Ein WEG Verwalter hat unter Einhaltung bestimmter Fristen die Möglichkeit, seinen Verwaltervertrag nicht zu verlängern oder zu kündigen. Das erfolgt in der Praxis aus ganz unterschiedlichen Gründen. In dieser Situation müssen die Eigentümer schnellstmöglich einen neuen Verwalter suchen, können aber mit einem kommissarischen Verwalter zunächst weiterarbeiten. Je schneller jedoch für Rechtssicherheit gesorgt und ein neuer Verwalter bestellt ist, desto besser.
Wenn ein WEG Verwalter kündigt, bedeutet das für die Eigentümer oft eine Menge Arbeit. Sie müssen schnellstmöglich nach einem anderen Verwalter suchen und hierbei mindestens drei Angebote einholen und vorlegen. Ebenso ist es möglich, zunächst einen kommissarischen Verwalter einzusetzen, der die Amtsgeschäfte übernimmt, bis ein neuer Verwalter gefunden ist. Worauf bei der Verwaltersuche zu achten ist und wie die Eigentümer am besten vorgehen, veranschaulicht dieser Artikel.
Verwaltervertrag und Verwalterbestellung sind eigenständige Rechtsakte
Wenn ein WEG Verwalter kündigt, muss eindeutig zwischen der Verwalterbestellung und dem Verwaltervertrag unterschieden werden. Beides sind nämlich jeweils eigenständige Rechtsakte. Durch die Verwalterbestellung wird der Verwalter zu einem Organ der Eigentümergemeinschaft und kann in deren Namen reden und Aufgaben erledigen. Dennoch ist er an Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft gebunden und kann nicht einfach nach eigenem Ermessen Entscheidungen treffen und Handlungen vollziehen.
Während die Verwalterbestellung die Organstellung des Verwalters betrifft, ist der Verwaltervertrag schuldrechtlicher Natur. Hierin sind sämtliche Vereinbarungen schriftlich festgehalten, die die Eigentümergemeinschaft und der Verwalter miteinander getroffen haben. Hierzu gehören die konkreten Aufgaben des Verwalters sowie eventuelle zusätzliche Rechte und Pflichten. Ebenso wird im Verwaltervertrag die Vergütung festgehalten, die der Verwalter für seine Arbeit erhält.
Der Verwaltervertrag und die Verwalterbestellung stehen zunächst einmal in keinem zwingenden Zusammenhang. Es ist grundsätzlich möglich, einen Verwalter zu bestellen, ohne schon den Verwaltervertrag im Detail zu beschließen. Allerdings ist es notwendig, ihn bei der Bestellung in groben Zügen zu umreißen. Später kann dann der Vertrag erstellt werden. Somit endet mit der Bestellung nicht automatisch der Vertrag. Andersherum kann es passieren, dass ein Verwaltervertrag gekündigt wird, ohne dass dies Auswirkungen auf die Bestellung hat. Es ist wichtig, dass sowohl der WEG Verwalter als auch die Eigentümergemeinschaft beide eigenständigen Rechtsakte berücksichtigen und darauf achten, dass sowohl der Vertrag als auch die Bestellung zu einem Ende gebracht werden.
Das hat es mit der stillschweigenden Verlängerung auf sich
Weder die Verwalterbestellung noch der Verwaltervertrag können durch den Verwalter selbst verlängert werden. Beides erfordert immer einen Beschluss der Eigentümergemeinschaft. Allerdings ist es grundsätzlich möglich, eine stillschweigende Verlängerung zu vereinbaren. Das geht aber nur dann, wenn entsprechende Klauseln im Verwaltervertrag enthalten sind, die eine solche stillschweigende Verlängerung erlauben. Hier wird dann der Zeitraum des Verwaltervertrags festgehalten und festgelegt, dass dieser sich um ein weiteres Jahr verlängert, wenn er nicht zuvor fristgerecht gekündigt wurde.
Der Umgang mit der stillschweigenden Verlängerung ist nicht ganz eindeutig geregelt. Das Gesetz für faire Verbraucherverträge sieht beispielsweise vor, dass eine stillschweigende Vertragsverlängerung nur bei Verwalterverträgen auf unbestimmte Zeit möglich ist. Wenn also festgelegt wird, von wann bis wann der Verwalter bestellt wird, könnte es sein, dass eine stillschweigende Verlängerung nicht vereinbart werden kann. Außerdem sieht das Gesetz vor, dass die Kündigungsfrist bei einer stillschweigenden Verlängerung maximal einen Monat betragen darf. Wenn also eine Frist von drei Monaten gesetzt wird, könnte dies ebenfalls gegen die Rechtmäßigkeit einer stillschweigenden Verlängerung sprechen.
