Die Möglichkeiten der Digitalisierung gehen auch an einer WEG nicht spurlos vorbei. Im Rahmen der WEG-Reform hat der Gesetzgeber daher beschlossen, dass Eigentümer an einer Eigentümerversammlungen bei vorliegendem Beschluss digital teilnehmen dürfen.
Die Digitalisierung ergreift Besitz von allen Lebensbereichen und somit auch von Eigentümerversammlungen einer WEG. Spätestens die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es ist, bestehende Prozesse zu digitalisieren und über Online-Kanäle an Versammlungen teilnehmen zu können. Eine WEG kann so den Sonderregelungen zum Thema Corona entsprechen.
Im Rahmen der WEG-Reform vom 01.12.2020 hat der Gesetzgeber daher beschlossen, dass Eigentümer auch in elektronischer Form an Eigentümerversammlungen teilnehmen dürfen. Wie dies im Einzelnen funktioniert und worauf hierbei zu achten ist, wird im Folgenden erläutert.
Digitale Lösungen werden von den Wohnungseigentümern organisiert
Durch die WEG-Reform ist es nicht mehr zwingend erforderlich, reine Präsenzversammlungen zu veranstalten, um beschlussfähig zu sein. Stattdessen können sich WEG dafür entscheiden, dass einzelne Eigentümer über digitale Kanäle an einer Eigentümerversammlung teilnehmen dürfen. Hierfür muss lediglich ein Mehrheitsbeschluss vorliegen.
Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, wie eine elektronische Teilnahme auszusehen hat, welche technischen Voraussetzungen gegeben sein müssen und wie die Teilnahme über Online-Kanäle organisiert wird. All diese Aufgaben verbleiben im Hoheitsgebiet der Eigentümer, die entsprechend entscheiden können, ob und wie sie eine digitale Teilnahme an Eigentümerversammlungen ermöglichen wollen.
Es bietet sich an, mit einem digitalen Beschlussmuster zu arbeiten, um sämtliche rechtlichen Vorgaben einzuhalten. Alternativ unterstützt eine professionelle Hausverwaltung eine WEG dabei, die Teilnahme an Eigentümerversammlungen in digitaler Form rechtssicher zu organisieren.
Rein digitale Eigentümerversammlungen dürfen nicht verpflichtend sein
Die WEG-Reform ist nicht so gedacht, dass Eigentümerversammlungen komplett digitalisiert werden. Es muss sämtlichen Eigentümern immer möglich sein, persönlich an der Versammlung teilzunehmen. So soll ausgeschlossen werden, dass Menschen, die wenig technikaffin sind, ihre Rechte im Rahmen der Beschlussfassung und der Versammlungen verlieren.
Allerdings hat der Gesetzgeber nicht geregelt, wie viele Eigentümer persönlich an einer Eigentümerversammlung teilnehmen müssen. Grundsätzlich ist es somit möglich, nahezu vollständig digitale Eigentümerversammlungen durchzuführen, wenn dies von den Eigentümern gewünscht und mehrheitlich beschlossen wird.
Bereits die alte Fassung des WEG-Gesetzes gewährleistete, dass eine Eigentümerversammlung und eine Beschlussfassung auch dann möglich sind, wenn Eigentümer an der Versammlung nicht teilnehmen. Es besteht immer die Möglichkeit, eine Stimmrechtsvollmacht an den Verwalter zu übertragen, damit dieser die Beschlussfassung während der Eigentümerversammlung organisieren kann.
Rechte bei der digitalen Teilnahme an Eigentümerversammlungen
Eine wichtige Voraussetzung für die digitale Teilnahme an Eigentümerversammlungen ist, dass sämtliche Eigentümer ihre Rechte ausüben können. In § 23 Absatz 1 Satz 2 WEG wird hierfür die Formulierung „sämtliche oder einzelne ihrer Rechte“ verwendet. Das bedeutet, dass es auf digitalen Kanälen passieren kann, dass einzelne Rechte nicht gewährt werden können.
Vorstellbar ist beispielsweise, dass das Stimmrecht nur persönlich vor Ort ausgeübt werden kann. Digital teilnehmende Eigentümer müssten in einem solchen Fall eine Stimmrechtsvollmacht an eine Person vor Ort übertragen und ihre jeweiligen Wünsche per SMS oder Messenger übermitteln.
Es gibt jedoch Rechte, die selbst auf digitalen Kanälen nicht entzogen werden dürfen. Hierzu gehören das Fragerecht und das Rederecht. Grundsätzlich zählt auch das Stimmrecht hierzu, es kann aber durch die oben genannten Regelungen eingeschränkt werden. Häufig ist es aber so, dass ein Stimmrecht bei der Online-Teilnahme beschlossen wird. Bei einem solchen Vorgehen werden digitale Kanäle stärker genutzt, da das Stimmrecht deutlich leichter ausgeübt werden kann.
Allerdings kann es auch bei einer solchen Regelung passieren, dass einzelne Eigentümer nicht stimmberechtigt sind. Das ist etwa dann der Fall, wenn ein Beschluss ein Rechtsgeschäft, an dem er beteiligt ist, oder einen Rechtsstreit gegen ihn betrifft.
| Hinweis: Da die Entscheidung über die Ausgestaltung digitaler Kanäle bei Eigentümerversammlungen Sache der Eigentümer ist, sind diese hierbei äußerst frei. Entscheidend ist jedoch, dass sämtliche Regelungen mittels Beschluss festgelegt werden. |
Mehrheitsverhältnisse und Legitimation bei einer Online-Teilnahme
Eine Beschlussfassung ist nur dann möglich, wenn der Versammlungsleiter (das können Eigentümer oder der Verwalter sein) in der Lage ist, die Mehrheitsverhältnisse eindeutig zu überprüfen. Deswegen muss bei der Nutzung digitaler Kanäle sichergestellt sein, dass der Versammlungsleiter einfach und eindeutig erkennen kann, wie die Eigentümer, die über digitale Kanäle teilnehmen, bei bestimmten Fragen abgestimmt oder entschieden haben.
Zudem kann es im Namen der Sicherheit notwendig werden, dass sich Eigentümer, die Online-Kanäle für die Teilnahme an einer Eigentümerversammlung nutzen, legitimieren. Hierzu können Zugänge organisiert werden, die nur über eine Registrierung mit einem Zugangscode genutzt werden können. Ebenso ist es möglich, einen Personalausweis in die Kamera zu halten, um sich zu legitimieren.
Fazit: Digitale Teilnahmen an Eigentümerversammlungen organisieren
Angesichts einer zunehmenden Digitalisierung ist es wichtig, dass sich WEG mit dem Thema Online-Teilnahme an Eigentümerversammlungen auseinandersetzen. Hierbei ist es den WEG überlassen, ob sie elektronische Kanäle für die Teilnahme an Eigentümerversammlungen zulassen und wie sie deren Nutzung ausgestalten.
Mittels Beschlussmuster und durch die Hilfe einer Hausverwaltung ist es möglich, rechtssichere Entscheidungen zu treffen und zielführende Beschlüsse zu fällen. Entscheidend ist unter anderem, dass die Rechte der Eigentümer in der digitalen Welt gewahrt bleiben, dass die Mehrheitsverhältnisse für die Versammlungsleiter erkennbar sind und dass sämtliche Methoden und Arbeitsweisen durch Beschlussfassung legitimiert sind.
