Eine ordnungsgemäße Instandsetzung des Eigentums gehört zu den Aufgaben eines WEG-Verwalters. Hierbei hat er unterschiedliche Rechte und Pflichten und kann auf ein klar definiertes Budget zurückgreifen. Für Eigentümer ist es wichtig, die konkreten Aufgaben eines WEG-Verwalters bei Instandsetzungen zu kennen und zu wissen, was in Bezug auf das Budget, die Vergütung, Sanierungsmaßnahmen und die Nachteilsabwendung zu berücksichtigen ist.
Wenn bei einer WEG Instandsetzungen notwendig werden, ist der WEG-Verwalter der richtige Ansprechpartner. Dieser muss sich um alle mit der Instandsetzung verbundenen Aufgaben kümmern und diese mit Hilfe eines konkreten Instandhaltung-Budgets beziehungsweise Sachverständigen-Budgets umsetzen. Hierfür erhält er eine konkrete Vergütung. Dieser Artikel stellt alle relevanten Aspekte zu den Aufgaben eines WEG-Verwalters bei Instandsetzungen vor und erklärt, worauf im Einzelnen zu achten ist.
Das muss ein WEG-Verwalter bei einer Instandsetzung leisten
Aus der WEG-Reform vom 01.12.2020 ergeben sich verschiedene Änderungen für die Aufgaben eines WEG-Verwalters bei Instandsetzungen. Grundsätzlich war der WEG-Verwalter bis zu der Reform für eine ordnungsgemäße Instandsetzung verantwortlich. Für § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG greift der Gesetzgeber auf diese Regelung zurück. Entsprechend ist auch nach den neuen Bestimmungen der WEG-Verwalter für Instandsetzungsmaßnahmen verantwortlich.
In Bezug auf Instandsetzungen ist zwischen dem Innenverhältnis und dem Außenverhältnis des WEG-Verwalters zur Eigentümergemeinschaft zu unterscheiden. Das Innenverhältnis regelt der Verwaltervertrag, das Außenverhältnis wird durch § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG bestimmt. Kommt es dazu, dass ein Verwalter seine Außenvollmacht überschreitet, muss hierfür die Eigentümergemeinschaft eintreten, allerdings kann sie den Verwalter in einem solchen Fall in Regress nehmen.
Achtung: WEG-Verwalter sind bei der Einholung von Kostenvoranschlägen an gewisse Regeln gebunden.
Was gehört alles zur ordnungsgemäßen Instandsetzung?
Ein WEG-Verwalter ist zwar für die ordnungsgemäße Instandsetzung verantwortlich, er darf aber nicht eigenmächtig entscheiden, welche Maßnahmen hierfür ergriffen werden. Diese Aufgabe kommt der Wohnungseigentümergemeinschaft zu, die gemeinschaftlich festlegen müssen, welche Maßnahmen zu ergreifen sind. Der WEG-Verwalter ist dazu verpflichtet, eine Beschlussfassung herbeizuführen, aus der sich klar ergibt, welche Maßnahmen er für die Instandsetzung ergreifen soll.
Um überhaupt festzustellen, dass ein Instandsetzungsbedarf besteht, muss ein WEG-Verwalter regelmäßig das Gemeinschaftseigentum kontrollieren. Sollte es hier zu Problemen kommen, muss er die Wohnungseigentümer hierüber in Kenntnis setzen und somit die Grundlagen für eine sachgerechte Beschlussfassung ermöglichen.
Achtung: Wohnungseigentümer verfügen in der Regel nicht über die notwendigen Sachkenntnisse zu baulichen und rechtlichen Maßnahmen, um zielführende Beschlüsse zu fassen. Deswegen muss ein WEG-Verwalter alle Eigentümer über bestehende Handlungsoptionen unterrichten und deren Vor- und Nachteile aufzeigen. Unter anderem muss auf eine eventuelle Verjährung und Gewährleistungsansprüche hingewiesen werden. Dies hat rechtzeitig im Vorfeld einer Eigentümerversammlung zu geschehen.