Hinweis: Das Gesetz für faire Verbraucherverträge ist am 01.03.2022 in Kraft getreten. Es gilt daher nur für neue Verwalterverträge. Die bis zu diesem Datum geschlossenen Verträge haben weiterhin Bestand, auch wenn eine Klausel einen Vertrag für eine bestimmte Zeit und eine Frist von drei Monaten vorsieht.
WEG Verwalter kündigen aus unterschiedlichen Gründen
Es gibt eine Vielzahl von Gründen, aus denen ein WEG Verwalter kündigt. Einigen ist die zusätzliche Belastung, die mit einer solchen Tätigkeit einhergeht, zu viel. Sie wollen ihren Arbeitsstress reduzieren und nehmen daher keine Verwaltung mehr an. Andere haben ein bestimmtes Alter erreicht und möchten sich gerne zur Ruhe setzen. Ebenso kann es zu Unstimmigkeiten zwischen den Eigentümern und dem Verwalter kommen, sodass dieser das Gefühl hat, seine Aufgabe nicht mehr sachgerecht erfüllen zu können. Auch ein Umzug ist ein möglicher Grund, einen Verwaltervertrag zu kündigen beziehungsweise die Bestellung zu beenden.
Üblicherweise ist es so, dass ein Verwaltervertrag auf bestimmte Zeit geschlossen ist und nur aus einem wichtigen Grund außerordentlich gekündigt werden kann. Nach Ablauf der festgelegten Zeit endet der Verwaltervertrag. Wurde dieser zeitgleich mit der Bestellung geschlossen, endet diese zum selben Zeitpunkt, ansonsten entsprechend früher oder später. Enthält der Verwaltervertrag eine Klausel zur stillschweigenden Verlängerung muss der WEG Verwalter bei der Kündigung die geltenden Fristen einhalten. Dann ist es meist so, dass der Verwaltervertrag und der Bestellungszeitraum zeitgleich enden.
Achtung: Neben diesen üblichen Fällen ist es möglich, dass ein Verwalter außerordentlich (fristlos) kündigt. Das ist aber nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes möglich. Dieser Sonderfall wird in diesem Artikel nicht näher behandelt.
Die Suche nach einem neuen Verwalter
Wenn ein WEG Verwalter kündigt, muss sich die Eigentümergemeinschaft zeitnah auf die Suche nach einem adäquaten Ersatz begeben. Da eine entsprechende Suche viel Zeit in Anspruch nehmen kann, sollte man rechtzeitig mit ihr beginnen. Erfahrungsgemäß dauert es drei bis vier Monate, bis ein geeigneter Dienstleister gefunden und der neue Verwalter bestellt ist. Wenn Schwierigkeiten wie ein Sanierungsstau oder fehlende Liquidität vorliegen, kann es sogar bis zu einem halben Jahr dauern, bis die Stelle neu besetzt werden kann. Sobald also klar ist, dass ein WEG Verwalter kündigt, sollte man mit der Suche nach einem neuen Hausverwalter beginnen.
Hierbei ist zu berücksichtigen, dass nicht jeder einfach einen WEG Verwalter suchen darf. Üblicherweise ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als Ganzes für die Suche verantwortlich. Das ist in § 18 Abs. 1 WEG geregelt. In der Praxis wird jedoch meist mittels Abstimmung ein Eigentümer bestimmt, der sich um die Suche kümmern soll. Ebenso kann diese Aufgabe an den Verwaltungsbeirat übergeben werden. Falls kein Beirat vorhanden ist, bietet es sich an, die einzelnen Eigentümer zu fragen, wer bereit ist, die Suche zu übernehmen.
Es ist nicht empfehlenswert, die Suche nach einem Nachfolger dem bisherigen Verwalter zu überlassen. Dieser hat üblicherweise kein Interesse daran, Zeit und Energie zu investieren, um einen passenden Nchfolger zu finden. Die Gefahr ist daher groß, dass er den erstbesten Kandidaten wählt, den er finden kann, was nicht im Sinne der Eigentümergemeinschaft ist. Diese sollte sich daher selbst um die Suche kümmern.
Mindestens drei Angebote einholen
Der BGH hat am 01.04.2011 unter Az: V ZR 96/10 geurteilt, dass bei der Suche nach einem Hausverwalter mindestens drei Angebote unterschiedlicher Dienstleister eingeholt werden müssen. Das ist gerade vor dem Hintergrund diverser Angebote von digitalen Hauverwaltern die Krux. Ebenso ist es erforderlich, dass die jeweiligen Verwalter ihre grundsätzliche Bereitschaft kundtun, das Verwalteramt für den gewünschten Zeitraum zu übernehmen.
