiedenheiten mit den Eigentümern sind nur einige der Gründe hierfür. Grundsätzlich ist ein solcher Rücktritt kein Problem, er muss allerdings gut vorbereitet werden. Wie das gelingt und worauf Eigentümer, Beiratsmitglieder und Verwalter achten müssen, erklärt dieser Artikel.
Keine Frist für einen Rücktritt des Verwaltungsbeirats
Grundsätzlich ist es jederzeit möglich, dass der Verwaltungsbeirat von seinem Amt zurücktritt. Das gilt sowohl für einzelne Beiratsmitglieder als auch für den Beirat in seiner Gesamtheit. Sobald den Eigentümern die sogenannte Niederlegungserklärung vorgelegt wird, sind die einzelnen Mitglieder nicht mehr Teil des Verwaltungsbeirats. Hierbei ist es zwingend erforderlich, dass eine solche Erklärung schriftlich verfasst und überreicht wird.
Hinweis: Der Verwalter ist nach § 9b Abs. 1 WEG der Vertreter der Eigentümergemeinschaft, weswegen die Niederlegungserklärung an ihn gehen kann.
In der Praxis ist es üblich, dass die ehrenamtlichen Mitglieder des Beirats ein Kündigungsschreiben verfassen, mit dem sie ihre Teilnahme am Beirat aufkündigen. Weitere Schritte sind nicht zu unternehmen. Anders sieht es aus, wenn ein Beiratsmitglied für seine Tätigkeit vergütet wird. In einem solchen Fall muss zwischen der Bestellung des Beiratsmitglieds und seinem Vertrag unterschieden werden. Bei beiden handelt es sich um unterschiedliche Rechtsakte mit jeweils anderen Bedingungen.
In einem solchen Fall ist es meist so, dass das Ende der Bestellung nicht automatisch zu einem Ende des Vertrags führt. Das passiert nur dann, wenn beide aneinander gekoppelt sind. Gelegentlich haben die ehemaligen Mitglieder des Beirats dann noch einen Vergütungsanspruch, der allerdings größtenteils gekürzt werden kann. Bei einer vergüteten vertraglichen Tätigkeit ist es daher üblich und nötig, dass der jeweilige Vertrag von der Eigentümergemeinschaft gekündigt wird. Ein entsprechender Beschluss ist entweder fristgerecht oder bei Vorliegen eines wichtigen Grundes fristlos zu fassen.
Schadenersatzansprüche gegen den Beirat erheben
Die Niederlegung des Amtes schützt ehemalige Mitglieder des Verwaltungsbeirats nicht automatisch vor Regressansprüchen. So gibt es vor allem zwei Situationen, in denen die Eigentümergemeinschaft oft Schadenersatzansprüche geltend machen kann. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn der Rücktritt zur Unzeit erfolgt. Hiermit ist gemeint, dass die Interessen der Eigentümer nicht mehr gewährleistet werden können. Stehen zum Beispiel dringende Aufgaben an, die der Verwaltungsbeirat erledigen muss, oder müssen bestimmte Aufgaben zwingend bis zu einer Frist erledigt werden, können Schäden entstehen, für die die zurückgetretenen Beiratsmitglieder haftbar gemacht werden können. Typische Beispiele sind etwa eine anstehende Prüfung des Wirtschaftsplans und der Jahresrechnung.
Ein zweites Problem liegt vor, wenn kein Wohnungseigentümer per Beschluss zur Einberufung einer Eigentümerversammlung ermächtigt wurde. Kommt der Verwalter seiner Pflicht zur Einberufung dann nicht nach, können den Eigentümern ebenfalls Schäden entstehen. Es ist deshalb angeraten, dass der Verwaltungsbeirat, wenn er zurücktreten möchte, zunächst die dringenden Aufgaben erledigt und sicherstellt, dass die Geschäfte, für die er bisher verantwortlich war, weitergeführt werden können.
Eine Ausnahme besteht, wenn eine Kündigung zur Unzeit aus wichtigem Grund erfolgt. Ein solcher wichtiger Grundel liegt beispielsweise vor, wenn die Umstände eine weitere Zusammenarbeit zwischen Verwalter, Eigentümern und Verwaltungsbeirat unmöglich machen. Eine solche Situation liegt beispielsweise bei einem massiv gestörten Vertrauensverhältnis vor. Beleidigungen oder Angriffe gegen Mitglieder des Verwaltungsbeirats führen hierzu. Ob ein solcher wichtiger Grund vorgelegen hat, müssen die zurückgetretenen Mitglieder nachweisen. Gelingt ihnen das, haben die Eigentümer ihnen gegenüber keine Schadenersatzansprüche.
Diese Folgen ergeben sich aus einem Rücktritt des Verwaltungsbeirats
Wenn der Verwaltungsbeirat zurücktritt, ergeben sich hieraus verschiedene Folgen für die Eigentümergemeinschaft. Vor der WEG-Reform vom 01.12.2020 bestand ein Verwaltungsbeirat stets aus drei Mitgliedern. Schied einer aus, musste dieser schnellstmöglich ersetzt werden. Trat der gesamte Verwaltungsbeirat zurück, war dieser komplett neu zu wählen.
Heutzutage ist es allerdings so, dass die Eigentümergemeinschaft frei entscheiden kann, wie viele Mitglieder der Verwaltungsbeirat haben soll. Entsprechend ist es beim Ausscheiden einzelner Mitglieder nicht zwingend erforderlich, diese zu ersetzen. Somit kann der Beirat mit den verbleibenden Mitgliedern weiterarbeiten. Grundsätzlich ist es aber auch möglich, Ersatzmitglieder zu wählen, die dem Beirat beitreten, sobald ein Mitglied ausscheidet.
Nach wie vor ist es möglich, in der Gemeinschaftsordnung festzulegen, dass der Beirat aus einer bestimmten Anzahl an Mitgliedern bestehen muss. Zur ordnungsgemäßen Verwaltung gehört es dann, dass der Verwaltungsbeirat aus der Mindestanzahl an Mitgliedern besteht. Entsprechende Vorgaben können zur Not gerichtlich durchgesetzt werden.
Fazit: individuelle Regelungen treffen und einhalten
Prinzipiell ist der Rücktritt eines Verwaltungsbeirats oder einzelner Mitglieder kein Problem. Der Rücktritt kann jederzeit erfolgen, hierbei ist aber zwischen ehrenamtlichen und vertraglich gebundenen Mitgliedern zu unterscheiden. Üblicherweise haben Eigentümer den zurückgetretenen Mitgliedern gegenüber keine Schadensersatzansprüche, es sei denn, diese sind zur Unzeit zurückgetreten oder führen durch ihren Rücktritt Schäden für die Gemeinschaft herbei. Ob ein Verwaltungsbeirat neu gewählt werden muss oder ob es erforderlich ist ausgeschiedene Mitglieder zu ersetzen, hängt von den Regelungen in der jeweiligen WEG ab.