Sobald die Eigentümergemeinschaft einen Beschluss gefasst hat, obliegt es dem WEG-Verwalter, diesen umzusetzen. Während der einzelnen Maßnahmen ist er zudem verpflichtet, die Arbeiten zu überwachen und sicherzustellen, dass die Leistungen umfassend und korrekt erbracht werden sowie dass die gestellten Rechnungen korrekt sind. Sollte es hierbei zu Fehlern oder Problemen kommen, muss der WEG-Verwalter eine Mangelbeseitigung in die Wege leiten und prüfen, ob und in welchem Rahmen Gelder für die Begleichung der Rechnung bereitgestellt werden.
Auch hier besteht wieder die Pflicht, sämtliche Eigentümer über die festgestellten Mängel zu informieren und bei Bedarf einen Beschluss herbeizuführen, wie weiter vorzugehen ist. Anschließend muss der WEG-Verwalter sicherstellen, dass der jeweilige Auftragnehmer die beanstandeten Mängel tatsächlich beseitigt.
Schadensersatzansprüche gegenüber WEG-Verwaltern bei Instandsetzungen
Bei Pflichtverletzungen seitens des WEG-Verwalters stehen die Wohnungseigentümer gegenüber Dritten in der Verantwortung. Allerdings kann es sein, dass ein WEG-Verwalter aufgrund einer Pflichtverletzung schadenersatzpflichtig wird. In der Regel werden Verwalterverträge mit der Eigentümergemeinschaft als Ganzes abgeschlossen.
Dennoch kann eine Pflichtverletzung dazu führen, dass einzelne Wohnungseigentümer Schadenersatz vom Verwalter verlangen können. Das liegt daran, dass der Gesetzgeber den Verwaltervertrag als „Vertrag mit Schutzwirkung zugunsten Dritter“ ansieht. Entsprechend sollten Eigentümer bei einer Pflichtverletzung beziehungsweise Vertragsverletzung seitens des WEG-Verwalters genau prüfen, ob Schadenersatzansprüche bestehen.
Untergeordnete Bedeutung und unerhebliche Verpflichtungen bei Instandsetzungen
Es wäre unpraktisch, wenn ein WEG-Verwalter für jede noch so kleine Aufgabe die Eigentümer kontaktieren und eine Beschlussfassung herbeiführen müsste. Deswegen ist er bevollmächtigt, Reparaturen und Instandsetzungen in geringem Umfang selbst zu beauftragen. Allerdings gibt es keine konkreten Regeln, welche Aufgaben von untergeordneter Bedeutung sind und als nicht erhebliche Verpflichtung eingestuft werden. Der Gesetzgeber sagt stattdessen, dass die Antwort auf diese Frage von der Größe des Wohneigentums abhängt. Grundsätzlich gilt: Je größer das Wohneigentum, desto größer sind auch die Kompetenzen, die einem WEG-Verwalter zustehen.
Um für eine größtmögliche Sicherheit für alle Beteiligten zu sorgen, ist es empfehlenswert, dass der WEG-Verwalter und die Wohnungseigentümer möglichst konkret festlegen, welche Aufgaben und Befugnisse von untergeordneter Bedeutung sind und eine unerhebliche Verpflichtung darstellen.
Das kann beispielsweise im Rahmen des Instandhaltungs-Budgets oder des Sachverständigen-Budgets geschehen. Hier kann beispielsweise eindeutig festgelegt werden, welche Geldbeträge ein WEG-Verwalter selbstständig einsetzen darf und ab welcher Summe eine Beschlussfassung seitens der Wohnungseigentümer erforderlich wird. Je sorgfältiger hier gearbeitet wird, desto unwahrscheinlicher ist es, dass es zu Komplikationen und Missverständnissen kommt
Dieses Budget steht WEG-Verwaltern bei Instandsetzungen zur Verfügung
Für WEG-Verwalter gilt das sogenannte Gebot von Treu und Glauben. Entsprechend sind alle Maßnahmen unwirksam, die ein Instandhaltungs-Budget ohne Beschränkungen vorsieht. Dies würde einen unangemessenen Nachteil für die Wohnungseigentümer bedeuten, weil diese nicht mehr eindeutig überschauen könnten, welche Kosten mit bestimmten Maßnahmen für sie verbunden wären. Deswegen muss das vorhandene Instandhaltungs-Budget immer begrenzt sein.