Unter bestimmten Umständen kann es genügen, nur ein Angebot einzuholen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine Eigentümergemeinschaft einen so schlechten Ruf genießt, dass so gut wie niemand die Verwaltung übernehmen will. Ein entsprechendes Urteil traf das Landgericht Dortmund am 15.01.2016 unter Az: 17 S 112/15.
Zu beachten ist, dass die einzelnen Eigentümer genügend Zeit haben müssen, die verschiedenen Angebote zu prüfen und sich mit den Anbietern und den Eckdaten der Angebote auseinanderzusetzen. Deswegen bietet es sich an, die dreiwöchige Einladungsfrist zu nutzen, um die Angebote zu verschicken. Grundsätzlich können auch nur die Eckdaten der Angebote herausgegeben werden. Wenn bestimmte Eigentümer jedoch verlangen, die kompletten Angebote zu erhalten, müssen sie diese bekommen. All diese Regelungen gelten auch dann, wenn sich die Mehrheit der Eigentümer bereits vor der Verwalterbestellung für einen bestimmten Verwalter entschieden hat.
Mit einem kommissarischen Verwalter arbeiten
Grundsätzlich ist es möglich, dass die Eigentümergemeinschaft bis zur Bestellung eines neuen Verwalters einen kommissarischen Verwalter einsetzt. Dieser muss aus den Mitgliedern der Wohnungseigentümergemeinschaft stammen und per Mehrheitsbeschluss zum kommissarischen Verwalter ernannt werden. Meist handelt es sich hierbei um ein Mitglied des Verwaltungsbeirats, aber auch alle anderen Eigentümer können diese Aufgabe übernehmen.
Der kommissarische Verwalter wird grundsätzlich auf unbestimmte Zeit eingesetzt, seine Aufgabe endet aber zu dem Zeitpunkt, wenn der reguläre Verwalter bestellt wurde. Üblicherweise kümmert sich ein kommissarischer Verwalter ausschließlich um grundlegende Aufgaben. Unter anderem stellt er sicher, dass laufende Zahlungen erfolgen, dass notwendige Maßnahmen, die nicht verschoben werden können, angestoßen werden und dass die Suche nach dem regulären Verwalter organisiert und schnellstmöglich durchgeführt wird.
All das ist wichtig, da der kommissarische Verwalter ebenso haftet wie ein regulärer Verwalter. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, auch als kommissarischer Verwalter eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung abzuschließen. So lässt sich sicherstellen, dass die WEG handlungsfähig bleibt, ohne dass der kommissarische Verwalter ein unangemessen hohes rechtliches Risiko eingeht. Außerdem bleibt so genügend Zeit für die Suche nach dem regulären Verwalter und die Eigentümergemeinschaft beziehungsweise der Verwaltungsbeirat müssen sich nicht unter Druck setzen lassen.
Wenn ein WEG Verwalter kündigt, können Sonderfälle auftreten
Ein Sonderfall liegt vor, wenn der Verwaltervertrag und die Verwalterbestellung nicht zum selben Zeitpunkt enden. In einem solchen Fall sollte am Ende des Verwaltervertrags der Verwalter durch Mehrheitsbeschluss abgerufen werden. Das ist ohne Nennung von Gründen möglich. Zu diesem Zeitpunkt wissen die Eigentümer, dass sie einen neuen Verwalter suchen müssen, und sollten sich daher sofort auf die Suche begeben.
In einigen Situationen kommt es vor, dass ein WEG Verwalter kündigt, aber grundsätzlich bereit ist, zu deutlich besseren Konditionen als bisher seine Tätigkeit fortzusetzen. In einem solchen Fall muss die Eigentümergemeinschaft über den neuen Verwaltervertrag beraten und diesen gegebenenfalls beschließen. Allerdings sind auch in einem solchen Fall drei Vergleichsangebote zwingend erforderlich, um rechtlich sauber zu arbeiten.
Fazit
Wenn ein WEG Verwalter kündigt, bedeutet das zunächst einmal einen bürokratischen Aufwand für die Eigentümergemeinschaft. Diese muss einen neuen Verwalter suchen und bis dahin gegebenenfalls einen kommissarischen Verwalter einsetzen. Hierbei ist zu beachten, dass mindestens drei Angebote eingeholt werden müssen, um bei der Suche nach einem neuen Verwalter rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Die entsprechenden Maßnahmen können entweder vom Verwaltungsbeirat oder von einzelnen Eigentümern in die Wege geleitet werden.