Es gibt somit keine einheitlichen Instandhaltungs-Budgets, die immer zum Tragen kommen. Stattdessen muss die Eigentümerversammlung mittels Beschlussfassung festlegen, wie hoch das Instandhaltungs-Budget sein soll. Wichtige Kriterien hierbei sind die Größe des Wohneigentums und die Anzahl der Eigentümer. Prinzipiell wird ein Instandhaltungsbudget von 2.000 € pro Jahr als Teil ordnungsgemäßer Verwaltung angesehen. Ist ein Wohneigentum ausgesprochen groß, muss dieses Budget entsprechend erhöht werden.
Dieses Budget steht WEG-Verwaltern für Sachverständige zur Verfügung
Immer wieder kommt es vor, dass in einem Gemeinschaftseigentum Schäden entstehen, deren Ursache nicht sofort ersichtlich ist. Das ist insbesondere bei Feuchtigkeitsschäden der Fall. Gerade bei Feuchtigkeit besteht eine große Gefahr, dass diese sich ausbreitet und auch das Sondereigentum oder die Eigentumswohnungen beschädigt. Entsprechend müssen schnell Sachverständige herangezogen werden, die eine Ursachenforschung betreiben. Um diese beauftragen zu können, benötigen WEG-Verwalter ein sogenanntes Sachverständigen-Budget.
Hinweis: Das Ziel des Sachverständigen-Budgets besteht darin, dem WEG-Verwalter verschiedene Handlungsspielräume zu eröffnen, um Sachverständige beauftragen zu können, ohne zunächst eine Beschlussfassung der Eigentümer einholen zu müssen.
Grundsätzlich ist es möglich, die Beauftragung von Sachverständigen als Aufgabe von untergeordneter Bedeutung beziehungsweise unerhebliche Verpflichtung anzusehen, die ein WEG-Verwalter laut § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG in Auftrag geben darf. In der Praxis hat es sich aber bewährt, ein konkretes Sachverständigen-Budget festzulegen, um für eine größtmögliche Klarheit zu sorgen und Missverständnisse zu vermeiden. In der Regel wird ein jährliches Sachverständigen-Budget von 2.500 € als Teil ordnungsgemäßer Verwaltung angesehen.
Vergütung des WEG-Verwalters bei Instandsetzungen
Wird ein WEG-Verwalter durch eine Eigentümergemeinschaft beauftragt, erhält er hierfür eine Grundvergütung, deren Höhe eindeutig im Verwaltervertrag festgeschrieben ist. Grundsätzlich ist es möglich, dass für außergewöhnliche Aufwendungen eine zusätzliche Vergütung anfällt. Das ist bei Instandsetzungen allerdings nicht der Fall. Sowohl die Herbeiführung als auch die Umsetzung und Kontrolle von Beschlüssen und die eigenständige Beauftragung von Reparaturen, Instandsetzungen und Kontrollen durch Sachverständige sind mit der Grundvergütung abgedeckt, sodass hierdurch kein Anspruch auf zusätzliche Vergütung entsteht.
Das ist in Bezug auf aufwändige Sanierungsmaßnahmen zu berücksichtigen
Gerade im Bereich von Sanierungsmaßnahmen sind häufig zahlreiche Aufgaben durch einen WEG-Verwalter zu erledigen, die nicht von der Grundvergütung abgedeckt sind. So kann es beispielsweise notwendig werden, Ausschreibungen vorzunehmen oder Leistungsverzeichnisse zu erstellen. Auch ein Anbietervergleich sowie Termine mit Architekten und anderen Dienstleistern sowie die Mitarbeit an der Planung und Umsetzung von Maßnahmen gehören hierzu. Ebenso kann es sein, dass sich ein WEG-Verwalter um die Bauleitung oder Bauüberwachung kümmert und sicherstellt, das Gewährleistungsansprüche eingefordert und umgesetzt werden. All diese Aufgaben rechtfertigen in der Regel eine Sondervergütung.
Es ist empfehlenswert, die Höhe der Sondervergütung eindeutig festzulegen, bevor der WEG-Verwalter seine Arbeit aufnimmt. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, eine prozentuale pauschale festzulegen, die sich an der jeweiligen Auftragssumme orientiert. Aber auch die Sätze von Architekten und Ingenieuren können für die Festlegung herangezogen werden. Häufig entscheiden sich Eigentümer für eine prozentuale Pauschale in Höhe von 1,5 bis 5% der Auftragssumme, weil dieses Vorgehen besonders einfach zu handhaben ist.
In Bezug auf eine Sondervergütung sind jedoch verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. So muss die Vergütung in einem angemessenen Verhältnis zum tatsächlichen Zeitaufwand stehen. Außerdem sollte die Sondervergütung nicht an eine Kostenhöhe gekoppelt werden. Es ist nämlich unerheblich, wie hoch die Kosten für eine Maßnahme sind, sondern entscheidend ist lediglich der Verwaltungsaufwand für den WEG-Verwalter. Außerdem besteht kein Anspruch auf eine Sondervergütung, wenn die Instandsetzungen ein Volumen von 5.000 € nicht überschreiten.
Was hat es mit der Nachteilsabwendung auf sich?
Verwalter sind dazu berechtigt, Maßnahmen in die Wege zu leiten, wenn diese der Nachteilsabwendung dienen. Das gilt auch für Instandsetzungen. Hier wird von sogenannten Notfallmaßnahmen gesprochen, die ein unverzügliches Handeln unabdingbar machen und nicht erst erfolgen können, wenn nach einer dreiwöchigen Einladungsfrist eine Eigentümerversammlung stattfindet, bei der dann eine Beschlussfassung erfolgt. Notfallmaßnahmen werden beispielsweise bei Bränden oder schadhaften Gasleitungen erforderlich, aber auch eine defekte Heizungsanlage und Verstopfungen an den Abwasserleitungen können ein sofortiges Handeln notwendig machen.
Besteht eine Eilbedürftigkeit, kann der WEG-Verwalter umgehend handeln. Hierzu gehört auch, Handwerker zu beauftragen, die die bestehende Gefahr beseitigen oder verhindern, dass Folgeschäden entstehen. Liegt eine akute Gefahr vor, haben WEG-Verwalter zudem das Recht, sich Zugang zur Wohnung eines abwesenden Eigentümers zu verschaffen, um notwendige Maßnahmen durchführen lassen zu können. Nimmt ein WEG-Verwalter entsprechende Maßnahmen vor, ohne dass eine Eilbedürftigkeit vorliegt, können die Eigentümer üblicherweise Schadenersatzansprüche gegen ihn geltend machen.
Fazit zu den Aufgaben eines WEG-Verwalters bei Instandsetzung
WEG-Verwalter haben in Bezug auf Instandsetzungen eine Vielzahl von Aufgaben, Rechten und Pflichten. Damit sie diesen vollumfänglich nachkommen können, ist es ratsam, alle hierfür notwendigen Bestimmungen im Vorfeld eindeutig festzulegen und schriftlich festzuhalten. So ist der Kompetenzrahmen des WEG-Verwalters klar abgesteckt und er weiß, wie viel Budget ihm für einzelne Aufgaben zur Verfügung steht. Auf diese Weise arbeitet der Verwalter stets im Sinne der Wohnungseigentümer und es kommt nicht so leicht zu Missverständnissen und Fehlern.
